Het nieuwe interbestuurlijke archieftoezicht VNG bijeenkomst 13 november 2012

1. Het nieuwe interbestuurlijke archieftoezicht VNG bijeenkomst 13 november 2012 Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland Marianne Loef

2. Waarom toezicht op archieffunctie? Archief is geheugen overheid juridisch, financieel, rechtmatig, integer Principe democratische rechtsstaat: → overheidsarchief openbaar en toegankelijk Archief is belangrijke historische bron, essentieel onderdeel erfgoed

3. Een beetje historie • Convenant archieven 2002: Onderzoek inrichting archiefinspectiefunctie 2004/2005 • 5 principes uit het eindrapport van 2005: • Zorgdragers moeten eigen controlefunctie inrichten • Extern toezicht en interne controle (=geen toezicht) principieel scheiden • Dekkend toezicht voor én na overbrenging • Sanctiebeleid effectiever en consequenter • Landelijk expertisecentrum, opleiding, competenties

4. Uitgangspunten Wet Rgt Toezicht in principe door naasthogere overheid Versterking van horizontale verantwoording en kwaliteitsborging binnen overheden Vertrouwen Sober, selectief en proportioneel

5. Nieuw interbestuurlijk archieftoezicht

6. Spelregels voor dit interbestuurlijk verkeer Wet Rgt Algemene beleidskaders voor ingrijpen door provincies (indeplaatsstelling en schorsing/vernietiging) Aanvullende beleidskaders voor sectoren: ruimtelijke ordening, Wabo, archieftoezicht Provinciale verordeningen op systematische informatie of convenanten/afspraken provincie-gemeenten

7. Aanvullend beleidskader archieftoezicht ‘Nieuwe Schoenen’ Informatiearrangementhoe komen we aan informatie? Toezichtscriteriawanneer grijpen we in? welke factoren spelen een rol?- risicoanalyse - Toezichtsmiddelenhoe grijpen we in?Interventieladder, reality checks

8. 1. Hoe komen we aan informatie? • Informatiearrangement (afspraken, regeling) • Gemeenten, waterschappen etc. sturen informatie uit horizontale verantwoording aan provincie (provinciale verordening, afspraak, convenant) • Gebruik van KPI’s aanbevolen, niet verplicht. Aanvullende info: verslag gemeentearchivaris, begrotingen, plannen • Speerpunten vast te stellen per provincie • Ooit: waarstaatjegemeente.nl? • Realitychecks hernieuwde Gemeentewet 124E

9. 1. Het nieuwe toezicht

10. 2. Wanneer grijpen we in? • Toetsen van toegezonden informatie aantoezichtscriteria (17) - match met KPI’s • Voldoet situatie aan wet-en regelgeving? • Ja: niets doen • Nee: ingrijpen • Meer info nodig: opvragen • Indeling gemeenten in risico-categorieën • Afweging per geval

11. 2. Risicoanalyse: welke factoren? • zijn onze recente ervaringen positief? • werkt het horizontale mechanisme daar? • is men in waarstaatjegemeente.nl opgenomen? • zijn er risicovolle omstandigheden? • zijn er klachten en/of signalen van derden? • is er informatie van andere toezichtssectoren?

12. 2. Mogelijke risicovolle gebeurtenissen: Informatiehuishouding bij grote reorganisaties (RUD’s) Overgang naar digitaal Nieuwbouw

13. 3. Hoe grijpen we in? • Interventieladder met 7 treden • Altijd eerst overleg en kans gebrek te herstellen • Waarschuwing, publiciteit, inschakelen raad • Dan pas sanctie

14. Sanctie indeplaatsst. Laatste kans voor indeplaatsstelling ? Interveniërend ? Uitgebreid Aankondiging juridischeinterventie Afspraken over verbetering Specifieke informatie opvragen en valideren Op afstand Generieke informatievergaring volgensafspraken Informatie-arrangement Sober Signaleren

15. Voorbeeld taakverwaarlozing • B&W hebben geen archiefbewaarplaats aangewezen en geen archivaris benoemd • Archief staat op oude zolder (criterium 6 en KPI 7.2) • Wat doet provincie? • Wat kan provincie in uiterste geval doen?

16. Wat blijft specifiek in de Archiefwet? • Verplichte melding archiefverordeningen • Machtigingen tot vervreemding, tot opschorting overbrengingstermijn en beperking van openbaarheid< 75 • Machtiging vervanging vervalt naar verwachting in 2013

17. Kansen en risico’s nieuw interbestuurlijk toezicht • Kans: Gemeenten en waterschappen verbeteren eigen kwaliteit systematisch • Kans: Toezicht meer intersectoraal, gelijkvormig • Risico: Van proactief optreden provincie → achteraf optreden te laat? vb: Archiefdepots, vervanging • Risico: Horizontaal toezicht afwezig, (te) vrijblijvend of strategisch niveau niet betrokken. KPI’s→ tactisch, uitvoerend

18. Overgangsperiode (N-H) • Afbouwperiode: Gemeenten krijgen kans horizontaal mechanisme op orde te brengen tot eind 2014 • Provincie draagt 2012-2014 kennis en expertise over, maatwerk per gemeente en aanvullend proactief waar nodig - bv Omgevingswet (jaarplan provincie) • Na eind 2014 moet horizontaal mechanisme werken en grijpt provincie zonder meer in bv. bij geen/ te weinig info • Naast gemeentelijke inspecteurs ook bestuur/management gemeenten en directie archiefdiensten betrekken

19. Kennis, deskundigheid Ervaring Maak er gebruik van! Toezicht blijft