KLUBBENS KASSÖR

1. KLUBBENS KASSÖR Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

2. SKOLNINGENS SYFTE: Du är medveten om uppdragets betydelse Du är medveten om ”byråkratin” som hör ihop med det Du förbinder dig att utföra uppdraget Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

3. Kassören är klubbens ekonomichef Fungerar som klubbens ekonomi- och penningförvaltare under överinseende av klubbens president och styrelsen. Uppgiften innebär bl a att styrelsen bör alltid ha kännedom om klubbens betalningsberedskap då den besluter om medlemmarnas deltagande i organisationens möten. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

4. Kassörens uppgifter Sköter klubbens penningtrafik, -medel och bokföring. Håller administrations- och aktivitetskontot åtskilda från varandra i bokföringen. Sköter betalningar och indriver avgifter. Inkasserar medlemsavgifter. Betalar förfallna betalningar efter att ha fått tillstånd till detta. Gör upp en budget. Ansvarar för klubbens betalningsberedskap (även från nästa periods början). Ger en lägesrapport åt styrelsen månatligen (obs! Aktivitets- och administrationskontona åtskilda från varandra). Gör styrelsen medveten om betalningsberedskapen då den utser deltagare till Lions-evenemang, som förorsakar resekostnader eller andra kostnader för klubben. Avslutar verksamhetsperiodens konton inom den tid som stadgats. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

5. Klubbens betalningsskyldigheter Årligen 1. Klubbens egen medlemsavgift Bestäms på årsmötet. Inkasseras på en gång eller i två rater. Bör vara tillräckligt stor. 2. Förbundets medlemsavgift Beslut om medlemsavgiftens storlek fattas alltid på förbundets årsmöte. Betalas i en rat enligt fakturan före 15.8. Nya medlemmens avgift (enligt de månader som återstår av verksamhetsperioden) samt anslutningsavgift 3. Internationella medlemsavgiften Betalas enligt fakturor i två rater: 1 raten före 21.7 och 2 raten före 21.1. Medlemsavgiften kan betalas via Lionsförbundet (anvisningar finns i årsboken) Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

6. Klubbens betalningsskyldigheter Engångsbetalningar 1. Internationell anslutningsavgift betalas för ny medlem. 2. Internationella chartermedlemsavgiften berör nya klubbar. 3. Inhemsk anslutningsavgift betalas för ny medlem. Obs! Klubbens rösträtt förutsätter att medlemsavgifterna erlagts i tid. Medlemsavgifterna baserar sig på medlemsantalet i den månatliga medlemsrapporten. Minns även regeln om ett år och en dag (se förbundets stadgar). Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

7. Månatliga uppgifter Månatligen • sköter betalning av räkningar och inkasserar avgifter • gör bokföringen - administrations- och aktivitetskontot hålls åtskilda från varandra rapportering av den ekonomiska situationen åt styrelsen/klubbmötet • kontrollerar huvudkontorets kontoutdrag tillsammans med sekreteraren • inkasserar nya medlemmars medlems- och anslutningsavgifter på basen av huvudkontorets och Finlands Lionsförbunds räkningar • betalar avgifter enligt beslut av distriktets årsmöte • arrangerar och organiserar penninghanteringen vid olika evemang • ansvarar för klubbens betalningsberedskap, även för nästa period Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

8. Uppgifterna månadsvis Juli • Betala internationella medlemsavgiftens första rat. • Kontrollera medlemsantalets riktighet tillsammans med sekreteraren. • Betalningsanvisningar finns i årsboken under rubriken ”Verksamhetsråd åt presidenten, sekreteraren och kassören” samt på nätet (www.lions.fi). • Gör upp bokslutet. Enligt bokföringslagen ska bokslutet vara färdigt 4 mån från räkenskapsperiodens slut. Då arbetet är utfört inom utsatt tid belastar det inte dig. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

9. Uppgifterna månadsvis Augusti Medlemsavgiften till Finlands Lionsförbund r.f. betalas före 15.8 Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

10. Uppgifterna månadsvis September Delta i PNAT/DRK-mötet tillsammans med presidenten och sekreteraren. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

11. Uppgifterna månadsvis Oktober • Förra periodens bokslut och revisionsberättelse åt klubbens årsmöte. • Presentation av verksamhetsperiodens budget för årsmötet. • Verksamhetsperiodens medlemsavgiftsfakturor åt klubbmedlemmarna. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

12. Uppgifterna månadsvis November • Delta i PNAT/DRK-mötet tillsammans med presidenten och sekreteraren. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

13. Uppgifterna månadsvis Januari • Internationella medlemsavgiftens andra rat. • Kontrollera medlemsantalets riktighet tillsammans med sekreteraren. • Betalningsanvisningar finns i årsboken under rubriken ”Verksamhetsråd åt presidenten, sekreteraren och kassören” samt på nätet (www.lions.fi). Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

14. Uppgifterna månadsvis Februari-mars Delta i PNAT/DRK-mötet. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

15. Uppgifterna månadsvis Huhtikuu • Delta i distriktets årsmöte. • Se till att nästa periods kassör deltar i distriktets funktionärsskolning. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

16. Uppgifterna månadsvis Juni Delta i Finlands Lionsförbund r.f:s årsmöte. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

17. Klubbens internationella betalningstrafik Att betala via Finlands Lionsförbund r.f. 1. Betalningen erläggs på Lionsförbundets konto Nordea 208418-27933. 2. På bankgiroblankettens meddelanderuta bör man OVILLKORLIGEN ange klubbens 10-siffriga internationella nummer (finns på fakturan och i Lions-årsboken). 3. Som betalare anges lionsklubbens namn (t ex LC Forssa). 4. För omkostnader bör du lägga till 4,20 euro på fakturans slutbelopp. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

18. Klubbens internationella betalningstrafik Att betala ett Melvin Jones-medlemskap • Se närmare anvisningar i Lions-årsboken under rubriken ”Lions Clubs International Foundation (LCIF)” • Kom ihåg att ta kopior för bokföringen på det material som du sänt iväg. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

19. Bokföring Lionsklubben är en registrerad förening (= r.f.). Därför är den bokföringsskyldig enligt bokföringslagen och måste följa bokföringslagens bestämmelser samt iaktta en god bokföringssed. I praktiken kan klubben i enlighet med bestämmelserna i bokförings-förordningen för småföretagare presentera sitt bokslut i en snävare form än övriga bokföringsskyldiga. Då bokföringen är en uppgift för ”proffs” rekommenderas det, att kassören sköter uppgiften under flera verksamhetsperioder. Det är även möjligt att kassören sköter de s.k. löpande ärendena och bokföringen görs av en annan person eller sammanslutning. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

20. Bokföring Bokföringsplan Bokföringslagen förutsätter inte att klubben uppgör en skriftlig bokföringsplan. Den viktigaste uppgiften för klubbens kontoplan är att hålla administrations- och aktivitetskontonas intäkter, utgifter, medel och skulder samt eget kapital åtskilda. Administrations- och aktivitetsverksamheten är olika verksamhetsområden, därför måste det finnas skilda intäkts- och kostnadskonton även i kontoplanen. Kontoplanens uppbyggnad finns i bokföringsförordningens kap. 1 där schemat för resultaträkningen (= för ideellt samfund och stiftelse) finns specificerad i § 3 samt balansräkningen i § 6. Kontoplanen uppgörs enligt erforderliga kontobeteckningar i resultat- och balansräkningen. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

21. Administrations- och aktivitetsmedlen Bokföring Administrations- och aktivitetsmedlen kan ha ett gemensamt bankkonto. Även om man använder bara ett bankkonto är det självklart, att de behandlas åtskilda från varandra i bokföringen. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

22. Bokföring Poster som bokförs på det administrativa kontot Medlemsavgifter ”Böter” Interna lotteri- och Bingo-intäkter Arvoden, som medlemmarna fått för utfört arbete till klubbens väl: Skogsröjning, vägrensstädning o.a. talkon mot ersättning. Egna interna fester och evenemang O.dyl. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

23. Bokföring Poster som bokförs på aktivitetskontot Medel som insamlats av allmänheten under LC-emblemet: • Vinterjippon • Marknader • Penninginsamlingar • Olika tippningar • Publiktillställningar • Loppmarknader • O.dyl. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

24. Bokföring Poster som bokförs på aktivitetskontot Aktiviteternas nettointäkt måste alltid användas i sin helhet till det angivna ändamålet. På kontot bokförs bruttointäkterna och kostnaderna dras därefter av från dessa. Aktivitetsintäkterna bör i regel överräckas åt mottagaren under den verksamhetsperiod som de insamlats. Minns att i bokslutet överföra de outdelade aktivitetsmedlen till det främmande kortfristiga kapitalet i balansräkningen. En summa på både intäkts- och kostnadssidan är tillräcklig för att ange aktivitetsmedlen i resultaträkningen. En noggrannare specifikation bör finnas i resultaträkningens bilagor. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

25. Bokföring Partner- och leoverksamhetens penningtrafik och medel Ovanstående funktioner är en del av klubbens verksamhet. Således bör kontohändelser som hänför sig till dessa inkluderas i klubbens bokföring. Vid bokslutet sammanlänkas partner- och leoverksamheternas resultat- och balansräkning med bokföringen och därmed inkluderas de i bokslutet. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

26. Bokföring Schema för resultaträkningen och balansräkningen Lionsklubbens schema för resultat- och balansräkningen finns på förbundets hemsida på nätet (www.lions.fi). Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

27. Bokföring Bokslutet Till kassörens uppgifter hör att binda in bokslutet till en balansbok, vars sidor numreras fortlöpande. Klubbens revisorer bör övervaka, att balansboken inbundits. Balansboken kan innehålla följande: • Verksamhetsberättelsen (behandlas som en del av bokslutet) • Resultaträkningen, fjolårets summor bör finnas bredvid • Balansräkningen, fjolårets summor bör finnas bredvid • Specifikationer till resultat- och balansräkningen • Förteckning över använda räkenskapsböcker • Datum och underskrifter • Balansspecifikationer hör inte till bokslutet, men kan inkluderas i balansboken. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

28. Bokföring Bokslutet (forts.) Bokslutet undertecknas av den styrelse, vars verksamhetsperiod pågår då bokslutet undertecknas. Balansböcker, balansspecifikationer och övriga räkenskaps-böcker bör förvaras i tio (10) år. Verifikat, kontoramar och brevväxling gällande transaktioner bör förvaras sex (6) år från slutet av det år, då räkenskapsperioden gått ut. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

29. Budgetering Budgeten • Budgeten görs upp enligt planerade och förutsedda betalningar och intäkter. • Budgetens uppbyggnad följer resultaträkningens uppbyggnad. • Då budgeten baserar sig på betalningar innehåller den inte avskrivningar. • Betalningar för fordringar och avbetalningar på skulder inkluderas i budgeten. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

30. Administration av ekonomin Förskottsuppbörd Lagen om förskottsuppbörd trädde i kraft 1.3.1995. Varje förening behöver ovan nämnda registerutdrag t ex vid annan medelanskaffningsverksamhet än affärsverksamhet. Sådan verksamhet kan vara t.ex. skattefri talkoverksamhet, som utförs av klubbmedlemmarna själva till förmån för klubben. Då betalningsmottagaren inte finns antecknad i registret för förskottsuppbörd, måste förskottsuppbörd ske enligt lagen om förskottsuppbörd då man betalar ersättning för åt annan utfört arbete, uppgift eller service, trots att ersättningen inte kan anses vara lön. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

31. Administration av ekonomin Förskottsuppbörd (forts.) En skattedeklaration kan sändas åt dem som finns i registret för förskottsuppbörd. Skattedeklarationen bör återsändas till skattemyndigheten med anteckning om att klubben inte idkar affärsverksamhet. Om din klubb inte finns i registret för förskottsuppbörd, sköt då om saken. Blanketten finns på internet under adressen www.ytj.fi. Välj sedan ”FO-blanketter” (föreningsverksamhet). Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

32. Administration av ekonomin Mervärdesskatten Enligt mervärdesskattelagen är all affärsverksamhet vid försäljning av varor eller tjänster skattepliktiga, ifall det inte finns stadganden om undantag som befriar verksamheten från skatt. Enligt huvudprincipen i inkomstskattelagen är en allmännyttig organisation skattepliktig endast om intäkterna i dess verksamhet anses i inkomstskattelagen vara organisationens skattepliktiga näringsverksamhet. Om sammanslutningens affärsomsättning under kalenderåret inte uppgår till mer än ca 8 410 euro, behöver den inte betala mervärdesskatt. Närmare anvisningar får man från sin egen skattebyrå och länsskatteverket. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

33. Administration av ekonomin Lotteriskatten Länsskatteverken och polismyndigheterna ger anvisningar om lotteriarrangemang och svarar på frågor i anslutning till lotteriförfarandet. Länsskatteverken ger anvisningar om lotteribeskattningen. Skattestyrelsen har även publicerat avgiftsfria broschyrer om lotteribeskattningen. Det lönar sig att beställa dem, om klubben tänker bedriva lotteriverksamhet. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

34. Administration av ekonomin LCIF-avgifter Distriktets LCIF-ledare ger åt klubbarna årligen följande anvisningar: - redovisning av LCIF-medel - betalning av Melvin Jones-medlemskap LCIF-kontots betalningar betalas in på distriktets LCIF-konto. Kontonumret anges på respektive distriktsstyrelsesida i Lions-årsboken. Kontrollera, att du läser årsboken för den innevarande verksamhetsperioden. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg

35. Administration av ekonomin Arne Ritari-stiftelsen Medel betalas in direkt på stiftelsens konto i Nordea-banken. Kontrollera, att det alltid finns en tillräcklig mängd med Arne Ritari-stiftelsens adresser i klubbens lager att användas till både sorg och glädje. Distriktets ordförande för AR-kommittén ger närmare anvisningar om stiftelsens verksamhet under verksamhetsperioden. Finlands Lionsförbund r.f./Kassören 2006/HP/MF/sg