Mestrado em Engenharia Informática Gestão da eficiência em Serviços de Documentação e Informação

1. MestradoemEngenhariaInformáticaGestão da eficiência emServiços de Documentação e Informação Bruno Miguel Oliveira Pombal Orientador: Professor Tom Wilson Co-orientadora: Dr.ª Ana Azevedo Dezembro de 2009

2. Sumário Introdução Revisãobibliográfica Caso de estudo – SDI da FEUP Proposta de indicadores Modelização do sistema Conclusão MEI – Mestrado em Engenharia Informática

3. Mudança de paradigma nos SDIs decorrente de: • Restrições financeiras  menores dotações orçamentais; • Presença no mercado da informação, onde a avaliação é feita (serviços prestados) e não pela dimensão das colecções. • Aferir da possibilidade de optimizar os recursos disponíveis através da identificação dos custos e do tempo inerente a cada actividade ou processo. Introdução MEI – Mestrado em Engenharia Informática

4. Introdução MEI – Mestrado em Engenharia Informática

5. Metodologia Introdução • De uma forma geral foi usada uma abordagem qualitativa (métodos qualitativos) – técnica do estudo de caso através da investigação de um fenómeno contemporâneo no contexto de uma situação real. MEI – Mestrado em Engenharia Informática

6. Para quê avaliar os processos? • Para haver a capacidade de demonstrar aos stakeholdersresultados positivos em termos de eficiência, eficácia e qualidade dos seus processos, recursos e serviços, de modo a justificar as crescentes despesas e workloadnecessárias para suportar e disponibilizar serviços e recursos de informação novos e manter os actuais. Revisão bibliográfica • Quais são as abordagens existentes para avaliar os SDIs ? • Valorização contingente; • Balanced ScoreCard; • Indicadores; • Impactos; • etc. MEI – Mestrado em Engenharia Informática

7. Revisão bibliográfica – abordagens MEI – Mestrado em Engenharia Informática

8. Revisão bibliográfica – abordagens MEI – Mestrado em Engenharia Informática

9. Revisão bibliográfica – abordagens MEI – Mestrado em Engenharia Informática

10. Revisão bibliográfica – abordagens MEI – Mestrado em Engenharia Informática

11. Revisão bibliográfica • Dificuldades inerentes à avaliação de SDIs • A recolha de dados manual é passível de erros pontuais ou sistemáticos; • Impossibilidade de comparação inter-SDIs por falta de concordância sobre estatísticas e métodos de avaliação; • Diferentes prioridades e necessidades dos stakeholders (utilizadores, funcionários, direcção, …). MEI – Mestrado em Engenharia Informática

12. Qualidade : Equipa Documentação e Informação : Serviço Gestão central : Equipa Arquivo e Museu : Divisão Biblioteca : Divisão ServiçosElectrónicos : Divisão Arquivo : Unidade Museu : Unidade Aquisições : Unidade Catalogação : Unidade Indexação : Unidade Conservação e restauro : Unidade Referênciaatendimento : Unidade Produção de conteúdos : Unidade Exploração de sistemas de informação : Unidade FEUP Edições : Unidade Caso de estudo – SDI da FEUP • Missão • disponibilizar informação de suporte às actividades pedagógicas, de investigação e inovação da FEUP; • salvaguarda e disseminação do património cultural e científico da FEUP. Estrutura orgânico-funcional: MEI – Mestrado em Engenharia Informática

13. Caso de estudo – SDI da FEUP Estrutura dinâmica de equipas: • Frontoffice(serviços directos à comunidade) • Backoffice(Gestão Documental) MEI – Mestrado em Engenharia Informática

14. Caso de estudo – SDI da FEUP Os indicadores actualmente calculados são os da norma NP ISO 11620: 2004 MEI – Mestrado em Engenharia Informática

15. Proposta de indicadores • Razões que motivaram a escolha da abordagem dos indicadores: • Existência de uma cultura de cálculo de indicadores no SDI da FEUP; • Inexistência de indicadores de eficiência (tempo e custo) para os processos inerentes aos SDIs. • Processo “Gerir Documento” do SDI da FEUP: • Objectivo: • assegurar que a gestão técnica respeita os padrões de qualidade e o patrimóniobibliográfico e documental da FEUP. • Domínio de aplicação: • todos os tipos de documentos (teses, dissertações, livros, normas, periódicos, áudio, etc.). • Stakeholders: • Alunos, docentes, investigadores, pessoal técnico da FEUP e utilizadores externos à FEUP. MEI – Mestrado em Engenharia Informática

16. Proposta de indicadores MEI – Mestrado em Engenharia Informática

17. Proposta de indicadores • Conjunto de indicadores para monitorização da eficiência do processo: • Indicador 1 – Tempo de obtenção de documentos; • Indicador 2 – Custo de obtenção de documentos; • Indicador 3 – Tempo de processamento de documentos; • Indicador 4 – Custo de processamento de documentos; • Indicador 5 – Tempo de restauro/substituição de documentos; • Indicador 6 – Custo de manutenção de documentos. Grelha descritiva dos indicadores: • Nome; • Objectivo; • Âmbito; • Definição; • Método; • Interpretação e factores que afectam o indicador; • Indicadores relacionados (opcional). MEI – Mestrado em Engenharia Informática

18. Proposta de indicadores MEI – Mestrado em Engenharia Informática

19. Proposta de indicadores MEI – Mestrado em Engenharia Informática

20. Proposta de indicadores MEI – Mestrado em Engenharia Informática

21. Proposta de indicadores MEI – Mestrado em Engenharia Informática

22. Proposta de indicadores MEI – Mestrado em Engenharia Informática

23. Proposta de indicadores MEI – Mestrado em Engenharia Informática

24. Modelização do sistema Método de desenvolvimento: MEI – Mestrado em Engenharia Informática

25. Modelização do sistema Contexto do sistema: MEI – Mestrado em Engenharia Informática

26. Modelização do sistema • Requisitos não funcionais: • Requisitos de produto (13) – usabilidade | fiabilidade | segurança | eficiência | portabilidade • Funcional transversal (3) Descrição dos actores: MEI – Mestrado em Engenharia Informática

27. Modelização do sistema Descrição sumária de casos de uso: MEI – Mestrado em Engenharia Informática

28. Modelização do sistema Descrição detalhada do UC4 (Calcular indicador de tempo) – Requisitos funcionais MEI – Mestrado em Engenharia Informática

29. Modelização do sistema Diagrama de sequência do UC4 (Calcular indicador de tempo) – Requisitos funcionais MEI – Mestrado em Engenharia Informática

30. Modelização do sistema Diagrama de actividades do UC4 (Calcular indicador de tempo) – Requisitos funcionais MEI – Mestrado em Engenharia Informática

31. Conclusão MEI – Mestrado em Engenharia Informática

32. Conclusão • Dificuldades inerentes à avaliação de SDIs: • Alta probabilidade de erros (pontuais ou sistemáticos) na recolha manual de dados; • Falta de concordância sobre estatísticas e métodos de avaliação que impossibilita a comparação entre SDIs; • Diferentes stakeholders têm diferentes prioridades e necessidades. • Dificuldades inerentes à solução apresentada: • Fiabilidade (recurso a dados introduzidos manualmente); • Necessidade de tratamento dos dados; • Variação no tempo da afectação dos RH aos processos implica uma granularidade de cálculo mensal ou inferior. MEI – Mestrado em Engenharia Informática

33. Conclusão – relevância do trabalho MEI – Mestrado em Engenharia Informática

34. Conclusão – trabalho futuro MEI – Mestrado em Engenharia Informática

35. Comunicação no 10.º Congresso Nacional de Bibliotecários Arquivistas e Documentalistas (BAD) MEI – Mestrado em Engenharia Informática

36. Obrigado. MEI – Mestrado em Engenharia Informática