Informatie Management Visie

1. Informatie Management Visie

2. Informatie management • Houdt zich bezig met de vraag hoe de informatievoorziening van een organisatie aangestuurd moeten worden teneinde optimale ondersteuning te leveren richting het bedrijfsproces en de besturing van de organisatie • Nauwe relatie met bedrijfsprocessen en de aansturing daarvan

3. Vragen: Wat staat er centraal in een organisatie: de data, de processen, de mensen Wat is je mening over het volgende ‘statement’: elk mens in de organisatie doet twee soorten van activiteiten, nl. communiceren en produceren.

5. Informatie management Hoe voorzien in verschillendeSoorten van Informatie wie, wat, hoe, wanneer, waarmee,…

6. Invalshoek • Blackbox benadering • Je stopt er iets in en er komt iets uit. Hoe de input getransformeerd wordt tot de output vindt je niet belangrijk/interessant.De functionele benadering. • Whitebox benadering • Je stopt er iets en je kunt precies zeggen hoe de output tot stand komt. Daarmee kun je ook bepaalde output voorspellen aan de hand van een gegeven input.De essentiële benadering Welke benadering heeft je voorkeur?

7. Voor het begrijpen van de rol/werking van iets (bijv. van informatie in een organisatie) is een white box benadering van belang: • Wie wordt beïnvloed door welke informatie • Door wat wordt die beschikbare informatie beïnvloed • En hoe vindt die beïnvloeding dan plaats. • Wanneer wordt je beïnvloed • Waarmee wordt je beïnvloed • ….. • Wat is verschil tussen een bedrijfsproces en een informatieproces? Dit is cruciaal, maar wordt helaas weinig begrepen

8. Het blackbox model perspectiefvanuit de bestuurder van de auto functie : relatie tussen input en output gedrag : De wijze waarop de functie zich in de tijd manifesteert Functionele decompositie Vanuit dit perspectief kun je niets verbeteren, je kunt alleen maar sturen!

9. Organisaties als een blackbox BO BO • De manager als ‘knoppendraaier’ • Feedback/feedforward besturing (De Leeuw) • Functies voor stakeholders (aandeelhouders, managers, medewerkers, klanten, leveranciers) • Op elke functie kan functionele decompositie worden toegepast BS BS norm norm

10. perspectief vanuit de monteur van de auto constructie : de componenten met hun onderlinge verbindingen werking : de wijze waarop de constructie zich in de tijd manifesteert Het white-box model constructie (de)compositie Vanuit dit perspectief kun je de prestaties verbeteren

11. Opmerkingen • Elke (sub)organisatie kan beschouwd worden als een black-box én als een white-box. • Een blackbox verbeter je niet ! • Vanuit het white-box perspectief moet de organisatie gezien worden als een ‘motor’ die gebouwd is aan de hand van een gegeven missie, doelen, strategie. Een verandering in een van deze drie componenten kan tot een aanpassing van de motor leiden.

12. The business view on change

13. Let me see how I can fix it Het gezichtspunt op veranderingen in organisaties

14. Vb. blackbox benadering in organisaties • Manager ontvang financieel overzicht en ziet dat de omzet van een bepaalde artikelgroep in januari sterk is teruggevallen. Hij bespreekt dit met de salesmanager, die mogelijke oorzaken aangeeft. Het blijkt dat de samenwerking met de productieafdeling niet optimaal werkt. Manager belt de productie manager op en verzoekt hem daar aandacht aan te besteden • Manager wil de klantgerichtheid van de medewerkers op een hoger plan brengen. Hij huurt een extern bureau in voor een opleiding van een halve dag die alle medewerkers van het bedrijf moeten volgen.

15. Vb. blackbox benadering in organisaties • Algemene gedachte: • Je ontleent bepaalde informatie aan de organisatie • Je reageert daarop door aan bepaalde knoppen te draaien • Vervolgens wacht je op het resultaat BO Feedback besturing BS norm Je kunt gebruik maken van de beschikbare prestatie mogelijkheden, maar je verhoogt niet de prestaties van de onderneming

16. Vb. whitebox benadering in organisaties • De organisatie wordt zodanig ingericht zodat het ook via het internet haar producten kan verkopen • De organisatie wordt opnieuw ingericht opdat het model van operational excellence gewijzigd wordt in customer intimacy • Er wordt een nieuw softwarepakket voor voorraadbeheersing geimplementeerd • Vanaf 1 april wordt er een nieuw type verkeringspolis op de markt gebracht.

17. Om het begrip ‘informatie’ te begrijpen moeten we dat beschouwen vanuit het white box perspectief.

18. Voorbeeld: selectie van een nieuw ERP software pakket • De hoofdvraag bij een ERP implementatie is: Hoe kan ik door ondersteunende technologie een optimale prestatie uit een gegeven ‘motor’ halen.

19. Het selectieproces van een ERP pakket voldoet vaak niet….. • Waarom niet? • Nog steeds budget en tijdsoverschrijdingen • Te veel maatwerk dat tevoren niet is ingeschat • Proceswijzigingen die tevoren niet waren voorzien • Opkomende vragen achteraf: past dit pakket eigenlijk wel bij ons? • Na 3 jaar: we zijn uit het pakket gegroeid….. • Stelling: heel veel problemen hadden voorkomen kunnen worden door een beter begrip van het onderscheid tussen de blackbox en whitebox benadering.

20. Functionele eisen/wensen zijn niet gedefinieerd vanuit het transparant en volledig constructiemodel van de onderneming + Vage en versplinterde gedachten over de constructie van de onderneming Stap 1: Vaststellen van de long list Functionelespec’s van de applicatie (?) mapping Aanvraag voor een standaard software applicatie ENTERPRISE SOFTWARE APPLICATION

21. Functionele eisen/wensen + Vage en versplinterde gedachten over de constructie van de onderneming functionelespec’s van de applicatie Stap 2: Vaststellen van de short list mapping Aanvraag voor een standaard software applicatie Applicatie demo’s voor de kerngebruikers (enige dagen) ENTERPRISE SOFTWARE APPLICATION

22. Meer specifieke demo’s (indien gewenst) • Leveranciers beoordeling • Implementatie plan • Contract Stap 3: finale selectie Vage en versplinterde gedachten over de constructie van de onderneming Constructie alleen bekend bij de leverancier (?) specifieke demo’s eisen/wensen ? ENTERPRISE SOFTWARE APPLICATION

23. Stap 4: Implementatie (satisfaction by accident) Functionele eisen/wensen Functionele spec’s van de applicatie Mapping OK (nog steeds OK na implementatie?) Maatwerk of proceswijziging of niets ? Vage en versplinterde gedachten over de constructie van de onderneming van medewerkers Functionele mapping nog steeds OK bij de uiteindelijke oplevering van de software? Constructie slechts bekend bij de leverancier? Impliciete constructie kennis over soortgelijke bedrijven bij de leverancier SOFTWARE APPLICATION ENTERPRISE

24. Aandachtspunten: • Geen helder model van de constructie van de onderneming • De benodigde software functies zijn niet gedefinieerd vanuit het constructiemodel van de onderneming • Geen duidelijke en ter zake doende beschrijving van de applicatie voorhanden zodat de matching niet op een correcte wijze kan plaatsvinden • De verwachte matching resultaten zijn gebaseerd op gevoel, geloof en ervaringen van de leverancier bij ‘soortgelijke’ bedrijven. • Geen gestructureerde benadering voor het matching proces • De noodzaak van maatwerk en proceswijzigingen zijn niet helder voor de start van het implementatie project.

25. Aandachtspunten: • resultaten, kosten, doorlooptijd van de implementatie zijn verrassingen • (satisfaction by accident) Verzachting: leverancier heeft vaak proceskennis van ‘soortgelijke’ bedrijven, en afnemers zijn onvoldoende kritisch

26. Hoe bepaal je de whitebox? • White-box van de motor van de auto: de componenten met hun onderlinge verbindingen • Hoe zit dat met de white-box van de organisatie? • Antw: Actoren (mensen in de uitvoering van hun rol) en transacties (afspraken tussen actoren) vormen de onderlinge verbindingen. Je kunt een bouwtekening maken, waarbij bedrijfsprocessen en informatieprocessen worden gescheiden.  dat geeft inzicht in de rol van informatie binnen de organisatie.

27. Vraag voor subset: • Bepaal van het bedrijf van iedere deelnemer van de subset: • Benoem een probleem uit je eigen organisatie dat volgens jouw middels een blackbox benadering moet worden aangepakt. • Hoe zou dat probleem middels een whitebox benadering moeten worden benaderd? • Presenteer dit aan de andere subsets.

28. Voorbeeld van een constructie model van een organisatie: Pizzeria

29. Pizzeria ‘Mama Mia’ - blackbox • Mama Mia Levert pizza’s n.a.v. een prijslijst • Pizza’s worden gebakken, en thuis bezorgd door bezorgers die in dienst zijn van Mama Mia • De bezorging vindt plaats uiterlijk 30 minuten nadat de bestelling is opgegeven. • De bestelling dient contant afgerekend te worden

30. Pizzeria ‘Mama Mia’ – white box • Iedere medewerker van Mama Mia vervult een of meerdere rollen (ook wel actor rollen genoemd). Een rol is een bundeling van competenties, verantwoordelijkheden en bevoegdheden). Een mens die een bepaalde rol vervult noemen we een actor. • Een actor produceert en communiceert vanuit die rol met andere actoren. • Actoren worden ondersteund met informatie.

31. PIZZERIA - constructiemodel Voor degenen die graag processen willen zien: die liggen onder dit model maar doen niet ter zake.

32. Het standaard transactie patroon rq: request st: state pm: promise ac: accept dc: decline rj: reject qt: quit sp: stop

33. Commentaar • Constructiemodel is implementatie onafhankelijk • Past op enkele A4-tjes (KLM-AirFrance Cargo : 28 transacties) • Tijdens de implementatie wordt ondersteunende technologie gekoppeld aan actoren. Processen werken niet met tools; alleen mensen doen dat! • Rollen zijn gedefinieerd als: een bundeling van verantwoordelijkheden, met bijbehorende autorisaties en competenties. • Rollen zijn het uitgangspunt voor het sterker maken van de medewerkers (ICT!)

34. Actor role: basis voor informatiebehoefte • Rollen zijn het uitgangspunt voor het sterker maken van de medewerkers (ICT!) Informatiebehoeften

35. Vraag • Noem voorbeelden uit je eigen organisatie van ‘hoe maak je een actor sterker’ (niet alleen betrekking op ICT) ? • Welke rol heeft de medewerker in het bepalen van de informatiebehoefte? • De oberstrategie voldoet niet: de informatiebehoefte komt voort uit de organisatie constructie (objectivering van de informatiebehoefte bepaling!)

36. Ter overdenking • Het denken in ‘rollen’ door de software leveranciers is een stap vooruit, maar zijn de ‘rollen’ wel vanuit de juiste invalshoek gedefinieerd? Is het bedrijf wel in staat om de juiste rollen te definiëren? • Hoe gaat de leverancier en de klant van de software om met de begrippen verantwoordelijkheid en bevoegdheden in het definiëren van de rollen in het pakket? (AO, governance) • Maakt de leverancier wel onderscheid tussen functies en rollen? (verantwoordelijkheid bevoegdheden komen dan niet goed uit de verf).

37. Ter overdenking (vervolg) • Biedt de software portal wel de functionaliteit om je verantwoordelijkheid als actor te kunnen uitvoeren? En hoe zit het met de bevoegdheden? • Check externe consultants op hun vermogen om vanuit het whitebox perspectief te kunnen opereren? (de meeste bedrijfskundige opleidingen leveren uitsluitend blackbox denkers af!)

38. Wat voor soorten informatie worden onderscheiden?

39. Actor role: basis voor informatiebehoefte Informatiebehoeften t.b.v. communiceren en produceren

40. Vraag • Bepaal voor elke actor de behoefte aan informatie en categoriseer de gevonden informatiebehoeften

41. Verschillende informatie categorieen: • Factual knowledge: kennis van gerealiseerde feiten • Knowhow: kennis in het hoofd en die met anderen wordt gedeeld en wat je middels de zintuigen waarneemt (of groenten/fruit nog goed genoeg is voor de verkoop • Procedurele kennis: kennis van te volgen procedures • Is het percentage ‘gereed’ van een bouwwerk of van het verven van een schilderij op te maken uit factual kennis of uit knowhow? Verschillende categorieën leiden tot verschillend beheer.

42. Pijlen hebben betrekking op factual knowledge = Kennis afgeleid uit gerealiseerde feiten Informatiebehoeften

43. Bedrijfsprocessen en Informatie processen • Bedrijfsprocessen zijn processen waarbij de taken kunnen worden beschouwd als het realiseren van nieuwe, originele feiten. Kunnen door mensen worden uitgevoerd. • Informatieprocessen zijn processen waarbij de taken moeten worden beschouwd als afleidingen van feiten uit reeds bestaande feiten. Kunnen ook door automaten worden uitgevoerd.

44. Nieuwe feiten versus afgeleide feiten Informatiebehoeften

46. Vergelijkbaar met: • Piet van de Kruk (1968: gewichtheffen kampioen). • Belachelijk, gelijk aan de melding in de krant: Piet van de Kruk verslagen door vorkheftruck

47. Opdracht • Lees het artikel: Hosten of zelf doen (Robbert Hoefnagel) • Bespreek de volgende vragen in de subset en presenteer je bevindingen in de set: • In de tekst staat : “Veel pakketten (software applicaties) pretenderen niet alleen de informatieleverende processen te ondersteunen, maar ook de business processen. Het gevolg hiervan is dat business processen in een ERP systeem ingepast moeten worden en daardoor onherroepelijk star worden”. Wat wordt hiermee bedoeld en kun je daar voorbeelden van vinden in je eigen organisatie. • In de tekst staat: “business processen mogen niet geautomatiseerd worden omdat je dan in conflict komt met het begrip ‘verantwoordelijkheid’. Wat wordt hiermee bedoeld en kun je daarvan ook voorbeelden vinden.

48. Maar is het beeld, zoals dat is neergezet, niet erg statisch? Organisaties zijn toch dynamisch?

49. Watwordtbedoeld met de ‘dynamischeorganisatie’ ?

50. Vraag • Wat is een dynamische organisatie? Beschouw dat in het licht van onderstaand (whitebox) plaatje Informatiebehoeften