QUAÛN LYÙ CHI PHÍ DÖÏ AÙN (PROJECT COST MANAGEMENT)

1. ÑAÏI HOÏC MÔÛ BAÙN COÂNG TP.HCM TRUNG TAÂM CPA QUAÛN LYÙ CHI PHÍ DÖÏ AÙN (PROJECT COST MANAGEMENT) Baøi giaûng löu haønh noäi boä cuûa lôùp “Boài döôõng kieán thöùc vaø kyõ naêng Quaûn Lyù Döï Aùn xaây döïng” taïi Trung taâm CPA Giaûng vieân: Traàn Trung Haäu, M. Eng

2. CAÙC QUAÙ TRÌNH CHÍNH • Hoaïch ñònh nguoàn löïc (Resource planning): Xaùc ñònh caùc nguoàn löïc gì (con ngöôøi, thieát bò, vaät lieäu) vaø soá löôïng cuûa moãi loaïi neân ñöôïc duøng ñeå thöïc hieän caùc coâng vieäc cuûa döï aùn. • Öôùc löôïng chi phí (Cost estimating): phaùt trieån moät öôùc tính xaáp xæ cuûa nhöõng chi phí cuûa caùc nguoàn löïc caàn ñeå hoaøn thaønh caùc coâng vieäc cuûa döï aùn • Laäp ngaân saùch döï aùn (Cost budgeting): phaân boå chi phí ñeán töøng haïng muïc rieâng • Kieåm soaùt chi phí (Cost control): Kieåm soaùt caùc thay ñoåi maø taùc ñoäng ñeán ngaân saùch döï aùn

3. CAÙC QUAÙ TRÌNH CHÍNH CUÛA QUAÛN LYÙ CHI PHÍ (tieáp) • 4 quaù trình treân cuûa quaûn lyù chi phí töông taùc laãn nhau vaø töông taùc vôùi caùc quaù trình khaùc cuûa quaûn lyù döï aùn. • Ngoaøi ra trong thöïc teá, 4 quaù trình noùi treân coù theå choàng laép nhau (overlap) vaø töông taùc vôùi nhau theo moät caùch thöùc maø khoâng ñöôïc chi tieát hoùa trong baøi giaûng naøy. • Quaûn lyù chi phí döï aùn neân caân nhaéc nhu caàu thoâng tin cuûa caùc ñoái taùc tham gia döï aùn. Caùc ñoái taùc khaùc nhau coù theå ño löôøng chi phí trong nhöõng caùch khaùc nhau vaø taïi nhöõng thôøi ñieåm khaùc nhau. • Quaûn lyù chi phí döï aùn cuõng coù theå bao goàm döï baùo vaø phaân tích söï chi tieâu taøi chính cuûa saûn phaåm döï aùn. Luùc naøy quaûn lyù chi phí döï aùn cuõng bao goàm caùc kyõ thuaät nhö: ROI (return on investment), ngaân löu chieát khaáu (discounted cash flow), phaân tích hoaøn voán (pay-back analysis), …

4. HOAÏCH ÑÒNH NGUOÀN LÖÏC (RESOURCE PLANNING) Inputs Tools Outputs 1- WBS 2- Historical information 3- Scope statement 4- Resource pool description 5- Organizational policies 1- Expert judgment 2- Altinatives identification 1- Resource requirements

5. HOAÏCH ÑÒNH NGUOÀN LÖÏC (RESOURCE PLANNING) • ÑAÀU VAØO (INPUTS): • Work Break-Down Structure (WBS) • Thoâng tin quaù khöù: Thoâng tin veà loaïi naøo cuûa nguoàn löïc laø ñöôïc yeâu caàu cho nhöõng coâng vieäc töông töï cuûa nhöõng döï aùn tröôùc ñoù neân ñöôïc duøng neáu coù saún • Baùo caùo quy moâ (Scope statement): chöùa ñöïng söï caàn thieát ñaàu tö vaø caùc muïc tieâu döï aùn • Resource pool description: Kieán thöùc veà nhöõng taøi nguyeân naøo laø coù saún thì caàn thieát cho hoaïch ñònh nguoàn löïc • Caùc chính saùch cuûa toå chöùc: Caùc chính saùch cuûa toå chöùc thöïc hieän döï aùn veà nhaân vieân, veà thueâ hoaëc mua thieát bò phaûi ñöôïc caân nhaéc trong quaù trình hoaïch ñònh nguoàn löïc.

6. HOAÏCH ÑÒNH NGUOÀN LÖÏC (RESOURCE PLANNING) –tieáp theo • COÂNG CUÏ VAØ KYÕ THUAÄT (Tools and techniques): • YÙ kieán chuyeân gia (Expert judgment): YÙ kieán chuyeân gia thöôøng ñöôïc yeâu caàu ñeå ñaùnh giaù ñaàu vaøo cho töøng quaù trình. Caùc chuyeân gia nhö theá coù theå ñöôïc cung caáp bôûi caùc caùc phoøng ban khaùc cuûa toå chöùc thöïc hieän döï aùn, bôûi caùc coâng ty tö vaán, bôûi caùc hieäp hoäi ngheà nghieäp, … • Nhaän daïng caùc giaûi phaùp thay theá (Alternatives identification):

7. HOAÏCH ÑÒNH NGUOÀN LÖÏC (RESOURCE PLANNING) – tieáp theo • ÑAÀU RA (Outputs): • Caùc nhu caàu nguoàn löïc (Resource requirements): • Ñaàu ra cuûa quaù trình hoaïch ñònh nguoàn löïc laø söï mieâu taû cuûa loaïi nguoàn löïc naøo laø caàn vaø vôùi soá löôïng bao nhieâu cho moåi phaân töû cuûa WBS. • Caùc nguoàn löïc naøy seõ ñaït ñöôïc thoâng qua bieåu ñoà nhaân löïc (staff accquisition) vaø quaù trình cung öùng (procurement)

8. ÖÔÙC LÖÔÏNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING) Inputs Tools Outputs 1- WBS (Input cuûahoaïch ñònh n.löïc) 2- Resource requirements (Output cuûa hoaïch ñònh n.löïc) 3- Resource rates 4- Activity duration estimates 1- Analoguos est. 2- Parametric modeling 3- Bottom-up est. 4- Computerized tools 1- Cost estimates 2- Suporting detail 3- Cost management plan

9. ÖÔÙC LÖÔÏNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING) • ÑAÀU VAØO (INPUTS): • Work Break-Down Structure (WBS) • Caùc nhu caàu nguoàn löïc (Resource requirements) = Ñaàu ra cuûa quaù trình hoaïch ñònh nguoàn löïc • Ñôn giaù nguoàn löïc (Resource rates): Caùc nhaân vieân ñaûm nhaän öôùc tính chi phí döï aùn phaûi bieát ñôn giaù (unit rate) cho töøng loaïi nguoàn löïc ñeå tính toaùn caùc chi phí döï aùn. Neáu khoâng coù döï lieäu veà ñôn giaù thì hoï phaûi töï öôùc tính. • Öôùc löôïng thôøi gian hoaøn thaønh coâng taùc (Activity duration estimates) = ñaàu ra cuûa quaûn lyù tieán ñoä döï aùn (Project time mamangement) • Thoâng tin quaù khöù (historical information) • Chart of accounts: Sô ñoà cuûa caùc khoaûn muïc taøi chaùnh mieâu taû caáu truùc maõ hoùa ñöôïc duøng trong toå chöùc thöïc hieän döï aùn ñeå ghi cheùp caùc thoâng tin taøi chaùnh vaøo trong soå caùi keá toaùn (ledger)

10. ÖÔÙC LÖÔÏNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING) • COÂNG CUÏ VAØ KYÕ THUAÄT (Tools and techniques): • Öôùc tính töông töï (Analogous Estimating): • Coøn ñöôïc goïi laø top-down estimating, töùc laø söû duïng caùc chi phí thöïc cuûa nhöõng döï aùn töông töï truôùc ñoù nhö laø cô sôû cho vieäc öôùc tính chi phí cho döï aùn hieän haønh • Noù thöôøng ñöôïc duøng khi chuùng ta coù raát ít thoâng tin veà döï aùn • Ít toán chi phí hôn nhöng cuõng ít chính xaùc hôn

11. ÖÔÙC LÖÔÏNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING) • COÂNG CUÏ VAØ KYÕ THUAÄT (Tools and techniques) – tieáp theo: • Moâ hình tham soá (Parametric modeling): • Söû duïng caùc ñaëc tính (parameters) döï aùn trong moät moâ hình toaùn hoïc ñeå döï ñoaùn chi phí döï aùn. • Caùc moâ hình naøy coù theå ñôn giaûn (xaây döïng chung cö thöôøng ñöôïc tính döïa treân giaù thaønh 1m2 saøn xaây döïng) hoaëc phöùc taïp (moâ hình öôùc löôïng chi phí phaân meàm söû duïng 13 nhaân toá hieäu chænh rieâng bieät)

12. ÖÔÙC LÖÔÏNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING) • COÂNG CUÏ VAØ KYÕ THUAÄT (Tools and techniques) – tieáp theo: • Öôùc löôïng Bottom-up (Bottom-up estimating): • Kyõ thuaät naøy lieân quan ñeán öôùc löïông chi phí cuûa caùc coâng vieäc rieâng, sau ñoù seõ coäng doàn leân möùc cao hôn ñeå coù ñöôïc toång chi phí döï aùn • Khi coâng vieäc ñöôïc chia caøng nhoû thì ñoä chính xaùc cuûa öôùc tính seõ gia taêng • Caùc coâng cuï vi tính (Computerized tools): MS Project, Primavera, WinEstimate, …

13. ÖÔÙC LÖÔÏNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING) • ÑAÀU RA(Outputs): • Öôùc löïông chi phí (Cost estimates): • Laø ñaùnh giaù ñònh löôïng cuûa caùc chi phí khaû dó cuûa caùc nguoàn löïc caàn thieát ñeå hoaøn thaønh döï aùn. • caùc chi phí phaûi ñöôïc öôùc tính cho taát caû caùc nguoàn löïc maø döï aùn gaùnh chòu, bao goàm: nhaân löïc, vaät lieäu, cung caáp, vaø caùc loaïi ñaëc bieät nhö trôï caáp do laïm phaùt, döï phoøng phí. • Öôùc löôïng chi phí moät caùch toång quaùt thöôøng ñöôïc tình baøy döôùi daïng tieàn teä nhöng ñoâi khi cuõng coù theå ñöôïc phaùt bieåu döôùi daïng toång giôø coâng cuûa nhaân vieân caàn duøng cho döï aùn

14. ÖÔÙC LÖÔÏNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING) • ÑAÀU RA(Outputs) – tieáp theo: • Caùc chi tieát phuï (Supporting detail):bao goàm: • Moâ taû quy moâ coâng vieäc öôùc löôïng = Tham khaûo ñeán WBS • Caùc taøi lieäu duøng laøm cô sôû cho öôùc löôïng (töùc laø laøm theá naøo maø toång chi phí ñaõ ñöôïc öôùc löôïng) • Taøi lieäu cuûa caùc giaû ñònh • Dung sai cuûa öôùc löôïng • Keá hoaïch quaûn lyù chi phí (Cost plan Management): mieâu taû laøm theá naøo caùc sai bieät veà chi phí seõ ñöôïc quaûn lyù. Möùc ñoä chi tieát döïa treân nhu caàu cuûa caùc beân tham gia döï aùn. Noù laø moät phaàn cuûa keá hoaïch toång theå döï aùn (the overall project plan)

15. LAÄP NGAÂN SAÙCH DÖÏ AÙN (COST BUDGETING) Inputs Tools Outputs 1- Cost estimates (Output cuûa öôùc löôïng chi phí) 2- WBS (Input cuûa hoaïch ñònh nguoàn löïc) 3- Project schedule 1- Cost estimating tools and techniques 1- Cost baseline

16. LAÄP NGAÂN SAÙCH DÖÏ AÙN (COST BUDGETING) • ÑAÀU VAØO(Inputs): • Öôùc löôïng chi phí (cost estimates) • WBS: giuùp nhaän daïng nhöõng phaàn töû maø chi phí seõ ñöôïc phaân boå • Tieán ñoä döï aùn (project schedule): giuùp chæ ra ngaøy baét ñaàu vaø ngaøy hoaøn thaønh döï aùn cho caùc thaønh phaàn döï aùn maø chi phí seõ ñöôïc phaân boå. Thoâng tin naøy laø caàn thieát ñeå phaân coâng chi phí ñeán caùc thôøi ñoaïn thích hôïp maø döï aùn phaûi gaønh chòu chi phí ñoù.

17. LAÄP NGAÂN SAÙCH DÖÏ AÙN (COST BUDGETING) • COÂNG CUÏ VAØ KYÕ THUAÄT (Tools and techniques): • Caùc coâng cuï vaø kyõ thuaät öôùc löôïng chi phí (Cost estimate tools and techniques): • Gioáng nhö caùc coâng cuï vaø kyõ thuaät ñaõ duøng trong öôùc löôïng chi phí ( cost estimates) • ÑAÀU RA (Outputs): • Cost Baseline: laø ngaân saùch öùng vôùi moät giai ñoaïn maø seõ ñöôïc duøng ñeå ño löôøng vaø theo doõi söï thöïc hieän cuûa chi phí. Noù thöôøng ñöôïc coâng doàn theo thôøi gian thaønh caùc ñoà thò cong chöõ S. Nhieàu döï aùn (ñaëc bieät laø döï aùn lôùn) coù theå coù cost baseline boäi (multiple cost baseline), chaúng haïn nhö:keá hoaïch chi tieâu hoaëc döï baùo ngaân löu laø cost baseline cho ño löôøng chi tieâu

18. KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ (COST CONTROL) Inputs Tools Outputs 1- Cost baseline (Output cuûa laäp ngaân saùch döï aùn) 2- Performance reports 3- Change requests 4- Cost management plan 1- Cost change control system 2- Performance measurement 3- Additional planning 4- Computerized tools 1- Revised cost estimates 2- Budget updates 3- corrective action 4- Estmates at completion 5- Lesson learned

19. KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ (COST CONTROL) • ÑAÀU VAØO (inputs): • Cost baseline • Baùo caùo tieán trình (performance report): cung caáp thoâng tin veà tieán trình xaûy ra cuûa chi phí trong thöïc teá. Noù caûnh baùo cho nhoùm quaûn lyù döï aùn nhöõng vaán ñeà tieàm naêng trong töông lai • Caùc yeâu caàu thay ñoåi (Change request): coù theå xuaát hieän trong nhieàu daïng thöùc. Caùc thay ñoåi coù theå laøm cho gia taêng ngaân saùch nhöng cuõng coù theå laøm giaûm noù. • Keá hoaïch quaûn lyù chi phí (Cost plan management)

20. KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ (COST CONTROL) • COÂNG CUÏ VAØ KYÕ THUAÄT (Tools and techniques): • Heä thoáng kieåm soaùt thay ñoåi chi phí (cost change system control): xaùc ñònh caùc quy trình bôûi nhöõng gì maø cost baseline coù theå ñöôïc thay ñoåi. Noù bao goàm: paperwork, tracking system, vaø phaân caáp quyeàn giaûi quyeát thay ñoåi. • Ño löôøng tieán trình (measurement performance): giuùp ñaùnh giaù ñoä lôùn cuûa caùc sai bieät veà chi phí. Earned value analysis laø höõu ích ñeå kieàm soaùt caùc thay ñoåi naøy

21. KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ (COST CONTROL) • COÂNG CUÏ VAØ KYÕ THUAÄT (Tools and techniques) – tieáp theo: • Keá hoaïch boå sung (Additional plan): Xem xeùt laïi chi phí ñaõ öôùc löôïng hoaëc phaân tích caùc giaûi phaùp thay theá coù theå ñöôïc yeâu caàu • Caùc coâng cuï maùy tính (Computerized tools): Caùc phaàn meàm QLDA coù theå duøng ñeå theo doõi bieán ñoäng chi phí ñaõ hoaïch ñònh, chi phí thöïc chi, döï baùo chi phí cho phaàn coâng vieäc coøn laïi

22. KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ (COST CONTROL) • ÑAÀU RA (Outputs): • Duyeät laïi öôùc löôïng chi phí (Revised cost estimates): Caùc beân coù lieân quancaàn phaûi ñöôïc thoâng baùo veà söï pheâ duyeät laïi naøy. Noù coù theå daãn ñeán thay ñoåi keá hoaïch toång theå döï aùn. • Caäp nhaät ngaân saùch (Budget updates): laø caùc thay ñoåi trong revised cost estimate. Noù ñöôïc caäp nhaät ñeå töông thích vôùi caùc thay ñoåi veà quy moâ (neáu coù) • Haønh ñoäng hieäu chænh (Corrective action): laø nhöõng coâng vieäc caàn phaûi laøm ñeå ñöa keát quaû cuoái cuøng cuûa döï aùn veà gaàn vôùi keá hoaïch ñaõ döï truø.

23. KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ (COST CONTROL) • ÑAÀU RA (Outputs): • Öôùc löôïng luùc hoaøn thaønh (Estimate at completion=EAC): laø döï baùo veà toång chi phí döï aùn luùc hoaøn thaønh maø döïa vaøo keát quaû ñaõ thöïc thöïc hieän cuûa döï aùn. Coù 3 caùch thoâng duïng ñeå öôùc löôïng EAC (se ñöôïc thaûo luaän ñeå phaân tích Earned Value) • Baøi hoïc kinh nghieäm (Lesson learned): Nguyeân nhaân caùc thay ñoåi, lyù do ñaèng sau söï löïa choïn caùc corrective action, vaø caùc baøi hoïc khaùc neân ñöôïc taøi lieäu hoùa ñeå trôû thaønh caùc döõ lieäu lòch söû cho caùc döï aùn töông töï maø chuû döï aùn seõ thöïc hieän trong töông lai.