450 likes | 753 Views
Produktionsplanering. Utvecklings- och patientsäkerhetsenheten. Planera ur ett helhetsperspektiv?. Jobba aktivt med väntelistor?. Att planera utifrån patientbehov?. Att följa upp och redovisa utfall?. Koppling mellan produktion och schema?. Att ha bra flyt när patienten kommer?.
E N D
Produktionsplanering Utvecklings- och patientsäkerhetsenheten
Planera ur ett helhetsperspektiv? Jobba aktivt med väntelistor? Att planera utifrån patientbehov? Att följa upp och redovisa utfall? Koppling mellan produktion och schema? Att ha bra flyt när patienten kommer? Att kunna ge tid direkt? Att hålla vårdgarantin? Att lägga resursscheman ”optimalt”? Att ha koll på resurserna? Vad är produktionsplanering?
Vad är produktionsplanering? • Planering av vad som behöver göras utifrån • Uppdrag • Behov • Med hänsyn till • Resurstillgång En produktionsplan är en plan som visar vad vi ska producera (i antal) av olika produktgrupper (eller produkter) över en period om minst 12 månader. Planen ska vara nedbruten till veckonivå så variationer på den nivån är med i planeringen.
Vad omfattar produktionsplanering? PLANERING ÅTGÄRDER / STYRNING UPPFÖLJNING/ ANALYS
Syftet med produktionsplanering • På kliniknivå: • Att kontinuerligt, på lång och kort sikt, kunna planera, följa upp och styra verksamheten så att uppdrag/behov uppfylls så bra som möjligt och verksamhetens målsättningar nås gällande tillgänglighet, arbetsmiljö och ekonomi.
Vad är nyttan? • Skapar ett gemensamt språk och därmed en tydlighet kring vad som ska göras • Skapar möjlighet till åtgärder i tid t ex styrning av resurs till behov • Tydlighet i scheman (i Cosmic) och gällande resursbehov • Förenklar bokningsförfarandet (och hantering av väntelistor –struktur i Cosmic) • Ger möjlighet till kontinuerlig, relevant och tydlig uppföljning • Skapar framförhållning för beslutsfattare • ….
Planering/uppföljning/styrning är en del av chefsuppdraget Strategisk ledning Fokus och riktning Yrkesmässig ledning Personal- ledning Faglig ledelse Personale ledelse Faglig kompetence Utveckla och motivera medarbetare Fackmässig kompetens och kvalitet Sikring af og kvalitet ressourcer Ur LiÖ’s ledarpolicy: Chefen förväntas beskriva verksamhetens uppdrag tydligt i dialog med medarbetarna och omsätta det till förståeliga mål och uppgifter Driftsledelse Driftsledning Styrning och optimering Styring og optimering
Planering på olika nivåer Allokering av resurser Dagligstyrning Detaljeringsgrad Produktionsplan, kapacitetsplan… Hög Kortsiktig planering Långsiktig planering Uppdrag Strategisk planering Låg 3 år 1 år 0-6v 12-20v Planeringshorisont
Bokningsansvarig Verksamhetschef Planerare Schemaläggare Olika planeringsperspektiv Uppföljning Uppdrag Långsiktig Kortsiktig Produktion Basdata Vad, när och hur mycket ska vi producera? Vilka resurser åtgår? Hur planerar vi för att utföra denna planerade produktion? Hur går det för oss och vad får det för konsekvenser? Hur mycket planerar vi att producera och vilka resurser krävs? Vilka är våra övergripande riktlinjer? Vilka resurser finns tillgängliga för produktion? Uppföljnings-verktyg Planerings-verktyg Cosmic
Produktionsplanering – olika steg Uppdrag Basdata Långsiktigplanering Kortsiktigplanering Produktion Uppföljning
Vad behövs för att produktionsplanera? • Ett grundkrav: Verksamheten beskriven i ”vårdtjänster” eller ”produkter”
Krav på ett produktbegrepp Det ska… • beskriva verksamheten; vad vi producerar • beskriva stora patientflöden/processer • vara förståeligt och användbart (för alla roller) i planerings-/uppföljningsprocessen • fungera i patientjournalen • gå att följa upp • finnas info om resursåtgång Varje patientkontakt är en produkt
Produktionsplanering – tre steg Vad är behovet 12 månader framåt? Vad kan vi producera 12 månader framåt?Finns de resurser som krävs för detta?Hur ska resurser allokeras?Hur påverkas budgeten av produktionsplanen? Långsiktigplanering 1 När ska vi förlägga patienttid, adm.tidoch övriga aktiviteter ?När ska vi producera vilka vårdtjänster/produkter, dag och passnivå? När behöver olika personer vara närvarande för produktionen?Vilka patienter ska komma när? 2 Kortsiktigplanering Daglig verksamhet 3 Hur ska vi hantera dagliga avvikelser? Hur ligger vi till relativt produktionsplanen?Vad beror eventuella avvikelser på? Behöver vi vidta åtgärder i produktionsplanen? Hur väl stämmer prognoser? Behöver vi justera framtida produktionsplan? Uppföljning
Produktionsplanering – tre steg Vad är behovet 12 månader framåt? Vad kan vi producera 12 månader framåt?Finns de resurser som krävs för detta?Hur ska resurser allokeras?Hur påverkas budgeten av produktionsplanen? Långsiktigplanering 1 När ska vi förlägga patienttid, adm.tidoch övriga aktiviteter ?När ska vi producera vilka vårdtjänster/produkter, dag och passnivå? När behöver olika personer vara närvarande för produktionen?Vilka patienter ska komma när? 2 Kortsiktigplanering Daglig verksamhet 3 Hur ska vi hantera dagliga avvikelser? Hur ligger vi till relativt produktionsplanen?Vad beror eventuella avvikelser på? Behöver vi vidta åtgärder i produktionsplanen? Hur väl stämmer prognoser? Behöver vi justera framtida produktionsplan? Uppföljning
Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering A: Vilka stora patientflöden eller processer finns på kliniken?
Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering • Vilka stora patientflöden finns inom verksamheten? Några exempel: • HPK: Hand, Plastik, Brännskada • Njurmedicin: Transplantation, Njursvikt, Njursjukdom • Endokrinmedicin: Osteopros, Diabetes, Endokrinologi Dessa kallar vi för processer (jmf KPP)
Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering A: Vilka stora patientflöden eller processer finns på kliniken? B: Vad gör vi med patienten? Vilken typ av kontakt är det?
Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering Vad gör vi med patienterna? • Nybesök • Återbesök • Operation • Behandling • Vårdtillfälle Begreppen ovan kallas produkttyp
Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering Produktgrupp Produkttyp + Process Exempel: Nybesök HandÅterbesök Hand
Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering A: Vilka stora patientflöden eller processer finns på kliniken? B: Vad gör vi med patienten? Vilken typ av kontakt är det? C: Behövs ytterligare info? => valfritt tillägg
Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering Mer detaljerad valfri specifikation, t ex: • Vårdgivare/nivå (Normal, avancerad, Läkare, SSK, Kurator…) • Resursåtgång (kort, mellan, lång…) • Undergruppering – spec av patientgrupp (Rökavvänjning, Barn, ..) • Tidsåtgång (15 min, 30 min, 60 min) • ….. Anpassas för varje kliniks behov
Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering Produkt Produkttyp + Valfri del + Process Nybesök Normal Hand Exempel: Återbesök Normal Hand Nybesök Avancerad Hand
Produkten i långsiktig planering Långsiktigplanering Produktgrupp Produkter Nybesök Hand Nybesök Normal Hand Nybesök Avancerad Hand
mantimmar V1 V2 V3 V4… Användning av produktkatalogen Produktkatalog Produkter/ Aktiviteter (timmar/resurs) Produkter (antal)
Långsiktigplanering Långsiktig planering 1 • Den långsiktiga planen beskriver hur mycketsom ska göras av varje produktgrupp under de närmaste 12 månaderna. • Tillsammans med info i produktkatalogenkan även resursförbrukningen i planenbeskrivas.
Arbetsflöde långsiktig planering Beslutande möte Uppföljning Hur ser behovet ut? Antal väntande & prognoser Utfall Kapacitets- planering Produktions- planering Produktionsplan & Handlingsplaner Finns kapacitet? Behöver några åtgärder tas? Källa: VGRegion
Produktionsplanering – tre steg Vad är behovet 12 månader framåt? Vad kan vi producera 12 månader framåt?Finns de resurser som krävs för detta?Hur ska resurser allokeras?Hur påverkas budgeten av produktionsplanen? Långsiktigplanering 1 Kortsiktigplanering När ska vi förlägga patienttid, adm.tidoch övriga aktiviteter ?När ska vi producera vilka produkter, dag och passnivå? När behöver olika personer vara närvarande för produktion?Vilka patienter ska komma när? 2 Daglig verksamhet 3 Hur ska vi hantera dagliga avvikelser? Hur ligger vi till relativt produktionsplanen?Vad beror eventuella avvikelser på? Behöver vi vidta åtgärder i produktionsplanen? Hur väl stämmer prognoser? Behöver vi justera framtida produktionsplan? Uppföljning
Produkten i kortsiktig planering • I den kortsiktiga planeringen kommerschemasystem och Cosmic att användas. • En indelning av produkterna i produktvarianter kan krävas för planeringpå denna nivå.
Produkten i kortsiktig planering Cosmic: Vårdtjänst Kategori 1 Produktvariant Produktgrupp Produkt Delprocess Produkttyp + Valfri + Process Produkttyp Process Exempel: Nybesök Normal Hand Båtbensfraktur Nybesök Hand Karpaltunnel-syndrom
Kortsiktigplanering Kortsiktig planering 2 Cosmic: Vårdtjänst Kategori 1 Kategori 2 Produktvariant Produkt Delprocess Produkttyp + Valfri + Process Aktivitet Nybesök Normal Hand Båtbensfraktur Microkirurgi Avgipsning Karpaltunnel-syndrom
Bokningsunderlag Delprocess Aktivitet/Valfritt Process Produkt
Kortsiktigplanering Kortsiktig planering 2 Cosmic: Vårdtjänst Kategori 1 Kategori 2 Produktvariant Produkt Delprocess Produkttyp + Valfri + Process Aktivitet Nybesök Normal Hand Båtbensfraktur Microkirurgi Avgipsning Karpaltunnel-syndrom
Kortsiktig planering Kortsiktigplanering Aktivitetsplaner Frånvaroschema Produktions planer Lägg in i Cosmic Schemasystem Planering av resurser Scheman och tidböcker Planering av aktiviteter
Produktionsplanering – tre steg Vad är behovet 12 månader framåt? Vad kan vi producera 12 månader framåt?Finns de resurser som krävs för detta?Hur ska resurser allokeras?Hur påverkas budgeten av produktionsplanen? Långsiktigplanering 1 När ska vi förlägga patienttid, adm.tidoch övriga aktiviteter ?När ska vi producera vilka vårdtjänster/produkter, dag och passnivå? När behöver olika personer vara närvarande för produktionen?Vilka patienter ska komma när? 2 Kortsiktigplanering Daglig verksamhet 3 Hur ska vi hantera dagliga avvikelser? Hur ligger vi till relativt produktionsplanen?Vad beror eventuella avvikelser på? Behöver vi vidta åtgärder i produktionsplanen? Hur väl stämmer prognoser? Behöver vi justera framtida produktionsplan? Uppföljning
Dagligstyrning Daglig styrning 3 • I den dagliga verksamheten skeravvikelser t ex personal eller patientersom uteblir. • Justeringar och anpassningar måste göras. • Uppföljning ger underlag till förbättringari planeringen.
Uppföljning på kliniknivå: verksamhetsnära uppföljning Uppföljning Olika tidshorisont t ex: • Dagligen • Veckovis • Månadsvis
Vad är nyttan? • Skapar ett gemensamt språk och därmed en tydlighet kring vad som ska göras • Skapar möjlighet till åtgärder i tid t ex styrning av resurs till behov • Tydlighet i scheman (i Cosmic) och gällande resursbehov • Förenklar bokningsförfarandet (och hantering av väntelistor –struktur i Cosmic) • Ger möjlighet till kontinuerlig, relevant och tydlig uppföljning • Skapar framförhållning för beslutsfattare • ….
Införandeförlopp produktionsplanering Utveckling Nuläge Uppstart Test & imple- mentering • Enhetsstruktur • Produkter • Anpassning Cosmic (mallar mm) • Planering/-verktyg • Rutiner/spelregler • Uppföljning • Information & utbildning • mm • Testa rutiner och arbetssätt • Utvärdera och justera löpande • Etablerings-möten • Problembild & målbild • Inledande utbildningar • mm • Flödeskarta (patienter & information) • Behov, inkom-mande remissermm • Produktion, väntelistor mm
Ta fram produktstruktur 1 mån 2 mån 3 mån 4 mån Införandeförlopp + tid = Beslutspunkt Uppstart Nuläge Kortsiktig Struktur Cosmic Väntelista Schema Rutiner ... Långsiktig Struktur LP Utrullnings- Plan Rutiner .... Test & imple- mentering