Registration Procedures

Registration Procedures 會議報名流程&事項

報名流程 • Who • 單位指派單一窗口接受報名 • What • 報名方式，表格設計 • 報名者資料統合 • 建立與會者data base • 收集報名費用 • 相關資料建構(confirmation, badge, ticket, receipt) • When • Advance registration~前半年起及可接受報名 • On-site registration~會議當天隨到隨報

預先報名優點多 • 掌握報名人數 • 籌備期間的資金運用 • 預知行銷策略是否奏效 • 即時調整行銷手法 • 避免現場報名的等候及延誤時間

會議費用 • 報名費包含所有活動 • 會議 • Reception • Luncheons (3 luncheons) • Refreshment breaks • Dinners (2 dinners) • 報名費僅包含會議費用，其餘social 場合費用另計 • 會前/會後之參觀旅遊活動

報名表應包含的訊息有哪些?

Basic Info • 與會者基本資料 • 報名項目之費用&所包括之活動項目 • 優惠報名截止日期(early bird registration) • 費用計算方式 • 報名方式 (mail, phone, fax, online) • 付款方式(credit cards, check, 匯款) • 匯款需著名匯入之名稱，帳號，公司地址，銀行名稱及行號 • 取消原則&方法 • 請教問題的聯繫方式 • 旅館/交通(接機)/旅遊訊息

Registration Form Design • 不超過一頁 • 簡單明瞭 • 使用單一字體 • 重要部份用粗體字顯示 • 重勾選，避填寫 • 避免採用光面紙材 • 若採傳真報名，則設計避免過多black area

與會人員資料 • 資料建立data base • Microsoft assess • Microsoft project management • 非常有價值之資料 • Why? • To meeting planner • 有利未來之活動/會議規劃 • 有利未來與飯店訂房之negotiation • To exhibitors • 可以show出與會者的buying power • To hotels • 可以show出與會者的消費潛力

Registration confirmation & Receipts • Confirmation • 出具信函 or email 表示接獲報名資料及報名費用 • Receipts • 出具報名費用收據

宣傳與推廣

Any events begins, and ends, with customer!

Then who is customer?? The customer is a holy cow… You don’t milk a holy cow you worship it

Nothing is worse than having a boring meeting….. and know it is going to be boring ahead of time!

How to motivate your potential attendee? Knows “WHY” & Have “FUN”

When define your marketing message…. • What is the goal of the meeting? • What are the meeting objectives? • What is your financial objectives? • Who should attend? • What are the benefits to the attendee?

How to reach out? • Advertisement • Current customer • E-mail blast • Mailing list • Networking • Partnerships w/ other org. • Past attendee • Press release/media • Referral • Web site • Word of mouth

How to convey your message to customers? 文宣重點: • 會議名稱，logo，日期地點，主辦單位 • 文宣設計需掌握注意力 (nice & neat) • 文宣色系一至 • 材質精緻 • 提供活動細節(內容，報名方式/日期，費用)

印刷項目 • 會前 • 信封信紙 • 宣傳品(海報，會議通知，報名表) • 會議基本訊息(meeting title, date, place, phone & web site) • 會議內容 • who should attend & benefit • Call for paper (if needed) • Fee & deadlines • Sponsors • Housing info & cutoff dates • Transportation & local attractions • 報名表 • 會期間 • 大會節目手冊(program) • 論文摘要集/與會者名冊 • 其他: 名牌，與會證書，感謝狀，晚宴邀請卡，餐卷，資料袋，感謝函

文宣重要事項 • 會議名稱，logo，日期地點，主辦單位 • 提供會動細節(內容，報名方式，日期，費用) • 文宣設計需掌握注意力(nice & neat) • 文宣色系一至 • 材質精緻

如合宣傳 • 宣傳品 • 海報 • 會議通知 • 網路宣傳 • 會議 home page(會議所有相關訊息，報名表…等)

推廣時間表 控管時間表郵寄和廣告蒐集郵寄名單郵費考量 Who – target 你的目標市場 How to reach your potential attendee? 宣傳媒介 What – 宣傳內容內容因媒介的不同而有所調整 When 上屆會議之後，進行預告郵寄會議Brochuresr~ at least 6-7months Association newsletter~寄發會議通之後至會議前報紙~4-3 weeks 如何推廣

公關宣傳 • 報紙媒體 • 會前 • 與記者聯絡 • 前一~二週邀請記者 • 前一天發新聞稿(1page) • 會中 • 記者會 • 安排私人專訪 • 紀念品及停車證 • 會後 • 大會寫真 • 感謝卡

Meeting brochures Do we still need one??

Badge製作 • Badge 名牌 • 貼紙式 • 透明夾式 • Badge 資料 • 姓名，職銜，公司組織，國家 • 字體大而清晰 • Ribbon識別綵帶 • 依與會者的特質，在badge下方別以不同顏色的彩帶，以利識別 • Example: 第一次與會者，記者，大會邀請貴賓，得獎者

Ticket 入場卷 • 憑票參加會議/活動/餐會 • 票卷事先印製，依照每人的報名狀態放置入個人badge內

Registration Procedures