Strumenti contrattuali, analisi contabili e monitoraggio delle royalties

1. FORENSIC Strumenti contrattuali, analisi contabili e monitoraggio delle royalties Gabriella Chersicla Associate Partner KPMG Forensic 9 Novembre 2004 Milano - Indicam

2. Strumenti contrattuali, analisi contabili e monitoraggio delle royalties Indice • La natura del problema • Come affrontare il problema • Gestione del rischio contrattuale • Monitoraggio e investigazioni contabili • Intellectual Property Services: L’approccio di KPMG Forensic

3. La natura del problema: “Self Reporting Economy” Licensing and Royalties • Il diritto di sfruttamento della proprietà intellettuale viene trasferito a terze parti mediante la stipulazione di contratti di licenza • Ciò genera un flusso di ricavi sotto forma di “royalties” • Tali ricavi sono determinati e comunicati dalla terza parte Nell’esperienza di KPMG il 90% delle auto-dichiarazioni sono inaccurate

4. La natura del problema: “Infringement”(violazione di proprietà intellettuale) Esempi • Utilizzo da parte di terzi di tecnologie coperte da brevetto (violazione di brevetto) • Utilizzo di marchi su prodotti non autorizzati o contraffazione di marchi • Vendita di prodotti su mercati non autorizzati ai danni di altri licenziatari (rischi di cause legali passive) • Immissione sul mercato di prodotti non rispondenti agli standard qualitativi richiesti dal concedente • Sottrazione di vendite dai canali distributivi ufficiali mediante l’utilizzo di intermediari impropri/società correlate

5. Come affrontare il problema? • “Risk assessment”/ “due diligence” pre-contrattuale • Appropriata gestione contrattuale (“agreement vetting”) • Formazione e comunicazione • Monitoraggio ed investigazioni contabili • Azioni legali per il recupero dei danni (“loss of profit”)

6. Violazione Esecuzione Controllo • Clausole di garanzia • Clausole arbitrali o di arbitraggio • Clausole di determinazione dei danni o penali • Definizioni • Misurabilità delle.prestazioni • Riferimento a formule di ..calcolo e fonti ..di dati • Clausole di accesso ai dati e controllo • Clausole di garanzia sulla gestione amministrativa e sui controlli interni • Estensione degli ..obblighi a terzi o parti correlate “Agreement Vetting” – Gestione del rischio contrattuale Aree sensibili del contratto

7. Monitoraggio e investigazioni contabili Le azioni da intraprendere • Analisi preliminare e selezione dei licenziatari • Programma di comunicazione • Verifiche mirate presso i licenziatari (Royalty Audit) • Investigazioni su sospette frodi e irregolarità

8. Analisi preliminare e selezione dei licenziatari • Classificazione dei licenziatari per significatività del flusso di royalty /area geografica etc. • Analisi dell’andamento temporale dei flussi di royalty e identificazione di variazioni percentuali anomale nei ricavi per royalty o altri “red flag” • Analisi dei contratti e delle dichiarazioni dei licenziatari • Nuovi licenziatari/ licenze in scadenza • Atteggiamento non collaborativo del licenziatario • Problemi economici o di liquidità del licenziatario • Licenziatario con struttura societaria complessa e coinvolgimento di entità controllate/ correlate in paesi stranieri • Creazione di statistiche per monitorare i licenziatari • Selezione dei licenziatari per le “Field Analysis”

9. Sviluppo di un programma di comunicazione • Consapevolezza degli obblighi contrattuali • Gli errori comuni • Annuncio del programma di “Field Analysis” La comunicazione potrebbe già avere un effetto positivo sui ricavi per royalty

10. Verifiche mirate presso i licenziatari (“Royalty Audit”) • Conoscenza dettagliata del contratto di licenza • Raccolta di informazioni sul mercato di riferimento e sulle controparti • Analisi dell’andamento di elementi contabili e gestionali correlati • Royalty/produzione • Ricavi di vendita/produzione • Giacenze di magazzino/produzione/vendite • Produzione/consumi di materie prime e materiali • Produzione/giacenze di magazzino/consumi di etichette • Verifiche di “cut off” (corretta rilevazione per competenza delle vendite) • Analisi dell’andamento delle vendite a cavallo dell’esercizio • Analisi dettagliata delle transazioni a fine anno • Ispezioni fisiche di magazzino • Analisi delle condizioni di vendita

11. Verifiche mirate presso i licenziatari (“Royalty Audit”) (segue) • Verifiche di quadratura contabile delle quantità vendute mediante analisi di rimanenze iniziali, acquisti/produzione, rimanenze finali • Verifica della correttezza dei prezzi applicati • Analisi dei listini prezzi applicati e raffronto con le comunicazioni del concedente • Verifiche documentali a campione per tipologia di canale distributivo, area geografica, etc • Verifiche sulla corrispondenza dei prodotti venduti con quelli autorizzati • Raffronti con i cataloghi dei prodotti • Procedure di codifica dei prodotti e sistema di rilevazione contabile • Ispezione fisica nei magazzini/punti vendita • Analisi delle procedure di gestione delle etichette anticontraffazione e verifiche mirate

12. Verifiche mirate presso i licenziatari Problemi comuni • Problemi di accesso ai dati e alle informazioni derivanti da limiti contrattuali o problemi di relazione • Indicazioni imprecise o complesse sul metodo di calcolo delle royalties • Difficoltà ad identificare separatamente i dati contabili di pertinenza del concedente o alcuni di essi se il licenziatario non è esclusivo • Codifiche interne dei prodotti non coerenti con i requisiti del contratto o le esigenze di “reporting” • Scarsi controlli interni del licenziatario, sistema informatico inadeguato a fornire le informazioni rilevanti • Gestione delle etichette scarsamente monitorata • Relazioni societarie o di partecipazione con il licenziatario

13. Verifiche mirate presso i licenziatari – Possibili risultanze • Identificazione di situazioni di “underreporting”, quantificazione e richiesta delle mancate royalty • Identificazioni di carenze nel sistema di controllo interno del licenziatario • Miglioramento della comunicazione con il licenziatario • Definizione di modifiche/miglioramenti alle clausole contrattuali • Interruzione per giusta causa del contratto • Avvio di azioni legali di risarcimento dei danni o transazioni economiche • Identificazioni di sospette frodi – avvio di investigazioni

14. Investigazioni su sospette irregolarità – I rischi in gioco Sottrazioni di vendite Dichiarazioni infedeli Frodi di cut-off • Perdita di royalties • Mancato profitto • Cause per danni Manipolazioni contabili Contraffazione di marchi Intermediari impropri Frodi sulla qualità Mercati non autorizzati

15. Investigazioni su sospette irregolarità Metodologia • Valutazione preliminare e pianificazione • Definizione degli obiettivi e delle aree di rischio • Protezione delle evidenze • Valutazione preliminare delle informazioni e degli indizi disponibili • Raccolta delle evidenze • Analisi documentale • Interviste • Aspetti IT • Attività di “intelligence” (Società, individui, beni) • Analisi critica delle evidenze raccolte • Ricerca di elementi corroborativi • Analisi di dettaglio delle transazioni • Reporting

16. Intellectual Property Services: l’approccio di KPMG Forensic • Approccio non conflittuale • Focalizzato sul mantenimento del rapporto tra concedente e licenziatario • I risultati dell’analisi sono discussi con il licenziatario prima della presentazione al concedente • Raccomandazioni ai licenziatari di “best practice” per rispettare il contratto • Approccio flessibile, tarato sulle esigenze del cliente • Capacità di servizio globale • KPMG Forensic è presente in 30 paesi con circa 800 professionisti dedicati • KPMG Forensic dispone di un un gruppo internazionale di circa 140 “IP specialists” con funzioni di coordinamento, diffusione delle conoscenze, sviluppo di metodologie di lavoro comuni • Conoscenza delle diverse “industry” mediante il network KPMG • Accesso a risorse multidisciplinari (legale, tecnico, economico, contabile, investigativo, “litigation support”) • Assistenza nei procedimenti civili e penali

17. Intellectual Property Services: l’esperienza di KPMG • Adidas • Burberry • Calvin Klein • Ferrari • IBM • Microsoft • Philips • Valentino • Versace

18. KPMG Audit S.p.A.Via Vittor Pisani, 2520124 MilanoTel. 02 6763 2440e-mail: gchersicla@kpmg.it Gabriella ChersiclaAssociate PartnerResponsabile Servizi Forensic