Utveksling – Nominasjon og SøknadsWeb for utenlandske søkere

1. Utveksling – Nominasjon og SøknadsWeb for utenlandske søkere Kathy Foss Haugen, USIT, UiO

2. Hvilke grupper søkere behandles? • Utreisende studenter på utvekslingsprogram • Innreisende studenter på utvekslingsprogram • Innreisende studenter på gradsstudier (freemovers)

3. Utreisende studenter på utveksling • Utvekslingsavtalene registreres i FS også som opptaksstudieprogram • Studentene kan søke via SøknadsWeb • Kan kreve at studentene har gyldig studierett ved institusjonen for å kunne søke

4. Utreisende studenter - innlogging

5. Utreisende studenter 2 Studenten logger inn og søker om opptak til en utvekslings-avtale

6. Utreisende studenter 3

7. Opptakstype • Kan styre hvilke nasjonaliteter som kan søke • Kan sette krav til gyldig studierett for å søke • Kan styre hvilke opptakstyper som kan laste opp dokumenter

8. Opptaksstudieprogram • Alle avtaler som studenter skal søke til må opprettes som opptaksstudieprogram • Det planlegges en rutine for å kunne gjøre dette • Studietypenr kan gjenbrukes, så en kan for eksempel kun ha to: ett for erasmus og ett for bilaterale avtaler.

9. Utvekslingsavtale - Studieprogram

10. Utveksling – studieprogram 2 • Dersom det krever studierett for opptak på opptakstype, så får kun søkere som har studierett på studieprogram knyttet til utvekslingsavtalen, se det aktuelle opptaksstudieprogrammet

11. Utveksling – studieprogram: Eksempel • Et opptaksstudieprogram er knyttet til en utvekslingsavtale. På utvekslignsavtalen er det oppgitt studieprogram • Kun søkere som har studierett på det/de oppgitte studieprogram skal få se opptaksstudieprogrammet i SøknadsWeb.. • En student har studierett på BAFY-UIO. • Hun søker om opptak til Utveksling 2014 vår. Hvor det er 4 opptaksstudieprogram: • 2691 - avtale 160, studieprogram BAFY-UIO • 2692 - avtale 225, studieprogram ALLINN • 3008 - avtale 12, ingen studieprogram • 3014 - avtale ADEL1, studieprogram AAS-UIO og BA-SVF • Studenten får kun se de opptaksstudiepprogram som er knyttet til utvekslingsavtale med samme studiepprogram og utvekslingsavaler som ikke er knyttet til noe studieprogram • Studenten får kun se 2691 og 3008

12. Opptaksstudieprogram • Etter opptaket blir studenten ved kjøring av FS159.001 opprettet som utvekslingsstudent knyttet til avtalen som er oppgitt på opptaksstudieprogrammet.

13. Utvekslingsperson Bildet er omtrent uendret fra tidligere, men er nå knyttet til Avtaleid.

14. Oppgaver 1 • Opprett et opptak utveksling 2013 høst med opptakstype utveksling • Registrer parametre på opptakstypen slik at utenlandske statsborgere kan søke • Opprett et opptaksstudieprogram og knytt det til opptaket utveksling • Knytt opptaksstudieprogrammet til en utvekslingsavtale • Legg opptakstypen inn i søketreet • Tvangskjør • Finn en student og søk om utveksling

15. Innreisende studenter på utvekslingsprogram • Studentene nomineres i NominationWeb • Opptak med invitasjon, kan sette opp slik kun de som er nominert kan søke dette opptaket (Opptak – Kun invitert – J). • Utvekslingsavtalene må være knyttet til et opptaksstudieprogram. • Studenter som er nominert fullfører søknaden på SøknadsWeb.

16. Nominasjon • Studenter som skal komme til Norge på en utvekslingsavtale nomineres av hjemmeinstitusjonen på Nomination. • Studenten blir knyttet til utvekslingsavtalen gjennom nomineringen • Institusjonen logger inn med epostadresse og passord. Den mottagende institusjonen må ha registrert denne epostadressen i bildet Utvekslingsavtale, undervindu koordinator

17. Nomination - innlogging

18. Nomination – oversikt over tilgjengelige avtaler

19. Nomination – nominering av student

20. Registrering av nominert student

21. Registrering av nominert student • Epost-adresser må være unike • Grønn markering av felt som er fylt ut korrekt

22. Epostadresse finnes fra før Dersom epostadressen finnes fra før, så må en si om dette er samme person eller ikke.

23. Detaljer og opplasting

24. Nomination- opplasting av dokumenter • De som nominerer kan laste opp relevante dokumenter. • Dokumentene blir lagt i dokumentarkivet til studenten som blir nominert. • Dokumentene får dokumenttype NOMINATION.

25. Nominering • Studenten som blir nominert blir opprettet som person i FS med FS-fiktivt fnr. • Øvre del av Søknad samebilde blir opprettet. • For at den nominerte skal kunne bli opprettet som student, må vedkommende ha fått et Snr-nr.

26. Studenten får epost med informasjon om innlogging i SøknadsWeb for å fullføre søknaden. • Eposten sendes ut 30 min etter registrering, slik at saksbehandler skal ha mulighet til å kontrollere og eventuelt slette nominering hvis den er gjort ved en feiltagelse.

27. Etter nominering får studenten tilsendt epost

28. Studenten må be om å få passord

29. Studenten må registrere personopplysninger

30. Studenten velger et studieprogram

31. Studenten fullfører søknaden

32. Hva må være på plass av bakgrunnsdata for å kunne nominere? • WebApplikasjon - Modulvalg • Utvekslingsavtale • Avtaleparter • Koordinatorer for avtalen • Betingelser • Studieprogram • Eposttekst til de som blir nominert • Opptak • Opptaksstudieprogram

33. WebApplikasjon - Modulvalg

34. WebApplikasjon - Modulegenskaper • HJELPLINK - venstremeny • OPPTAKKODE - Opptakstypekode for opptak som skal brukes for nominasjoner. For eksempel UTVEKSLING. Det er kun mulig med en opptakstypekode her. • PASSFROM - Avsenderadresse for utsending av passordepost til brukere • SOKWEBLINK- Link til søknadsweb. Benyttes i kvitteringsepost

35. Utvekslingsavtale – avtalepart • Avtaleid er nøkkelen i utvekslingsavtale • Kan ha flere parter innenfor en avtale

36. Utvekslingsavtale - koordinatorer • Koordinatorer må registreres med e-postadresse • Interne koordinatorer kan også registreres med e-postadresse • En koordinator kan være knyttet til flere avtaler • E-postadresssen benyttes til innlogging på Nomination

37. Utvekslingsavtale – Koordinator • Personer med ulike roller i forhold til avtalen

38. Rapport FS280.001 Utvekslingsavtaler

39. Utvekslingsavtale – Betingelser Periode – benyttes for å finne hvilke terminer som det kan nomineres studenter Opptaksinfo – grunnlagsdata for opptak. Skal senere benyttes til å få generert opptaksstudieprogram innenfor aktive avtaler

40. Utvekslingsavtale – betingelserHvilke terminer skal vises? For å finne ut om en betingelser er gyldig:1. Dersom opptaket er et høstopptak må en betingelse være gyldig hele eller deler av perioden 15.8 - 15.12 samme år. 2. Dersom dato ikke er angitt er betingelsen gyldig. Altså dersom til-dato ikke er angitt er betingelsen gyldig for hele framtida.3. Status må være J for h/v, samt det må være angitt både til og fra-tall4. Dersom det finnes flere gyldige betingelser skal vi hente ut det maksimale antall terminer av alle mulighetene. Altså, dersom en betingelser sier at man ikke har høstopptak og en annen sier at man har høstopptak blir resultatet at man har høstopptak (med de tilhørende tall for til-fra) • Eksempel:Dersom man skal opprette tilgjengelige terminer for opptak VÅR 2013, og det ikke finnes gyldige betingelser skal defaultbetingelsen returneres, det blir altså to alternativer, VÅR 2013 og VÅR 2013+HØST2013.

41. Mer om terminer

42. Mer om terminer 2

43. Mer om terminer 3

44. Utvekslingsavtale Avtalen presenteres med Avtalenavn Utvekslingsprogram Mottagende institusjon

45. Epost til nominerte • En student får kun tilsendt en epost, selv om vedkommende blir nominert til flere avtaler • Epost blir sendt ut 30 min ETTER de er nominert, slik at saksbehandler har mulighet til å slette ved eventuelle feil

46. Oppsett av epost Webapplikasjon – Tekster PASSORDEPOST_SUBJECT = New Password for Nomination PASSORDEPOST_BODY =You (or someoneelse) have requestedthat a newpassword be generated for youruser at theNominationapplication for (#1) Yourpassword is(#2) Usethistogetherwithyouremailaddress to log on at (#3) Best Regards! • Epost-avsender hentes fra appmodulegenskap PASSFROM. Default-verdi er Systemverdier.Smtp_Avsender_Default

47. Opptak Krever invitasjon – kun inviterte/nominerte kan se opptaket. Inviterte er de som har fått opprettet øvre del av Søknad samlebilde. De må selv søke aktuelle søknadsalternativ.

48. Søknad samlebilde • Ved nominering opprettes det en forekomst i øvre del av Søknad samlebilde • Søkeren må inn på SøknadsWeb for å fullføre søknaden • Søker får kun se opptaksstudieprogram knyttet til den avtalen som vedkommende er nominert til og opptaksstudieprogram som ikke er knyttet til noen avtale. • Info om avtalen blir automatisk registrert når søkeren blir nominert • Søker får automatisk satt studentgrunnlag UTV

49. Søknad samlebilde Søknaden knyttes til avtaleid, som benyttes av FS159.001. Dersom det ikke er oppgitt noe her benyttes avtaleid fra opptaks-studie-programmet.

50. Opplasting av dokumenter • Den som nominerer kan laste opp aktuelle dokumenter • Dokumenttype Nomination blir satt