Uma visão da biblioteca como organização

1. Uma visão da biblioteca como organização Marilene Lobo Abreu Barbosa Profª. do ICI E-mail: marilobo@terra.com.br

2. A estrutura da sociedade O mundo é uma grande sociedade constituída de organizações que realizam  atividades para produção de bens (produtos) e atividades para prestação de serviços (atividades especializadas) Essas atividades são PLANEJADAS/ ORGANIZADAS/EXECUTADAS/DIRIGIDAS/CONTROLADAS As organizações são constituídas de: PESSOAS (Recursos humanos/equipe/capital intelectual) RECURSOS NÃO-HUMANOS (recursos físicos e materiais, financeiros, tecnológicos, mercadológicos)

3. A estrutura da sociedade “Pessoas nascem, crescem, aprendem, vivem, trabalham, divertem-se, são tratadas e morrem dentro de organizações”Chiavenato, I.  As organizações são diferentes, porque têm finalidades diferentes, para produzir produtos e serviços especializados demandados pela Sociedade. (Os Serviços Públicos, a Indústria, o Comércio, o Terceiro Setor são estruturados pela rede de organizações que compõem estes setores, a exemplo da Igreja, Forças Armadas, Hospitais, Escolas, Fábricas, Lojas, ONGs etc.) As organizações são diferentes também porque são representativas do momento histórico, político, social e econômico da Sociedade. (Vivemos, hoje, na maior parte do Mundo Ocidental, particularmente no Brasil, em uma sociedade de princípios políticos democráticos, de ideologia neoliberal, capitalista, globalizada, cujo principal fator de produção é a INFORMAÇÃO/CONHECIMENTO, daí ser chamada de SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO E/OU DO CONHECIMENTO. As organizações são diferentes também porque elas optam por aplicar teorias administrativas que julgam que melhor se adeqüam a sua estrutura, organização e funcionamento

4. A estrutura da sociedade As organizações pela sua natureza são públicas( sem fins lucrativos/prestam serviços essenciais providos pelo Estado), privadas (fins lucrativos/empresas), filantrópicas, não-governamentais (ONGs) As organizações, para cumprirem a missão para a qual foram criadas e seus objetivos precisam ser ADMINISTRADAS. A complexidade de seu sistema de administração depende da complexidade das suas operações (Finalidade/Missão/Objetivos) e do seu tamanho “A administração das organizações requer todo um aparato de pessoas estratificadas em diversos níveis hierárquicos que têm incumbências (operações/tarefas/atividades) diferentes.” CHIAVENATO, I.

5. A estrutura da sociedade A Administração nada mais é do que a condução racional das atividades de uma organização, seja ela lucrativa ou não-lucrativa.  Para conduzir racionalmente as atividades organizacionais, objetivando cumprir a missão/objetivos e metas da organização a ciência (arte/técnica) administrativa subdivide-se em funções essenciais: Planejamento/Organização(estruturação)/Direção/Controle Com a finalidade de planejar, organizar(estruturar)dirigir e controlar todas as atividades diferenciadas pela divisão de trabalho que ocorram dentro de uma organização.

6. A estrutura da sociedade Não há duas organizações iguais: cada organização tem os seus objetivos, o seu ramo de atividade, os seus dirigentes e o seu pessoal (com suas idiossincrasias), os seus problemas internos e externos, o seu mercado, a sua situação financeira, a sua tecnologia apropriada, os seus recursos básicos, a sua ideologia e política de negócios (vendas ou prestação de serviços gratuitos à comunidade). Em cada organização o desafio para o administrador é diferente: ele soluciona problemas, dimensiona recursos, planeja sua aplicação, desenvolve estratégias, efetua diagnósticos de situações, em uma realidade exclusiva daquela organização(cultura organizacional) e em condições específicas de um determinado momento político, econômico e social – AMBIENTE (externo(a sociedade e o mercado)/interno ( a capacidade e a cultura organizacional)/ TEMPO (histórico/social/político) Daí o conceito, hoje, de ADMINISTRAÇÃO ESTRATÉGICA, ou seja, a organização elege determinadas estratégias para perseguir o cumprimento de seus objetivos e passa a funcionar com base nestas estratégias, que são definidas no Planejamento Estratégico.

7. Bibliotecas e Arquivos como organização No Brasil, no âmbito da Biblioteconomia e da Arquivologia, as bibliotecas, arquivos e centros de documentação, são as unidades de informação mais difundidas/conhecidas e referenciadas. Em função da MISSÃO que desempenham e do estilo de FUNCIONAMENTO ØØMissão – controle, tratamento e disseminação/difusão da informação científica, técnica, cultural, factuais, corporativas (com ênfase em informação que produz conhecimento), mas também informações utilitárias. ØØFuncionamento – atreladas aos organismos de educação, cultura; C&T e desenvolvimento e organizações públicas e privadas, produtoras de bens e serviços. Ø Equipe – nelas atuam sempre profissionais bibliotecários/ou arquivistas, pela competência/qualificação para o tratamento deste tipo de informação. Há outras terminologias ou mesmo outros tipos de unidades de informação, nas quais o bibliotecário pode atuar, muitas vezes, em equipes multidisciplinares; por exemplo: Centros /Núcleos/Serviços /Sistemas de Análise da Informação/Centros Referenciais de Informação.

8. Bibliotecas e Arquivos como organização Bibliotecas, Arquivos, Centros de Documentação são considerados organizações, porque, para existirem, têm de contar com os cinco elementos(variáveis) básicos da organização, propugnados pela Teoria Geral da Administração – TGA, quais sejam: PESSOAS/TAREFAS/ESTRUTURA/AMBIENTE/TECNOLOGIA Ainda, segundo a TGA: Ø     As ORGANIZAÇÕES modernas são estruturas formais e sistemas integrados, constituídos com o fim de alcançar um objetivo comum, em geral um bem ou um serviço. Ø     Agregam pessoas, adotam metodologias próprias para seu funcionamento, dependem de infra-estrutura material, tecnológica, de cultura e conhecimento para funcionar.

9. Bibliotecas e Arquivos como organização As bibliotecas, arquivos, centros de documentação têm a função de realizar a coleta/aquisição, registro/controle, processamento técnico e disseminação, a fim de cumprir a missão de prover a sociedade com informação útil (em geral, científica, técnica, factuais e corporativas, em todos os níveis, mas também utilitárias). Estas atividades(tarefas)são realizadas por meio de: Pessoas nas Unidades de Informação: Profissionais com formação especializada – bibliotecários e arquivistas, que exercem atividades gerenciais e técnicas. Pessoas, em geral com nível médio, que exercem atividades de apoio e que devem ser treinadas para o serviço. Estas pessoas formam grupos estruturados, visando o alcance de um objetivo comum – a difusão da informação.

10. Bibliotecas e Arquivos como organização Este objetivo é trabalhado por meio de tarefas, que se agrupam nas grandes funções/ou processos que são: Tarefas nas Unidades de Informação: Ø   Coleta/Aquisição do acervo/coleções, quando se trata de Biblioteca; ou documentação/acervo, quando se trata de Arquivo. Ø     Processamento ou Tratamento técnico da documentação Ø     Registro/Controle Ø     Organização/Ordenamento Ø     Disseminação/Difusão

11. Bibliotecas e Arquivos como organização Técnicas e Tecnologias nas Unidades de Informação: A realização destas tarefas exigem a aplicação de: Ø     Técnicas: procedimentos para seleção e aquisição, catalogação, classificação, indexação e disseminação, no caso de bibliotecas; coleta, classificação, descrição, ordenamento e arranjo e difusão, no caso de arquivo. Ø     Tecnologias: sistemas informatizados de gerenciamento de acervos/coleções de bibliotecas e documentação arquivística; soluções de tecnologias da informação e da comunicação em geral.

12. Bibliotecas e Arquivos como organização Estruturas das Unidades de Informação As Bibliotecas, Arquivos, Centros de Documentação têm uma estrutura singular/apropriada ao cumprimento de suas funções/tarefas As bibliotecas estruturam-se tomando como base os procedimentos essenciais/pilares da biblioteconomia e, em geral, são minimamente estruturadas em: Ø     Divisão/Sessão/ou Setor de Formação e Desenvolvimento de Coleções/ou de Aquisição. Ø     Divisão/Sessão/ou Setor de Processamento/ou Tratamento técnico da Coleção. Ø     Divisão/Sessão/ou Setor de Atendimento ao Usuário (Referência, Empréstimo, Divulgação em Geral do acervo e dos serviços-fins da biblioteca) Ø     Gerência de todo os processos anteriormente citados, inclusive os administrativos, como pessoal, financeiro e de atividades auxiliares. Os serviços de Aquisição e de Processamento Técnico são chamados de Serviços-meios e os de Atendimento ao usuário são chamados de Serviços-fins.

13. Bibliotecas e Arquivos como organização Ambiente nas Unidades de Informação: A estrutura do serviço e seu funcionamento cria um clima interno/ORGANIZACIONAL – ambiente interno Este ambiente está diretamente relacionado com a missão e os objetivos da unidade de informação e com os procedimentos gerenciais e técnicos adotados na realização das tarefas e com o modo como as equipes são conduzidas pela gerência e como elas inter-relacionam-se entre si e com os indivíduos. Este ambiente interno interage com o ambiente externo – as unidades de informação, por exemplo, trocam energia-matéria-informação com os sistemas de bibliotecas, ou de arquivos, nacionais e internacionais; e todos sofrem as conseqüências de definições políticas e econômicas no âmbito nacional e internacional.

14. Bibliotecas e Arquivos como organização Exemplo: A UNESCO, órgão das Nações Unidas para a Educação, Ciência e Cultura, vive em constante interação com bibliotecas, arquivos e museus, apoiando-os e discutindo políticas e formas de interação em nível nacional e internacional e muito tem incentivado a criação de sistemas nacionais e supranacionais de bibliotecas públicas e escolares.   Desta análise, pode-se depreender o caráter orgânico das bibliotecas, arquivos e centros de documentação- portanto, estas unidades de informação podem ser consideradas ORGANIZAÇÕES, do ponto de vista da TEORIA GERAL DA ADMINISTRAÇÃO - TGA

15. Teoria de Sistemas Postulado: ØA organização é um sistema vivo/aberto que interage com um supra-sistema externo (constituído pelo ambiente circundante) ØO sistema organizacional subdivide-se em subsistemas, que interagem entre si visando o cumprimento de um objetivo comum: a missão da organização; nesta interação há troca de matéria-energia-informação. Pressupõe a existência de um supra-sistema ambiental(o ambiente circundante, com suas variáveis políticas, econômicas, sociais, tecnológicas etc.), que interage com os sistemas organizacionais.

16. Teoria de Sistemas SISTEMA: ENTRADA PROCESSAMENTO SAÍDA VISÃO SISTÊMICA DAS UNIDADES DE INFORMAÇÃO  Entrada (Informações dos usuários/ a aquisição dos recursos informacionais) Equilíbrio Processos (tratamento da informação) do Saída (atendimento ao usuário) Sistema Ambiente Interno e externo/usuários/a sociedade Homeostasis Infra-estrutura (financeira, física, tecnológica, pessoal) Limites (legais, competência etc.)

17. Teoria da Contingência A abordagem contingencial está centrada na dinâmica do ambiente, que provoca o modelo de funcionamento da organização, as mudanças organizacionais e a determinação das estratégias da organização. Postulados: Ø    Não se atinge a eficácia organizacional seguindo um único e exclusivo modelo organizacional Ø    Os objetivos das organizações são variados e o ambiente é variado, portanto um único modelo organizacional não pode levar todas as organizações a cumprirem seu objetivo Ø    A estrutura e funcionamento das organizações dependem de sua interface com o ambiente externo

18. Teoria da Contingência   As diferenças nas variáveis definem a estrutura e o funcionamento das organizações Ø    Diferentes ambientes requerem diferentes relações organizacionais, em busca de uma eficácia ótima Ø    Diferentes tecnologias exigem diferentes desenhos organizacionais Ø    Variações no ambiente ou na tecnologia conduzem a variações na estrutura organizacional Ø    As variáveis que mais impactam as organizações são o ambiente e a tecnologia

19. Visão Contingencial de Unidades de Informação O Ambiente interfere na estrutura e funcionamento das bibliotecas, arquivos e centros de documentação – Por exemplo, os tipos de bibliotecas (públicas, escolares universitárias e especializadas) e arquivos (públicos e privados) visam amoldar-se às demandas do ambiente social. A tecnologia molda a estrutura e o funcionamento das bibliotecas, arquivos e centros de documentação - Por exemplo as Tecnologias da Informação e da Comunicação(TICs)mudaram a estrutura e o funcionamento das bibliotecas, arquivos e centros de documentação – Sistemas em rede; catálogos em bases de dados (bibliotecas digitais); sítios na Internet; bibliotecas virtuais.

20. Gestão Administrativa MODELO PARTICIPATIVO: predomínio da liderança, da autodisciplina e da autonomia; as pessoas são responsáveis por seu comportamento e desempenho; a disciplina na execução das tarefas e na relação com subordinados, chefes e clientes é administrada pelo próprio funcionário; as pessoas são autônomas para tomar as decisões referentes a seu próprio trabalho. Estas organizações são chamadas de orgânicas. Fundamenta-se nos princípios da ADMINISTRAÇÃO PARTICIPATIVA, que valoriza a participação das pessoas na gestão e na tomada de decisão, procurando aproveitar o potencial intelectual das pessoas, objetivando:  Ø     Aumentar a possibilidade de acerto da tomada de decisões Ø     Aumentar a satisfação e a motivação das pessoas Ø    Melhorar o clima organizacional Ø      Ampliar o poder de competição das organizações no mercado

21. Funções Gerenciais “A essência do trabalho gerencial é fazer as organizações operarem com eficiência e eficácia (para alcançarem seus objetivos). O bem se faz melhor se antecipado e o mal é menos mal se previsto” (Motta, 1998, p.42). O gerente é um profissional que deve dominar as técnicas administrativas e possuir capacidade analítica, de julgamento, de decisão e liderança e de enfrentar riscos e incertezas, para solucionar os problemas da organização que gerencia, para isto ele deve ser treinado, a fim de desenvolver estas competências. Os serviços e sistemas de informação (bibliotecas, arquivos, centros de documentação) são constituídos de um conjunto de funções e componentes que interagem na busca da realização de um objetivo comum. Nestas organizações, as funções gerenciais ou administrativas são atinentes à direção (coordenação, gerência) das funções específicas deste tipo de organização.

22. Funções Gerenciais Ou seja, o gerente dos serviços e sistemas de informação tem de prover e gerenciar os meios para o funcionamento da organização, tais como definir políticas e administrar: Pessoal Recursos financeiros Recursos materiais Espaço físico e instalações Atividades de desenvolvimento de coleções Atividades de processamento técnico Serviço de referência (atendimento ao usuário, disseminação da informação)

23. Funções Gerenciais Na visão clássica, o bibliotecário-gerente é responsável pelo planejamento, organização, direção, controle e avaliação das funções da biblioteca. Na visão participativa, todos os profissionais envolvidos no funcionamento da biblioteca são responsáveis por sua administração e podem ser chamados a compartilhar da tomada de decisão a qualquer momento. O elemento que une os profissionais ao gerente são os meios de comunicação e informação, ou seja, os sistemas de informação gerencial ou administrativa, essenciais no processo administrativo. A informação subsidia toda tomada de decisão na biblioteca A comunicação permite a interação entre a equipe e dá conhecimento de tudo que ocorre na organização.

24. Funções Gerenciais O gerente deve liderar, compartilhando com sua equipe, as ações de: 1) Planejamento: definir o objetivo a ser alcançado pela organização, estabelecer a estratégia a ser percorrida e prover os meios para realizar a estratégia. 2) Organização: definir a estrutura organizacional adequada para alcançar o objetivo e a distribuição acertada das funções e dos deveres a serem cumpridos pela equipe a fim de perseguir os objetivos. 3) Direção: implementação dos planos e acompanhamento de sua execução, a fim de convertê-los em resultados. 4) Controle e avaliação: Acompanhamento da execução dos processos e retroalimentação do planejamento.

25. Funções Gerenciais Na ação de direção, o gerente tem de: Ø    Conhecer os recursos humanos de que dispõe e saber explorar suas potencialidades; Ø    Conhecer os recursos materiais e orçamentários; Ø    Saber comunicar instruções de trabalho e relatar resultados; Preparar substitutos para eventual ocupação do cargo de gerente; Providenciar recursos para fazer funcionar a organização Documentar todas as iniciativas e ações implementadas durante sua gestão, para subsidiar suas decisões e para prova e consulta do próximo gerente ou eventuais substitutos

26. Funções Gerenciais Na ação de supervisão das tarefas o gerente deve: Ø    Estabelecer padrões de produtividade Ø    Programas de treinamento de pessoal Ø    Elaboração e revisão periódica de manuais de serviço; Ø    Políticas de recrutamento e seleção de pessoal Ø    Coleta e organização de dados e informações gerenciais (criação do sistema de informação gerencial ou administrativa), que deverão estar disponíveis para subsidiar a tomada de decisão.

27. Funções Gerenciais Na ação de coordenação, o gerente procura promover a interação dentro da organização ou do sistema, para otimização de seus resultados; algumas ações que podem ser adotadas para obter esta interação e o sucesso da unidade de informação são: Ø     Fazer com que a equipe internalize objetivos, metas e valores da unidade de informação; Ø     Harmonizar os indivíduos e as equipes, dando conhecimento das atividades a serem executadas e responsabilidade de cada participante, entendendo que opiniões divergentes podem contribuir para o sucesso da unidade de informação Ø     Definir o grau de centralização e descentralização necessária à execução dos serviços Ø     Estabelecer o nível de padronização necessária ao bom andamento dos serviços; Ø     Promover reuniões visando a integração da equipe; Ø     Distribuir responsabilidades de acordo com a capacidade de trabalho de cada funcionário; Ø     Não exigir mais do que aquilo que ele próprio pode dar;

28. Funções Gerenciais Algumas ações que podem ser adotadas para obter esta interação e o sucesso da unidade de informação são: Ø     Fazer com que a equipe internalize objetivos, metas e valores da unidade de informação; Ø     Harmonizar os indivíduos e as equipes, dando conhecimento das atividades a serem executadas e responsabilidade de cada participante, entendendo que opiniões divergentes podem contribuir para o sucesso da unidade de informação; Ø     Definir o grau de centralização e descentralização necessária à execução dos serviços; Ø     Estabelecer o nível de padronização necessária ao bom andamento dos serviços; Ø     Promover reuniões visando a integração da equipe; Ø     Distribuir responsabilidades de acordo com a capacidade de trabalho de cada funcionário; Ø     Não exigir mais do que aquilo que ele próprio pode dar;

29. Funções Gerenciais Na função de controle e avaliação, o gerente deve : acompanhar e verificar a execução das ações/estratégias previstas, avaliando se os resultados estão sendo satisfatórios e levantando falhas, adotando ações corretivas, inclusive fornecendo informações para a retroalimentação do planejamento, ou seja para possíveis ações de correção e implementação no planejamento. Eis algumas decisões que podem ser tomadas no exercício da função de avaliação e controle: Ø    Alterar fluxos e rotinas de trabalho que não estejam se mostrando eficazes; Ø    Propor mudanças na estrutura organizacional, se esta não estiver compatível com os resultados que se pretende; Ø    Alterar planos, programas ou projetos, quando mudanças de políticas, estratégias ou ações estejam se fazendo necessárias; Ø   Avaliar a adequação dos recursos materiais, humanos e orçamentários durante o andamento das ações planejadas, propondo alterações; Ø    Alterar e reajustar objetivos e metas Exercício: Você foi indicado para dirigir a reforma de uma biblioteca que se encontra totalmente desorganizada, seguindo as teorias e conceitos de administração vistos até agora (CHIAVENATO, MAXIMILIANO e MACIEL e MENDONÇA), como você procederia?

30. Funções Gerenciais Exercício: Você foi indicado para dirigir a reforma de uma biblioteca que se encontra totalmente desorganizada, seguindo as teorias e conceitos de administração vistos até agora (CHIAVENATO, MAXIMILIANO e MACIEL e MENDONÇA), como você procederia?