CONCEPTOS DE PLANIFICACIÓN

1. CONCEPTOS DE PLANIFICACIÓN Prof. Nelliud D. Torres

2. CICLO DE DESARROLLO DE SISTEMAS Aprobación del usuario Vida útil HCI – Human computer interface Pruebas, conversión, adiestramientos y documentación.

3. Introducción • El térmico business case se refiere a las razones y justificaciones para una propuesta o petición • Cuando se llega a un business case fuerte, significa que la compañía debe considerar nuevas alternativas y opciones ya que esta en el mejor interes el hacerlo

4. Introducción • Las compañías desarrollan y mantienen los sistemas de IT (o de información) • Algunos sistemas necesitan atención inmediata como puede ser arreglar un problema de lógica de un sistema de nómina • Otros sistemas requieren planificación como puede ser la reestructuración de las operaciones de la empresa

5. Introducción • El término Strategic Planning se refiere al proceso de identificar metas y recursos a largo plazo organizacionales. • Mira mas alla de las actividades del dia a dia y se proyecta 3, 5 o hasta 10 años en el futuro. • Por ejemplo el plan maestro del colegio. • Para mayor información sobre Strategic Planning ir a la página: http://strategy2reality.com/resources/stratplaning-sites.html

6. Strategic Planning Overview • El analista debe conocer sobre planificación estratégica ya que está muy ligado a los proyectos de IT. • Cuando se hace un Strategic Planning los gerentes se hacen una serie de preguntas que se llaman SWOT analysis. • Esto coteja las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenzas de la empresa • A continuación se muestra un ejemplo de este diagrama aplicado a una empresa.

7. SWOT ANALYSIS

8. SWOT ANALYSIS • Possible strengths - ¿Cuáles son nuestras fortalezas y como podemos maximizarlas en el futuro? ¿Qué podemos hacer para fortalezer aún mas las funciones del IT incluyendo gente y la infraestructura tecnológica? • Possible Weaknesses - ¿Cuales son nuestras mayores debilidades y como podemos superarlas? ¿Cómo podemos atacer esas debilidades con los recursos y capacidades de IT?

9. SWOT ANALYSIS • Possible opportunities - ¿Cuáles son nuestras mayores oportunidades y como podemos sacarle el mayor provecho posible? ¿Qué planes de IT tenemos para dar apoyo a estas oportunidades de negocio? • Possible threats - ¿Que amenazas fuertes encaramos y que podemos hacer al respecto? ¿Que podemos hacer para bregar con amenazas potenciales para tener éxito en los sistemas de IT?

10. From Strategic Plans to Business Results Esta figura (2-3) muestra el proceso de planificación estratétiga. Una compañía desarrolla su misión basado en los propósitos, visión y valores de la firma. La misión es la base para las metas, objetivos y las operaciones diarias del negocio.

11. From Strategic Plans to Business Results • Mission statement – Describa a una compañía a sus stackholders y resumidamente establece su propósito general, sus productos, servicios y valores. • Para mayor información sobre Mission statement, ir a la página: http://www.stfrancis.edu/ba/ghkickul/stuwebs/btopics/works/mission.htm • Stackholders – Incluye a todo el mundo que se afecta por las operaciones de la compañía como lo son clientes, empleados, suplidores, accionistas y miembros de la comunidad.

12. EJEMPLO DE MISIONES En la página 48 se muestran 3 ejemplos de misiones que tienen 3 empresas. Las direcciones son: • http://www.pbg.com/about/mission.html • http://www.redhat.com/worldtour/mission/ • http://www.epa.gov/history/org/origins/mission.htm

13. Information Systems Projects Razones Principales para crear los Systems Projects (página 51) • Improved service • Support for new products and services • Better performance • More information • Reduced Cost • Stronger Controls

14. FACTORS THAT AFFECT SYSTEM PROJECTS Internal Factors • Strategic plan • Top managers • User requests • Information technology department • Existing systems

15. FACTORS THAT AFFECT SYSTEM PROJECTS External Factors • Technology • Suppliers • Just-in-time (JIT) • Customers • Customer Relationship Management (CRM) • Competitors • Economy • Government

16. Information Systems Projects • Project Management Tools • All IT projects, large and small, must be managed and controlled • Project management begins with a systems request, and continues until the project is completed or terminated • Project de Microsoft es una buena herramienta para dar seguimiento a estos proyectos. Más adelante hablaremos sobre estas herramientas. En la página 56 hay un ejemplo de pantalla.

17. Information Systems Projects • Risk Management – Evento que puede afectar un proyecto negativamente. • Every IT project involves risks that systems analysts and IT project managers must address • PROJECT provee en su programación para manejar los riesgos que existen en un proyecto. • En la página 56 menciona los riesgos que contempla ese producto.

18. EVALUATION OF SYSTEMS REQUESTS • Es normal que el departamento de IT reciba más peticiones de las que puede manejar. Systems Requests Forms • Sistema especial de manejar peticiones de parte de los usuarios o clientes. • La figura 2-12 muestra un ejemplo de una forma. • La forma debe ser facil de entender y llenar y debe incluir instrucciones claras. • Debe tener suficiente espacio para incluir toda la información que sea necesaria. • Muchas compañías utilizan formas que se pueden someter en formatos electrónicos.

19. EVALUATION OF SYSTEMS REQUESTS Systems Review Committee • Most large companies use a systems review committee to evaluate systems requests • Many smaller companies rely on one person to evaluate system requests instead of a committee • The goal is to evaluate the requests and set priorities

20. Overview of Feasibility • A systems request must pass several tests, called a feasibility study, to see whether it is worthwhile to proceed further

21. Overview of Feasibility

22. Overview of Feasibility • Operational Feasibility - Means that a proposed system will be used effectively after it has been developed • Technical Feasibility – ¿Trabaja con los recursos tecnológicos de la compañía? • Economic Feasibility – Se supone que los beneficios que genere el proyecto superen los costos. • Schedule Feasibility – Tiempo en implantar el proyecto. ¿Es real?, ¿Es factible? ¿Se peuede lograr en ese tiempo estimado?

23. Evaluating Feasibility • The first step in evaluating feasibility is to identify and weed out systems requests that are not feasible • Even if the request is feasible, it might not be necessary • Feasibility analysis is an ongoing task that must be performed throughout the systems development process • Para más información sobre Management tools, vaya a la página: http://www.4pm.com/repository.htm

24. Setting Priorities Factors that Affect Priority • Will the proposed system reduce costs? Where? When? How? How much? • Will the system increase revenue for the company? Where? When? How? How much? • Will the systems project result in more information or produce better results? How? Are the results measurable? • Will the system serve customers better? • Will the system serve the organization better? • Can the project be implemented in a reasonable time period? How long will the results last? • Are the necessary financial, human, and technical resources available? • Whenever possible, the analyst should evaluate a proposed project based on tangible costs and benefits that represent actual (or approximate) dollar values

25. Setting Priorities Discretionary and Nondiscretionary Projects • Projects where management has a choice in implementing them are called discretionary projects • Projects where no choice exists are called nondiscretionary projects

26. Preliminary Investigation Overview • Preliminary investigation – El analista estudia las peticiones del sistema y recomienda las acciones a seguir. Interactua con los gerentes y los usuarios.

27. Preliminary Investigation Overview Planning the Preliminary Investigation • During a preliminary investigation, a systems analyst typically follows a series of steps • The exact procedure depends on the nature of the request, the size of the project, and the degree of urgency • La figura 2-15 de la página 64 muestra los pasos.

28. Preliminary Investigation Overview Step 1: Understand the Problem or Opportunity • Determine which departments, users, and business processes are involved • A popular technique for investigating causes and effects is called a fishbone diagram, or Ishikawa diagram. Figura 2-17 página 65

29. Preliminary Investigation Overview • Step 2: Define the Project Scope and Constraints – Define los límites o extensiones del proyecto. • Project scope - Alcanze • Project creep – Proyectos que tienen un scope muy general y deben definirse mejor. • Constraint – Requerimiento o condición que el sistema debe satisfacer o outcome que debe lograr. • Present versus future – ¿El constraint debe hacerse tan pronto se desarrolle el sistema o despues? • Internal versus external – ¿El constraint se afecta por requerimientos de la empresa o por normas estatales y federales? • Mandatory versus Desirable - ¿El constraint es mandatorio o solamente deseable? • Regardless of the type, all constraints should be identified as early as possible to avoid future problems and surprises. La figura 2-18 de la página 67 muestra un ejemplo de un diagrama que muestra ejemplos de constraints.

30. Preliminary Investigation Overview • Step 3: Perform Fact-Finding • Fact-finding involves various techniques • Depending on what information is needed to investigate the systems request, fact-finding might consume several hours, days, or weeks • Analyze Organization Charts • Obtain organization charts to understand how the department functions • Este proceso envuelve analizar organization charts, hacer entrevistas, cotejar la documentación de la empresa, observar las operaciones y hacer entrevistas

31. Preliminary Investigation Overview • Step 3: Perform Fact-Finding • Conduct interviews • Determine the people to interview • Establish objectives for the interview • Develop interview questions • Prepare for the interview • Conduct the interview • Document the interview • Evaluate the interview • Review documentation • Observe operations • Conduct a user survey

32. Preliminary Investigation Overview • Step 4: Evaluate Feasibility • Evaluate the project’s operational, technical, economic, and schedule feasibility

33. Preliminary Investigation Overview Step 5: Estimate Project Development Time and Cost • What information must you obtain, and how will you gather and analyze the information? • What sources of information will you use, and what difficulties will you encounter in obtaining information? • Will you conduct interviews? How many people will you interview, and how much time will you need to meet with the people and summarize their responses? • Will you conduct a survey? Who will be involved? How much time will it take people to complete it? How much time will it take to prepare it and tabulate the results? • How much will it cost to analyze the information gathered and to prepare a report with findings and recommendations? • You should provide an estimate for the overall project, so managers can understand the full cost impact and timetable

34. Preliminary Investigation Overview Step 6: Present Results and Recommendations to Management • The final task in the preliminary investigation is to prepare a report to management • The format of the preliminary investigation report varies from one company to another

35. Preliminary Investigation Overview Step 6: Present Results and Recommendations to Management • Introduction • Systems request summary • Findings • Recommendations • Project roles • Time and cost estimates • Expected benefits • Appendix