Rahastonhoitaja

1. Rahastonhoitaja Roolit, vastuut ja tehtävät

2. Mitä aiheita käsittelemme tällä kurssilla?

3. Tämän kurssin jälkeen… • Tunnet klubisihteerin velvollisuudet, jotka on määritelty Lions Clubs Internationalin säännöissä • Tunnistat tehtävän sisältämät vastuut • Olet valmis suorittamaan klubin rahastonhoitajan tehtäviä • Tiedät mitä resursseja klubin rahastonhoitajan käytössä on • Tiedät mitä klubin rahastonhoitajalta odotetaan tehtävässään • Tiedät mitä ilmoituksia tulee tehdä

4. Aiheet Alla ovat kunkin osion aiheet. Voit aloittaa alusta ja edetä aihe kerrallaan, tai voit hypätä suoraan haluamaasi aiheeseen. Rahastonhoitajan rooli Hallitus Kokoukset Kirjanpito varoista Suoritettavat maksut Arkiston ylläpitäminen ja raportointi Toimivuoden loppuessa Johtaminen Resurssit *Koko kurssin suorittaminen kestää noin yhden tunnin.

5. Mikä on klubin rahastonhoitajan rooli?

6. Klubin rahastonhoitajan rooli Klubin rahastonhoitaja on vastuussa klubin taloushallinnon ja varallisuuden hoidosta • Pitää tarkasti kirjaa klubin varoista ja tileistä • On klubin hallituksen jäsen

7. Keitä hallitukseen kuuluu? • Hallitus koostuu seuraavista henkilöistä:

8. Kokoukset Rahastonhoitajan tulisi osallistua kaikkiin klubin hallituksen kokouksiin sekä klubikokouksiin

9. Rahastonhoitajan rooli(Kokoukset) • Hallituksen kokouksissa: • Varmistaa, että kaikki maksut on hyväksytty hallituksen toimesta ja kirjattu kokouspöytäkirjaan • Raportoi hallitukselle tilitiedot sekä klubit tulot ja menot

10. Rahastonhoitajan rooli(Kokoukset) • Klubikokouksissa: • Pitää jäsenet ajantasalla • On valmiina kertomaan klubin talouteen liittyvistä asioista • Suullisten raporttien tulee olla lyhyitä ja asiassa pysyviä • On valmis keräämään rahaa/maksuja ja kirjoittamaan kuitteja

12. Tietovisa kokouksista Klubikokouksessa rahastonhoitajan tulee olla varautunut: Esittämään tietoja klubin taloudesta Keräämään ja käsittelemään rahaa Ottamaan muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Kirjoittamaan kuitteja Hoitamaan esim. ateriamaksuja

13. Tietovisa kokouksista Rahastonhoitaja on pääasiallisesti vastuussa klubin: hyvinvoinnista presidentistä esitelmistä kokouksissa taloushallinnosta

14. Kirjanpito varoista Rahastonhoitajan vastuulla on klubin kirjanpito • Ottaa vastaan kaikki klubiin tulevat varat (usein sihteerin välityksellä) • Koordinoi yhdessä klubisihteerin kanssa jäsenlaskujen lähettämisen, joka tulisi tapahtua noin 10 päivää ennen laskutusperiodin alkua. • Päättää yhdessä klubin hallituksen kanssa varojen järjestelyistä

15. Rahastonhoitajan rooli(Liittyen varojen hallintaan) Rahastonhoitaja ja klubin hallitus yhdessä: • Valmistelevat budjetit • Hallintobudjetti • Päätetään jäsenlaskutuksen jaksollisuudesta (vuosittain, puolivuosittain) • Määritetään maksun suuruus - Klubin jäsenmaksun tulee sisältää: • Piirin, moninkertaispiirin ja kansainväliset jäsenmaksut • Muut mahdolliset hallintokulut [Hallinto ja aktiviteetit]

16. Rahastonhoitajan rooli(Liittyen varojen hallintaan) • Rahastonhoitaja ja klubin hallitus yhdessä: • Valmistelevat budjetit • Hallintobudjetti • Aktiviteettibudjetti • Ennakoidaan kunkin suunnitellun projektin tulot ja menot • * Budjettien tulee olla valmiit toukokuuhun mennessä - ennen toimikautesi alkua

17. Rahastonhoitajan rooli(Liittyen varojen hallintaan) • Rahastonhoitaja ja klubin hallitus yhdessä: • Tarkastavat klubin käyttämät pankkipalvelut • Hallinto- ja aktiviteettivarat on pidettävä erillään joko erillisen tilin tai kirjanpidon avulla. • Hallinto – varat jäsenmaksuista, sakoista ja sisäiset varat • Varat voidaan siirtää tältä tililtä aktiviteettitilille • Aktiviteetit – ihmisiltä kerätyt varat • Aktiviteettivaroja ei voi käyttää hallintotarkoituksiin. • Kaikki ihmisiltä kerätyt varat tulee käyttää ihmisten hyväksi

18. Rahastonhoitajan rooli(Liittyen varojen hallintaan) • Rahastonhoitaja ja klubin hallitus yhdessä: • Tarkastavat klubin käyttämät pankkipalvelut • Varmistavat, että klubilla on kaksi erillistä tiliä • Ehdottavat ja valitsevat virkailijat shekkien allekirjoittajiksi • Päivittävät (tai laativat) valtakirjat

19. Rahastonhoitajan rooli(Liittyen varojen hallintaan) • Rahastonhoitaja ja klubin hallitus yhdessä: • Tarkastavat klubin käyttämät pankkipalvelut • Päättävät käteiskassaan talletettavien summien suuruudesta • Kaikki tätä suuremmat rahat tulee tallettaa välittömästi klubin tilille

20. Rahastonhoitajan rooli(Liittyen varojen hallintaan) • Rahastonhoitaja ja klubin hallitus yhdessä: • Tarkastavat klubin käyttämät pankkipalvelut • Päättävät käteiskassaan talletettavien summien suuruudesta • Perustavat kulukorvausjärjestelmän

21. Rahastonhoitajan rooli(Liittyen varojen hallintaan) • Kaikista klubiin tulevista varoista tulee antaa kuitti • Kirjoita kuititeja valmiiksi jouduttaaksesi maksujen käsittelyä kokouksen aikana • Käyttäkää shekkejä/verkkomaksuja aina kun mahdollista • Käteisen käsittelemisessä tapahtuu helposti sekaannuksia jotka voivat johtaa kirjanpitovirheisiin

22. Rahastonhoitajan rooli(Liittyen varojen hallintaan) • Tilillepanot tulee tehdä ennalta määrätyille tileille • Rahat tulee tallettaa seuraavana pankkipäivänä tai 48 tunnin kuluttua niiden vastaanottamisesta • Välitön toiminta tietojen ja rahojen kanssa vähentää virheiden mahdollisuutta

23. Rahastonhoitajan rooli(Liittyen varojen hallintaan) • Klubin hallinto- ja aktiviteettibudjettien laatiminen ja valvominen • Valvonta - ilmoita klubivirkailijoille heti, mikäli kulut ylittävät budjetoidut summat • Laadi - jäsenlaskutus • Aseta klubin jäsenmaksujen suuruus yhdessä klubin taloustoimikunnan kanssa ja saatuasi klubin hallituksen hyväksynnän

25. Rahastonhoitaja avaa kaksi tiliä, toinen hallintovaroille ja toinen aktiviteettivaroille Klubivirkailija auttaa presidenttiä avaamaan klubille kaksi erillistä tiliä Tietovisa klubivirkailijoista VÄÄRIN OIKEIN

26. Tietovisa varojen hallinnasta Klubin varainkeruu Hallinto Aktiviteetit Pohdi kummalle tilille seuraavat tulisi ohjata, hallinto- vai aktiviteettitilille. Jäsenmaksut Sakot Yhteisöaktiviteetit Lahjoitukset

27. Tietovisa varojen hallinnasta Klubin rahastonhoitaja työskentelee yhdessä presidentin kanssa päättääkseen käteiskassatalletusten suuruudesta, ja sen ylittävät summat tulee tallettaa klubin tilille välittömästi. Rahastonhoitaja voi pitää koska vaan ja kuinka suuren summan rahaa tahansa käteisenä OIKEIN VÄÄRIN

28. Suoritettavat maksut Rahastonhoitaja varmistaa, että kaikki klubin maksut on hoidettu ja kirjattu asianmukaisesti

29. Rahastonhoitajan rooli(Koskien maksuja) • Hallituksen tulee hyväksyä kaikki maksut • Jatkuvat maksut sallitaan ilman erillistä hyväksyntää • Esimerkki: • Jos klubinne vuokraa säännöllisesti samaa tilaa kokousten pitämiseen, voi hallitus hyväksyä vuokranmaksun jatkuvana maksuna • * Varmista, että hyväksynnät on tarkoin kirjattu hallituksen pöytäkirjaan

30. Rahastonhoitajan rooli(Koskien maksuja) • Maksaa lionsklubin maksut ajallaan • Mahdolliset shekit tulee aina olla rahastonhoitajan allekirjoittamat ja toisen valtuutetun klubivirkailijan allekirjoituksella vahvistamat • Rahastonhoitaja suorittaa maksut klubin tekemistä ostoksista, sekä piirin, moninkertaispiirin ja kansainväliset jäsenmaksut

32. Tietovisa maksuista Ratkaise tehtävä: Maksa kaikki klubille tulleet laskut Suosittaessasi maksuja, muista nämä kaksi asiaa. Hallituksen tulee hyväksyä maksut Hallituksen tulee hyväksyä maksut Laskut tulee Maksaa heti Kuitit eivät ole tarpeellisia Laskut tulee Maksaa heti

33. Arkiston ylläpitäminen ja raportointi Järjestelmällinen ja tarkka arkistointi ja raportointi ovat klubin rahastonhoitajan prioriteetteja.

34. Rahastonhoitajan rooli(Koskien arkistointia) • Ylläpidä yleistä arkistoa klubin kuiteista ja kulukorvauksista • Tasaa klubin tilit • Kirjaa kuukausittaiset tulot ja menot ilman viiveitä • Tarkista kansainvälisen päämajan lähettämän eritellyn tiliotteen oikeellisuus veloitusten ja tilillepanojen osalta ja toimita hallitukselle hyväksyttäväksi.

35. Rahastonhoitajan rooli(Koskien arkistointia) • Käytä tilikirjaa tai tietokoneen taulukko-ohjelmaa • Kirjaa jäsenmaksut maksetuiksi • Paras keino varmistaa merkintöjen oikeellisuus on kirjata saadut varat sekä suoritetut maksut välittömästi.

36. Rahastonhoitajan rooli(Koskien raportointia) • Valmistele ja raportoi kuukausittaiset ja puolivuosittaiset tiliotteet • Raporttien tulee olla lyhyitä ja tietojen oikeita • Kuukausittaisen raportin tulee sisältää tiivis tiliote tuloista ja menoista - mistä rahat tulivat ja minne menivät • Esitä tilit kirjallisena listana liitteeksi kokouspöytäkirjaan. Anna kopio sihteerille.

38. Tietovisa arkiston ylläpitämisestä ja raportoinnista Mitkä seuraavista ovat rahastonhoitajan arkistointitehtäviä. Tilintasausten tekeminen Kuittien säilyttäminen Läsnäolijoiden laskeminen Veloitus-ten ja panojen tarkasta-minen Jäsenmaksujen kirjaaminen Tilintasauksen tekeminen Jäsenmaksujen kirjaaminen Klubiaktiviteetit Kuittien säilyttäminen Veloitusten ja panojen tarkastaminen

39. Tietojen täsmällinen kirjaaminen auttaa rahastonhoitajaa olemaan valmis suullisen tai kirjallinen talousraportin esittämiseen milloin tahansa. Rahastonhoitajan tulee toimittaa kuukausittaiset ja puolivuosittaiset talousraportit. Tietovisa arkiston ylläpitämisestä ja raportoinnista OIKEIN VÄÄRIN

40. Toimivuoden lopun valmistelut • Rahastonhoitajan virkakausi on yksi vuosi. • Vuoden lopussa kaikkien tietojen ja asiakirjojen tulee olla valmiina seuraavaa rahastonhoitajaa varten.

41. Rahastonhoitajan rooli(Toimivuoden päätöksen valmistelussa) • Valmistelut toimivuoden päättyessä: • Kaikki tilitapahtumat (panot ja maksut) tulee olla suoritettu ennen toimivuoden loppua • Valmistele vuoden lopun tiliotteet ajallaan ja toimita ne seuraajalle heinäkuun puoleen väliin mennessä

42. Rahastonhoitajan rooli(Toimivuoden päätöksen valmistelussa) • Raporttien / tietojen auditointi • Tietojen turvaamiseksi hallinnollisesti sekä julkisesti on hyvän kirjanpitotavan mukaista suorittaa auditointi jokaisen toimivuoden lopussa • Auditoinnin suorittajaksi voidaan nimetä entinen klubivirkailija

43. Rahastonhoitajan rooli(Toimivuoden päätöksen valmistelussa) • Siirrä uudelle rahastonhoitajalle: • Tilikirjat, shekkivihot sekä vuoden lopussa tasatut tilit. • Jäsenkirjat • Kopio tuloista ja menoista

45. Valitse tehtävät jotka tulee hoitaa ennen rahastonhoitajan toimivuoden päättymistä. Tietovisa toimivuoden lopusta Päivittää / muuttaa valtakirjat Siirtää tiedot uudelle rahastonhoitajalle Auditointiraportit ja tiedot Siirtää kaikki varat aktiviteettitilille Valmistella vuoden lopun tiliotteet

46. Johtaminen Klubijäsenet pitävät rahastonhoitajaa yhtenä klubin johtajista.

47. Rahastonhoitajan rooli(Koskien johtamista) • Hyödynnä aikaisempia kokemuksia ja käytössä olevia resursseja kasvattaaksesi johtamistaitojasi • Verkossa toimiva lionien oppimiskeskuksen Johtamisen kurssi auttaa kehittämään johtamistaitoja. • Johda toimimalla itse esimerkkinä muille • Noudata Lionien eettisiä periaatteita (löytyy verkosta)

48. Resurssit

49. Resurssit Klubin rahastonhoitajan resursseja ovat esimerkiksi: • Lionsklubin jäsenet • entinen rahastonhoitaja ja muiden klubien rahastonhoitajat • Klubivirkailijat

50. Resurssit Julkaisut joihin kannattaa tutustua: • Kansainvälinen Mallisääntö ja ohjesäännöt (LA-1) • Lionsklubin Mallisääntö ja ohjesäännöt (LA-2) • Klubivirkailijoiden käsikirja