Manual Operativo de Comunicación

1. Manual Operativo de Comunicación

2. Índice I. Presentación II. Previo a la Conferencia de Prensa • Diseño de una Conferencia de Prensa • Definición del contenido de la Conferencia de Prensa • Definición y Preparación de Voceros • Invitación a la Conferencia de Prensa • Directorio de medios locales • Confirmación telefónica • Escenario Sugerido III. Durante la Conferencia de Prensa • Presidium • Registro de Prensa • Desarrollo de la Conferencia de Prensa • Recomendaciones para los voceros durante el desarrollo de la Conferencia de Prensa • Boletín de Prensa IV. Después de la Conferencia de Prensa • Reportar a la Coparmex Nacional sobre los resultados de la Conferencia de Prensa V. Anexos

3. I. Presentación El presente Manual Operativo de Comunicación está diseñado para ser una guía práctica en la planeación, convocatoria y desarrollo de una Conferencia de Prensa, así como para la atención y las relaciones públicas con medios de comunicación, en este caso, para todo lo relacionado con la difusión de la Universidad en Línea Coparmex (ULC)

4. II. Previo a la Conferencia de Prensa

5. Diseño de una Conferencia de Prensa Es necesaria una planeación correcta de cada uno de los elementos necesarios para el desarrollo de la Conferencia de Prensa, principalmente en lo que se refiere a: 1) Información: • Debemos de tener claro qué es lo que se quiere informar; para qué y a quién. • Lo que comuniquemos en la rueda de prensa es lo que los medios retomarán como información oficial de Coparmex. 2) Recursos Humanos • Hay que tener en cuenta que para proporcionar la debida atención a los medios de comunicación y a nuestros invitados al evento, necesitamos designar personal que esté al tanto de ellos y sus necesidades. 3) Recursos Técnicos Es necesario contar con algunos requerimientos técnicos tales como: micrófonos, lap top, cañón y pantalla para proyectar y bocinas

6. Definición del contenido de la Conferencia de Prensa Los datos que debemos definir antes de convocar a medios de comunicación son: • Tema • Nombre y cargo de los voceros que tendrán participación en la rueda de prensa. • Día, hora y lugar en donde se llevará a cabo • Contenido del boletín de prensa Definición y Preparación de Voceros Los voceros deberán conocer, entender y además, ser capaces de explicar la operación y beneficios de la ULC.

7. Invitación a la Conferencia de Prensa Se debe enviar a los medios de comunicación una invitación formal (ver formato propuesto). Es importante enviar dicha invitación tanto al medio de comunicación como directamente a los periodistas. Directorio de medios locales Se debe contar con un directorio de los medios de comunicación de la localidad, el cual deberá ser constantemente actualizado. De no tener uno, se sugiere utilizar el formato anexo. Confirmación telefónica Una vez enviada la invitación al evento o conferencia de prensa, se deberá realizar una confirmación telefónica medio por medio para tener una idea precisa de cuántos representantes de los medios de comunicación nos acompañaran.

8. Escenario Sugerido Es necesario determinar el lugar en dónde se llevará a cabo la Conferencia de Prensa. Se surgiere un punto de fácil acceso para los medios de comunicación o bien un lugar ya conocido por los mismos. Ejemplo: las instalaciones del Centro Empresarial o bien las del ITESM (en caso de que existan plantel en la localidad) Presidium El presidium deberá estar conformado por lo menos por las siguientes personalidades: • Representante del ITESM • Presidente del Centro Empresarial • Moderador

9. III. Durante la Conferencia de Prensa

10. Registro de Prensa La atención a los medios de comunicación empieza con el registro de sus representantes al evento. Se sugiere realizar este registro antes de que comience la rueda de prensa (se anexa un ejemplo de formato “Registro de Prensa”) Desarrollo de la Conferencia de Prensa • Recibir a los periodistas siempre de manera amable y cordial. • Cuando todos estén reunidos, invitarlos a pasar al salón de la conferencia para dar inicio. • Una persona dará la bienvenida a la conferencia y presentará el tema a tratar así como a las personas del presidium. • Para evitar caer en la informalidad hay que iniciar a la hora indicada con el fin de no retrasarlos en su agenda de actividades. • Se debe facilitar a cada uno de los periodistas el Boletín de Prensa • Se inicia la sesión de preguntas. En esta parte hay que respetar el orden en el que los periodistas piden la palabra. • Se anexa propuesta de Guión de Escena para el desarrollo de la Conferencia de Prensa.

11. Recomendaciones para los voceros durante el desarrollo de la Conferencia de Prensa • Evitar entrar en un dialogo con un solo periodista. • Manejar respuestas cortas, sin que por ello parezcan incompletas. • No alterarse con periodistas que en ocasiones insisten en obtener cierta información, ni caer en debates con ellos para evitar el enfrentamiento entre ambas partes, aquí sabemos que el periodista tiene su mejor arma, la pluma. • Desmentir con prudencia cualquier información falsa que se externe durante la conferencia por parte de algún periodista. • Evitar dar evasivas y respuestas ambiguas. • Evitar caer en respuestas que comprometan a la institución, Respetar al periodista, para que también ellos nos respeten.

12. Boletín de Prensa Es una nota breve y de actualidad que proporciona a los periodistas información en relación a un hecho, postura, crítica, opinión o prestación de un proyecto. El boletín de prensa debe de tener: - Contenido - Interés - Novedad (cuando se repite la noticia hay que agregarle otros elementos al mensaje central para hacerlo mas atractivo) - Actualidad Para efectos de la ULC, anexamos la propuesta de Boletín de Prensa.

13. IV. Después de la Conferencia de Prensa .

14. Después de la Conferencia de Prensa Es necesario hacer una evaluación de los siguientes aspectos con el fin de señalar los aciertos y fallas que posteriormente nos ayudarán a mejorar nuestro trabajo: • Organización • Contenido • Receptividad de los medios al mensaje enviado • Valoración de las respuestas a los medios • Descartar posibles crisis Una vez terminada la conferencia de prensa habrá que conocer el impacto del mensaje en los medios de comunicación. Para ello se sugiere: • Monitorear los medios electrónicos (radio y televisión) el mismo día. • Identificar la calidad y cantidad de notas aparecidas en medios impresos (periódicos al siguiente día y revistas en el transcurso de la semana)

15. Reportar a la Coparmex Nacional sobre los resultados de la Conferencia de Prensa Las repercusiones de prensa obtenidas del evento, deberán ser reportadas a la Coordinación de Comunicación y Estrategia Pública con: Alejandra Aranda Prensa y Comunicación Coparmex aaranda@coparmex.org.mx 56-82-54-66 Ext. 236 044-55-54-56-03-24

16. V. Anexos

17. Invitación para Rueda de Prensa ATENTA INVITACIÓN El Centro Empresarial de XXXXXXXXX, tiene el agrado de invitar a los representantes de los medios de comunicación a la conferencia de prensa en donde abordaremos el tema: Lanzamiento de la Universidad en Línea Coparmex La cita es el día ( ) de mes de ( ) a las (hora), en el (lugar). Contaremos con la participación de: • Invitado que estará en presidium • Cargo y organización • Invitado que estará en presidium • Cargo y organización • Invitado que estará en presidium • Cargo y organización Esperamos contar con tu presencia. Atentamente, Firma del Centro Empresarial

18. Directorio de medios locales

19. Hojas de registro

20. Guión de Escena / Presentación de la Universidad en Línea Coparmex • El maestro de ceremonias da una breve bienvenida a todos los asistentes y presenta a quienes presidirán la rueda de prensa. • Nombre del Presidente del Centro Empresarial • Nombre del Rector del ITESM local • Concluida esta parte se da la palabra al Presidente del CE, quien como anfitrión dará una breve bienvenida y procederá a dar lectura al boletín de prensa. El anfitrión dirige un breve mensaje a los invitados que lo acompañan en el presidium y da lectura al boletín de prensa. El maestro de ceremonias agradece por su mensaje al Presidente del CE y cede la palabra al Rector del ITESM local

21. El maestro de ceremonias agradece su intervención al Rector del ITESM local El maestro de ceremonias deja el foro abierto para que los medios de comunicación participen en la sesión de preguntas y respuestas. El maestro de ceremonias da por terminada la rueda de prensa. Agradece a los invitados que se encuentran en el presidum, a los invitados y a los medios de comunicación.

22. Mensaje clave • La Confederación Patronal de la República Mexicana (COPARMEX) y el Instituto Tecnológico de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM), firmaron el pasado mes de mayo un Convenio que impulsa uno de los grandes proyectos de la Confederación: la Universidad en Línea COPARMEX. • La Universidad en Línea COPARMEX ofrece becas a alumnos de nuevo ingreso para los diferentes programas del TecMilenio en línea y presencial del 40 y 30 por ciento respectivamente, aplicables para preparatoria, profesional y maestría, y un 20 por ciento en extensión de idiomas. Por parte de la Universidad Virtual del ITESM se otorgan descuentos del 40 por ciento para los programas de maestría y de un 20 hasta un 50 por ciento en el Programa del Circulo de Actualización Profesional que ofrece cursos, seminarios y diplomados para capacitación. • La Universidad en Línea COPARMEX, la cual es un banco de conocimiento y tecnología de información, está operando desde el pasado 14 de junio en el sitio de Internet www.universidadenlinea.org.mx y es por medio de este portal que cualquier miembro de la Comunidad COPARMEX podrá tener acceso a los beneficios e información de la Universidad en Línea COPARMEX. • En COPARMEX estamos seguros de que con capacitación y educación fortaleceremos el capital humano que requieren las empresas mexicanas para mejorar la competitividad de nuestro país.

23. Preguntas y Respuestas 1) ¿Cuál es el beneficio de este proyecto? R:Los beneficios de este convenio estarán dirigidos a la Comunidad COPARMEX ya que ofrece becas para poder continuar sus estudios a nivel preparatoria, licenciatura, maestrías y extensión de idiomas. 2) ¿Cualquier tipo de publico puede tener acceso a los beneficios? R: No se puede ya que estos son exclusivos para socios 3) ¿El ITESM qué proporcionara a Coparmex? R=los programas de capacitación que se ofrecen a través del círculo de actualización profesional, así como también proporciona los servicios educativos ITESM 4) ¿Qué tipos de servicios ofrece La Universidad en Línea COPARMEX? R=formal y continua. Los servicios de educación formal son los procesos integrales correlacionados que abarcan desde la educación preparatoria hasta la educación superior. Los servicios de educación continua se consideran como los actos académicos enfocados a la formación, actualización y capacitación de los miembros de la comunidad universitaria y de la sociedad en general.

24. 5) ¿Que documentos se necesita para poderse inscribir siendo alumnos de nuevo ingreso? R=Colaboradores de la oficina nacional, centros empresariales y delegaciones: Copia digital de los dos últimos recibos de nómina. Afiliados: Copia digital de los dos últimos recibos de nómina en la empresa o copia digital de una carta emitida por el representante legal de la empresa que mencione al empresario como propietario de la misma. Empleados: Copia digital de los dos últimos recibos de nómina en la empresa. Familiares: Copia digital del acta de nacimiento o matrimonio y la información solicitada para colaboradores, empleados o familiares de la relación directa a la Empresa o a COPARMEX. 6) ¿En donde se entregan los papeles para la inscripción? R= todo va a ser por medio de Internet, ahí es donde podrán obtener su solicitud, la dirección es www.universidadenlinea.org.mx 7) ¿ Qué porcentaje de beca están ofreciendo? R= los porcentajes son diferentes, depende del programa que están solicitando.