E- Document : Business Opportunity & trend

E- Document : Business Opportunity & trend กาญจนา ตวงชัยธนากร ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ การประปานครหลวง

E-Document : Document Management • การบริหารจัดการเส้นทางเดินเอกสาร • ขั้นตอนการทำงาน • การจัดเก็บเอกสาร • การเรียกใช้เอกสาร • รายงานและสถิติ

หน่วยงานที่ใช้งาน • หน่วยงาน ผู้ว่าการ รองผู้ว่าการ ผู้ช่วยผู้ว่าการ จำนวน 20 หน่วยงาน • หน่วยงานระดับฝ่าย จำนวน 53 หน่วยงาน • หน่วยงานระดับกอง จำนวน 132 หน่วยงาน รวม 205 หน่วยงาน

ผู้ใช้งาน • หน่วยงานหลัก จำนวน 554 คน • หน่วยงานรอง จำนวน 154 คน รวม 708User

Backup Site Server Scanner CD / DVD Storage & Backup L A N Client PCs MWA Head Office MWA Branch (17) and other office

การติดตั้ง ใช้งาน • ปีงบประมาณ 2545ต.ค. – ธ.ค. 2544โครงการนำร่อง 9 หน่วยงานในสาย งานบริหารม.ค. – ก.ค. 2545หน่วยงานระดับฝ่าย สายงานผู้ว่า การ อำนวยการ แผนและพัฒนา สายงานผลิต และส่งน้ำ สายงาน วิศวกรรม สายงานบริการ • ปีงบประมาณ 2546ติดตั้งหน่วยงานระดับกอง 150 กอง

การติดตั้ง ใช้งาน • ทีมงาน กปน. - พนักงาน IT สนับสนุนเครือข่าย, PC,ระบบงาน - ผู้ใช้งานหลัก (Super User) 4 คน- ผู้ใช้งานในหน่วยงาน 2 คน ระดับฝ่าย • แนวทางดำเนินการ - แบ่งแยกสายงาน เลือกระดับฝ่ายก่อน - เลือกสายงานที่พร้อมเรื่อง เครือข่าย เครื่องลูกข่าย - เลือกหน่วยงานที่ใกล้ก่อน - อบรมแล้วนัดติดตั้งโดยเร็ว - สรุปและแก้ไขปัญหา - ติดตั้งระดับกอง ตามลำดับครั้งละสายงาน

ผลประโยชน์จากการใช้ e-Document • พฤติกรรมของผู้ปฏิบัติงาน - การรับ-ส่งเอกสารรวดเร็วขึ้น - ลดการใช้โทรศัพท์(คชจ.ลด) ติดตามงาน - รู้จักใช้ประโยชน์จากไอที มากขึ้น - ลดการพิมพ์เอกสาร จัดเก็บไว้กับหน่วยงาน/ตัวเอง

ผลประโยชน์จากการใช้ e-Document • หน่วยงาน - ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร • หน่วยงาน - ลดค่าใช้จ่ายในการกระจายเอกสารไปยังสาขา

สำนักงานลดการใช้กระดาษสำนักงานลดการใช้กระดาษ • รายงาน Account Receivable Register • จำนวนหน้าที่พิมพ์ต่อเดือน 215,681 แผ่น • ค่ากระดาษ แผ่นละ 0.234 บาท • คิดเป็นเงินต่อปี 605,632.20 บาท • ค่าแผ่น CD-ROM ต่อปี ( 15 บาท/แผ่น ) 3,060 บาท • ลดค่าใช้จ่าย ลงได้ต่อปี 602,572.20 บาท

การพัฒนา e-Document ต่อเนื่อง • เชื่อมโยงหน่วยงานต้นสังกัดและหน่วยงานอื่นๆ • การใช้ Digital Signature กับเอกสารปกปิด จัดทำ e-Document Law • มาตรฐานการรับ-ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ • มาตรฐานเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล • บทลงโทษ

สำนักงานลดการใช้กระดาษสำนักงานลดการใช้กระดาษ • การลดการพิมพ์รายงานในระบบลูกหนี้ โดยบันทึกลง CD-ROM • พิมพ์รายงานให้สาขา 17 แห่ง • รายงาน Zone Summaries จำนวนกระดาษที่พิมพ์ต่อเดือน 82,151 แผ่น ค่ากระดาษ แผ่นละ 0.234 บาท คิดเป็นเงินต่อปี 230,679.96 บาท • ค่าแผ่น CD-ROM ต่อปี ( 15 บาท/แผ่น ) 3,060 บาท • ลดค่าใช้จ่าย ลงได้ต่อปี 227,619.96 บาท • 2. รายงาน Account Receivable Register • จำนวนหน้าที่พิมพ์ต่อเดือน = 215,681 แผ่น • ค่ากระดาษ แผ่นละ = 0.234 บาท • คิดเป็นเงินต่อเดือน = 215,681 x 0.234 • = 50,469.35 บาท • คิดเป็นเงินต่อปี = 605,632.20 บาท • ค่าแผ่น CD-ROM ต่อปี ( 15 บาท/แผ่น ) = 15 x 17 x 12 • = 3,060 บาท • ลดค่าใช้จ่าย ลงได้ต่อปี = 605,632.20 - 3,060.00 • = 602,572.20 บาท

E- Document : Business Opportunity & trend