SharePoint 2013: dokumentinhallinta (ECM) ja metatietojen hyödyntäminen

1. SharePoint 2013: dokumentinhallinta (ECM) ja metatietojen hyödyntäminen Petteri Sjöholm & Jari Kotola Sovelto #td2013fi

2. Dokumenttienelinkaarenhallinta #td2013fi

3. Dokumentin elinkaaren hallinta: Aiheita • Sisältötyyppi (Content Type) • Tietojen hallintakäytännöt (Information Management Policy) • Työnkulut (Workflow) • Sisällönjärjestäminen (Content Organizer) • Versiohistoria ja roskakori • Käyttöoikeudet • Tiedostotunniste (Document ID) • Synkronointi omalle koneelle • Tietueenhallinta (Records Management) • Roskakori

4. Dokumentin elinkaaren hallinta: Luominen • SharePointiin tuotettava dokumentti voidaan • Luoda SharePointin kautta • Tallentaa ulkoisesta sovelluksesta • Ladata (Upload) • Lähettää sähköpostilla suoraan kirjastoon • Dokumentin sisältötyyppi (Content Type) määrittää • Asiakirjamallin SharePointin kautta luotaviin dokumentteihin • Tarvittavat metatietokentät • Tietojen hallintakäytännöt (Information Management Policy) • Säilytyskäytännöt (Retention) • Valvonta (Auditing) • Työnkulut (Workflow) • Sisällönjärjestäminen (Content Organizer) • Ohjaa dokumentit oikeaan tallennussijaintiin sisältötyypin ja metatietojen perusteella

5. Dokumentin elinkaaren hallinta: Aktiivikäyttö • Versiohistoria ja kaksitasoinen roskakori dokumenttien palauttamiseen • Käyttöoikeuksilla määritetään kuka saa tehdä ja mitä • Tiedostotunnisteen (Document ID) avulla dokumentti löytyy helposti ja linkit toimivat, vaikka dokumentin nimeä tai sijaintia muutetaan • SiteMailbox mahdollistaa dokumenttien nopean yhteiskäytön Outlookin ja SharePointin välillä (vaatii Exchance 2013:n) • Kirjastot tarjoavat monipuolisia työkaluja dokumenttien muokkaamiseen ja seurantaan; mm. näkymillä voidaan samaa sisältöä esittää eri tavoilla • Käyttöä voidaan valvoa valvontaraporttien (Audit LogReports) avulla • Monipuoliset hakutoiminnallisuudet auttavat sisällön löytämisessä • Verkkoasemillakin olevaa sisältöä voidaan näyttää ja hakea SharePointissa

6. Dokumentin elinkaaren hallinta: Arkistointi • Dokumentin määrittäminen tietueeksi (Declare as Record) sallii dokumentin lukemisen, mutta estää sen muokkaamisen ja poistamisen • Tietueeksi määrittäminen voidaan suorittaa • Automaattisesti tietojen hallintakäytännöissä (Information Management Policy) olevan säilytyskäytännön (Retention) avulla perustuen esimerkiksi käyttämättömyysaikaan • Automaattisesti työnkulun avulla • Manuaalisesti käyttäjän toimesta • Säilytyskäytännöissä mahdollisuus lähettää dokumentti toiseen sijaintiin arkistoitavaksi aikaperusteisesti tai tietueeksi määrittämisen yhteydessä • Dokumentin vastuuhenkilölle voidaan lähettää varoitus arkistoinnista ennen sen tapahtumista työnkulun avulla

7. Dokumentin elinkaaren hallinta: Poistaminen • Koko dokumentti tai sen versiohistoria voidaan poistaa • Manuaalisesti käyttäjän toimesta • Automaattisesti tietojen hallintakäytännöissä (Information Management Policy) olevan säilytyskäytännön (Retention) avulla • Automaattisesti työnkulun avulla • Roskakorin kautta tai pysyvästi • Roskakori on kaksitasoinen • Käyttäjän manuaalisesti poistamat dokumentit menevät sivuston roskakoriin, jossa poistaja itse sekä sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi ne nähdä ja palauttaa • Sivuston roskakorista poistetut dokumentit menevät toisen tason roskakoriin, josta vain sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi ne palauttaa • Määritetyn ajan kuluttua roskakoriin siirtämisestä dokumentti poistetaan pysyvästi

8. Sisältötyypit (Content Types) #td2013fi

9. Sisältötyyppi(Content Type) • Sisältötyyppi asettaa määritteet luettelokohteelle, dokumentille tai kansiolle • ominaisuudet • metatiedot • työnkulut • tietojen hallintakäytännöt (information management policy), mm. • säilytyskäytäntö(retention) • valvonta(auditing) • asiakirjamallit (asiakirjasisältötyypeille) • asiakirjamuunnokset (asiakirjasisältötyypeille) • mukautetut ominaisuudet • Hallitaan sivuston asetusten kautta • Käytettävissä valitussa sivustossa ja periytyvät alisivustoihin • Mahdollisuus julkaista toisiin sivustokokoelmiin Content TypeHubin kautta

10. Mitä jos sisältötyypit eivät ole käytössä? • Kirjastoihin ja luetteloihin pitää erikseen määrittää tai lisätä • metadatasarakkeet • tiedonhallintakäytännöt (Information Management Policy) • työnkulut (Workflow) • Kirjaston voi tallentaa mallina ja luoda mallin kautta uusia vastaavia kirjastoja, mutta kun halutaan tehdä muutoksia jo luotuihin kirjastoihin, niin muutokset pitää tehdä erikseen joka kirjastolle  Ylläpitotyön määrä huomattavan suuri! • Jos kirjastossa ei käytetä sisältötyyppejä • Käytössä on vain yksi oletusarvoinen sisältötyyppi • Kaikki metatiedot kysytään kaikille asiakirjoille käyttäjälle ylimääräistä vaivaa

11. Content TypeHub • Managed Metadata Servicen mukana tuleva palvelu, jonka avulla sisältötyyppejä (Content Type) voidaan julkaista sivustokokoelmasta toiseen • Yksi sivustokokoelma toimii lähteenä, josta sisältötyyppejä julkaistaan muihin sivustokokoelmiin • Hyvä ratkaisu esimerkiksi työtilasivustojen yhteydessä seuraavanlaisessa skenaariossa: • jokainen työtila on oma sivustokokoelmansa • jokaisessa työtilassa tarvitaan samat sisältötyypit esimerkiksi asiakirjamallien käyttämiseksi • luodaan oma sivustokokoelma pelkästään sisältötyyppien ylläpitoa varten ja käytetään sitä lähteenä kaikille muille sivustokokoelmille

12. Sisältötyypin julkaiseminen Sisältötyypin asetuksissa määritetään julkaisemisen tila Ensimmäisellä kerralla julkaistaan (Publish) ja muutosten jälkeen julkaistaan uudelleen (Republish) Julkaisemisen voi keskeyttää Unpublish-komennolla

13. Creating Content Types without Content Type Hub SiteCollection A SiteCollection B SiteCollection C Content Types Content Types Content Types Business Proposal Business Proposal Business Proposal Project Report Project Report Project Report Salespresentation Salespresentation Salespresentation Workbook Workbook Workbook

14. Distributing Content types with Content TypeHub SiteCollection A SiteCollection B SiteCollection C Content Types Content Types Content Types • Managed Metadata Service • Consumes content types from the Content Type Gallery at Site Collection A Business Proposal Business Proposal Business Proposal Project Report Project Report Project Report Salespresentation Salespresentation Salespresentation Workbook Workbook Workbook

15. SkyDrive Pro #td2013fi

16. SkyDrive Pro Skydrive Pro on käyttäjän henkilökohtainen sivustokokoelma ja mahdollistaa sisällön tuottamisen henkilökohtaiseen käyttöön ja jakamiseen Documents-kirjaston sisältö näkyy vain käyttäjälle itselleen, mutta siinä oleva kansio Shared with Everyone näkyy kaikille Käyttäjä on oman SkyDrive Pro –sivustokokoelmansa SiteCollectionAdministrator ja voi hyödyntää SharePointin tarjoamia mahdollisuusksia vapaasti

17. Dokumenttien seuraaminen Dokumentin valikossa voi määrittää dokumentin seurattavaksi My Siten SkydrivePro:nFollowedDocuments sisältää linkin seurattaviin dokumentteihin

18. Muutosilmoitukset Käyttäjä saa seuraamiensa dokumenttien muutoksista tiedon My Siten Newsfeediin

19. SkyDrivePro:n synkronointi omalle koneelle Kirjaston Sync-komento avaa ikkunan, jossa voidaan määrittää synkronoitavan sisällön sijainti omalla koneella ja käynnistää synkronointi SkyDrive Pro näkyy Windowsin resurssienhallinnassa suosikkisijaintien listassa

20. Yhteenveto • SharePoint on oikein toteutettuna erittäin toimiva ratkaisu dokumentinhallintaan • Valmiita toimintoja ja työnkulkuja sopivasti yhdistettynä saadaan paljon aikaan • Suuri osa dokumentinhallintaa tukevista toiminnoista hyödyntää metatietoja, joten niiden järkevä suunnittelu, toteutus ja hallinta on iso osa ratkaisua! • Yleisiä oletettuja kipupisteitä käyttöönotossa ovat: • Metatietojen syöttämisestä vaivaa käyttäjälle? Ei, koska Content Type kerää vain tarpeelliset metatiedot • Tietoja monessa eri järjestelmässä? Ei haittaa, SharePointissa voi tarvittaessa esittää sen ulkopuolellakin olevaa sisältöä • Ylläpito työllistää IT-osastoa? Ei, koska SharePointin sisällönhallintaa voidaan tarvittaessa automatisoida paljonkin • SharePointista puuttuu tämä ja tuo ominaisuus? Oletko varmasti nähnyt kaiken mihin se pystyy? Oletko tutustunut työnkulkuihin?

21. Metatietojen hallinta

23. Yleistä ORDEM e PROGRESSO Auguste Comte, motto positivismista: "Love as a principle and order as the basis; progress as the goal")

24. Mitä ja miksi • Järjestys… • Dokumenttien, kuvien, videoiden, lomakkeiden, yms. tiedostojen luokittelu • Mukautetut luettelorakenteet • Sisältötyyppien luonti • Sisältöjen luokittelu, ”tägittäminen” • …ja edistys • Näkymät sisältöön • Kirjastojen, luetteloiden ja Web Partien näkymät • Lajittelu, suodatus, ryhmittely ja välisummat • Vaikutus hakutuloksiin • Metatietopohjainen navigaatio • Sisällön seuraaminen (Follow) • Vaikuttaminen työnkulkujen ohjaukseen • Mahdollisuus kerätä tietojen käsittelyn, arkistoinnin ja säilyttämisen kannalta oleellisia tietoja • Käyttäjäprofiilien profiiliominaisuuksien yhtäläisyys ja tietojen eheys

25. Metadatan tyypit ja keräämisen vaihtoehdot • Järjestelmän omat metatiedot • Kirjasto- ja luettelokohtaiset sarakkeet • Sivustosarakkeet (SiteColumns) • Järjestelmän generoimat arvot • Käyttäjä määrittää tallentamisen tai dokumentin lataamisen yhteydessä • Sovellus määrittää tallentamisen yhteydessä • Sovellus määrittää sisällön migraation yhteydessä • Työnkulku asettaa arvon

26. Esimerkkejä metatiedoista Tiedostokirjasto Kuvakirjasto Kalenteri … …

27. Käytettävissä olevat tietotyypit Kirjastot ja luettelot Sivustosarakkeet Kehittäjillä on mahdollisuus luoda uusia tietotyyppejä --> MSDN

28. Metatietokenttien luonnissa huomioitavaa • Käytä sivustosarakkeita niin paljon kuin mahdollista • Keskitetty ylläpito, jakaminen sivustokokoelmin välillä Content TypeHubin avulla • Nimeäminen yksilöivästi per kirjasto/luettelo • Nimeäminen yleispätevästi sivustosarakkeita luotaessa • Käytä kuvaustekstiä, jos vain mahdollista • Oletusarvojen käyttäminen: käyttäjä määrittää metatietoarvon todennäköisemmin • Määrä ei korvaa laatua • Tietojen kelpoisuudesta huolehtiminen validointilausekkeiden avulla • Tee järkeviä valintoja: • Choice -> Lookup • Uudelleenkäytettävyys, monikäyttöisyys • External Content Type (BCS) • Managed Metadata Service

29. Huomioi myös, että… • Tietyt kentät voidaan määrittää pakollisesti täytettäviksi • Onko toimialaasi koskevia säädöksiä • Arkistonmuodostussuunnitelmat • Mitä sanoo Arkistolaitos - Kansallisarkisto • Valmiita metatietomäärityksiä on saatavilla • Dublin Core • JHS 143

30. Managed Metadata Service (MMS) • Mahdollistaa yrityksen keskitetyn asiasanavaraston (termipankki) • Monikielinen asiasanojen keskitetty hallinta ja mahdollisuus hajauttaa asiasanojen hallinta liiketoiminnan yksiköiden vastuulle • Yrityksen hallitut asiasanat: taksonomia • Käyttäjien keskenään käyttämät asiasanat: folksonomia • SharePoint Service Application, hallitaan CA:n kautta • Käytettävissä eri Web Applicationeissa • Mahdollisuus luoda rinnakkaisia Managed Metadata Service Applicationeita • Käytettävissä myös SharePoint Onlinessa • Hallinta SharePoint admincenter kautta • Termirakenteiden hallinta myös sivustokokoelmissa • Asiasanat kirjastojen ja luetteloiden sarakkeisiin, sivustosarakkeisiin ja tageihin (tunniste) • Käyttäjäprofiilien profiiliominaisuuksissa käytettävät

31. Managed Metadata Servicen rakenne Kielivalikko Service Application Ryhmä (Group) Termijoukko (Term Set) Termi (Term) Termeille voi luoda keskinäisen hierarkian, 7 tasoa max. Termit voivat viitata toisiinsa (Parent - Child) Termille voi asettaa synonyymejä

32. Huomioitavaa MMS:stä • Metatietosisällöt hierarkioineen voidaan importoida .CSV-tiedostona • Toimialaasi koskevat asiasanat saattavat olla olemassa • Hankittavissa • Ostettavissa • Saatavilla on palveluita jotka tuottavat yrityksen sisällöistä asiasanaston • Myös Suomessa ja suomeksi

33. Metatietoarvojen määrittäminen Sovellus SharePoint editproperties

34. Loppupäätelmät Kansioiden aika on ohi - parempaan luokitteluun metatiedoilla Tiedostojen hallinnasta sisällön hallintaan - metatietojen pohjalta sisältötyypit Älä tee liian vaikeaksi käyttäjille - mielekkäät kentät ja kohtuullinen määrä Automatisoi, jos mahdollista - oletusarvot ja ohjelmallinen asettaminen Myy käyttäjille - esitä parempia hakutuloksia ja esitä konkreettiset hyödyt näkymillä

35. Aihealueen kurssit Soveltossa SharePoint 2013 dokumentinhallintajärjestelmänä • Helsinki 18.3.-19.3. • Helsinki 11.6.-12.6. SharePoint 2013 metadatan hallinnan hyvät käytännöt • Helsinki 11.3. • Tampere 8.5. • Helsinki 27.5. • Helsinki 12.8.

36. Q&A

37. Example Thank you for coming! Feedback can be given via mobile or laptop through techdays.fi seminar schedule. #td2013fi