Le marché de l’informatique en GRH

1. Le marché de l’informatiqueen GRH cnam 2010-2011

2. Le marché de l’informatique en GRH Plan • Système d’information / système informatique • Les modules logiciels d’une GRH • Les niveaux d’intégration • La dématérialisation • Le décisionnel • Les formes d’externalisation • Les technologies • Le choix d’une solution

3. Le marché de l’informatique en GRH Système d’information / système informatique Un système d'information est un ensemble organisé de ressources (matériels, logiciels, personnel, données et procédures) qui permet de regrouper, classifier, traiter et diffuser de l'information. Un système informatique assure un traitement automatique de l’information par des machines telles que les ordinateurs ... La science informatique n'est pas plus la science des ordinateurs que l'astronomie n'est celle des télescopes Edsger Dijkstra

4. Le marché de l’informatique en GRH Système informatique / système d’information Système d’information Système informatique Système opérationnel Système décisionnel Outils Outils Utilisateurs

5. Le marché de l’informatique en GRH Les modules logiciels d’une GRH

6. Le marché de l’informatique en GRH Les modules logiciels d’une GRH • vision globale du travail de la DRH • vision des contraintes des autres services de la DRH • connaissance de l’ensemble des fonctionnalités couvertes • nécessité d’avoir une gestion administrative de qualité

7. Le marché de l’informatique en GRH Les modules logiciels d’une GRH Collaboratif Entretiens Evaluations Rémunération Self Service Recrutement Compétences et carrière Formation Transactionnel Notes de frais Absences Paie Les fonctions RH Administratif Management

8. Le marché de l’informatique en GRH Les modules logiciels d’une GRH • gérer le processus : saisie, calcul, restitution • produire les états de paie : bulletins, journaux, ... • intégrer le règlementaire propre à chaque branche professionnelle • historiser les éléments de paie • fournir les éléments aux organismes de gestion (virements, cotisations, déclaration de fin d’année, ...) • situation de l’employé • fournir des éléments financiers aux autres modules paie

9. Le marché de l’informatique en GRH Les modules logiciels d’une GRH • gérer les droits des agents • gérer les types d’absences • connaitre les effectifs présents • situation administrative de l’employé • impact sur le traitement • disponibilité des employés dans les autres modules (formation, gestion du temps ...) gestion des absences

10. Le marché de l’informatique en GRH Les modules logiciels d’une GRH • intégrer les conditions d’évolution • gérer les plans de carrières • établir la liste des promotions possibles • impact sur le traitement • impact sur le DIF • impact sur les droits aux congés gestion des carrières

11. Le marché de l’informatique en GRH Les modules logiciels d’une GRH • catalogue des formations • gérer les plans de formation • gérer les droits à la formation • conserver l’historique de formation des employés • calculer le coût de la formation • alimente les données GPEC gestion de la formation

12. Le marché de l’informatique en GRH Les modules logiciels d’une GRH • gestion centralisée des temps de travail • planification du temps de travail des employés • définition de la rotation de l'effectif (dates de début, postes fractionnés, équipes absentes …) • rapport des heures effectuées, des heures supplémentaires et des périodes d’absence • gestion des types de calendrier (fixe, tournant ou dynamique) • définition des calendriers pour déterminer les attentes en matière de travail et anticiper la fourniture de main-d'œuvre en les rapprochant du travail réellement effectué gestion du temps

13. Le marché de l’informatique en GRH Les modules logiciels d’une GRH • déclaration des temps de travail basées sur les heures effectuées • analyse du coût de la main d’œuvre • éléments de rémunération • impact sur le traitement • système de pointage • gestion des accès gestion du temps

14. Le marché de l’informatique en GRH Les modules logiciels d’une GRH • connaitre les compétences requises et existantes • les comparer et en mesurer l'évolution • connaitre les profils de compétences des emplois • analyser les écarts de compétences entre emplois • connaitre les profils de compétences par personne • identifier les emplois accessibles à une personne • identifier les personnes pouvant occuper un emploi • mesurer l’adéquation emploi / personne gestion prévisionnelle des emplois et compétences

15. Le marché de l’informatique en GRH Les modules logiciels d’une GRH • la recherche des passerelles de mobilité et des parcours professionnels • d’individualiser les objectifs de formation, • de gérer la mobilité, • de simuler le vieillissement des structures en termes de compétences. gestion prévisionnelle des emplois et compétences

16. Le marché de l’informatique en GRH Les modules logiciels d’une GRH • gérer les emplois • créer les emplois et définir leurs caractéristiques • ajuster les activités de ces emplois • comparer des emplois entre eux et analyser les écarts • rechercher des mobilités de passerelle en partant d’un emploi • gérer les compétences • préparer et réaliser l’entretien d ’évaluation des compétences • restituer les résultats sous forme de bilan de compétences • consolider les évaluations sous formes de critères (points forts, point à développer, adaptation à l’emploi, mobilité, évolution, formation, …) gestion prévisionnelle des emplois et compétences

17. Le marché de l’informatique en GRH Les modules logiciels d’une GRH • mise en œuvre de tableaux de bord • suivi des évaluations (réalisées, en cours, à faire, …) • compétences requises pour une fonction • fonctions requérant une compétence ou une sélection de compétences • compétences par emploi et par niveaux de maîtrise attendue • personnes proches des compétences de leur fonction • personnes disposant d’un niveau de connaissance supérieur à leur fonction • personnes ayant les compétences pour occuper une fonction • fonctions pouvant être occupées par une personne gestion prévisionnelle des emplois et compétences

18. Le marché de l’informatique en GRH Les modules logiciels d’une GRH • filières de mobilités entre fonctions • effort de formation nécessaire à une personne pour occuper une autre fonction • personnes nécessitant une formation par domaine de connaissances • suivi de la pyramide des âges par fonction, compétences, … • gestion de la formation • gestion des carrières gestion prévisionnelle des emplois et compétences

19. Le marché de l’informatique en GRH Les modules logiciels d’une GRH • gestion du dossier médical • gestion des frais de mission • gestion du bilan social • simulation budgétaire • gestion du recrutement • gestion des rémunérations • … Les autres …

20. Le marché de l’informatique en GRH Les niveaux d’intégration

21. Le marché de l’informatique en GRH Les niveaux d’intégration • modules logiciels et outils bureautiques • modules logiciels provenant d ’éditeurs différents • modules d’une suite logicielle du même éditeur • PGI : Progiciel de gestion intégré (ERP : Enterprise ressource planning)

22. Le marché de l’informatique en GRH Les niveaux d’intégration • extraction des données et traitement avec un outil bureautique • interface plus ou moins automatique entre plusieurs logiciels • interfaces automatisées entre les modules RH • interfaces avec les modules des autres métiers de l’entreprise : transfert des rémunérations, des frais de missions dans le système financier, connaissance des ressources disponibles dans la gestion de production

23. Le marché de l’informatique en GRH Les niveaux d’intégration  Automatisation Cohérence - Complexité Paramétrage Souplesse Prix  Prix Simplicité Mise en œuvre - Interfaces Saisies Procédures Perte de temps Risques d’erreurs

24. Le marché de l’informatique en GRH Les niveaux d’intégration • Moyens • Contrôles du logiciels • En amont : règles d’intégration des données • En aval : états d’anomalies • Contrôles par les utilisateurs • Enjeux • Cohérence des données • Gain de temps, de productivité

25. Le marché de l’informatique en GRH La dématérialisation

26. Le marché de l’informatique en GRH La dématérialisation • ce n’est pas générer un PDF • ce n’est pas envoyer un email • ce n’est pas copier un fichier dans un répertoire partagé • ce n’est pas créer une interface • c’est mettre en œuvre des outils pour avoir la capacité à traiter l’information d’un processus de bout en bout sans la (re)matérialiser.

27. Le marché de l’informatique en GRH La dématérialisation • collaborer avec les partenaires (protocole) • structurer l’information • définir le support (plate forme, xml, …) • utiliser des moyens techniques qui sécurisent l’information (https, cryptage) • utiliser des moyens techniques qui valident et authentifient l’information (compte utilisateur, signature électronique) • mettre en œuvre les outils pour exploiter l’information

28. Le marché de l’informatique en GRH Les formes d’externalisation

29. Le marché de l’informatique en GRH Les formes d’externalisation • L’externalisation n’est pas un phénomène nouveau • 80 à 90 % des externalisations concerne la gestion administrative et la paie • 20% de la paie des salariés en Europe est externalisée • 50% des entreprises françaises externalisent tout ou partie de leurs compétences RH • La demande pour ce type de service reste soutenue avec un taux de croissance annuel de 10 %

30. Le marché de l’informatique en GRH Les formes d’externalisation • Différencier les formes d’externalisation • quelle responsabilité est transférée ? • le fournisseur délivre t’il des moyens ou des résultats ?

31. Le marché de l’informatique en GRH Les formes d’externalisation • Moyens • ASP (Application Service Provider) : mise à disposition d’applications informatiques par une entreprise à ses clients à travers le réseau. Par extension, l'ASP désigne également les logiciels en ligne. • TMA (Tierce Maintenance Applicative) : externalisation de la gestion des applications.

32. Le marché de l’informatique en GRH Les formes d’externalisation • Moyens • SaaS (Software as a Service ou Logiciel proposé par service) : commercialisation d'un logiciel accessible à distance via Internet, comme un service. Application modulaire comprenant des outils et des personnalisations pour répondre aux besoins du clients. Notion de globalité du service apporté : logiciel, hébergement , assistance et support.

33. Le marché de l’informatique en GRH Les formes d’externalisation • Moyens • le prestataire offre un accès à une application, s’engage sur sa disponibilité mais non sur l’usage qui en est fait ni sur les résultats obtenus. • le prestataire répond à toute question sur l’utilisation de son produit mais, par exemple, à aucune concernant la paie, la législation et la manière de l’appliquer.

34. Le marché de l’informatique en GRH Les formes d’externalisation • Résultats • Externalisation de fonction Outsourcing, BPO (Business Process Outsourcing) • le prestataire a une connaissance approfondie de la fonction et peuvent aider l’entreprise à tirer le meilleur parti du système, selon sa taille et ses règles. • engage le prestataire sur la fourniture de résultats mesurables • le prestataire traite les données de son client, les transforme et prend la responsabilité du résultat fourni

35. Le marché de l’informatique en GRH Les formes d’externalisation • Résultats • Externalisation de fonction • le résultat produit est correct, prêt en temps et heure, conforme à la législation, aux conventions collectives et aux règles du client • le prestataire maintient cette conformité lorsque la législation évolue • le client a accès à un consultant en mesure d’apporter une expertise au-delà de la simple maîtrise d’un progiciel

36. Le marché de l’informatique en GRH Les formes d’externalisation • Résultats • Externalisation de fonction • peut s’enrichir d’une prestation d’assistance aux salariés pour toutes les questions administratives relatives à leurs bulletins, ou d’un service de paiement des salaires et des contributions sociales

37. Le marché de l’informatique en GRH Les formes d’externalisation • Différence sur le mode de commercialisation • Moyens • ASP : repose sur une licence logicielle traditionnelle, qui passe par la signature d'un contrat d'une ou plusieurs années avec à la clef des versements mensuels • SaaS : un paiement en fonction de sa consommation (au regard du nombre d'écritures réalisées ou des ressources machines consommées par exemple).  • Résultats • Externalisation se calcule au nombre de salariés gérés

38. Le marché de l’informatique en GRH Les formes d’externalisation • Motivations • Externalisation des taches non stratégiques et chronophages pour permettre aux DRH de se recentrer sur leur cœur de métier • Complexification du droit du travail français • Coût de l’illégalité involontaire (URSSAF, ...) • Maitrise du pouvoir des services RH (Grève, ...) • Réactivité en cas de changement de structure (scission, fusion, ...) ou de changement de taille saisonnière

39. Le marché de l’informatique en GRH Les formes d’externalisation • Difficultés • Complexité de la ré-internalisation • Trouver le seuil de rentabilité • Pas de solution type

40. Le marché de l’informatique en GRH Requêtes et décisionnel

41. Le marché de l’informatique en GRH Requêtes et décisionnel • infocentre • extraction des données et manipulation avec un outil tiers généralement bureautique • avantages • données « transportables » : utilisables sans connexion à la base de données • coût logiciel peu élevé • inconvénients • pas de mise à jour en temps réel • nécessite une bonne connaissance de la structure des données • coût humain important • Outils • Excel, Access, …

42. Le marché de l’informatique en GRH Le décisionnel • requêteur intégré • module logiciel qui offre des fonctions de filtre et extraction des données • avantages • masque la complexité de la base de données • utilise un vocabulaire identique à l’application • inconvénient • requêtes sources rarement modifiable par l’utilisateur • limitation aux fonctionnalités offertes • outil inutilisable avec d’autres données

43. Le marché de l’informatique en GRH Le décisionnel • outil de requêtes • logiciel capable de connecter sur de multiples sources de données et qui offre des fonctions avancées de filtre, calcul et extraction des données • avantages • nombre de bases de données exploitables • fonctionnalités disponibles et souplesse • Inconvénients • difficultés de prise en mains et investissement • connaissance techniques sur les données et les requêtes • Outils • Business Object, ???

44. Le marché de l’informatique en GRH Le décisionnel • entrepôt de données • exportation des données de production vers une base de données spécialisées pour fournir des indicateurs • avantages • traitement de gros volumes de données • accès rapide à des données pré calculées • inconvénients • investissement humain et technique

45. Le marché de l’informatique en GRH Les technologies

46. Le marché de l’informatique en GRH Les technologies • client/serveur • exportation des données de production vers une base de données spécialisées pour fournir des indicateurs • avantages • traitement de gros volumes de données • Accès rapide à des • inconvénients • investissement humain et technique

47. Le marché de l’informatique en GRH Les technologies • web • exportation des données de production vers une base de données spécialisées pour fournir des indicateurs • avantages • traitement de gros volumes de données • Accès rapide à des • inconvénients • investissement humain et technique

48. Le marché de l’informatique en GRH Le choix d’une solution

49. Le marché de l’informatique en GRH Le choix d’une solution • constituer une équipe projet avec un opérationnel RH et un membre de la direction informatique • présenter l’organisation actuelle, élément significatif de la taille du projet • délimiter le périmètre, préciser clairement les champs fonctionnels que l'application doit couvrir • préciser les fonctionnalités attendues pour être capable de comparer les réponses des éditeurs • intégrer dans l’étude les évolutions possibles à moyen et long terme • demander une offre financière détaillée : installation, location, formation, coût de gestion de projet, formation, maintenance, …

50. Le marché de l’informatique en GRH Le choix d’une solution • demander une description des documents fournis durant le projet (BL, CR, …) et qui en est le responsable • proposer un planning pour organiser les équipes pendant le projet et valider les étapes financières • organiser les auditions (plan de la présentation, jeux d’essai de données, …) • vérifier les références • vérifier le CA et le turn over de l’entreprise • contacter d’autres utilisateurs • plan de développement à moyen terme