G estion des documents d’immigration en vue de l’audit

1. Gestion des documents d’immigration en vue de l’audit Université Concordia

2. Les règlements

3. Les règlements Les étudiants étrangers doivent présenter une copie de leur CAQ et Permis d’études au Bureau des étudiants internationaux: • Lorsqu’ils s’inscrivent pour la première fois à Concordia et par la suite, chaque fois qu’ils renouvellent leurs documents d’immigration (CAQ et Permis d’études) • Avant la date limite d’inscription. Le non-respect de cette règle peut conduire à l’annulation de l’inscription aux cours de l’étudiant.

4. La distribution de l’information • L’annuaire du 1er cycle • L’annuaire des études supérieures • Guide de pré-départ • Sessions d’orientation • Lettre d’admission • Bulletin d’information par courriel • Site internet du Bureau des étudiants internationaux

5. La cueillette des documents Par le Bureau des étudiants internationaux

6. Où? • Nouveaux étudiants: • Session d’orientation • Les bénévoles font des photocopies des documents d’immigration • Les conseillers vérifient et sauvegardent les documents dans la base de données de l’université • Tout étudiant possédant des documents erronés est par la suite contacté • Bureau des étudiants internationaux • Les conseillers vérifient et sauvegardent les documents dans la base de données de l’université lors de la première rencontre avec l’étudiant • Étudiants actuels: • Bureau des étudiants internationaux • Les conseillers vérifient et sauvegardent les documents dans la base de données de l’université lors d’une rencontre avec l’étudiant N.B.: Une copie de chaque document d’immigration est numérisée dans la base de données de l’université

10. Dates limites

11. Quand? • Nouveaux étudiants: • Date limite d’inscription • Étudiants actuels: • Date limite d’inscription ou • Lorsque leurs documents expirent • L’annulation de l’inscription aux cours est completée vers la fin du mois de septembre pour tous les étudiants qui n’adhèrent pas à la règlementation • Afin d’être consideré pour la ré-inscription, les étudiants doivent apporter leurs documents avant la date limite d’abandon des cours

12. Pourquoi des dates limites? • L’horaire des examens est publiée • Abus du système • L’étudiant attend de voir s’il a de bons résultats • Pour être juste envers les étudiants qui font une demande légitime d’annulation rétroactive de cours (décès dans la famille, raisons médicales, etc) • GDEU / MELS (rapports)

13. Mesures prises par l’université

14. Des requêtes Ègalement inclus: • Addresses courriels • Moyenne (GPA) • Nombre de crédits auquel l’étudiant est inscrit • Information sur la couverture médicale

15. Courriels personnalisés envoyés par le Bureau des étudiants internationaux • Nouveaux étudiants • À qui: Aux étudiants qui n’ont pas remis leurs documents d’immigration • Quand: Lors des premières semaines de cours • Quoi: Des «rappels amicaux» les encourageant à soumettre leurs documents d’immigration, sinon ils risquent l’annulation de leur inscription aux cours auxquels ils sont présentement inscrits. • Étudiants actuels • À qui: Aux étudiants dont les documents expireront prochainement – 3 mois • Quand: Sur une base régulière • Quoi: Des «rappels amicaux» les encourageant à remettre leurs documents d’immigration, sinon ils risquent l’annulation de leur inscription aux cours des trimestres à venir. • À qui: Aux étudiants dont les documents ont expiré • Quand: Sur une base régulière • Quoi: Des « courriels d’avertissement » que leurs documents d’immigration ont expiré et qu’ils risquent l’annulation de leur inscription aux cours auxquels ils sont inscrits ET aux cours des trimestres à venir.

16. Annulation de l’inscription aux cours • Par qui: Le Bureau des étudiants internationaux travaille étroitement avec le Bureau du registraire • Le Bureau des étudiants internationaux compile une liste d’étudiants qui ne possèdent pas les documents d’immigration requis. • Quand: • Avant la fin du mois de septembre (peu après la date limite d’inscription) • Mesures prises par le Bureau du registraire • Annulation de l’inscription aux cours des étudiants sur la liste produite par le Bureau des étudiants internationaux • Envoi de courriels indiquant: • L’annulation de leur inscription aux cours • La date limite de soumission des documents d’immigration • La date limite pour soumettre les documents afin d’être consideré pour la ré-inscription aux cours annulés.

17. Bloquer l’inscription aux cours • L’inscription est bloquée à partir du trimestre en cours • À tous les étudiants dont l’inscription aux cours a été annulée • À tous les étudiants en rétablissement de statut • L’inscription est bloquée pour les trimestres à venir • À tous les étudiants avec un statut implicite

18. Les résultats

19. Ça fonctionne!!! • Fonctionne mieux si le plus tôt possible! • Les étudiants nous prennent davantage au sérieux! • Moins d’erreurs lors de l’audit

20. Problèmes • «Attraper» ceux qui profitent du système? • Les sessions d’été sont plus compliquées à gérer! • Question de la perte d’EETP! • Requêtes des Facultés?

21. Améliorations futures? • Les Bureaux des étudiants étrangers expriment le souhait que s’établisse une concertation entre le Sous-comité des régistraires de la CREPUQ et les gouvernements sur la question du rétablissement de statut des permis d’études.