Prosjektledelse Per Ø Halmrast Studieprogramansvarlig Økled Foreleser i emnet Prosjektledelse

1. Prosjektledelse Per Ø Halmrast Studieprogramansvarlig Økled Foreleser i emnet Prosjektledelse

2. Kp 1 Hva kjennetegner et prosjekt? • Engangsoppgave • Utenfor etablert organisasjon (rutine og kompetanse) • Definert mål • Besluttet ut fra spesifikk situasjon • Egen midlertidig organisasjon • Eget styringsobjekt • Tidsavgrenset • Avslutning planlagt på forhånd • Kompleksitet og tverrfaglighet • Kan ikke løses i ”linjen”

3. Typer prosjekter (4)Arbeidsform i bedriftsutviklingsprosesser • Overlevelse avhengig av utvikling • på disse fire (fem) områdene Produkter og tjenester (eksternt fokus) Produkter og tjenester markedet har behov for Nyttige informasjons- systemer Verdi-skapning (økonomi) Produksjons teknologi (internt fokus – ressurs) Administrative styrings-systemer (internt fokus – ressurs) Effektiv miljøvennlig teknologi Organisasjon (menneskelige ressurser) (internt fokus – ressurs) Kunnskaps-oppbyggede (FoU – ny viten) Bedre bruk av menneskelige ressurser, både for bedriften og individet

4. Prosjektarbeid Deles inn i to hovedtyper arbeidsoppgaver Prosjekt- administrasjon Utførelse: Faglige gjøremål i prosjektet Resultat Innsats

5. Prosjektmodell • Beskrivelse av hvordan ulike prosjekter skal gjennomføres (mal/prosjektmodell). • Bør beskrive viktige steg i prosessen • Faser • Faglige og administrative oppgave knyttet til oppstart, gjennomføring av avslutning av de enkelte faser • Milepæler, beslutningspunkter og beslutningsprosedyrer • Krav til dokumentasjon og beslutningsgrunnlag

6. Prosjektmodell Behov/ ideer Planer/ status Mulighets- studie Mulighets- studie rap. Idevurderings-rapport Idevurdering Beslutte løsnings- utforming B Kontraktutkast Stopp vent Rev B Planer/ status Forespørsel tilbud Forpr. rapport Løsnings- utforming Forprosjekt Krav-spesifikasjon Prosjekt- beskrivelse B Beslutte realisering Stopp vent Rev Kontrakt B Omstillings- beskrivelse Realisering Kravspesifikk. Hovedprosjekt Planer/ status Vedl. dokument Stopp vent B Beslutte innføring B Drifts-dokument Statusrapport Bruker- dokumentasjon Sluttdok. Planer/ status Innføring Resultat i drift Sluttrapport Ajourført dokumentasjon Etteranalyse Etteranalyse- rapport

7. Kp 2 Prosjektadministrasjon • Målformulering • Beslutte og beskrive hva prosjektet skal resultere i. • Planlegging • Bryte ned målene i delmål og oppgaver. • Samordne aktiviteter og ressurser slik at målene nås med minst mulig ressursbruk og risiko. • Oppfølging • Periodevis registrere (måle) hva som har skjedd i prosjektet og omgivelsene, sammenholde med plan og forutsetninger. • Hvis nødvendig iverksette korrigerende tiltak • Justere utførelsen • Korrigere plan • Eller justere mål

8. Utfordringer • Beslutninger vedrørende: • Hvor man ønsker å komme og hvordan man kommer dit. Målformulering Mål Korreksjoner Planlegging Oppfølging Registrert forløp Plan Resultat Utførelse Innsatsfaktorer Figur 2.2. Styringssløyfen

9. Prosjektleders ansvar • Egenskaper og kvalitet (kvalitetsstyring) • Resultatet/produktet skal ha visse egenskaper, i samsvar med krav og spesifikasjoner. • Tid/fremdrift (fremdriftsstyring) • Delresultater skal foreligge innen visse tidspunkter. • Ressurser (ressursstyring) • Av ulike slag (personell, utstyr etc) trengs i forskjellige omfang til forskjellige tider. • Økonomi (økonomistyring) • Kapital holdes opp mot den nytten og de inntektene prosjektet forventes å skape. • Andre faktorer • Forhold til omgivelsene • Arbeidsmiljø i prosjektgruppen • Etc.

10. To typer usikkerhet Operasjonell usikkerhet: - Arbeidsomfang og ressurser Kontekstuell usikkerhet: - Omkringliggende faktorer som kan endre seg

11. Styringsfaktorer • Karakteristikk formalisert styringsprosess • Foregår periodevis (dag, uke, måned, år) • Behandler kvantitativ informasjon (tid, penger, tidspunkt) • Benytter formelle skjema og prosedyrer • Kan ikke enkelt tilpasses skiftende situasjoner • Samsvarer med venstre hjernehalvdel, logisk og rasjonell, sekvensiell • Karakteristikk uformell styringsprosess • Foregår kontinuerlig • Er kvalitativ, forhold som ikke er direkte målbare og vanskelige å beskrive • Fleksibel og tilpasningsdyktig • Glidende overgang mellom styringsfaktorer • Samsvarer med høyre hjernehalvdel, intuitiv, emosjonell, innovativ og helhetlig • Levendegjør styringssløyfen, menneskelig

12. Styringsfaktorer

13. Ledelse • Se muligheter og ta beslutninger • Skape kommunikasjon og samarbeid • Motivere og skape entusiasme om et felles mål • Beherske administrative metoder og styringsverktøy • Ha fagkunnskap på det aktuelle området • Prosjektorganisasjonen kjennetegnes av en flat struktur, lederen en blant likemenn.

14. Kp 3 Initiering • Hvordan prosjekter blir til – prosess fra en ide oppstår til • et vedtatt prosjekt foreligger. • Ideskapning • Idebehandling I det daglige 1 • Ideskapning • spontane ideer • bevisst søkning • forespørsler • utenfra • Idebehandling • - analyse • vurdering • prioritering Forslag Prosjekt 4 Ide videreført i daglig virksomhet Gå i søplebøtta Lagres i idebank Etablere et prosjekt 3 2 Idebank

15. Styringssløyfa Initiering av prosjektideer Målformulering Mål Korreksjoner Planlegging Oppfølging Registrert forløp Plan Resultat Utførelse Innsatsfaktorer Figur 2.2. Styringssløyfen

16. Ideskapning • Muligheter: • Spontan ide hos en person eller en gruppe i organisasjonen. • Ved systematisk analyse av bedriftens situasjon – bedriftsutviklingsprosess (planlagt ideskapning) • Ved forespørsel utenfra – potensiell kunde, oppdragsmulighet • En forutsetning at bedriften har en kultur som fremmer • kreativitet hos individer og grupper (kap. 9). • Ikke automatisk reagere negativt på nye ideer • Oppmuntre og støtte ideskaperen • Søke etter positive ikke negative sider ved ideen • Støtte fra kolleger og overordnede • Apparat/system for å fange opp og registrere ideer (idebank)

17. Produktstrategi og -ledelseBaker & Hart • Idekilder FoU Produksjon Teknisk Markedsføring salg Interne Kundeservice Innkjøp Eksterne Kunder Konkurrenter Forskere Universiteter Patenter Messer Konsulenter Media Internett Etc. Leverandører Distributører

18. Where do ideascome from?

19. Idebehandling • Skal gi svar på følgende spørsmål • Er prosjektide x verdt å satse på? (kost/nytte analyse) • Realismen/Risikoen? (Second opinion) • 3. Skal prosjekt x prioriteres foran prosjekt y? (hvilke prosjekt har det beste kost/nytte forholdet)

20. IdebehandlingKonsekvensanalyse av prosjektide Ressurser Markedsforhold Økonomisk regnestykke Arbeidsmiljø Profil Kompetanse Kvantitativ analyse Kvalitativ analyse Kriterier (strategi gir retning) Avveining Hva avgjør suksess i en avveiningsprosess? • Hvilke krav og mål skal ideen veies mot? • Kortsiktig økonomisk gevinst? • Langsiktig effekter? • Effekter vanskelig å være sikre på • Derfor ikke bare objektiv vurdering, • men plass til intuisjon/subjektive • vurderinger Ide- vurderings rapport

21. IdebehandlingKonsekvensanalyse av prosjektide – sjekkliste profilskjema (x) (y) Noen faktorer viktigere enn andre – kritiske/vektes annerledes (ref 1 og 3)

22. IdebehandlingIdevurderingsrapport Resultatet av idebehandlingen dokumenters i en rapport. • Idevurderingsrapport • Prosjekttittel: • Beskrivelse av ide • Sjekkliste – vurdering • Helhetsvurdering/anbefaling (maks 1 side) • Foreløpig gjennomføringsplan • Angrepsmåte • Hovedoppgaver (mål, delmål, ksf) • Framdrift • Ressursbehov og kostnader • Dato: Sign: