Välkommen till KTH

1. Välkommen till KTH KTH, Sveriges största tekniska universitet, ligger i Stockholm Integrerad planering och uppföljning I KTH och VIS-projektet II Planering och beslutsstödssystem III Demo IV Erfarenheter och lärdomar

2. KTHgrundades1827och ligger sedan 1917 vid Valhallavägen i centrala Stockholm. Antal studenter – 17 000 (ca 12 500 heltidsstudenter) Antal forskarstuderande – 1 600 Antal anställda – 3 400 (3 000 heltid) EXAMINATION (2004) 1 346 examinerade arkitekter och civilingenjörer 451 examinerade högskoleingenjörer 237 teknologie magisterexamina 195 licentiatexamina 224 doktorsexamina KTH i Stockholm

3. KTHs VERKSAMHETER OCH FINANSIERING 2004 (GRU OCH FOFU) Totalt 2 879 Mkr Intäkter totalt 2879 Mkr Övriga/Privata 13,6 % Uppdragsforskning 3,5 % Grundutbildningsanslag 30,1 % Grundutbildning 33,9 % EU 3,4 % Stiftelsen för Strategisk Forskning m fl 5,1 % Övriga statliga myndigheter 19,1 % Beställd utbildning och uppdragsutbild-ning 0,7 % Forskning och forskarutbildning 61,9 % Forsknings- och forskarutbildningsanslag 22,4 % Forskningsråd 6,3 %

4. KTH i pressen

5. VIS projektet Projektstart 2003-03 – slut 2005-12 ”Planering och beslutsstödssystem” VIS står för VerksamhetsInformationsStöd Projektbeskrivning på webben: www.kth.se/internt/projekt/vis

6. Förbättra informationsförsörjningen och göra informationen tillgänglig för hela organisationen. Förse alla nivåer inom KTH med den information som efterfrågas. Skapa en gemensam plattform som gör det möjligt att ställa samman data från de administrativa systemen till en samlad informationsbank eller datalager. Syfte Förväntade effekter • Bättre intäkts- och kostnadskontroll på alla nivåer • Informationstillgänglighet istället för ”informationsjakt” skall ge bättre resursutnyttjande • Integrerad information ger bättre beslutsunderlag • Samma information på alla nivåer (gemensamt beslutsunderlag) skall underlätta förståelsen och samverkan mellan ledning och verksamhet.

7. Vad har hänt i VIS projektet? Några milstolpar! Produktions-start Analyskuber Ca 150 anv. 1. Förstudie 2. Prototyp 3. Kravspec. 4. Info analys 5. Upphand- ling Källdataanalys och konstruktion av datalager o rapporter Ekonomisk Budget 2005 + Revision o prognos Start GRU- Planning Projekt- ledar- rapporter, delår o management Beslut Ny org På KTH Mars - April - Jan - Mars - Okt - Nov - Jan - Mars - Okt - Dec 2003 2004 2005 Förstudie Etapp I Etapp II

8. Upphandling • Kravspecifikation, ex på ”skallkrav” • webb klient • bygga på ett datalager (flera datakällor) • flera olika rapporttyper (fasta, flexibla, grafisk etc. • pdf utskrifter • indatafunktioner (ex. budget och prognoser) • maildistribution (av rapport eller länk) • Upphandlingsform • Selektiv upphandling (kvalificeringsomgång) 21 ansökningar • 7 inbjöds att lämna anbud (6 anbud inkom) • 3 uppfyllde samtliga ”skall krav” • Användarvänlighet 30%, pris 30%, uppfyllelse börkrav 25% och konsulter och införande 15%

9. KTH valde COGNOS som ”beslutsstödsystem” Sammanfattning av utvärdering och upphandling:

10. Cognos är världens största oberoende leverantör av programvaror för beslutsstöd. • Cognos grundades år 1969 i Kanada och har i dag 3400 anställda och 23000 kunder över hela världen. Cognos Idag använder vi COGNOS Enterprise BI Series 7 (Version 8 BI kommer under våren 06)

11. Informationsanalys Vilken information behöver jag i mitt dagliga arbete ? Rollen: Avdelningschef • Vad vill jag få signaler om? • När något händer eller inte händer ? • Vilka händelser eller icke händelser ? • Aktivt hämta information ? • Få information automatiskt via mail ?

12. Doktorander. Förordnanden som går ut. Var man ligger på doktorandstegen. Studieplanen i Ladok. Studiestöd. Hur långt har gått av 4 helår..? Bökigt att räkna pånärfolkvaritbarnlediga, tjänstlediga etc. Projektrapporter: hur mycket pengar har jag kvar…? Borra, kunna se detaljer ur flera system.Ex. EU-rapport. Kunna plocka resor per person och destination osv. Hålla ihop en resa och se alla detaljerna. T & R, HR, Agresso. Bevakning av sjukfrånvaron. Bevakning när någon är borta länge eller ofta. Måste göra rehabutredning. Tid. Det är dags att rapportera, dags att rekvirera. Gäller både ekonomi och verksamhet. Varningssignal – nu bör du göra det eller det…! Flaggor till avdelningsansvarig: sjukskrivning går ut, provanställning går ut, tjänstledighet går ut, förordnande går ut….

13. Startläge – källsystemen på KTH L A D O K AGRESSO Facility DIAK ÄHS HR+ Vision!

14. Samlad informationsbank/datalager med gemensam åtkomst genom ”VIS” VIS Webbgränssnitt med rapporter, kuber, mail eller signaler. Format html, pdf, xls, csv och xml Planning för budget och prognoser LADOK AGRESSO Ex. på ytterligare system: UG Person- databas HR+ ToR • Diak • ÄHS • etc.. Facility

15. Driftmiljö VIS/Planning • Oracle db 10g 10.1 • VISPROD(instans) • -Prodstage • -Proddet • PLANPROD (instans) • -Instbud05 • -Plangrui • -Plangrup • M fl scheman • (plan mod) • YAC(instans) • -Agrmeta • -Hrmeta • -Vosmeta • -Crnmeta • -Ncmeta Webb användare (Explorer, Mozilla, Opera, Firefox) -ReportNet(Rapporter+mail) -PowerPlay(Kuber) -ReportStudio (Bygga rapporter) -QueryStudio (Ad hoc frågor) -Contributer, Planning (active-x) • Windows Server 2003 (VIS02) • -ReportNet • -PowerPlayTransformer • Planning, Analyst • Access Manager • Framework Manager • NoticeCast • Decision Stream Windows Server 2003 (VIS01) Test miljö – motsvarande VIS02 under uppbyggnad

16. LADOK – ca 10 milj transar (1990->) AGRESSO – ca 5 milj transar (2003) HR+ ca 2 milj transar (2002) Facility, UG etc. – ca 0,1 milj Varje natt – AGRESSO, LADOK, UG, prognoser Månad – HR+, Facility Enligt tidplan – Budget och planering Ex volymer och laddningsfrekvenser Lagringsvolymer: Frekvenser: Laddningsvolymer vid varje tillfälle: • LADOK – ca 100 000 rader (viss omladdning) • AGRESSO – ca 350 000 rader (viss omladdning) • HR+ ca 50 000 rader • UG – 200 rader • Facility – 100 rader

17. VIS-portalen Etapp I – Systeminriktat Etapp II – Funktionsinriktat

18. Användare och behörigheter • Användare kopplas till roller: • Tillgång till en eller flera mappar • (ekonomi, personal, verksamhet, planering) • Tillgång kuber och / eller rapporter • Tillgång till data ( t ex. viss skola) • Tillgång till nivå (t ex skola, kurs, student) • Tillgång till olika planeringsmodeller • (läsa, skriva, sända, låsa upp)

19. Applikationer och användare

20. ”Managementrapporter” Målgrupper: • Skolledningarna • KTH central ledning Frekvens: kvartal (körs per månad) Omfattning: • Aktuell period - ”nuläge” • Data över tiden • Skoljämförelser

21. Skola: SCI - ”Nuläge” efter 3:e kvartalet

22. Skola: SCI – Utveckling över tiden

23. Skoljämförelser

24. KTH:s planeringcykel ”Planning” Budget Personalbudget Löpande över året projekt-budgetering GRU prognos KTH:s Planeringcykel skolnivå Prognos Budget rev Budget rev Prognos GRU prognosrev Prognos

25. XLS-träsket • Många versioner • Egna lösningar • ”Vi är så speciella” • Varierande kvalitet • Olika antaganden och förutsättningar • Svår att aggregera och jämföra

27. Oväntade effekter och lärdomar • Ökat medvetande (hur går det för KTH, min skola, extern finansiering etc.) • Ökat engagemang på flera olika nivåer • Övervägande positivt mottagande på skolorna • Kvalitetsökning av källdata (tokigheter kommer fram) • Kontrollfunktioner genom integration mellan systemen (samkörning av system) • Ny information som ”slagträ” • Komplex struktur • Marknadsföring och utbildning krävs

28. Lärdomar • Större komplexitet än väntat • ETL verktyg nödvändigt • Djup kunskap om de egna källsystemen krävs • Samordning mellan verksamhet, ekonomi och personal svårt men nödvändigt • Daglig bevakning och support • Marknadsföring och utbildning behövs i större omfattning än vi planerat • ”Gökunge” naturlig hemvist för förvaltning?