Gestão de Documentos I

1. Gestão de Documentos I Prof. Josemar Henrique de Melo Aula 6

2. Protocolo e Tramitação • Protocolo do grego Protôkollondo latimProtocollu: • Primeira folha ‘colada’ aos rolos de papiro, e na qual se escrevia um resumo do conteúdo. • É a condição para a validade jurídica dos documen-tos. • Estes registros poderia ser a transcrição integral do documento em livros apropriados: livros de registros. • A partir do período napoleônico tem-se adotado o registro de elementos essenciais tanto na che-gada quanto na saída do documento.

3. Protocolo e Tramitação • Registro de documentos coloniais: • Transcrevia-se todos os documentos que circulava entre Portugal e o Brasil: Conselho Ultramarino e Secretarias de Governo das Capitanias. • O registro fazia parte da orientação burocrática e ficavam nas respectivas instituições que produziam e recebiam documentos. • Exemplos de livros de registros: • Registro do termo de posse (governador); • Registro de cartas e ofícios (enviados e recebidos); • Registro de provisões (do governador e do rei) • Registro de Sesmarias, etc.

4. Protocolo e Tramitação • Conceito: • Conjunto de operações visando o controle, a tramitação, assegurando a imediata localização e recuperação do documento, garantindo assim o acesso à informação. • O registro de protocolo consiste na colocação de uma numeração progressiva e a anotação de alguns elementos essenciais, segundo formulário preestabelecido. • O registro de protocolo tem uma dupla função: • Controla a tramitação e permite encontrar os documentos, seguindo os passos de um determinado expediente; • Função jurídica de determinar as datas certas de chegada e saída dos documentos.

5. Rotinas do Protocolo • Recebimento e registro (sistemas eletrônicos): • Receber e separar a correspondência (ostensivo e sigi-losa,oficial e particular – não registrada); • Digitar os elementos identificadores de cada documen-tos e sua tramitação; • Verificação de antecedentes (em caso positivo proceder juntada – anexação ou apensação. No primeiro caso as folhas são renumeradas, no segundo não há necessida-de); • Codificar, resumir e encaminhar . • Autuação: • Recebimento para constituição de processos em sua forma jurídica .

6. Tramitação • É a atividade de circular documentos entre uni-dades organizacionais interna ou externas. • Deve ser observado o recebimento pelos setores de destino; • Todos os setores e o protocolo deve verificar o nú-mero de página dos processos.

7. Tramitação No processo de tramitação podemos desenvolver um WORKFLOW: • O que é o WorkFlow • É o movimento de documentos e/ou tarefas através de um pro-cessode trabalho: como as ta-refassão estruturadas, quem as executa, suas ordens de execu-ção, como elas são sincroniza-das, como estas tarefas estão sendo acompanhadas . • Workflow permite sin-tetizar os fluxos de trabalho, tornando-os simples e transparen-tes.

8. Tramitação • O processo de workflow apresenta quem é quem no desenvolvimento dos trabalhos. • Analisar cada profissional e suas atividades; • Identificar que tipos documentais cada um deles produz ou recebe; • Determinar os níveis de segurança. • Se o processo estiver informatizado (documentos di-gitais) permite a um gerente cuidar da equipe e das etapas dos negócios.