Finanční kontrola a audit

1. Finanční kontrola a audit Vzdělávací modul v rámci projektu Partnerství pro Vysočinu Jihlava

3. Výsledky kontrol vybraných projektů Slabé stránky žadatele: • Celková nepřipravenost žadatele po stránce ekonomické, finanční, zdrojové (personální a materiálové) na realizaci projektu • Nadhodnocené rozpočty projektů • Účelové zakládání neziskových organizací se záměrem získat na základě projektu finančních prostředky, které se pak přelévají do spřízněných soukromých subjektů • Neodborné stanovení cílů a časového rozložení projektu => problémy s realizací a udržitelností projektu • Výsledný efekt projektu neodpovídá vynaloženým prostředkům (jejich výše a opodstatněnost)

4. Nedostatky ve vyúčtování příjmů a výdajů projektů Slabé stránky žadatele: • Vyskytuje se elementární neznalost a nezkušenost žadatele v ekonomické oblasti => porušování právních předpisů (zákon o účetnictví, zákon o daních z příjmu, zákoník práce, zákon o cestovních náhradách) • Nepřehlednost, nedostatečná průkaznost a velice špatná formální úroveň předložených dokladů

5. Nedostatky v účetnictví Porušování stanovených pravidel a účetních zásad • Není vedeno oddělené účetnictví pro projekt, není založen samostatný běžný účet pro projekt • Většina plateb probíhá v hotovosti (ve SROP zásada omezení hotovostních toků) • Nejsou vykazovány příjmy projektu • Porušování zákona o účetnictví • Neprůkaznost účetních operací • Chybně uzavřené smlouvy (obchodní i pracovní) -zpětné uzavírání, chybné náležitosti, opravy • Není prokázán transparentní výběr dodavatelů za ceny obvyklé – často spřízněné subjekty

6. Nedostatky v účetnictví Porušování stanovených pravidel a účetních zásad • Účetní doklady neobsahují předepsané náležitosti (čísla dokladů, podpisy, obsah účet.případu) • Porušování zásady věcné a časové souvislosti účtování o nákladech • Nesprávné opravy účetních dokladů –přepisováno, škrtáno, rozporné údaje => nesrozumitelnost • Doklady jsou označovány jinými čísly, než pod kterými jsou vedeny v účetní a pokladní evidenci • Není účtováno o pohledávkách a závazcích • Není vedena průkazná evidence pořízeného majetku, není prováděna inventarizace • Faktury nejsou podloženy dodacími listy, rozpisy provedených prací apod.

7. Nedostatky v účetnictví Porušování stanovených pravidel a účetních zásad • Jsou propláceny zálohové faktury, které nejsou následně vyúčtovány • Velké nedostatky především ve vykazování a proplácení mezd a cestovních náhrad • Proplácení výdajů, které očividně nesouvisejí s projektem • Není zajištěna časovost a průběžnost ve vystavování, zaúčtování a proplácení výdajů – zpětné vystavovaní cestovních příkazů, pozdní vystavování faktur, proplácení paragonů • Nedostatečné doložení účelu, potřebnosti nezbytnosti, souvislosti a efektu výdajů pro realizaci projektu

8. Jak se těchto nedostatků vyvarovat ? Zavést adekvátní systém řízení a kontroly u žadatele podpory ve vztahu k prokazování realizace projektu! • Zvážení a zhodnocení možností žadatele úspěšně realizovat projekt • Vytvoření adekvátního systému řízení a kontroly uvnitř organizace v souladu s požadavky programu • Přizpůsobení vnitřních informačních systémů, včetně účetnictví a výkaznictví, požadovaným podmínkám • Zajištění prokazatelného a kvalitního audit trail především ve vztahu k prokazatelnosti a dokumentaci všech uskutečněných operací

9. Zvážení a zhodnocení možností žadatele úspěšně realizovat projekt • Než se rozhodnete k tomu, že začnete připravovat projekt, zvažte, zda můžete kladně odpovědět na tyto základní otázky: • Jsem vhodný subjekt k realizaci projektu? • Jsem připraven na splnění všech požadovaných podmínek k úspěšné realizaci projektu v celém jeho průběhu? • Mohu jasně stanovit splnitelné a měřitelné cíle projektu? • Lze jasně stanovit reálné časové rozložení uskutečnění projektu? • Umím najít kvalitního zpracovatele projektu ? (mnoho agentur se nabízí, dokonce s příslibem, že dokáží zajistit schválení projektu, často je kvalita jejich výstupů ne zrovna dobrá) • Jsem schopen zajistit materiální, personální a finanční zdroje na realizaci projektu? • Umím sestavit kvalitní rozpočet na základě adekvátní analýzy potřeb? • Je systém řízení informačních, dokumentačních a finančních toků v mé organizaci připraven na zvládnutí všech úskalí?

10. Vytvoření adekvátního systému řízení a kontroly uvnitř organizace v souladu s požadavky programu • Hlavní zásady: • Rozdělte jasně pravomoci a odpovědnosti jednotlivých účastníků projektu (např.manažer projektu, finanční manažer, ostatní účastníci) včetně jejich zastupování a podpisových oprávnění • Stanovte, nejlépe formou vnitřních předpisů, přesné postupy při uskutečňování činností spojených s projektem a stanovte odpovědnost za provádění těchto činností • Před uskutečněním finančních operací zvažte všechna rizika s nimi spojená (dodržování právních předpisů, slučitelnost výdaje s uznatelností, apod.) • Zajistěte zpětnou vazbu – neustálý dohled nad průběhem projektu po věcné i administrativní stránce, v případě zjištěných nedostatků ihned zjednejte nápravu • Buďte neustále v kontaktu s poskytovatelem podpory (s dalšími subjekty implementační struktury) a průběžně konzultujte případné nejasnosti

11. Přizpůsobení vnitřních informačních systémů (především) účetnictví a výkaznictví) požadovaným podmínkám • Jedním z nejdůležitějších vnitřních informačních systémů v organizaci jeúčetnictví, které je to jediným a nenahraditelným informačně – finančním nástrojem identifikování, ověření správnosti a opodstatněnosti finanční operace a její realizace v celém procesu finančního řízení • Vedení účetní evidence je nejdůležitější součást ekonomických činností, od které se odvíjí celková úroveň informačního systému organizace!

12. Vedení účetnictví • Dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví musí být vedení účetnictví : • Správné - neodporuje zákonu o účetnictví a ostatním právním předpisům • úplné • - zaúčtovány všechny účetní případy, sestavena závěrka a vyhotovena výročnízpráva • Průkazné • - všechny účetní záznamy jsou průkazné a byla provedena inventarizace • Srozumitelné • - lze jednoznačně určit obsah účetních případů a účetních záznamů • Přehledné - přehledné uspořádání účetních dokladů a účetní evidence

13. Vedení účetnictví • Účetní doklad – průkazný účetní záznam, který musí obsahovat: • označení ÚD • obsah účetního případu a jeho účastníky • peněžní částku a množství • okamžik vyhotovení ÚD • okamžik uskutečnění účetního případu, když není shodný s vyhotovením • podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za zaúčtování (dle podpisového vzoru) • Účetními doklady jsou doklady, které dokládají účetní operace – např. faktura, kupní smlouva, leasingová smlouva, pokladní doklady (včetně prvotních dokladů – paragonů, cestovních příkazů apod.), odpisové plány, mzdové sestavy

14. Vedení účetnictví • Kontrola účetních dokladů = kontrola jejich formální a věcné správnosti • Zaměření kontroly: • Průkaznost • Věrohodnost • Opodstatněnost • Věcná správnost • Formální správnost • Časová souvislost • Srozumitelnost • Věcná a časová souvislost s účetním obdobím

15. Vedení účetnictví • Praktické rady: • Veďte účetnictví v souladu se zákonem o účetnictví a Českými účetními standardy – to je nezbytné nejen v souvislosti s projektem, ale i obecně • Vypracujte vnitřní předpis k zásadám vedení účetnictví uvnitř vaší organizace a postupujte podle něj – oběh účetních dokladů, používání účetních metod (majetek,zásoby, časové rozlišení), inventarizace • Pořiďte si odborně zdatnou a fundovanou účetní • Náklady vztahující se k určitému účetnímu období zásadně účtujte do tohoto období • Účetní operace podložte průkaznými a dostatečně vybavenými doklady • Vyúčtování včetně dokladů předkládejte v přehledné formě • Nezapomeňte na základní zásady v rámci SROP – samostatný běžný účet, oddělená účetní evidence, omezené platby v hotovosti (nezbytné platby do 5 000,- Kč)

16. Uznatelnost výdajů a jejich prokazování Základní podmínky k uznání způsobilosti výdajů: • Výdaj je vynaložený v souladu s cílem opatření OP • Výdaj je řádně doložený příslušným průkazným účetním dokladem a správně zaevidován v účetnictví • Výdaj je prokazatelně zaplacen ze strany příjemce/uživatele před jeho proplacením ze strukturálních fondů (účast státního rozpočtu formou limitek) • Způsobilý výdaj je uskutečněn až po podání žádosti

17. Uznatelné výdaje • Odpisy • Uznatelnost • Doložení pořizovací ceny majetku • Majetek používaný přímo v souvislosti s projektem • Majetek nebyl pořízen za účasti veřejných zdrojů v předcházejících 10 letech • Odpisy se vztahují pouze na období realizace projektů (s přesností na dny) • Právní předpisy • Zákon č. 563/1991 Sb, o účetnictví a příslušná prováděcí vyhl. • České účetní standardy • Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu

18. Odpisy • Prokazatelnost • Doklad o nabytí a vlastnictví majetku • Vnitřní předpis o stanovení způsobu odpisování • Odpisový plán • Účetní a majetková evidence • U nemovitostí výpis z katastru nemovitostí, dokládající vlastnictví • Nedostatky • Nedostatečná průkaznost, že majetek slouží k realizaci projektu • Nejasné určení podílu majetku , který slouží projektu (např. část budovy) • Není doloženo nabytí majetku • Majetek není veden v účetní evidenci • Chybí odpisový plán

19. Dlouhodobý majetek Pořízení dlouhodobého hmotného majetku (pozemky, stavby, samostatné movité věci, popř. jejich soubory) Uznatelnost • Majetek je pořízen v souladu s projektem a pro jeho potřeby • Pozemek musí být oceněn znaleckým posudkem a sjednaná cena nebude vyšší, pořizovací cena není vyšší než 10% celkových způsobilých výdajů • Stavba musí vyhovovat všem zákonným předpisům • Pořízená stavba neobdržela v posl. 10 letech dotaci z veřejných zdrojů • Stavba bude využívána k účelu po dobu vymezenou ve smlouvě o financování • U pořízení staveb formou nové výstavby jsou uznatelné výdaje spojené s výstavbou (ne oprava a údržba a stavební umění) • Při pořizování inventáře posuzována nezbytnost a efektivnost výdajů a jejich využitelnost pro projekt

20. Dlouhodobý majetek • Právní předpisy • Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník • Zákon č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách • Zákon č. 563/1991 sb., o účetnictví • Prokazatelnost • U pořízení pozemků a staveb kupní smlouva a výpis z katastru nemovitostí, znalecký posudek • U pořízení stavebními pracemi dodavatelská smlouva, rozpočet akce, faktury s rozpisy provedených prací atd. • Dokumentace ke splnění zákonných podmínek k užívaní stavby (kolaudační rozhodnutí, bezpečnostní a hygienické podmínky provozu, požární ochrana) • U pořízení movitého majetku objednávky, faktury, dodací listy apod. • Účetní a majetková evidence

21. Dlouhodobý majetek • Nedostatky • Ve znaleckém posudku nebude jasně určeno rozdělení ceny za pozemek a stavbu • Nebude uskutečněn vklad do katastru nemovitostí • Stavba nebude splňovat podmínky pro provoz • Riziko neiformovanosti při pořízení nemovitosti o zástavních právech nebo věcných břemenech • Smlouva o dodávce stavebních prací je uzavřena nevýhodně pro odběratele • U stavebních prací ve je ve fakturách nepřesně definováno, zda se jedná o opravu nebo technické zhodnocení • Faktury nejsou podloženy rozpisy prací • Nejsou prováděny kontroly uskutečněných prací (kontrolní dny => zápisy do stavebního deníku) • Náklady na pořízení staveb jsou nadhodnoceny ( nutné porovnat např. se Sborníky cen stavebních prací)

22. Režijní výdaje Energie • Uznatelnost • Výdaje jsou vynaloženy v souladu a v souvislosti s projektem (ne výdaje týkající se všeobecného ekonomického chodu příjemce nebo uživatele) • Výdaje jsou prokazatelně doloženy • Výdaje jsou vynaloženy v době realizace projektu • Právní předpisy • 563/1991 Sb., o účetnictví

23. Režijní výdaje • Prokazatelnost • Pro prokazování těchto výdajů je nezbytné předem stanovit jasná kritéria, kalkulace, způsob rozdělování nákladů mezi běžnou činnost a projekt => zvolit věrohodné odčítací a rozvrhové metody (zvláštní měřidla , poměrové rozdělení podle využití plochy apod.) • Doložení originálních dokladů (faktur) za energie. • Oddělená účetní evidence. • Nedostatky • Neprokázání podkladů pro stanovení výše výdajů (není předem stanoven poměrový ukazatel, kalkulace, spotřeba energie na používané přístroje apod.) • Snaha zahrnovat do výdajů co nejvíce nákladů na energie • Výdaje nejsou uhrazeny ze zvláštního běžného účtu projektu – je nutno provést ve stanovené výši převody mezi účtem projektu a běžným účtem organizace

24. Režijní výdaje • Materiál • (suroviny, pomocné látky nebo hmoty, provozní látky, náhradní díly, obaly, movité věci) • Uznatelnost • Nezbytná příčinná souvislost mezi vynaloženým výdajem a projektem. • Nezpůsobilé jsou např. materiálové výdaje vynaložené v souvislosti s vedením účetnictví (opět je nutno poměrově rozdělit, pouze náklady související s vedením účetnictví projektu) • Právní předpisy • Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník • Zákon č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách • Zákon č. 563/1991 sb., o účetnictví

25. Režijní výdaje • Materiál • Prokazatelnost • Doklady o pořízení materiálu – smlouvy, objednávky, faktury, paragony s přesným popisem materiálu (nestačí „kancelářské potřeby“) • Jasné určení souvislosti výdajů s účelem projektu • Oddělená účetní evidence • Nedostatky • Výdaje očividně nesouvisejí s projektem • Časová nesouvislost výdaje s projektem – ke konci projektu výdaje neopodstatněně rostou => je očividná snaha vyčerpat co nejvíce (kancelářské potřeby, čistící prostředky) • Množství pořízeného materiálu je nepřiměřené potřebám projektu

26. Finanční výdaje • Finanční výdaje, výdaje na právní služby • Uznatelnost • Bankovní poplatky a výdaje za zřízení účtu – pouze u BÚ pro projekt • Právní poradenství – jen prokazatelně v souvislosti s projektem • Odborné posudky - pouze nezbytné posudky související s realizací projektu (životní prostředí apod.) • Pojištění majetku – jen v souvislosti s majetkem používaným pro projekt • Pokuty, penále, výdaje na správní spory, úroky z úvěrů a půjček nejsou uznatelnými náklady

27. Finanční výdaje • Právní předpisy • Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník • Zákon č. 563/1991 sb., o účetnictví • Prokazatelnost • Smlouvy, posudky, účetní doklady • Nedostatky • U právních služeb nepřiměřená cena, měli by být využity pouze ve výjimečných případech s prokazatelnou nezbytností pro projekt

28. Daně • Daně, odvody a poplatky • Uznatelnost • DPH – pouze u neplátců DPH, u plátců DPH krácená na vstupu • Ostatní daně (silniční, z příjmu, z převodu nemovitostí, dědická, darovací) nejsou způsobilými výdaji • Zákonné odvody na sociální a zdravotní pokud byly zaplaceny ve výši stanovené zákonnými předpisy • Správní poplatky, které jsou příjmy veřejných rozpočtů (výpis z katastru, výpis z obchodního rejstříku) nejsou způsobilými výdaji

29. Daně • Právní předpisy • Daňové zákony • Zákony o sociálním a zdravotním pojištění • Zákon č. 563/1991 sb., o účetnictví • Prokazatelnost • Účetní a daňové doklady • Nedostatky • Předložení DPH do uznatelných výdajů (neplátce DPH si neuplatní nárok) • Předložení výdajů za služby daňového poradenství do uznatelných výdajů

30. Cestovné • Cestovné • Způsobilost • Cestovní výdaje musí přímo souviset s efektivním provedením projektu a současně být pro něj nezbytné • Právní předpisy • Zákon č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách • Prokazatelnost • Vnitřní předpis o poskytování cestovních náhrad • Dohody o činnosti a provedení práce – ustanovení o poskytování cestovních náhrad • Cestovní příkazy, zprávy z cest • Ověřitelná souvislost s dalšími dokumenty – výkazy práce, docházka, záznam o provozu vozidla • Účetní doklady

31. Cestovné • Nedostatky • Nestanovení zásad a výše proplácení náhrad • Nedoložení cestovního příkazu • Nedoložení účelu a výsledku pracovní cesty – cesty nesouvisející s projektem • Proplácení cestovného osobám, které prokazatelně neměly na cestovné nárok • Chybně vypočtené náhrady • Nestanovení místa výkonu práce – nelze určit počátek pracovní cesty • Zpětné proplácení cestovních náhrad (např. půl roku zpětně) • Nejsou doloženy doklady nezbytné pro výpočet náhrad – např. technický průkaz vozidla

32. Služby • Služby • (poštovné, telefon, nájemné, úklidová služba, rozmnožování a tisky materiálů školení, překlady, poradenské služby atd, ) • Uznatelnost • Všechny tyto výdaje musí být příčinném vztahu s daným projektem, služby jsou pro projekt nezbytné a výše výdajů je přiměřená • Právní předpisy • Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví • Zákon 116/1990 Sb., o nájmu

33. Služby Prokazatelnost • Smlouvy, objednávky, účetní doklady • Prokazatelná operativní evidence – kniha přijaté a odeslané pošty, popř. seznamy adresátů, výpisy z telefonních účtů s označením volaných účastníků v souvislosti s projektem • U pořádaných školení, pracovních setkání – pozvánka, program, seznam účastníků a prezenční listiny atd. Nedostatky • Dokládání výdajů doklady, které přesně neidentifikují spojitost s projektem – pouze faktury bez výše uvedených prokazujících dokladů, bez konkrétního rozpisu odvedených prací • Zpětně uzavřená smlouva o pronájmu • Předkládání k proplacení zálohových faktur

34. Osobní výdaje • Osobní výdaje • (hrubé mzdy včetně příspěvků na zákonné zdravotní a sociální pojištění) • Způsobilost • Výdaje na zaměstnance přímo se podílející na projektu • Právní předpisy • Zákon č. 65/1965 Sb., zákoník práce • Právní předpisy týkající se sociálního a zdravotního pojištění • Daňové zákony • Prokazatelnost • Pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti a o provedení práce • Pracovní náplně • Výkazy práce a výkazy o odpracované době • Mzdové sestavy • Účetní doklady

35. Osobní výdaje • Nedostatky • Chybně uzavřené smlouvy – zpětně, chybné náležitosti, opravy ve smlouvách tužkou • Nedostatečná evidence práce a odpracované doby –rozpor ve vykázaných a skutečně vyplacených hodinách • Chybně odvedená daň z příjmu (srážková 15% i u příjmů nad 5000 Kč měsíčně) • Zaúčtování a vyplacení mzdy za celý předchozí rok v roce následujícím • Datum uzavření dohody je pozdější než datum vykázání odpracované doby • Chybně uzavírané dohody o hmotné odpovědnosti – např. za poškození svěřených předmětů • U zaměstnanců v pracovním poměru není striktně rozdělena práce pro projekt a práce pro běžnou činnost (je nutné doložit)

36. Nezpůsobilé výdaje • Nezpůsobilé výdaje • Zůstatková cena prodaného dlouhodobého majetku • Prodaný materiál • Dary • Smluvní pokuty a úroky, ostatní pokuty a penále, výdaje na správní spory • Správní poplatky • Odpis pohledávek • Tvorba rezerv a opravných položek • Manka a škody • Osobní výdaje – příspěvky na penzijní připojištění, životní pojištění, dary k životním jubileím, příspěvky na stravenky, příspěvky na rekreaci apod. • Daně • Výdaje na reprezentaci – pohoštění (kromě seminářů, konferencí, apod.)

37. Nezpůsobilé výdaje • Kurzové ztráty • Úroky z úvěru a půjček • Mimořádné náklady – oprava nákladů minulých účetních období, odstupné zaměstnanců, odškodnění při pracovních úrazech • Pozn.: Způsobilost výdajů se vždy posuzuje k podmínkám jednotlivých programů. Dle zaměření programů lze předpokládat, že výdaje , které jsou u jednoho programu způsobilé, u druhého způsobilými nebudou a naopak. Výše uvedené rozčlenění vychází z obecných principů uznatelnosti.