TBB-TÜRKİYE BELEDİYELER BİRLİĞİ BELEDİYELERDE MECLİS VE ENCÜMEN İŞ VE İŞLEMLERİ

1. PATNOS BELEDİYESİ TBB-TÜRKİYE BELEDİYELER BİRLİĞİBELEDİYELERDE MECLİS VE ENCÜMENİŞ VE İŞLEMLERİ

2. 1- BELEDİYE NEDİR? • 2- BELEDİYENİN ORGANLARI (MECLİS, ENCÜMEN, BAŞKAN) • 3- MECLİS VE ENCÜMEN TOPLANTILARI • 4- MECLİS GÜNDEMİ VE TOPLANTIYA ÇAĞRI • 5- MECLİS VARİDATI • 6- MECLİS KARARLARININ YAZIMI • 7- ENCÜMEN GÜNDEMİ VE TOPLANTIYA ÇAĞRI • 8- ENCÜMEN VARİDATI • 9- ENCÜMEN KARARLARININ YAZIMI İÇERİK

3. Belediye: Belde sakinlerinin mahallî müşterek nitelikteki ihtiyaçlarını karşılamak üzere kurulan ve karar organı seçmenler tarafından seçilerek oluşturulan, idarî ve malî özerkliğe sahip kamu tüzel kişisidir. (5393 sayılı Kanun madde:3) 1.BELEDİYE NEDİR?

4. Belediyenin organları, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 3. maddesinde belirtilmiştir.Buna göre belediyenin organları; Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye Başkanıdır. 2.BELEDİYENİN ORGANLARI

5. Belediye meclisi, belediyenin karar organıdır ve ilgili kanunda gösterilen esas ve usullere göre seçilmiş üyelerden oluşur.(5393 s Kanun m.15) İlgili Kanun, 2972 sayılı “Mahalli İdareler ile Mahalle Muhtarlıkları ve İhtiyar Heyetleri Seçimi Hakkında Kanun” olup, belediye başkanı ve meclis üyeleri seçimleri bu kanun hükümlerine göre yapılır. Belediye meclisi her konuda görevli ve yetkili değildir. Kanunda açıkça kendisine görev ve yetki verilen konularda karar alır. 5393 sayılı Kanun’un 18. Maddesinde belediye meclisinin görevleri sayılmıştır. Ayrıca kanunun diğer maddelerinde ve başka kanunlarda da belediye meclisine verilen görev ve yetkiler mevcuttur. • BELEDİYE MECLİSİ

6. Belediye encümeni, belediye başkanının başkanlığında;             a) İl belediyelerinde ve nüfusu 100.000'in üzerindeki belediyelerde, belediye meclisinin her yıl kendi üyeleri arasından bir yıl için gizli oyla seçeceği üç üye, malî hizmetler birim amiri ve belediye başkanının birim amirleri arasından bir yıl için seçeceği iki üye olmak üzere yedi kişiden,             b) Diğer belediyelerde, belediye meclisinin her yıl kendi üyeleri arasından bir yıl için gizli oyla seçeceği iki üye, malî hizmetler birim amiri ve belediye başkanının birim amirleri arasından bir yıl için seçeceği bir üye olmak üzere beş kişiden Oluşur. • BELEDİYE ENCÜMENİ

7. Belediye başkanının katılamadığı toplantılarda, belediye başkanının görevlendireceği başkan yardımcısı veya encümen üyesi, encümene başkanlık eder.  Encümen toplantılarına gündemdeki konularla ilgili olarak ilgili birim amirleri, belediye başkanı tarafından oy hakkı olmaksızın görüşleri alınmak üzere çağrılabilir. • BELEDİYE ENCÜMENİ

8. Belediye Encümeni de her konuda görevli ve yetkili değildir. Kanunda açıkça kendisine görev ve yetki verilen hususlarda başkanın havale ettiği konuları görüşür. Encümen 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu gereğince yapılan ihalelerde “İhale Komisyonu” olarak görev yapar. Ayrıca diğer kanunlarda da belediye encümenine verilen görev ve yetkiler mevcuttur. Belediye Encümeni, asıl işlevi itibarıyla karar almaktadır ancak üyeleri arasında atanmış kişiler de mevcut olduğundan Anayasa’nın 127. maddesindeki “mahalli idarelerin karar organlarının seçimle oluşturulması” hükmüne aykırı sayılmaması için icra organı olarak yapılandırılmıştır. BELEDİYENİN ORGANLARI

9. BELEDİYE BAŞKANI: Belediye başkanı, belediye idaresinin başı ve belediye tüzel kişiliğinin temsilcisidir. Belediye başkanı, ilgili kanunda gösterilen esas ve usûllere göre seçilir.(5393 m.37) Belediye başkanı, 2972 sayılı “Mahalli İdareler ile Mahalle Muhtarlıkları ve İhtiyar Heyetleri Seçimi Hakkında Kanun” hükümlerine göre seçilmektedir. Belediye Başkanı, belediye meclisi ve belediye encümeninin de başkanıdır. Belediye Başkanı genel icra organı olmakla birlikte, kanunlar ve ilgili mevzuat ile münhasıran Belediye Meclisi veya Belediye Encümeninin yetkili kılınmadığı konularda aynı zamanda karar organıdır. BELEDİYENİN ORGANLARI

10. Belediye organlarının birbirleriyle ilişkileri bizzat ilgili kanun hükümleriyle kurulmuştur. Belediyenin organları ve bunların birbirleriyle ilişkileri incelendiğinde, belediye idaresinin güçlendirilmiş bir Başkanlık Sistemi olduğu söylenebilir. Belediye Başkanı aynı zamanda Belediye Meclisi ve Belediye Encümeninin de başkanıdır (5393 s. Kanun, 19 ve 33. maddeleri). Meclis gündemini Belediye Başkanı tek başına hazırlamaktadır. Meclis üyelerinin gündem teklifleri ancak toplantıdaki üyelerin çoğunluğunun kabulü ile gündeme ilave edilmektedir (5393 s. Kanun, 21. m). Belediye Başkanı tarafından havale edilmeyen konular Belediye Encümeninde görüşülemez (5393 s. Kanun, 35. m). BELEDİYENİN ORGANLARI

11. Belediye Başkanı genel yetkili organdır. Belediye Meclisi ve Belediye Encümeni kanunlarda açıkça kendilerine görev ve yetki verilmiş ise buna dayanarak karar alabilirler. Bu kararları da Belediye Başkanı icra eder. Bu konuların dışında kalan tüm konularda Belediye Başkanı hem karar almaya hem de icra etmeye yetkilidir. Belediye Başkanı, belediye teşkilatının en üst amiri olarak belediye teşkilatını sevk ve idare etmek, belediyenin hak ve menfaatlerini korumak, belediyeyi yönetmek, belediyeyi tek başına temsil etmek… (5393 s. Kanun 38. m) gibi görev ve yetkilerinin yanında Belediye Meclisi ve Belediye Encümeninin de güçlü başkanı konumundadır. Bu şekilde kurulan güçlendirilmiş başkanlık sistemi, belediye yönetiminde çok başlılığı önlemekte ve etkin yönetimi sağlamaktadır. BELEDİYENİN ORGANLARI

12. Meclis toplantısı Belediye meclisi, her ayın ilk haftası, önceden kararlaştırdığı günde toplanır. Meclis, resmî tatile rastlayan günlerde çalışmasına ara verebilir. Belediye meclisi her yıl bir ay tatil kararı alabilir.      Bütçe görüşmesine rastlayan toplantı süresi en çok yirmi gün, diğer toplantıların süresi en çok beş gündür.      Mutat toplantı yeri dışında toplanılmasının zorunlu olduğu durumda üyelere önceden bilgi vermek kaydıyla meclis başkanının belediye sınırları içerisinde belirlediği yerde toplantı yapılır. Ayrıca, toplantının yeri ve zamanı mutat usûllerle belde halkına duyurulur.      Meclis toplantıları açıktır. Meclis başkanının veya üyelerden herhangi birinin gerekçeli önerisi üzerine, toplantıya katılanların salt çoğunluğuyla kapalı oturum yapılmasına karar verilebilir.      Meclis görüşmeleri görevlilerce tutanağa geçirilir, başkan ve kâtip üyeler tarafından imzalanır. Toplantılar, meclisin kararıyla sesli ve görüntülü cihazlarla da kaydedilebilir. 3.MECLİS VE ENCÜMEN TOPLANTILARI

13. Belediye başkanı, acil durumlarda lüzum görmesi halinde belediye meclisini bir yılda üç defadan fazla olmamak ve her toplantı bir birleşimi geçmemek üzere toplantıya çağırır. Olağanüstü toplantı çağrısı ve gündem en az üç gün önceden meclis üyelerine yazılı olarak duyurulur ve ayrıca mutat usûllerle ilan edilir. Olağanüstü toplantılarda çağrıyı gerektiren konuların dışında hiçbir konu görüşülemez. 3.MECLİS VE ENCÜMEN TOPLANTILARI

14. Encümen toplantısı Belediye encümeni, haftada birden az olmamak üzere önceden belirlenen gün ve saatte toplanır. Belediye başkanı acil durumlarda encümeni toplantıya çağırabilir. Encümen üye tam sayısının salt çoğunluğuyla toplanır ve katılanların salt çoğunluğuyla karar verir. Encümenin 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu uyarınca ihale komisyonu olarak yapacağı toplantılarda da bu hüküm geçerlidir. Oyların eşitliği durumunda başkanın bulunduğu taraf çoğunluk sayılır. Çekimser oy kullanılamaz. Encümen gündemi belediye başkanı tarafından hazırlanır. Encümen üyeleri, başkanının uygun görüşü ile gündem maddesi teklif edebilir. Belediye başkanı tarafından havale edilmeyen konular encümende görüşülemez.

15. Encümen toplantısı   Encümene havale edilen konular bir hafta içinde görüşülerek karara bağlanır.           Alınan kararlar başkan ve toplantıya katılan üyeler tarafından imzalanır. Karara muhalif kalanlar gerekçelerini de açıklar.        Encümen başkan ve üyeleri, münhasıran kendileri, ikinci derece dâhil kan ve kayın hısımları ve evlatlıkları ile ilgili işlerin görüşüldüğü encümen toplantılarına katılamazlar.

16.           Meclis toplantısı Büyükşehir belediye meclisi, her ayın ikinci haftası önceden meclis tarafından belirlenen günde mutat toplantı yerinde toplanır. Bütçe görüşmesine rastlayan toplantı süresi en çok yirmi, diğer toplantıların süresi en çok beş gündür. Meclis kendi belirleyeceği bir ay tatil yapabilir.            Mutat toplantı yeri dışında toplanılmasının zorunlu olduğu durumda üyelere önceden bilgi vermek kaydıyla belediye hudutları dahilinde meclis başkanının belirlediği yerde toplantı yapılır. Ayrıca, toplantının yeri ve zamanı mutat usullerle belde halkına duyurulur.      Büyükşehir belediye başkanı, acil durumlarda lüzum görmesi halinde belediye meclisini bir yılda üç defadan fazla olmamak ve her toplantı bir birleşimi geçmemek üzere toplantıya çağırır. Olağanüstü toplantı çağrısı ve gündem en az üç gün önceden meclis üyelerine yazılı olarak duyurulur ve ayrıca mutat usûllerle ilan edilir. Olağanüstü toplantılarda çağrıyı gerektiren konuların dışında hiçbir konu görüşülemez.”

17. Gündem Her ayın ilk günündeki belediye meclis gündemi belediye başkanı tarafından belirlenerek en az üç gün önceden üyelere bildirilir ve çeşitli yöntemlerle halka duyurulur.             Her ayın ilk toplantısında belediye başkanı ve meclis üyeleri belediyeye ait işlerle ilgili konuların gündeme alınmasını önerebilir. Öneri, toplantıya katılanların salt çoğunluğuyla kabul edildiği takdirde gündeme alınır.             İmar konuları ile yıllık bütçe dışında kalan gündemdeki diğer konular ile üyelerin teklifleri; toplantıya katılanların salt çoğunluğunun kabulü hâlinde komisyonlara havale edilmeksizin belediye meclisince görüşülerek karara bağlanabilir. 4.MECLİS GÜNDEMİ VE TOPLANTIYA ÇAĞRI

18. Toplantı gündemi ve duyurulması Gündem, belediye başkanı tarafından belirlenir ve toplantı günü de belirtilerek üyelere en az üç gün önceden bildirilir. Üç günün hesabında duyuru günü ile toplantı günü hesaba katılmaz. Meclis üyelerine bildirim, imza karşılığı gündemin teslimi, taahhütlü posta, telefon, faks, belediye web sitesinde yayımlama, elektronik posta gibi ispat edici yöntemlerden biri veya birkaçı kullanılarak yapılır. Telefonla bildirimde, bildirimin hangi numaralı telefonla, ne zaman ve kimin tarafından yapıldığı hususunda bildirimi yapan kişi tarafından imzalanmış bir belge düzenlenir.

19. Gündem, çeşitli yollarla halka da duyurulur. Bu duyuru, meclis toplantı salonunun girişine ve belediye ilân panosuna veya halkın yoğun olarak bulunduğu ve gelip geçtiği yerlere ilân asılarak; gazete, hoparlör, internet, radyo ve televizyon yayını gibi yöntemlerden biri veya birkaçı kullanılarak yapılır. Meclis toplantılarının ilk gününde belediye başkanı ve üyeler de belediye ait işlerle ilgili konuların gündeme alınmasını önerebilir. Öneri, toplantıya katılanların salt çoğunluğunun kabulü ile gündeme alınır.

20. Mevzuatta düzenlenmemiş olmasına rağmen, genel ilan yapıldığı için zorunlu olmamakla birlikte gündemin toplantıdan önce bilgi için ilgili mülki amire gönderilmesinde de fayda vardır. Meclis kararlarının yürürlüğe girmesi için teslim edileceği mülki amirin toplantı öncesinde gündem gönderilerek bilgilendirilmesi uygun olur.  

21. Belediye Meclisinin çalışmaları sırasında üretilen ve muhafaza edilmesi gereken resmi belge niteliğindeki dokümanlar; a- Meclis Gündemi ve toplantıya çağrı yazısı, b- Meclise Katılım Cetveli (Hazirun Cetveli), c- Toplantıların sesli ve görüntülü kaydı, d- Görüşme Tutanakları (Zabıtlar), e- Tutanak Özetleri, f- Meclis Karar Özetleri, 5.MECLİS VARİDATI

22. g) Meclis Kararları 1- Teklif Kararlar, 2- Rapor Kararlar, 3- Komisyona Havale Kararı (Karar yazılmaz-tutanakta), 4- Komisyon Toplantısı Katılım ve Görüşme tutanağı (Komisyon Defteri), 5- Komisyon Raporu, 6- Komisyondaki dosyaların re’sen gündeme alınması, 7- Önergeler, Gündeme alma kararı ve Soru Önergeleri, 8- Meclise bilgi verilmesi, 9- Karar yazılmayan kararlar (iç işleyişe ilişkin kararlar) .

23. a- Meclis Gündemi ve toplantıya çağrı yazısı: Belediye meclisinin aylık toplantılarının gündemi belediye başkanı tarafından hazırlanır. Gündemin yazımı işlemi belediye başkanlığına bağlı Yazı İşleri birimi tarafından yapılır. Gündem olarak ilan edilen konular, gündem metninde anlaşılır şekilde ifade edilmelidir. Bu ilanı inceleyen bir vatandaş gündemdeki bir konunun ne olduğunu ve kendisini ilgilendirip ilgilendirmediğini anlayabilmelidir. Çünkü meclis toplantıları açıktır ve isteyen vatandaş bu toplantıları (meclis tarafından kapalı oturum kararı alınmadıkça) katılarak izleyebilmektedir. AÇIKLAMALAR

24. Gündem, toplantıya çağrı yazısı ile birlikte ilan edilir. Toplantıya çağrı yazısında; meclis toplantısının tarihi, saati ve yapılacağı yer adresi mutlaka bulunmalıdır. Gündem meclis toplantısından en az üç gün önceden üyelere bildirilir ve halka ilan edilir. Bu üç günün hesabında ilan günü ve toplantı günü dikkate alınmaz. Örneğin; Cuma günü toplantı yapılacak ise Pazartesi günü üyelere bildirim ve ilan işlemleri tamamlanmış olmalıdır. İlan günü olan Pazartesi günü ile toplantı günü olan Cuma günü arasında bunlar dışında üç tam gün (Salı, Çarşamba ve Perşembe) bulunmalıdır.

25. b- Meclise Katılım Cetveli (Hazirun Cetveli): Meclis toplantısına katılan üyelerin toplantı girişinde imzaladıkları,hangi belediyenin hangi tarihli meclis toplantısı olduğunu belirten bir başlık ile üyelerin adı soyadı ve karşısında imza bölümlerini bulunduğu listedir. Meclis üyelerinin o gün yapılan birleşime katılıp katılmadığını tesbit ve huzur hakkı tahakkuku için kullanılır. c- Toplantıların sesli ve görüntülü kaydı: Belediye meclisi toplantılarının sesli ve/veya görüntülü kaydının yapılması zorunlu değildir. Ancak 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 20 nci maddesinin son fıkrasındaki; “…Toplantılar meclisin kararıyla sesli ve görüntülü cihazlarla da kaydedilebilir” hükmüne istinaden, meclis bu yönde bir karar alırsa, bu kayıtların yapılması ve digital ortamda muhafazası zorunlu hale gelmektedir.

26. d- Görüşme Tutanakları (Zabıtlar): 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 20 nci maddesinin son fıkrasındaki; “Meclis görüşmeleri görevlilerce tutanağa geçirilir, başkan ve katip üyeler tarafından imzalanır” şeklindeki hüküm gereğince, meclis toplantısı sırasında görüşülen ve konuşulan her şey ayrıntılı olarak bu tutanağa geçirilir. Yazılı olarak hazırlanan bu tutanağın her sayfasının altı o birleşimde meclise başkanlık eden belediye başkanı veya meclis başkan vekili ile birleşime katılmış olan iki katip üye tarafından imzalanır. Meclis Görüşme Tutanağı; resmi bir belgedir, hazırlanması ve imzalı olarak muhafazası zorunludur. Mecliste yapılan bazı oylama ve alınan kararlar için ayrıca karar yazılmamış ise meclis görüşme tutanağı bunları ispatlayan resmi belge olarak işlev görür. Mecliste yapılan oylamalarda, eğer Başkanlık Divanı tesbit etmiş ise hangi üyenin ne yönde oy kullandığı hususu da bu tutanakta belirtilir.

27. e- Tutanak Özetleri: Meclis Görüşme Tutanağı ve Meclis Kararlarının tam metin olarak çoğaltılıp tüm meclis üyelerine dağıtılmasının zorluğu karşısında, bir birleşimdeki görüşmeleri ve alınan kararları özet olarak belirten bir “Tutanak Özeti” hazırlanarak meclis üyelerine bir sonraki birleşime girerken dağıtılmaktadır. Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin 11 inci maddesinin birinci fıkrasındaki; “Başkanlık divanı yerini aldıktan sonra başkan yoklama yaptırır; toplantı yeter sayısının olduğu anlaşıldığı takdirde birleşimi açar. Gündeme geçilmeden bir önceki birleşimde alınan kararlara ilişkin tutanakta maddi hata bulunması durumunda, hata meclis kararı ile düzeltilerek başkanlık divanınca imzalanır.” Şeklindeki hükmün uygulanması da, meclis üyelerinin bir önceki birleşime ait tutanakları(uygulamada tutanak özetlerini) incelemesi ile mümkün olacaktır

28. f- Meclis Karar Özetleri: Meclis Karar Özetleri; 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 23 üncü maddesinin son fıkrasındaki “Kesinleşen meclis kararlarının özetleri yedi gün içinde uygun araçlarla halka duyurulur” hükmü gereğince hazırlanır ve ilan edilir. Meclis Karar Özetleri, meclis görüşme tutanağı ve meclis kararlarına dayanılarak hazırlandığından altının hazırlayan bürokrat veya memur görevlilerce imzalanması yeterli görülmektedir. Asıl olan bunların halka ilan edilmiş olmasıdır. Meclis Karar Özetleri hazırlanırken; kararın tarihi, kararın no’su, kararın konusu ve alınan karar normal bir vatandaşın anlayacağı açıklıkta olmasına dikkat edilmelidir.

29. g- Meclis Kararları: Kararlar, tutanaklara dayalı olarak yazılır, başkan ve katip üyelerce imzalanır. Meclis kararlarına her yıl birden başlamak üzere birbirini izleyen karar numarası verilir. Belediye başkanı tarafından geri gönderildiği için yeniden görüşülen kararlara yeniden karar numarası verilir. Kararlar, bir sonraki toplantıda üyelere dağıtılır. Ayrıca, kararların aslı bir dosyada muhafaza edilir. Kapalı oturumlarda içeri görevli alınmamış ise tutanak ve kararlar katip üyeler tarafından yazılır.

30. 1- Teklif-Kararlar: Belediye Meclisine teklif olarak sunulan konuların İhtisas Komisyonuna havale edilmeden doğrudan görüşülüp oylanarak karar verilmesi ile oluşan karlara “teklif-karar” denilmektedir. 2- Rapor-Kararlar: Belediye Meclisine teklif olarak sunulan konuların öncelikle ilgili İhtisas Komisyonuna havale edilmesi ve komisyon tarafından incelenerek hazırlanan “Komisyon Raporu”nun meclise sunulması üzerine raporun mecliste görüşülerek oylanması ve kabulü ile oluşan kararlara “rapor-karar” denilmektedir. İl ve ilçe belediyeleri ile nüfusu 10 binin üzerindeki belediyelerde, Plan ve Bütçe ile İmar komisyonlarının kurulması zorunludur. Bu belediyelerde, imar ve bütçeye ilişkin konuların ilgili komisyonlara havale edilmesi de zorunludur. Dolayısıyla bu konulara ilişkin kararlar, rapor-karar şeklinde olmaktadır.

31. 3- Komisyona Havale Kararı: Belediye meclisine sunulan tekliflerin aylık toplantının ilk birleşiminde ilgili ihtisas komisyonuna incelenmek ve rapor hazırlanarak meclise sunulmak üzere havale edilir.Bu tür kararlar, meclisin iç işleyişine ilişkin kararlar olup, sonuç kararlar olmadığından ayrıca karar yazılmayıp meclis görüşme tutanağında (tam tutanak-zabıtlarda) belirtilir. Bu şekilde meclis tarafından komisyona havale edilen konulara ait teklif dosyaları meclis toplantısını müteakiben ilgili komisyona teslim edilir. Komisyon yasal süresi içinde konuyu inceleyerek hazırlayacağı raporu meclise sunulmak üzere meclis başkanlığına teslim eder. 4- Komisyon Toplantısı Katılım ve Görüşme tutanağı: Meclis tarafından komisyona havale edilen konulara ait dosyaları meclis toplantısını müteakiben derhal ilgili komisyona teslim edilir. Komisyon yasal süresi içinde konuyu inceler, raporunu hazırlar ve meclise sunulmak üzere meclis başkanlığına teslim eder. Yapılan her komisyon toplantısında rapor çıkmayabilir. Komisyona üyelerin katılımını ve o toplantıda görüşülen konuların belirtildiği bir toplantı tutanağı hazırlanarak toplantıya katılan komisyon üyelerince imzalanır. Komisyon raporları bu tutanaklara dayalı olarak yazılır.

32. Komisyon toplantısı yapıldığı halde rapor yazımı aşamasına gelinmeyen günlerdeki komisyon toplantıları için (komisyon toplantısı yapılan her bir gün için) bu şekilde bir tutanak hazırlanmalıdır. Komisyon üyelerine verilecek huzur hakkı ödemelerinin tahakkuku bu belgelere dayalı olarak yapılır. Uygulamada birçok belediyede bu tutanaklar, her komisyon için bir defter tutularak yapılmaktadır. Artık elle yazım usulü terk edilerek, bilgisayarda yazılan tutanakların çıktı alınarak imzalanması ve dosyalanması şeklinde de defter oluşturulmaktadır. 5- Komisyon Raporu: Meclis tarafından komisyona havale edilen konulara ait teklif dosyaları ilgili komisyon tarafından yasal süresi içinde incelenip görüşülerek bir rapor hazırlanır. Komisyon Raporu, konu hakkında meclise görüş belirtir. Komisyon, hazırladığı raporu meclise sunulmak üzere meclis başkanlığına teslim eder. Komisyon raporu başkanlık tarafından takip eden ayın meclis gündemine alınarak görüşülmesi sağlanır. Komisyon Raporu meclis için bağlayıcı değildir. Meclis, komisyon raporunu aynen kabul edilebileceği gibi değiştirebilir veya aksi yönde karar da alabilir.

33. 6- Komisyondaki dosyaların re’sen gündeme alınması: Meclis toplantısını müteakip imar komisyonu en fazla on iş günü, diğer komisyonlar ise beş iş günü içinde kendilerine havale edilen işleri sonuçlandırır. Komisyonlar kendilerine havale edilen işlerle ilgili raporlarını bu sürenin sonunda meclise sunmadıkları takdirde, konu meclis başkanı (belediye başkanı) tarafından doğrudan gündeme alınır. Bu durumda olan konuların bir sonraki ayın meclis gündemine yazılması görüşülmesi için yeterli olmaktadır.

34. 7- Önergeler, Gündeme alma kararı ve Soru Önergeleri: Her ayın ilk toplantısında belediye başkanı ve meclis üyeleri belediyeye ait işlerle ilgili konuların gündeme alınmasını önerebilir. Öneri, toplantıya katılanların salt çoğunluğuyla kabul edildiği takdirde gündeme alınır. Buna göre; belediye başkanı ve meclis üyeleri aylık toplantının ilk günü önerecekleri konuların meclisin kabulü ile daha önceden ilan edilmiş olan gündeme ilave edilmesini sağlayabilirler. Bu tür önergeler, mecliste oylanır ve toplantıya katılanların salt çoğunluğuyla kabul kararı alınırsa önerilen konu gündeme ilave edilir. Bu konuda müstakil meclis kararı yazılmayıp, önergenin ve oylama sonucunun görüşme tutanağında belirtilmesi yeterli olmaktadır. Meclis üyelerinin gündeme alınma teklifi olmaksızın belediye ile ilgili konularda bilgi almak için verdikleri soru önergeleri meclis toplantısında gündeme geçilmeden önce okunarak cevaplandırılmak üzere başkanlık makamına havale edilir. Bu konuda oylama yapmaya gerek yoktur.

35. 8- Meclise bilgi verilmesi : Belediye meclisi toplantısında yoklama yapılarak yeterli çoğunluğun bulunduğu Meclis Başkanlık Divanı tarafından tespit edilerek birleşim açıldığında, gündeme geçmeden önce belediye meclisine bilgi verilecek konular varsa öncelikle bu konular meclisin bilgisine sunulur. Bu husus, Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin 11 inci maddesinin birinci ve ikinci fıkrasında şöyle düzenlenmiştir: “Başkanlık divanı yerini aldıktan sonra başkan yoklama yaptırır; toplantı yeter sayısının olduğu anlaşıldığı takdirde birleşimi açar. Gündeme geçilmeden bir önceki birleşimde alınan kararlara ilişkin tutanakta maddi hata bulunması durumunda, hata meclis kararı ile düzeltilerek başkanlık divanınca imzalanır. Başkan gündeme geçilmeden önce meclise sunulacak konular varsa bildirir, meclis başkanlığına hitaben verilmiş olan dilekçeleri kabul eder ve meclise sunar.”

36. 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 49 uncu maddesinin ikinci fıkrasına göre, birim müdürlüğü ve üstü yönetici kadrolarına yapılan atamalardan meclise bilgi verilmesi, Denetim Komisyonu Raporunun Nisan ayı toplantısında meclisin bilgisine sunulması gibi hususlar bu kapsamdadır. Meclise bilgi verilecek konu bir rapor şeklinde uzun bir metin olup mecliste tamamının okunması yerine yazılı olarak çoğaltılıp dağıtıldığında ve bu hususu tespit etmek için mecliste okunmuş sayılması oylanarak kabul edildiğinde, okunmuş sayılan rapor bu birleşime ait görüşme tutanağının eki olarak muhafaza edilmelidir.

37. 9- Karar yazılmayan kararlar (iç işleyişe ilişkin kararlar): Belediye meclisi toplantılarında birçok konuda oylama yapılarak çeşitli kararlar alınmış olmasına rağmen bu kararların çoğu meclisin iç işleyişine yönelik olduğundan ve dışarıya karşı nihai bir sonuç doğurmadığından sadece görüşme tutanağında yer almakta ve ayrıca karar yazılmamaktadır. Meclis toplantısının ilk birleşiminde gündeme konu ilave kararı, ilk gelen tekliflerin ilgili komisyonlara havale edilmesi kararı, izin talep eden üyelere izin verilmesi kararı, birleşime ara verme kararı, bir sonraki meclis toplantısının tarih ve saatinin belirlenmesi kararı..… gibi bir çok karar meclis tarafından oylama yapılarak kabul edilmektedir. Ancak, bu kararlar için ayrıca karar metni yazılmayıp, gerektiğinde resmi belge niteliğinde olan meclis görüşme tutanakları ile bu kararların varlığı ispat edilmektedir.

38. Kararlar, tutanaklara dayalı olarak yazılır, başkan ve katip üyelerce imzalanır. Meclis kararlarına her yıl birden başlamak üzere birbirini izleyen karar numarası verilir. Belediye başkanı tarafından geri gönderildiği için yeniden görüşülen kararlara yeniden karar numarası verilir. Kararlar, bir sonraki toplantıda üyelere dağıtılır. Ayrıca, kararların aslı bir dosyada muhafaza edilir. Kapalı oturumlarda içeri görevli alınmamış ise tutanak ve kararlar katip üyeler tarafından yazılır. Belediye meclisinin kararları yazılırken; kararın başlığı, karar tarihi, karar numarası, kararın konusu, karar metni ve imzalar ile karar birden çok sayfalı ise sayfa numarası mutlaka bulunmalıdır. Ayrıca ilgili belediyenin tam adını ve belgenin meclis kararı olduğunu belirten bir başlığın en üstte ve ortada bulunması gerekir. Belgenin büyük harflerle yazılan başlığından meclis kararı olduğu ve hangi belediyeye ait olduğu hususları anlaşılmalıdır. Meclis kararlarına her yıl birden başlamak üzere birbirini izleyen karar numarası verilir. Karar numarası, karar üzerinde üst kısımda tarihin hemen yanında olmalıdır. 6.MECLİS KARARLARININ YAZIMI

39. Bazı belediyelerin meclis kararlarında, karar metninin üst kısmında toplantıya katılan ve katılmayan üyelerin isim listesinin bulunduğu ve bu kısmın sayfanın yarısını oluşturduğu görülmektedir. Bu şekilde tüm meclis üyelerinin isimlerinin karar metninde bulunması gerekli değildir. Meclis üyelerinin toplantıya katılım durumu ve oy kullanma durumu meclis görüşme tutanaklarında yer alan hususlardır. Meclis görüşme tutanakları da kararlar gibi resmi belge niteliğinde olduğundan katılım ve oy kullanma bilgilerinin ispatında görüşme tutanaklarına müracaat edilecektir. Karar metni üzerinde isim listesi gibi gereksiz kısımların çıkarılarak sadeleştirilmesi faydalı olacaktır. Karar metnine geçmeden Kararın Konusu özet olarak yazılmalıdır. Bu kısımda belirtilen Kararın Konusu, meclis gündeminde, tutanaklarda ve meclis karar özetlerinde belirtilen konu ile aynı olmalıdır. Gündemi, meclis toplantısını ve ilan edilen karar özetlerini izleyen bir vatandaşın aynı konuyu aynı ibareler ile buralarda takip edebilmesi gerekir.

40. Karar metni; meclis kararının en uzun ve karar konusunu, teklifi, komisyon görüşünü ve meclisin kararını tam olarak izah eden kısmıdır. Karar metni okunduğunda ek belgelere bakılmaksızın asıl mesele anlaşılmalıdır. Kararın oybirliği, oyçokluğu, nitelikli çoğunluk(kabul ve ret oy sayıları belirtilerek) kabul veya red edildiği hususları açık ve anlaşılır bir şekilde metin sonunda yer almalıdır. Karar niteliği itibarıyla nitelikli çoğunluk gerektiriyorsa oylama sonuçları ayrıntılı olarak kaç üye kabul, kaç üye red veya kaç üyenin çekimser kaldığı belirtilmelidir. Karar metninin sonunda, imzalar kısmı yer almaktadır. Meclis kararları, meclis başkanı ve iki katip üye tarafından imzalanmaktadır. Kararın alındığı birleşimi idare eden meclis başkanı ile bu birleşime katılan iki katip üye kararların altını imzalamalıdır. Bu imzaların fonksiyonu, yazılan bu kararın mecliste görüşülüp oylandığı şekle ve tutanaklara uygun olarak yazıldığını onaylamak anlamına gelmektedir.

41. Meclis Kararı birden çok sayfalı ise mutlaka sayfa numarası verilmeli ve her sayfanın altı kararı imzalayan üç kişi tarafından imza veya parafe edilmelidir. Meclis kararı yazılan sayfaların çerçeve içine alınıp alınmaması kurumsal tercihe kalmış bir husustur. Meclis Kararı bir üst yazı niteliğinde olmadığı için Resmi Yazışma Kuralları ile ilgili Yönetmelikteki kuralların tamamı burada uygulanamamaktadır. Ancak, başlık oluşturma, metinlerin yazımı, imzaların sıralanması… gibi uygulanması mümkün bulunan hususlarda ilgili yönetmelikteki kurallara göre yazım yapılmaktadır. Meclis Kararı ile kabul edilen (yönetmelik gibi) uzun metinler karar içine yazılabileceği gibi karar metninde kaç sayfa eklendiği belirtilerek karara eklenebilir. Bu durumda eklerin de her sayfasının altı meclis kararını imzalayan meclis başkanı ve katip üyelerce imzalanır ve bu tür meclis kararları ekleriyle birlikte bir bütündür.

42. Meclis kararlarının dosyalanması ve muhafazası: Belediye meclisi kararları, tarih ve karar numarası sırasına göre düzenli olarak ekleriyle birlikte dosyalanarak muhafaza edilir. Teklif yazısı, Komisyon raporu gibi belgeler meclis kararının ekleridir ve ilgili meclis kararıyla birlikte muhafaza edilir. Ayrıca kararlar ve ekleri, taranıp digital arşiv ortamına alınıp yedekli olarak kaydedildikten sonra ciltlenerek daha düzenli ve uzun süre muhafazası sağlanmaktadır. Meclis Kararları, 5 yıl birim arşivinde, sonra 10 yıl da kurum arşivinde saklanır. Bu şekilde karar yılından itibaren toplam 15 yıl süreyle belediyenin kendi arşivlerinde saklanan meclis kararları bu sürenin sonunda ise Devlet Arşivlerine devredilir. Meclis Kararları, kesinlikle imha edilmez ve iyi arşivleme ortamlarında muhafaza edilir. Meclis Kararlarının Standart Dosya Planındaki kodu; 301.05’tir.

43. Encümen gündeminin hazırlanması, üyelere bildirimi ve toplantı çağrısı belediye başkanı tarafından yapılır. Belediye encümeni, haftada birden az olmamak üzere önceden belirlenen gün ve saatte toplanır. Belediye başkanı acil durumlarda encümeni toplantıya çağırabilir. Encümen üye tam sayısının salt çoğunluğuyla toplanır ve katılanların salt çoğunluğuyla karar verir. Encümenin 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu uyarınca ihale komisyonu olarak yapacağı toplantılarda da bu hüküm geçerlidir. Oyların eşitliği durumunda başkanın bulunduğu taraf çoğunluk sayılır. Çekimser oy kullanılamaz. 7.ENCÜMEN GÜNDEMİ VE TOPLANTIYA ÇAĞRI:

44. Encümen gündemi belediye başkanı tarafından hazırlanır. Encümen üyeleri, başkanının uygun görüşü ile gündem maddesi teklif edebilir. Belediye başkanı tarafından havale edilmeyen konular encümende görüşülemez.         Encümene havale edilen konular bir hafta içinde görüşülerek karara bağlanır.             Alınan kararlar başkan ve toplantıya katılan üyeler tarafından imzalanır. Karara muhalif kalanlar gerekçelerini de açıklar.           Encümen başkan ve üyeleri, münhasıran kendileri, ikinci derece dâhil kan ve kayın hısımları ve evlatlıkları ile ilgili işlerin görüşüldüğü encümen toplantılarına katılamazlar.

45. Belediye encümeni çalışmalarının ayrıntılı olarak nasıl yürütüleceği hakkında bir yönetmelik ihtiyacı bulunmaktadır. Encümen üyelerinin toplantıya çağrılması; yazı tebliği, telefon, e-mail, SMS mesajı…gibi yöntemlerle yapılmaktadır. Belediye Encümeni, her hafta kendi kararıyla belirlediği gün ve saatte rutin olarak toplantılarını yaptığından bunda bir değişiklik olmadıkça toplantı günü ve saati hakkında üyelere ayrıca bir bildirim yapılmamaktadır. Bazı belediyelerde bir gün önceden hazırlanan encümen gündemi toplantıdan önce üyelere bildirilmektedir. Ancak uygulamada belediyelerin çoğunda encümen üyeleri gündemi ve gündemdeki konulara ait dosyaları encümen toplantısına geldiklerinde ilk defa görmektedirler.

46. Belediye Encümeninin çalışmaları sırasında üretilen ve muhafaza edilmesi gereken resmi belgeler: a- Encümen Gündemi, b- Encümene Katılım Cetveli (Hazirun Cetveli), c- Görüşme Tutanakları (Zabıtlar), d- Encümen Karar Özetleri (Encümen Karar Defteri), e- Encümen Kararları. 8. ENCÜMEN VARİDATI

47. Encümen Gündemi: Encümen gündemi belediye başkanı tarafından hazırlanır. Encümen üyeleri, başkanının uygun görüşü ile gündem maddesi teklif edebilir. Belediye başkanı tarafından havale edilmeyen konular encümende görüşülemez” denilmektedir. 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’na göre yapılan ihaleler için encümen ayrı toplantı yapabileceği gibi diğer encümen konularını görüştüğü aynı toplantıda da bu ihaleleri yapabilir. Bu durumda, toplantının yapılacağı güne ait “Encümen Gündemi” ve “İhale Gündemi” birlikte hazırlanır. AÇIKLAMALAR

48. b- Encümene Katılım Cetveli (Hazirun Cetveli): Encümen toplantısına katılan üyelerin imzaladıkları, üyelerin adı soyadı ve karşısında imza bölümlerinin bulunduğu listedir. Encümen üyelerinin o gün yapılan birleşime katılıp katılmadığını tespit ve huzur hakkı için kullanılır. c- Görüşme Tutanakları (Zabıtlar): Encümen toplantısı sırasında görüşülen ve konuşulan her şeyin ayrıntılı olarak yer aldığı tutanaktır. Yazılı olarak hazırlanan bu tutanağın her sayfasının altı o toplantıya katılmış olan üyeler tarafından imzalanır. Mevzuatta, bu tutanağın hazırlanması yönünde açık bir hüküm bulunmadığı için genellikle bu tutanak hazırlanmamaktadır. Yine encümen toplantılarında sesli ve görüntülü kayıt yapılması yönünde mevzuatta bir hüküm bulunmamaktadır ve uygulamada genellikle bu tür kayıtlar yapılmamaktadır.

49. d- Encümen Karar Özetleri (Encümen Karar Defteri): Encümen toplantılarında görüşülen konuların ve alınan kararların özet olarak belirtildiği belgedir. Bilgisayar kullanımı öncesinde daha çok Encümen Defteri olarak tutulan ve elle yazılan şekli yaygın olarak kullanılmaktaydı. Daha sonraları bilgisayarda yazılıp çıktı alınan ve altı imzalanan sayfaların mevcut defter sayfalarına yapıştırılması şeklinde bu defteri oluşturanlar oldu. Şimdi ise tamamen bilgisayarda yazılıp alınan A4 boyutundaki çıktıların sayfa numaralı ve her sayfasının altı imzalı olarak dosyalanması şeklinde muhafaza edilmektedir. Bu tür resmi belge nitelikli evrakın ciltli bir defter şeklinde olma zorunluluğu yoktur. Usulüne uygun şekilde hazırlanıp, birbirini takip eden sayfa numaralı olarak her sayfasının altı imza veya paraflandıktan sonra tarih sırasına göre dosyalanması yeterli olmaktadır.

50. e- Encümen Kararları: Belediye Encümeni Kararları, her yılın başında 1’den başlayarak numara verilmek suretiyle yazılır. Bazı belediyelerde encümen kararları ile encümenin ihale kararları karışık sıralama ile ayırım yapılmadan yazılmaktadır. Bazı belediyelerde ise encümen kararları ayrı sıralama ile yazılmakta, encümenin ihale kararları ise “encümen ihale kararı” başlığı altında ayrıca yazılmaktadır.