Správa digitálního obsahu v organizacích

1. Správa digitálního obsahu v organizacích Přednáška č. 11 Obsahově orientované webové aplikace, znalostní báze, wiki Jiří Štěpán, 2009

2. intranet a dms

3. CMS v intranetu • Zpravidla existují specializované systémy ERP, fin apod. • Chybí správa informací přímo nesouvisejících s fakturacemi apod. • Chybí platforma pro vnitropodnikovou komunikaci -> děje se emailem Důsledky: • Neefektivní procesy, související s tokem podpůrných informací • Riziko ztráty, prozrazení nebo nedoručení důležitých dat

4. CMS – obsahový portál v intranetu • Obsahuje klasifikované, strukturované informace umožňující efektivně vyhledávat a aktualizovat sdílené pracovní dokumenty • Stává se hlavním pracovním médiem zaměstnance -> nabízí tak HR a mgmt jedinečný „reklamní prostor“ • Nabízí prostor pro anonymní „interakci se zaměstnanci“ díky „komunitním funkcím obsahového portálu. • Představuje primární zdroj informací pro extranet/internet formou publikace na externí prezentace • Editory se stávají všichni zaměstnanci produkující informace předávané komukoliv jinému. Zpravidla je content team organizován dle divizí apod. • Umožňuje efektivní kontrolu práce – je jasné kdy bylo co kým vytvořeno nebo publikováno • Úspora nákladů na distribuci a dohledání informace

5. Zavedení CMS do intranetu • Podpora mgmt • Vyčíslení režie na distribuci a dohledávání informací • Nastínění možností evidence vytváření informací a • Vyčíslení rizik plynoucích z hromadných emailů a lokálního uložení dat • Podpora pracovníků • Identifikace problémových procesů s vysokou mírou copy&paste práce, content spaghetti nebo webmaster botleneckem. • Nastavení pilotního provozu na tato místa • S HR a marketingem přidat komunitní funkce a jiná odhlehčení • Efekt laviny- příjemná webovská prezentace si najde uživatele • Publikace klíčových informací jen na intranet a upozorňování emailem

6. Role CMS v intranetu • CMS slouží jako prezentační vrstva • Integrace a prezentace dat • Zajištění portálových funkcí • Přístupových práv • Spravuje marketingové informace • CMS slouží jako centrální datový sklad • Řešení vhodné pro firmy orientované na práci s obsahem • CMS se stává core business aplikací • Koncepčnější, náročnější řešení

7. Ukázka struktury intranetu Správa digitálního obsahu v organizacích

8. Ukázka rozložení itranetu Správa digitálního obsahu v organizacích

9. Document Management System (DMS)

10. DMS: Příklad Siemens

11. DMS – Příklad Mazda AutoPalace

12. Návratnost investice do DMS (ROI) • Úspora nákladů • snížení administrativy • zefektivnění práce • Zlepšení komunikace • zrychlení distribuce informací • kontrola nad informacemi • Předcházení nákladům • výrazné snížení rizika chyb (staré či chybné informace) • snížení rizika zneužití informací (vynesení) • výrazné snížení rizika ztráty dat (centrální sklad, zálohování)

13. Provozní úspory • Efektivnější vyhledávání a sdílení informací • Jednotné úložiště, vyhledávání a forma informací • Potřebné dokumenty každý najde bez prohledávání adresářů, probírání šanonů, pobíhání po firmě a dotazů na kolegy – úspora desítek hodin měsíčně* • Odpadá potřeba posílání poštou, faxem, telefonování • Podpora znovupoužívání informací, omezení duplikací • Dokumenty jsou stále po ruce na známém místě. • U pracovníků odpadá potřeba uložit si vlastní kopii nebo jej tisknout. * dle studie Gartner Group (2002) každý zaměstnanec ztratí v průměru 8 hodin týdně zbytečnými úkony s dokumenty (vyhledávání, kopírování…)

14. Zlepšení komunikace • Kvalitativně nový způsob komunikace • Odbourává ruční komunikaci formou emailů, faxů a papírů nižší riziko chyb, použití starých verzí informací atd. • Pro pracovníky může znamenat úsporu v řádu desítek hodin měsíčně. • Každý vidí jen a právě to co má - jasně daná přístupová práva - každý vidí pouze ty dokumenty (ale třeba i novinky), co potřebuje k práci • Vzroste flexibilita a rychlost firmy • je možné ihned distribuovat libovolnou informaci přesně určeným osobám a to za velmi nízké náklady • Nepopiratelnost příjmu zprávy • Lze ověřit, zda si příjemce pracovník danou informaci zobrazil • Management má jednotné místo pro ukládání směrnic, nařízení apod. a každý pracovník ho zná – odpadají výmluvy • Nepopiratelnost vytvoření/zaslání informace • Lze kontrolovat, kdy pracovník vložil požadovanou informaci do systému

15. Snížení rizik (předcházení nákladům) • Centrální správa snižuje riziko ztracení důležité informace • informace neodejde s člověkem ani rozbitým PC • kvalitní zálohování zabrání ztrátám dokumentů, které můžou být velmi nákladné • Je sníženo riziko úniku citlivé informace díky přenosům nespolehlivými médii • Je garantována dostupnost informace nezávisle na jejím poskytovateli • informace v systému je dostupná, i když její autor není

16. Závěr k ROI DMS Hlavním důvodem pro realizaci DMS je zlepšení komunikace, snižování a vyvarování se nákladů. Př: Již při 20 uživatelích pouze odbourání zbytečných (document-related) činností s dokumenty je dle studie Gartner Group možno ušetřit: 20 lidí * 8 hodin * 47 pracovně aktivních týdnů = 7.520 hodin práce ročně

17. Obsahově orieNtovaný web, Knowledge base

18. Základní podoby Obj. orient. web aplikací (OOWA) • Webová prezentace (Internet, intranet, extranet) • Slouží k prezentaci informaci • Důraz na rychlou orientaci • Znalostní (data)báze (Knowledge Base, KB) x wiki • KB - uzavřenost (neveřejná, bez možnosti editace) • Wiki - otevřenost (veřejná, s možností editace) • Slouží ke studiu informací • Knowledge base schraňuje informace klíčové pro fungování podniku • Pracovní postupy • Metodiky • … Správa digitálního obsahu v organizacích

19. Možnosti aplikace a využití • Nápověda/podpora, FAQ • Dokumentace, návody (how-to) • Audio-vizuální demo tutoriály (průvodce) • Řízení/správa znalostí (KM, KMS) • Online vzdělávání (e-learning) • Specializované expertní systémy (samoučící se ze zkušeností, využití umělé inteligence – AI) • Podpora rozhodování (ERP, CRM, SCM) Správa digitálního obsahu v organizacích

20. Používané zkratky • KM – Knowledge Management (řízení/správa znalostí • KMS – KM Systems (systémy pro KM) • ERP – Enterprise Resource Planning („plánování podnikových zdrojů“ – podnikový informační systém) • CRM – Customer Relationship Management (řízení/správa vztahů se zákazníky) • SCM – Supply Chain Management (řízení/správa dodavatelského řetězce) Správa digitálního obsahu v organizacích

21. Kde leží zlato organizace (typicky) • Převážně texty => znalostní báze, DMS • Převážně čísla => datawarehouse, OLAP, … • Převážně kontakty a jejich historie => CRM • Převážně skladové informace k produktům => ERP Správa digitálního obsahu v organizacích

22. Znalostní báze Správa digitálního obsahu v organizacích

23. Znalostní báze (1/2) • Prostředek k získání a řízení/správě znalostí (data => informace => znalosti) • Databáze navzájem provázaných informací • Obvykle bez možnosti editace uživatelem • Pokročilé vyhledávání • Možnost pokládání celých otázek u expertních systémů • Vysoce kontextová navigace Správa digitálního obsahu v organizacích

24. Znalostní báze (2/2) • Taxonomie – klasifikace, kategorizace informací • Ontologie – organizování dat do popisných struktur • Datové modely • Klíčová slova, značky • Využití koncepce sémantického webu v malém Správa digitálního obsahu v organizacích

25. Př.: Taxonomie Správa digitálního obsahu v organizacích

26. Př.: Ontologie zmrzliny Správa digitálního obsahu v organizacích

27. Sémantický web („web 3.0“) • Prostředek umožňující sdílení a znovupoužití dat mezi aplikacemi • Web (použitelný pro člověka) x sémantický web (použitelný pro stroj) • Důležitá jsou meta data – data o datech (popis dat) • Standardy a doporučení – W3C RDF (http://www.w3.org/RDF), Dublin Core Metadata Initiative (http://dublincore.org) Správa digitálního obsahu v organizacích

28. Schéma vrstev sémantického webu Správa digitálního obsahu v organizacích

29. Příklad: Sémantika kontaktu Jak uložit a jak prezentovat kontaktní informace o osobě. • Jako text (HTML) • Jako tabulku • Jako text s metadaty • Jako záznam relační databázi • Jako XML • Dle pravidel sémantického webu Správa digitálního obsahu v organizacích

30. Jako text/tabulku <table> <tr> <th>Jméno</th> <td>Jirka</td> </tr> • Snadno edituji, snadno publikuji • Náchylné k chybám • Dobře zpracuji jako člověk • Špatně zpracuji strojově • Mizerně strojově předávám jinam Správa digitálního obsahu v organizacích

31. Jako excel/google docs • Dobře edituji, dobře publikuji • Méně náchylné k chybám • Lze strojově zpracovat • Špatně předám jinam - mapování metadat Správa digitálního obsahu v organizacích

32. Obecné problémy • Metatadata slouží v těchto případech jen pro lidi. • Nelze strojově pochopit sémantiku dat • Metadata se liší mezi implementacemi • Jméno: first_name, firstname vorname, name1 • Telefony? Domácí pevný, …. • Metadata stárnou, musí se obnovovat. Kdo rozhodne o odstranění pole „pager“ nebo přidání pole „facebook_id” • Pokud chci data předávat musím se dohodnout na mapování s příjemcem Správa digitálního obsahu v organizacích

33. Řešení: ontologie sémantického webu • http://semanticweb.org/wiki/VCard_RDF <?xml version="1.0"?> <rdf:RDF xmlns:rdf="http://www.w3.org/1999/02/22-rdf-syntax-ns#" xmlns:v="http://www.w3.org/2006/vcard/ns#"> <v:VCard rdf:about = "http://example.com/me/corky" > <v:fn>Corky Crystal</v:fn> <v:nickname>Corks</v:nickname> <v:tel> <rdf:Description> <rdf:value>+61 7 5555 5555</rdf:value> <rdf:type rdf:resource="http://www.w3.org/2006/vcard/ns#Home"/> <rdf:type rdf:resource="http://www.w3.org/2006/vcard/ns#Voice"/> </rdf:Description> </v:tel> <v:email rdf:resource="mailto:corky@example.com"/> </v:VCard> </rdf:RDF> Správa digitálního obsahu v organizacích

34. Princip – znovu po příkladu Jakákoliv informace sémantického webu je • obohacena o metadata (taxonomie). Umožňuje její nalezení člověkem • Zařazena do jedné nebo více ontologií. Ta definuje její sémantiku, umožňuje strojové zpracování Toto je nezávislé na formátu: • RDF (Resource Definition Format) • OWL (Web Ontology Language) Správa digitálního obsahu v organizacích

35. Existující ontologie Správa digitálního obsahu v organizacích

36. Mikroformáty • Spojení (HTML+CSS) + ONTOLOGIE • Bez nutnosti používání RDF • Kočkopes, ale slušně fungující Správa digitálního obsahu v organizacích

37. Modelování znalostí Jak budu mé znalosti ukládat? • Jako (strukturovaný) text – mohu prohledávat jen fulltextem • Jako text s metadaty • Mohu lépe prohledávat • Mohu vytvářet relace, se kterými jsem počítal • V logice sémantického webu • Mohu strojově prohledávat a vytvářet relace pomocí agentů • Jak je budu publikovat • Mikroformáty Správa digitálního obsahu v organizacích

38. Druhy znalostních bází • Dle primárního uživatele: • Čitelné strojem (databáze, tabulky, strukturovaná data) • Čitelné člověkem (dokumenty, soubory, nestrukturovaná data) • Dle dostupnosti: • Nekomerční (nápověda/podpora produktu) • Komerční (databáze je produktem) Správa digitálního obsahu v organizacích

39. Příklady znalostních bází • http://kbase.info.apple.com • http://help.sap.com • http://support.dialog.com • http://support.microsoft.com Správa digitálního obsahu v organizacích

40. Příklad ZB – SAP Knowledge Warehouse Správa digitálního obsahu v organizacích

41. Wiki = (Velmi) Rychlý (z havajštiny) Správa digitálního obsahu v organizacích

42. Wiki (1/2) • = (Velmi) Rychlý (z havajštiny) • Prostředek k jednoduché a rychlé publikaci a editaci článků • Zvláštní případ KB s možností editace komunitou uživatelů • Zvláštní druh systému pro správu webového obsahu (WCMS), resp. dokumentů (DMS) • Vlastní syntaxe a formátování (zjednodušený značkovací jazyk) Správa digitálního obsahu v organizacích

43. Wiki (2/2) • Komunitní přístup – sdílení obsahu (1 článek, více autorů) • Vzájemné reference (relace) • Podobnost s diskusními fóry (příspěvky) a blogy (komentáře) • Chráněný přístup pomocí uživatelského jména a hesla Správa digitálního obsahu v organizacích

44. Příklady wiki • http://cs.wikipedia.org (encyklopedie) • http://wiki.ubuntu.cz (dokumentace) Správa digitálního obsahu v organizacích

45. Příklad wiki – Wikipedia Správa digitálního obsahu v organizacích

46. Sdílení a znovupoužití obsahu • Možné legislativní problémy s autorskými právy a licencemi • Autoři (vědci, umělci, vzdělávací pracovníci) mohou oklasifikovat svoje dílo (včetně audio-vizuálních multimédií) prostřednictvím systému Creative Commons (http://creativecommons.org) Správa digitálního obsahu v organizacích

47. Doporučené informační zdroje • http://dublincore.org • http://creativecommons.org • http://www.opensourcecms.com • http://www.w3.org/RDF • http://semanticweb.org/wiki/Main_Page Správa digitálního obsahu v organizacích

48. … když se jedná primárně o čísla Datawarehouse Správa digitálního obsahu v organizacích

49. Pojmy • Datawarehouse – sklad dat oddělený od transakčních systémů. Určen pro analýzu dat • OLAP - Online analytical processing – online prohlížení uložených dat s možností dril-down Správa digitálního obsahu v organizacích

50. Kdy se hodí • Pokud potřebujeme organizovat velké množství záznamů číselného charakteru • Př: prodeje zboží, návštěvy na webu, …. • Pokud potřebujeme tato data abalyzovat • Různé pohledy • Seznam prodejů po letech dle regionů • Seznam dle produktových kategorií a pak regionů Správa digitálního obsahu v organizacích