نظام ارزيابي عملكرد سازمانها براساس روش كارت امتيازي متوازن Balance Score Card

مدل ارزيابي عملكرد BSCو معرفي نرم افزار BSC Master نظام ارزيابي عملكرد سازمانها براساس روشكارت امتيازي متوازن Balance Score Card استاد راهنما: آقای مهندس مهردوست دانشجویان: تقی زاده . نصیری 91- 92

فهرست مطالب: مدل BSC تعریف BSC منظرهای مختلف در ارزیابی متوازن اصل پیاده سازی BSC برخی نتایج پیاده سازی BSC چرایی سازمان اجزای ماموریت سازمان نقشه استراتژی سازمان انواع استراتژی های متداول شناسایی و تدوین شاخص ها دلایل عدم اجرای استراتژی های تدوین شده در سازمان تجارب BSC معرفی نرم افزار BSC Master

مدلBSC در دهه 1990 ميلادی مدل کارت امتيازی متوازن (Balanced Score Card)بعنوان يک روش نوين ارزيابی عملکرد و سپس بعنوان ابزاری جهت کمک به تحقق استراتژی و يا بعبارتی برای مديريت بر استراتژی، توسط رابرت کاپلان استاد صاحب نام دانشگاه هاروارد و ديويد نورتن مشاور برجسته مديريت در آمريکا مطرح شد و از سوی صاحب نظران مديريت و مديران سازمانها به شدت مورد استقبال قرار گرفت.

تعریف :BSC مدل ارزیابی متوازن تکنیکی جهت تبدیل استراتژی به عمل می باشد، به عبارتی دیگر مدل مزبور تکنیکی جهت عملیاتی ساختن آرمان، ماموریت، استراتژی‌های سازمان‌ها بوده وچشم انداز آینده شرکت حوزه اصلی بررسی‌های مدل ارزیابی متوازن می باشد. كارت امتيازي متوازن چارچوبي است كه به سازمانها براي ترجمه استراتژي‌ها به اهداف عملياتي كه محرك عملكرد و رفتار سازمان هستند، كمك مي‌كند.

منظرهاي مختلف در ارزيابي متوازن: شاخص غير مالي يادگيري و رشد فرآيندهاي داخلي كسب و كار BSC جنبه مالي جنبه مشتري شاخص مالي

منظرهای مختلف در سیستم ارزیابی کارت امتیازی متوازن: براي موفقيت مالي چه كنيم و چگونه با صاحبان سهام ارتباط داشته باشيم؟ براي جلب رضايت مشتريان ، كدام فرآيندها بايد بهبود يابند؟ مشتريان در مورد ما چه فكر مي كنند چگونه بايد در مقابل آنها ظاهر شويم؟ چگونه توانايي هاي خود را در راستاي بهبود و تغيير تقويت كنيم؟

اصل پیاده سازی :BSC 1- ارزیابی بنیادها و اعتقادات هسته ای سازمان 2- تدوین استراتژی کلان کسب و کار 3- تقسیم استراتژیها به اهداف کوچکتر 4- ترسیم نقشه استراتژیکی با استفاده از استراتژی های کلان سازمان 5- تعیین شاخصها و مقادیر اهداف 6- تعیین طرح هایی برای دستیابی به اهداف

1 2 3 ايجاد امكان كنترل جامع سازمان از طريق معيارهاي كليدي برخي نتايج پياده سازيBSC يكپارچگي ميان طرحهاي سازمان و اطلاع همگان از روند تحقق اهداف و چشم اندازها تقسيم استراتژي به عوامل كمي شده در سطح كسب و كار

اهداف بیانیه ماموریت MISSION تعيين شاخص هاي كليدي عملكردKPI ارزشهای محوری VALUES برنامه ها و اهداف جمعي چشم انداز VISION برنامه هاي عملياتي هر فردACTION استراتژی STRATEGY چرا ما هستیم؟ به چه چیزهایی معتقدیم؟ چه می خواهیم بشویم؟ برنامه بازی ما چیست؟ تعيين طرحها و برنامه هايي كه براي دستيابي به استراتژي لازمند. كمي نمودن شاخص ها و مقادير هدف و مرزهاي خوب و بدآنها گروه يا گروههاي سازمان چه کارهاي عملياتي لازم است انجام دهند؟ هر شخص چه کارهاي عملياتي لازم است انجام دهد؟

پاسخ به بنيادها و اعتقادات هسته اي سازمان فرصت بازار رقبا چرایی سازمان موقعيت مالي چگونگی رضايت مشتري اهداف بلند و كوتاه مدت

فناوري بازارها محصول اجزا ماموریت سازمان توجه به کارکنان حوزه جغرافيايي توجه به مردم برآورد نیازهای آموزشی

نقشه استراتژي سازمان: موفقيت استراتژيك زماني حاصل مي شود كه استراتژي صحيح به شكلي صحيح پياده سازي شده باشد. نقشه استراتژي ابزاري است كه ميان استراتژي مورد نظر سازمان و فرآيندها و سيستم‌هايي كه به پياده‌سازي استراتژي كمك مي‌كنند، ارتباط برقرار مي‌ نمايد. اين ابزار به كاركنان سازمان يك نگاه مستقيم و روشن مي‌دهد تا بدانند چگونه فعاليت‌هايشان به اهداف جامع سازمان متصل شده، و آنها را در جهت انجام هرچه بهتر اقداماتشان هماهنگ مي‌كند.

استراتژيهاي يكپارچگي استراتژيهاي كاهش استراتژيهاي تمركز استراتژيهاي رشد استراتژيهاي ثبات انواع استراتژيهاي متداول

شناسايي و تدوين شاخص ها مهارت كاركنان مشاركت كاركنان ارائه پيشنهادها و طرح هاي نو شاخص هاي پيشرو داراي قابليت پيشبيني بازده سرمايه بكار گرفته شده (ROCE) ارزش افزوده اقتصادي (EVA) رشد درآمد و افزايش بهروري شاخص هاي وابسته (تابع/ پيرو) تابع عملكرد گذشته فاقد قدرت پيش بيني

تبديل شدن به يك سازمان توليد كننده با قيمت رقابتي گسترش حوزه جغرافيايي فعاليت از طريق شناسايي و گسترش بازارهاي هدف جديد و يافتن راهكارهاي ارتقاء فعاليت در آنها رقابتي نمودن قيمت از طريق كاهش هزينه هاي عملياتي برنامه ريزي براي خدمات پس از فروش همكاري با شركتهاي موفق بين المللي و بررسي تاسيس شركتهاي مشترك پيش بيني شرايط حاصل از تحولات جهاني و برنامه توسعه تجارت بين المللي استفاده از سرمايه گذاري خارجي براي تامين تجهيزات و فراهم آوردندر راستاي اهداف ( تامين دانش فني ) مثالي از نقشه استراتژي: مالي مشتري فرآيندهاي داخلي رشد و نو آوري

عامل بازدارنده استراژی عامل بازدارنده انسانی عامل بازدارنده مدیریتی عامل اجرایی دلایل عدم اجرای استراتژی های تدوین شده در سازمان:

بين سالهاي 1992 تا 2000 بيش از 200 شركت بزرگ آمريكايي و اروپایی مانند زیراکس، اریکسون، موتورولا و ... با استفاده از مشاورت كاپلان نورتون روش ارزيابي متوازن را بكار بستند. تاكنون بيش از 60% از 1000 شركت ( 1000 Fortune ) BSC را پياده كرده‌اند .نتايج حاصل در كتاب Strategy Focused Organization ارائه شده است.

نرم افزار BSC Master

محيط نرم افزار

سيستم نرم افزاري BSC Master تعريف شاخص ها در درخت كارت امتيازي متوازن گرفتن و محاسبه مقادير و تعريف فرمول شاخصها داشبوردهاي مختلف وضعيت هر فاكتور در دوره ها وضعيت جامع فاكتورها در زمانهاي‌مختلف و شكل درختي تدوين نقشه استراتژي سازمان و رابطه فاكتورها مديريت كارتهاي امتيازي زيرمجموعه‌هاي سازمان گزارشات در قالبهاي رسمي و قابل پرينت پروژه ها و برنامه های عملیاتی

BSC تعريف اجزاي درخت وتعيين خصوصيات و مقادير يك فاكتور • امكان ايجاد فاكتور و يا حذف آن • امكان متمركز شدن روي بخشي از درخت شاخصها، با باز يا بستن زیرشاخه آيتمها

با كليك راست روي هر نود درخت و انتخاب منوي خصوصيات، ويژگي هاي مختلف هر نود تعيين مي شود. خصوصيات اصلي فاكتور و توضيحات • امكان ويرايش نام و توضيحات هر فاكتور • بعد از ثبت عنوان، با عبور نشانگر روي شكل گسترده گراف درخت شاخص ها موارد ويرايش شده ظاهر مي شوند

تعيين نوع فاكتور • تعيين نوع فاكتوراعم از چشم انداز،‌ استراتژي،‌... فاكتورها مي توانند 3 رنگي، 5 رنگي، و اگر افزايش مقادير فاكتور نامطلوب باشد ، 3رنگي و يا 5 رنگي معكوس باشند

فرمول دهی به شاخص ها امکان تعریف فرمول برای محاسبه مقدار فاکتور، هدف میانی، مرز خوب و هشدار

تعيين واحد اندازه گيري فاكتور در زبانه محاسبات امكان تعيين واحد اندازه گيري فاكتور و اينكه مقادير آن هر چند مدت يك بار به روز مي شوند وجود دارد • در صورتي كه شاخصهاي ديگري از مقادير اين شاخص استفاده كنند ولي دوره هاي تعريف شده براي آنها بزرگتر باشد نحوه محاسبه مقادير در دوره هاي بالاتر بايستي تعيين شود • بعنوان مثال اينجا تعيين شده براي دوره هاي بالاتر مثل سالانه، مجموع مقادير فصلي بعنوان مقدار سالانه محاسبه شود

تعيين هدف گذاري ها در دوره هاي مختلف • در صورتي كه براي شاخصي هدف گذاري شده باشد كه در دوره‌هاي مختلف به مقادير خاصي برسد، مي‌بايست گزينه آن را انتخاب نمود تا بعدا بتوان در زبانه مقادير فاكتور، مقدار آنها را وارد كرد

گراف وضعيت فاكتور در دوره هاي مختلف • در زبانه گراف، وضعيت مقادير حاصل آمده در دوره هاي مختلف نمايش داده مي شوند و وضعيت آنها نسبت به نواحي خوب و بد و ... ظاهر مي گردد.

داشبورد وضعيت هر فاكتور در زبانه آخرين مقدار، داده مربوط به آخرين دوره اي كه مقدار آن وارد شده يا بعبارتي وضعيت فعلي فاكتور نمايش داده مي شود

تعيين فرمول براي شاخصهايي كه براساس زیرشاخه هایشان محاسبه مي شوند • محاسبه فرمول براي مقادير فاكتورهاي داراي زیرشاخه براساس مقاديري كه زیرشاخه های آنها داشته اند و يا براساس مقادير مرزهاي آنها

محاسبه مقادير هر فاكتور براي دوره هاي زماني مختلف • ورود مقادير شاخص هايي كه مستقيما مقاديرشان وارد مي شوند يا • محاسبه مقادير فاكتور هايي كه فرمول براساس زیرشاخه هایشان دارند

روش ديگر ورود داده ها • علاوه بر امكان ورود داده ها در منوي خصوصيات براي هر فاكتور، امكان تغيير و دسترسي سريعتر به اين مقادير نيز وجود دارد. • با يكبار كليك روي هر فاكتور كه انتخاب شود مقادير آن در منوي سمت راست ظاهر مي شود

نمايشگر جامع وضعيت هر فاكتور • نمايش وضعيت جامع هر فاكتور با پايين نگه داشتن دكمه Ctrlاز صفحه كليد و نيز كليك كردن روي هر فاكتور

نمايش درختي كارتهاي امتيازي متوازن • نمايش درخت شاخصها بصورت درختي از منوي تعاريف قابل دسترسي است كه با پيمايش روي نوار پيمايش وضعيت شاخصها و رنگ آنها در دوره هاي مختلف مشخص مي شود.

نمايش درختي كارتهاي امتيازي متوازن • با انتخاب هر كدام از نودهاي درخت، گراف شاخص در دوره های ارزیابی و وضعیت آخرین مقدار و توضیحات کاربران قابل مشاهده است.

تدوين نقشه استراتژي • با امكانات نوار ابزار مي توان آيتم هاي درخت را انتخاب نموده و رابطه بين آيتمها را برقرار نمود • از منوي تعاريف مي توان نقشه استراتژي را تعريف نمود • مقادير روي لينكهاي اتصال دهنده ميزان همبستگي فاكتورها را نشان مي دهند

سيستم نرم افزاري BSC Master تعريف شاخص ها در درخت كارت امتيازي متوازن داشبوردهاي مختلف وضعيت هر فاكتور در دوره ها گرفتن و محاسبه مقادير و تعريف فرمول شاخصها وضعيت جامع فاكتورها در زمانهاي‌مختلف و شكل درختي تدوين نقشه استراتژي سازمان و رابطه فاكتورها مديريت كارتهاي امتيازي زيرمجموعه‌هاي سازمان پروژه ها و برنامه های عملیاتی

مديريت كارتهاي امتيازي متوازن • هرگاه سازمان داراي زير مجموعه‌هايي باشد كه بجهت ابعاد بزرگشان، بايستي براي آنها بطور جداگانه درخت كارت امتيازي تعريف شود، در اين قسمت امكان تعريف آنها وجود دارد • به كمك این قابليت امكان افزودن يك درخت كارت امتيازي بعنوان زیرشاخه براي ساير شاخصها وجود دارد.

از منوي گزارشات گزارش ارزيابي درخت BSC قابل دسترسي است و مي توان با انتخاب دوره مورد نظر وضعيت منظرهاي گوناگون درخت را مشاهده و پرينت كرد گزارش ارزيابي • با كليك روي هر شاخص انتخابي، درصورتيكه كد تعريف شده ي آن شاخص در درختهاي ديگر موجود باشد، وضعيت آنها نيز نمايش داده ميشود. • در اينجا شاخص راهبري تحول اداري كه داراي كد يكسان در تمام زير مجموعه هاي سازمان است، انتخاب شده و وضعيت آنها در زير مجموعه هاي استاني، نمايش داده شده است تا معلوم شود ضعف از كدام نواحي بوده است.

گزارش گيري از وضعيت درختهاي مختلف در فاكتورهاي مختلف در دوره هاي گوناگون در قالب انواع نمودارها مشاهدات در قالب انواع نمودارهاي ديگر نيز در ستون انتهايي سمت راست وجود دارد

روش ارزيابي متوازن بر رشد سازمان بطور متوازن تاكيد دارد. • در گزارش توازن درخت امتيازي، نمودار اين توازن در منظرهاي مختلف ارزيابي واضحتر است • هرقدر اين نمودار به شكل مربع نزديكتر باشد نشاندهنده توازن بهتر است گزارش توازن درخت امتيازي انتخاب نمودار در دوره‌هاي مختلف توازن از نظر مقدار كسب شده

توازن از نظر تعداد اهداف تعريف شده توازن از نظر اهداف تعريف شده

نظام ارزيابي عملكرد سازمانها براساس روش كارت امتيازي متوازن Balance Score Card