Keselamatan Fizikal, Peribadi, Dokumen/Rekod Pengurusan Rekod Kawalan Rahsia Kerajaan

1. Keselamatan Fizikal, Peribadi, Dokumen/Rekod • Pengurusan Rekod • Kawalan Rahsia Kerajaan

2. KESELAMATAN FIZIKAL, PERIBADI, DOKUMEN/REKOD

3. Keselamatan Fizikal • Pastikan tempat bekerja berada dalam keadaan yang bersih, teratur dan sentiasa berada dalam keadaan selamat dari ancaman-ancaman yang boleh mengundang bencana dan kemusnahan

4. Keselamatan Peribadi • Sentiasa memastikan diri berada dalam keadaan yang bersih, kemas dan selamat serta mempunyai nilai-nilai peribadi yang tinggi

5. Keselamatan Rekod/Dokumen • Mewujudkan sistem fail bagi memastikan keselamatan rekod sentiasa terjamin dan tidak mudah mengalami kerosakan dan kemusnahan

6. Apakah Sistem Fail ? Sistem Fail ialah merupakan satu proses klasifikasi, penyusunan dan penyimpanan rekod yang bersistem dan teratur. Tujuan sistem fail ini diadakan adalah untuk memudahkan sesuatu maklumat itu diperolehi dengan cepat dan pada bila-bila masa sahaja.

7. Ciri-ciri Sistem Fail Yang Baik • Kepadatan. Ianya bermaksud seseorang itu hendaklah menggunakan ruang yang terdapat dalam fail tersebut secara minimum. • Asesibiliti. Ianya bermaksud sesuatu rekod atau maklumat itu boleh dicapai atau dirujuk dengan mudah dan cepat dan pada bila-bila masa sahaja. • Ekonomi. Sesuatu sistem fail yang baik haruslah mengambil kira aspek kos dengan meminimumkan kos bagi sesuatu sistem penyimpanan fail yang dilakukan

8. Keanjalan. Sesuatu sistem fail haruslah mengambil-kira prinsip keanjalan yang mana ianya memerlukan pembesaran ruang pada masa hadapan akibat daripada pertambahan maklumat atau rekod yang perlu disimpan. • Lokasi. Sesuatu fail yang disimpan perlulah diletakkan di tempat-tempat yang mudah dan mudah diperolehi tanpa memerlukan masa yang panjang. • Rujukan Silang. Ianya perlu diadakan supaya dapat memudahkan proses pengesanan maklumat-maklumat, dokumen-dokumen atau rekod-rekod lain yang berkaitan agar ianya dapat dicari dibawah pelbagai tajuk.

9. Retention. Bertujuan supaya fail-fail yang tidak lagi aktif dapat dipindahkan ke tempat lain • Klasifikasi. Untuk memberi kemudahan semasa membuat rujukan melalui pengasingan yang telah dilakukan mengikut kelas-kelas masing-masing.

10. PENGURUSAN REKOD-REKOD KERAJAAN

11. Apakah Rekod-Rekod Kerajaan • Surat • Dokumen • Bahan Bercetak • Buku • Peta • Lukisan • Gambar • Mikrofilem • Filem Wayang Gambar • Rakaman Suara

12. Kegunaan Rekod • Bahan Sejarah • Proses Pentadbiran • Bukti ‘Evidence’ • Rujukan • Penyelidikan/Kajian

13. Tanggungjawab Mengendali & Menjaga Rekod-Rekod Kerajaan • Lantik seorang pegawai rekod • Simpan dan jaga rekod dengan baik • Wujud satu jabatan/badan khas untuk menjaga dan memelihara rekod • Membuat pemeriksaan/kajian terhadap rekod-rekod yang tidak digunakan lagi • Wujudkan perbekalan undang-undang

14. Pengurusan Rekod-Rekod Kerajaan • Satu cara saintifik untuk merekod & mengawal maklumat-maklumat dari masa ianya diwujudkan sehinggalah ianya dihapuskan • Satu aktiviti yang menentukan supaya semua rekod yang diperlukan oleh mana-mana pihak pengurusan dapat diperolehi dengan cepat & tepat

15. Cara-cara Mengurus Rekod • Memelihara rekod kekal • Memisah dan memindah rekod tidak berguna • Jadual tempoh penggunaan rekod • Alat kelengkapan yang sesuai untuk rekod • Pusat kawalan rekod • Buku panduan sistem penyimpanan rekod • Selia dan latih staf • Semakan dari semasa ke semasa sistem rekod

16. Memelihara Rekod • Bilik simpan rekod mestilah terhindar dari: • Kelembapan • Atap bocor • Dinding berlubang • Sistem pengudaraan yang tidak baik • Terhindar dari bahaya banjir dan panas matahari • Terhindar dari tikus & lain-lain serangga

17. Sentiasa membersihkan bilik supaya habuk dan sampah tidak terkumpul • Rekod-rekod basah dikeringkan • Rekod-rekod yang koyak diperbaiki/ditampal • Sediakan alat pemadam api dibilik simpan rekod

18. Bilik Rekod JANGAN SEKALI-KALI digunakan sebagai : - tempat makan dan minum - tempat merokok - tempat menyimpan asid, cat, dakwat dan minyak spirit - dan bahan-bahan yang mudah terbakar

19. ARAHAN PERKHIDMATAN Kawalan Rahsia Kerajaan dan Keselamatan Pejabat

20. KAWALAN RAHSIA KERAJAAN Memberi perlindungan secukupnya terhadap suratan dan maklumat rasmi kerajaan dari: • Dapat diketahui atau dilihat oleh orang-orang yang tidak berhak mengetahui atau melihat • Kebocoran • Kecurian • Kebakaran

21. MAKLUMAT RASMI Pengetahuan mengenai perkara rasmi, walau bagaimana sekali pun diperolehi termasuk: • Jenis atau kandungan apa-apa dokumen rasmi atau sebagainya. • Jenis kegunaan dan komposisi bahan-bahan. • Kaedah-kaedah, cara menghasilkan serta teknik-teknik dan proses yang akan digunakan untuk pengeluaran. • Proses saintifik terutama berkenaan dengan pembuatan senjata dan kelengkapan. • Butir-butir kegiatan rasmi yang diperolehi secara lisan.

22. RAHSIA RASMI Apa-apa suratan yang dinyatakan di dalam jadual dan apa-apa maklumat dan bahan-bahan berhubung dengannya dan termasuk apa-apa suratan rasmi, maklumat dan bahan-bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan RAHSIA BESAR, RAHSIA, SULIT dan TERHAD mengikut mana yang berkenaan oleh seorang Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri atau mana-mana Pegawai Awam yang dilantik mengikut seksyen 2B.

23. Maksud Suratan Yang Dinyatakan Dalam Jadual

24. SEKSYEN 2B “Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri boleh melantik mana-mana Pegawai Awam melalui satu perakuan di bawah tandatangannya untuk mengelas apa-apa suratan rasmi, maklumat rasmi atau bahan-bahan sebagai RAHSIA BESAR, RAHSIA, SULIT atau TERHAD mengikut mana yang berkenaan”.

25. DOKUMEN RASMI Apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara-perkara rasmi termasuk:- 1. Perkara yang bertulis, bertaip, bertulis trengkas, disalin, berstensil dan bercetak juga draf dan buangan perkara itu. 2. Fotograf, foto salinan, pelan cetak, negatif foto, filem, jalur suara dan rakaman. 3. Pelan, pelan lakar, lukisan, gambarajah, peta dan anika jenis carta. 4. Huruf cetak, huruf cetak atur, blok litografer, acuan, stensel, proses plat dan lain-lain yang digunakan untuk membuat dokumen- dokumen rasmi.

26. JENIS DOKUMEN RASMI Terbahagi Kepada Dua: 1. Dokumen Terperingkat Dokumen Rasmi yang mengandungi maklumat rasmi terperingkat dan ditanda dengan peringkat keselamatannya. 2. Dokumen Tidak Terperingkat Dokumen Rasmi yang mengandungi maklumat rasmi tetapi tidak bertanda dengan peringkat keselamatan. Walaupun tidak terperingkat tetapi sebagai ‘Hak Kerajaan’ perlu diberi perlindungan.

27. PERINGKAT KESELAMATAN Perkara - perkara terperingkat, hendaklah di peringkat seperti berikut: 1. Rahsia Besar 2. Rahsia 3. Sulit 4. Terhad

28. RAHSIA BESAR Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika didedah tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia.

29. Contoh:- RAHSIA BESAR (i) Kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar utama Kerajaan berkaitan perkara-perkara politik dan ekonomi; (ii) Maklumat-maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan penempatan barisan peperangan angkatan tentera jika berlaku perang; (iii) Surat-menyurat dengan Kerajaan negara asing mengenai aspek perdagangan dan pertahanan yang amat penting; (iv) Maklumat lengkap berkenaan dengan pertubuhan-pertubuhan perisikan Malaysia an kaedah-kaedahnya.

30. RAHSIA Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan atau martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing.

31. Contoh:- RAHSIA BESAR (i) Arahan-arahan penting untuk perwakilan- perwakilan Malaysia yang membuat perundingan dalam negara asing; (ii) Maklumat-maklumat penting mengenai pemasangan- pemasangan tentera; (iii) Maklumat-maklumat penting mengenai pertubuhan-pertubuhan subversif dan kegiatan-kegiatannya; (iv) Surat-menyurat antara Jabatan mengenai perkara-perkara dasar yang penting.

32. SULIT Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika didedah tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau akan menguntungkan kuasa asing.

33. Contoh:-SULIT (i) Laporan-laporan perisikan biasa; (ii) Dokumen-dokumen dan panduan- panduan teknik untuk kegunaan latihan tentera atau polis; (iii) Maklumat-maklumat yang mungkin membolehkan pendapatan faedah kewangan daripadanya jika didedahkan sebelum masa.

34. TERHAD Dokumen rasmi, maklumat rasmi selain daripada yang diperingkatkan RAHSIA BESAR, RAHSIA atau SULIT tetapi perlu diberi tahap perlindungan.

35. Contoh:-TERHAD (i) Buku-buku Jabatan bagi maksud arahan; (ii) Perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan; (iii) Dokumen-dokumen mengenai bekalan barang-barang dan alat-alat kelengkapan biasa tentera dan polis.

36. ANCAMAN KEPADA KESELAMATAN RAHSIA KERAJAAN Punca Ancaman 1.Subversif : kegiatan yang dijalankan oleh pertubuhan/perseorangan tidak sampai kepada peperangan. 2. Espionaj : kegiatan memperolehi perkara terperingkat secara tersembunyi bertujuan memudaratkan keselamatan dan kepentingan negara. 3. Sabotaj : perbuatan bertujuan menyebabkan kerosakan fizikal.

37. 4.Kelemahan Manusia : suka menunjuk-nunjuk, cuai mematuhi arahan, tidak cermat bila bercakap dan ketagih dadah/arak. 5. Pemasaran : kerana hutang kerana seks rasuah kelakuan latarbelakang

38. Surat-Surat Atau Dokumen-Dokumen Terperingkat Diancam Oleh 1. Penyuluh-penyuluh rahsia yang memperolehi kebenaran atau tidak mempunyai kebenaran. 2. Individu-individu subversif yang memperolehi kebenaran atau tidak mempunyai kebenaran dan cuba membuat kerajaan dalam keadaan serba salah. 3. Kebocoran. 4. Kealpaan.

39. UTUSAN MALAYSIA 19 JULAI 2005 • Kakitangan awam guna SMS bocor rahsia kerajaan • Oleh METRA SYAHRIL MOHAMED • KANGAR 18 Julai - Kerajaan negeri mendedahkan terdapat segelintir kakitangan awam di negeri ini menyalahgunakan khidmat pesanan ringkas (SMS) untuk membocorkan rahsia kerajaan. • Pengerusi Jawatankuasa Tanah dan Perhutanan Perlis, Azam Rashid yang mendedahkan perbuatan itu berkata, gejala membocorkan rahsia kerajaan itu dikesan terutama ketika mesyuarat membabitkan agensi atau jabatan kerajaan sedang berlangsung. • Jelasnya, perbuatan membocorkan rahsia kerajaan oleh kakitangan awam menerusi SMS adalah sikap kurang sihat dan tidak bermoral. • ``Perkara ini perlu dipandang serius kerana ia bakal mengundang pelbagai kesan yang mampu menjatuhkan imej kerajaan dan membolehkan pihak-pihak tertentu mengambil kesempatan,'' katanya. • Beliau berkata demikian ketika berucap pada majlis perhimpunan mingguan kakitangan awam di perkarangan kompleks pejabat-pejabat kerajaan negeri di sini hari ini. • Azam mengingatkan kakitangan awam bahawa mereka tidak dibenarkan mengamalkan sikap sedemikian dan tindakan undang-undang boleh diambil terhadap mereka sekiranya didapati terlibat. • Justeru itu, beliau berharap semua kakitangan awam meningkatkan daya tahan mereka untuk menyimpan segala rahsia kerajaan serta jujur dan amanah terhadap tanggungjawab yang telah diberikan. • Beliau meminta semua ketua jabatan memantau segala tindak-tanduk kakitangan di bawah pentadbiran mereka. • Dalam perkembangan berlainan, Azam menggesa setiap ketua jabatan memastikan tugas kakitangan masing-masing yang mengambil cuti diambilalih oleh kakitangan gantian supaya tidak berlaku penangguhan tugasan. • Beliau turut menggesa kakitangan awam agar meningkatkan kemahiran dalam pelbagai bidang supaya mereka dapat menjadi kakitangan yang cekap. • ``Pada zaman ini, semua kakitangan awam perlu menguasai pelbagai bidang dan tidak hanya mengetahui satu

40. SEKSYEN 17A – Pembelaan Sedia Ada Kepada Pegawai Awam Mana-mana orang yang dituduh dengan apa-apa kesalahan di bawah Akta ini tidaklah boleh disabitkan jika dia membuktikan yang dia melakukan mana-mana perkara itu dalam menjalankan tugas rasminya atau dengan kuasa sepatutnya.

41. SEKSYEN 8 (2) (Baru) - Penalti Jika seseorang menerima atau memberi sesuatu Rahsia Rasmi dan bersalah dengan akta ini, maka kesalahannya boleh dihukum dengan penjara selama tempoh tidak kurang daripada satu tahun tetapi tidak lebih dari tujuh tahun.

42. KEGIATAN PENGINTIPAN Dengan Cara: 1. Menyamar diri sebagai penjawat awam. 2. Memasuki pejabat (menceroboh) bagi tujuan mencuri, menyalin atau mengambil gambar. 3. Memintas, mencuri atau menyalin dokumen terperingkat semasa dalam perjalanan pos atau pembawa. 4. Memeras, mendesak atau memujuk orang-orang yang dibenarkan ekses kepada maklumat-maklumat terperingkat untuk mendapatkannya. 5. Mencuri dengan percakapan telefon atau menggunakan alat-alat pandang dengar dan rakaman untuk mendapat maklumat-maklumat terperingkat.

43. KECUAIAN DAN KELALAIAN YANG KERAP BERLAKU 1. Bercakap mengenai perkara terperingkat melalui telefon. 2. Bercakap mengenai perkara terperingkat di tempat-tempat awam. 3. Menyampaikan maklumat terperingkat kepada sahabat handai atau saudara mara. 4. Mengurus perkara terperingkat dengan cara yang tidak dibenarkan seperti gagal mematuhi peraturan menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumen terperingkat. 5. Menyimpan perkara-perkara terperingkat di tempat yang tidak sesuai.

44. 6. Gagal mengunci peti-peti keselamatan yang mengandungi perkara-perkara terperingkat apabila meninggalkan pejabat. 7. Memusnahkan buangan-buangan terperingkat dengan cara yang tidak dibenarkan atau cuai mengendalikannya 8. Membenarkan orang yang tidak dibenarkan ekses mengurus perkara-perkara terperingkat 9. Mendedahkan perkara-perkara terperingkat kepada orang-orang yang tidak dibenarkan (contoh: tidak menutup fail terperingkat bila ada tamu) 10. Kecuaian pengawal-pengawal keselamatan menjalankan kewajipan mereka

45. KAWALAN KESELAMATAN PERIBADI 1. Undang-Undang * Akta Rahsia Rasmi 1972 * Akuan Penjawat Awam/Aku Janji * Langkah berjaga-jaga 2. Tapisan Keselamatan * Tapisan Keselamatan Kasar * Tapisan Keselamatan Halus

46. 3. Pendidikan * Kursus 4. Prinsip ‘Perlu Mengetahui’ * Langkah berjaga-jaga * Pengasingan tempat

47. KAWALAN KESELAMATAN DOKUMEN 1. Pengurusan Dokumen Terperingkat * Pendaftaran Rahsia - Penubuhan bahagian bagi menguruskan dokumen-dokumen terperingkat * Pendaftaran Kecil Rahsia - Pecahan dari bahagian bagi menguruskan dokumen-dokumen terperingkat

48. Peringkat Keselamatan • * Rahsia Besar • * Rahsia • * Sulit • * Terhad

49. 3. Tanda-Tanda Keselamatan * Berjilid Kekal * Berjilid Tidak Kekal * Lukisan, tekapan, foto, negatif dll * Warna Kulit Fail 4. Penyimpanan * Tempat menyimpan * Tidak boleh dibawa pulang 5. Penghantaran * Borang jadual * Sistem satu lapis dan dua lapis sampul surat * Beg berkunci * Utusan Selamat

50. 6. Pelepasan Perkara Terperingkat * Kenegaraan lain – tidak dibenarkan tanpa izin * Kepada orang awam * Siaran akhbar – tidak dibenarkan 7. Pemusnahan * Minta kebenaran pemula * Catatan dalam Buku Daftar * Rujuk pihak tertentu * Mengikut prosedur tertentu