Az ötlettől a megvalósult projektig

1. Az ötlettől a megvalósult projektig Praktikák, gyakorlati tudnivalók Előadó: Molnár Judit

2. Az előadás tartalma • Projekttervezés • Pályázatkészítés általános és speciális kérdései • Szerződéskötés • Pénzügyi lebonyolítás, ellenőrzés

3. 1. Projekttervezés

4. Játék Az Önök szervezetében hogyan történik a projektek tervezése? Írjon le min. 3, max. 5. jellemzőt a tervezésükről.

5. Magyarországi gondolkodásmód Van egy pályázati kiírás Arra mindenképpen készítsünk egy projektet Majd generálunk hozzá valamilyen problémát EU gondolkodásmód Van egy problémánk Projekt ötlet Pályázat Megvalósuló projekt Alapvetés

6. ALAPFOGALMAK PROJEKT Valamilyen változást szolgáló, konkrét cél/ eredmény érdekében történő tevékenységek időben, térben, szervezetrendszerben, költségeiben meghatározott sorozata PÁLYÁZAT A projekt finanszírozásához szükséges támogatások megszerzése érdekében készített beadvány

7. A tervezés folyamata • Egyszerre két felől kell közelíteni: • Saját jövőkép (vállalkozás, önkormányzat, non-profit szervezet). • A tágabb közösség jövőképe (ország régió, megye, kistérség, település). Ehhez fontos a Új Magyarország Fejlesztési Terv és a számunkra releváns operatív programok, valamint a régió, a megye, a kistérség és a település fejlesztési terveinek ismerete. • A sikeresség feltétele, hogy saját jövőképünk és a közösségi jövőkép összhangban legyen, vagyis fejlesztési elképzeléseink illeszkedjenek a fent felsorolt fejlesztési dokumentumokban szereplő fejlesztési elképzelésekhez.

8. A tervezés folyamata 2. • Probléma-elemzés • A projektünkkel olyan problémára kívánunk reagálni, vagy olyan igényt kívánunk kielégíteni, amelynek megoldása, illetve kielégítése közösségi (nem piaci) források bevonása nélkül nem lehetséges. • A problémák és igények számbavétele és rendszerezése (probléma fa) • Célhierarchia felállítása (célfa) • átfogó célok • közvetlen célok • a célok elérésének eszközei • tevékenységek • kibocsátások, eredmények, és ezek mérése • A megvalósítás módszerének végig gondolása • Személyi feltételek • Szervezeti feltételek • Pénzügyi feltételek • Mindhárom esetben a létrehozás és a működtetés tekintetében egyaránt végig gondolandók! • A kockázatok külön végig gondolandók. • Módszertan: logikai keretmátrix

9. A tervezés folyamata 3. • Az előkészítés folyamán elkészítendő dokumentumok: • A megvalósítandó program/beruházás felvázolása koncepcionális szinten, hosszútávú jövőkép papírra vetése. • Megvalósíthatósági tanulmány vagy előzetes megvalósíthatósági tanulmány (műszaki és gazdasági megvalósíthatóság egyaránt). • Építési engedélyezési szintű műszaki terv és építési engedély beszerzése (beruházás esetén) vagy a tevékenység lefolytatásának részletes terve (tevékenység esetén). • Üzleti és marketing terv. • Környezeti hatástanulmány. • Nem hiábavaló munka, hiszen, ezeket a dokumentumokat a pályázatok esetében kérik!

10. Projekt generálás 1. részcélkitűzés 2. részcélkitűzés Fő célkitűzés meghatározása Problémák vannak, amiből ez adódik Feladatokat rendelünk hozzájuk 1. tevékenység Ezekhez erőforrások szüks. 2. tevékenység 3. tevékenység, stb. E1 E2 E3

11. A tervezés módszere - Logframe A logikai keretmódszer garantálja: • a valós problémákra épülést • a célok strukturáltságát • a mérhetőséget • a kockázatok felmérését • a projektterv következetességét

12. A logikai keretterv A logframe módszer több, mint maga a mátrix!

13. A logikai keretmódszer mint projekttervezési eszköz Lépései: 1. Projekt-identifikáció • Problémaelemzés • Célelemzés • Stratégiaelemzés 2. Logikai keretmátrix kidolgozása • beavatkozási logika • indikátorok és forrásaik • feltételezések

14. Problémaelemzés Kiindulás: eltérés a mai helyzet és a jövőbeni „ideális” helyzet között Eredmények: Milyen állapotot szeretnénk elérni? Probléma: Jelenlegi helyzet ELTÉRÉS

15. A probléma meghatározása • Szükséglet, probléma meghatározása • A probléma által leginkább érintett népesség / csoportok meghatározása • A projekt iránti szükséglet igazolása • Az állítások alátámasztása statisztikákkal, tanulmányokkal, tapasztalatokkal Miért van szükségünk a projektre?

16. A helyzetelemzés eszköze - a SWOT • Az aktuális helyzet leírására épül • A helyzetleírás megállapításait strukturálja, elemzési keretet biztosít • Megalapozza a stratégia felé való továbblépést • Osztályozás • Erősségek (belső - pozitív) • Gyengeségek (belső - negatív) • Lehetőségek (külső - pozitív) • Veszélyek (külső - negatív)

17. A SWOT elemzés

18. A beavatkozási stratégia – célrendszer kialakítása • Feltárjuk a problémák közötti ok-okozati összefüggéseket - mindent alapvető problémákra vezethetünk vissza - PROBLÉMA-FA • A problémák válaszokat, megoldásokat igényelnek • A válaszok, megoldások logikai architektúrája ugyanaz, mint a problémáké - CÉL-FA

19. FELADAT Készítsünk egy célfát problémafa alapján!

20. Problémafa – egy példa • Problémaelemzés • az elemzés tárgyának és keretének meghatározása • helyzetfelmérés • problémák meghatározása és ok-okozati összefüggések feltárása OKOZAT OK

21. Célfa – egy példa • Célelemzés • a problémák átfordítása célokká • a problémafa „tükörképének” megalkotása EREDMÉNY Új munkahelyek Belső vállal - Külső befek - kozások tetők megerősödése vonzása FELTÉTEL Vállalkozói Új vállal - Közművesí - Autópályával ismeretekben kozási Képzett Tőkebevonás tett területek összekötő út jártas területek munkaerő kialakítása kiépítése vállalkozók feltárása

22. A logframe mátrixot megalapozó bevatkozási logika

23. Input, output, eredmény, hatás • Input: A program megvalósításához szükséges pénzügyi, fizikai és emberi erőforrások • Output: a tevékenység „terméke”: fizikai output vagy szolgáltatás (operatív célok) • Eredmény: a tevékenységből származó közvetlen előnyök a kedvezményezettek számára (specifikus célok) • Hatás: a tevékenység hosszabb távú (közvetett) következményei (átfogó célok)

24. 2. Pályázatkészítés általános és speciális kérdései

25. Mit kell végiggondolni egy pályázat megkezdése előtt? 1. • Milyen tevékenységre van kiírva a pályázat, az általunk megvalósítani szándékozott tevékenység beleillik-e a pályázat által támogatni kívánt tevékenységek közé? • Jogosultsági kritériumok (kik pályázhatnak, milyen formában) – minden partner tekintetében végig gondolandó! • standard feltételek • szervezeti forma • tevékenység (TEÁOR szám, szociális törvényben rögzített tevékenységek végzése, etc) • a szervezet életkora • elmaradott kistérség • egyéb feltételek • További elvárások a pályázókkal szemben, pl. projekt menedzser alkalmazása • Célcsoportra vonatkozó szabályok • Kizáró okok (adminisztratív feltételek, vagy lehetnek gazdálkodásra vonatkozó feltételek) • Egyéb pályázási feltételek pl: a projekt más forrásból nem kerülhet támogatásra, használt eszközök nem kerülhetnek beszerzésre stb) • Értékelési szempontok – tudjuk-e teljesíteni úgy, hogy megfelelő pontszámot kapjunk?

26. Mit kell végiggondolni egy pályázat megkezdése előtt? 2. • Finanszírozás • támogatási arány - önrész • finanszírozás módja • Van-e elég időnk? Prompt piaci igények kielégítésére nem alkalmas! • Megfelelő készültségi szinten vagyunk-e, ha nem, akkor el tudunk-e jutni megfelelő készültségi szintre a pályázat beadási határidőig? Elsősorban az építési tevékenységnél, ahol műszaki tervek kellenek: • elvi építési engedéllyel rendelkező tervek • építési engedélyezési szintű, engedélyezésre beadott tervek • jogerős építési engedéllyel rendelkező tervek – egyre inkább ez a gyakorlat! Ha a beadáskor elég is ennél enyhébb, a szerződéskötésnek mindenképpen feltétele! • Milyen projektjavaslatok támogathatóak: illeszkedés!

27. Mit kell végiggondolni egy pályázat megkezdése előtt? 3. • Nem kezdtük-e meg már a tevékenységet? Megkezdett beruházás nem támogatható. • Különböző tevékenységek esetén más minősül megkezdésnek. • Építés: építési naplóba történ első bejegyzés, ha építési napló vezetése nem kötelező, akkor a kivitelező nyilatkozata a munkálatok megkezdésére vonatkozóan • Gépbeszerzés: az első beszerzett gép szállítását igazoló okmányon feltüntetett dátum (pl. vámáru-nyilatkozaton, vagy szállító levélen lévő dátum) • Közműfejlesztési hozzájárulás: annak a szolgáltató részére történő átutalása • Több célterület esetén: az egyes célterületekre vonatkozó tevékenységek kezdési időpontjai közül a legkorábbi időpont • Különböző pályázatok esetében más-más időpont az, ami előtt nem lehet megkezdeni a tevékenységet • A megvalósítást csak a támogatási szerződés aláírását követően lehet megkezdeni, de a közbeszerzési eljárás megkezdhető a pályázat befogadását (tehát nem a benyújtását!) követően. • A pályázat benyújtása (a postai feladás igazolt dátuma) után megkezdhető a tevékenység • De elszámolhatóak az előkészítés költségei (egy adott időponttól pl: 2006.12.20-tól a pályázat benyújtásáig felmerül költségek) pl:megvalósíthatósági tanulmányok, hatósági díjak stb.

28. Mit kell végiggondolni egy pályázat megkezdése előtt? 4. • Igazodik-e az elképzelésünk a vonatkozó fejlesztési dokumentumokban foglaltakhoz (ÚMFT, OP-k, települési, kistérségi, megyei, regionális fejlesztési koncepciók, stratégiák, stb.)? • Projektméret • A maximális és a minimális összeghatárok között van-e? • Elég nagy-e? • Beszerzési eljárás, összetettség, árfelhajtó tényezők. • A pályázatkezelő szempontja. • Képesek vagyunk-e betartani a szigorú előírásokat?

29. Mire kell figyelni a pályázat összeállítása során? 1. • Formai szempontok • Kötött forma => minden pályázatot kitöltő programmal kell kitölteni (letölthető: www.nfu.hu) • Kitöltés előtt minden esetben érdemes elolvasni az útmutatót, hogy az előírásoknak megfeleljen a pályázat pl: a pályázat minden oldalának tetején vonalkódnak kell lennie és ezt csak akkor generálja a program, ha a formanyomtatványt hibátlanul töltöttük ki. • Amit az útmutató előír (terjedelmi korlátok, beérkezési határidő, beadás módja, eredeti és másolati példányok, mellékletek, igazolások, aláírás, bélyegző, kötés, fűzés, hiánypótlás) • Tartalomjegyzék • Oldalszámozás • De számszerű adatokat mindenképpen bele kell írni • Terjedelem (rövid, lényegre törő, tömör megfogalmazások) – a program korlátozza, nem lehet többet írni a megengedettnél • Figyelemfelkeltő cím választása • Világos érthető írásmód • Logikus felépítés, világos gondolatmenet • Speciális szakkifejezések minimális szinten • Visszafogottság, konkrétság

30. Mire kell figyelni a pályázat összeállítása során? 2. • Tartalom • I. Megalapozottság • Helyi (települési, kistérségi, megyei, regionális), valamint ágazati szükségletek, igények, problémák (NFT, statisztikák, regionális dokumentumok) - problémaelemzés, problémafa • A célcsoport(ok) igényei (pl. ágazatok, szektorok, nők, munkanélküliek, fogyatékkal élők stb…) - célhierarchia felállítása • A sikeresség feltételeinek végig gondolása, a kockázatok és kiküszöbölésük számbavétele • Összhang a kiírással, innovativitás, esélyegyenlőség

31. Mire kell figyelni a pályázat összeállítása során? 2. • Tartalom (folytatás) • II. Módszertan (a projektterv) • Hogyan visszük végig a projektet? • Mennyire egységes, koherens, vagy széteső, nem összefüggő részekből „összetákolt” a projekt? • Minőség a leírt folyamatban, és termékben • Partnerség, a partnerek részvételének bemutatása • Cselekvési és ütemterv - reális legyen! • Mérhető eredmények, outputok - a célok elérést mérhető mutatókkal/indikátorokkal kell alátámasztani - számszerűsítés!

32. Mire kell figyelni a pályázat összeállítása során? 3. • III. Fenntarthatóság • Pénzügyi • Intézményi • Szakmai • Multiplikátor hatás • A célcsoportra való hosszú távú hatás • IV. Költségvetés, a tervezésének lépései: • 1: résztevékenységek meghatározása, ezek időigényének és logikai kapcsolatuknak meghatározása • 2: a résztevékenységek erőforrásainak , költségének meghatározása • 3: a résztevékenységek átfordítása a költségvetési táblában szereplő kategóriákká és elhelyezése a költségvetési tábla megfelelő soraiban • 4: a költségvetési sorok összesítése, ellenőrzések (maximális százalékok!) • 5:forrástábla kitöltése

33. Mire kell figyelni a pályázat összeállítása során? 4. • IV. Költségvetés (folytatás) • Fontos: • a költségek legyenek lényegesek, vagyis a projekthez szükségesek, azok nem merülnének fel, a projekt nem valósulna meg • a költségek legyenek reálisak, az aktuális piaci árakkal egyezőek • költséghatékonyság • inkább fölülárazzunk! • kerekítések önrész-támogatás arány! • Árajánlattal érdemes alátámasztani, ez egyes kiírások esetében kötelező melléklet is lehet.

34. Mire kell figyelni a pályázat összeállítása során? 5. • V. Szaktudás (projektmenedzsment) • Fontos az alkalmasság: korábbi sikeres projektek végrehajtása, önéletrajzok, humán erőforrás, technikai felszereltség, korábbi sikerek, referenciák, támogató nyilatkozatok • A pályázó korábbi projektjei • A pályázó partnereinek korábbi projektjei • A bevont szakértők tapasztalatai (CV-k) • A pályázó erőforrásai (beleértve pénzt, szakképzett munkatársakat, infrastruktúrát, tapasztalatot, módszert - általában erősségek, amik kellenek a projekt végrehajtásához, vagy legalábbis segítik azt)

35. Mire kell figyelni a pályázat összeállítása során? 6. • VI. Horizontális szempontok • A horizontális szempontokra való reagálás elengedhetetlen a pályázat szempontjából. Nagy hangsúlyt kap, ha figyelmen kívül hagyjuk a pályázat automatikusan kizárásra kerülhet. • Az Európai Regionális Fejlesztési Alapra, az Európai Szociális Alapra és a Kohéziós Alapra vonatkozó szabályozás (1083/2006/EK rendelet) kiemel két olyan horizontális elvárást, amelyet minden pályázat tervezése, elbírálása és végrehajtása során figyelembe kell venni: az esélyegyenlőséget és a fenntartható fejlődést. • Esélyegyenlőségi szempontok • Horizontális szempontok

36. Mire kell figyelni a pályázat összeállítása során? 7. • VII. Mellékletek • Az útmutató vagy a pályázati formanyomtatvány tartalmazza a mellékletek pontos listáját, valamint, hogy az adott mellékletet milyen formában kell teljesíteni (pl: eredetiben, hitelesített másolatban) • egyes dokumentumokat a pályázó partnereknek is csatolniuk kell!!!! • Az útmutató pontos betartása fontos, mivel a nem megfelelő mellékletek miatt a pályázat elutasításra kerülhet. • Leggyakoribb mellékeltek: • Részletes költségvetés • Árajánlatok • Jogi státusz igazolása • Éves beszámoló • Hivatalos képviselő aláírási címpéldánya • Megvalósíthatósági tanulmány • Építés engedély stb.

37. Esélyegyenlőségi útmutatóÁltalános tudnivalók • Az Európai Unió elsődleges jogának 1997 óta része a nemre, a fajra vagy az etnikai hovatartozásra, vallásra vagy meggyőződésre, fogyatékosságra, korra vagy szexuális irányultságra alapított mindenfajta megkülönböztetés (diszkrimináció) tilalma. • Az esélyegyenlőség elősegítése nem azonos a diszkrimináció-mentes gyakorlattal. A befogadó társadalom alapja a diszkriminációmentességgel párosuló pozitív cselekvés.

38. Az esélyegyenlőségi értékelési szempontrendszer Kettős célja van: • 1.) Az esélyegyenlőségi szempontrendszer érvényesítésének célja nem az, hogy a forrásokhoz való hozzáférést megnehezítse, hanem az, hogy az összehasonlítható, rangsorolható „ajánlatok" közül a többletértéket nyújtó támogatási kérelem nyerjen kedvező elbírálást.

39. Az esélyegyenlőségi értékelési szempontrendszer 2. • 2.) A pályázók számára érthetővé, élet-közelivé tenni az esélyegyenlőségi gyakorlatot, hogy az esélyegyenlőség megjelenése a pályázatokban ne kizárólag a magasabb értékelési pontszámok elérése érdekében kidolgozott esélyegyenlőségi hivatkozásokat tartalmazza, hanem olyanvállalásokat, melyekre a pályázati dokumentáció választási lehetőségek formájában példát ad, és valódi előrelépést jelentenek ezen a területen.

40. Esélyegyenlőségi területek. Az Új Magyarország Fejlesztési Terv a magyar sajátosságoknak megfelelően 6 fő esélyegyenlőségi területet jelölt ki. Ezek az alábbiak: • Családbarát munkahelyi körülmények megteremtése, erősítése • Nemek (férfiak és nők) közti esélykülönbségek csökkentése • Az akadálymentesítés előrehaladása • Fogyatékkal élők életminőségének és munkapiaci esélyeinek javítása • Romák életminőségének és munkapiaci esélyeinek javítása • Más hátrányos helyzetű csoportok munkapiaci és társadalmi esélyeinek javítása

41. Az esélyegyenlőség intézményei • Az esélyegyenlőség „intézményei” olyan intézkedések, amelyek az esélyegyenlőséget szolgálják. Kétféle esélyegyenlőségi intézményt különböztetünk meg: a kiemelt jelentőségűeket és az átlagos jelentőségűeket.

42. Az esélyegyenlőség intézményei 2. • A kiemelt jelentőségű esélyegyenlőségi intézmények, megoldások különösen fontosak a hátrányos helyzetű, esélyegyenlőségi célcsoportokba tartozó munkavállalók helyzetének javításában, a szervezet esélyegyenlőségi kultúrájának fejlesztésében, míg az átlagos jelentőségűek kiegészítik, bővítik a fő vállalásokat, hozzáadott értékkel bírnak.

43. Feladat Gondolja végig, hogy az ön projektje hogyan felel meg az esélyegyenlőségi elvárásoknak!

44. Fenntarthatósági útmutatóA fenntarthatóság feltételei • „A fenntartható fejlődés olyan fejlődés, amely kielégíti a jelen szükségleteit, anélkül, hogy veszélyeztetné a jövő nemzedékek esélyét arra, hogy ők is kielégíthessék szükségleteiket”.

45. Tájékoztatás és nyilvánosság A tájékoztatásra és a nyilvánosságra vonatkozó szabályok célja: • egyrészt a lehetséges pályázók tájékoztatása az igénybe vehető támogatásokról; • másrészt a széles közvélemény tájékoztatása a támogatások felhasználásáról és a támogatásokkal elért eredményekről, illetve általában az Európai Unió szerepéről, amelyet az ország fejlesztésben betölt. Az Európai Unió gyakorlatilag ugyanúgy jár el, mint bármely szponzor: a támogatásért cserébe elvárja a népszerűsítést.

46. Tájékoztatás és nyilvánosság 2. Tájékoztatni kell • egyrészt a résztvevőket arról, hogy az Európai Unió és a magyar állam által támogatott projekten vesznek részt, • másrészt a közvéleményt az Európai Uniónak és a magyar államnak a képzésben és a foglalkoztatásban betöltött szerepéről. Ennek érdekében • a projektek helyszínein plakátokat kell elhelyezni, amelyek utalnak az Európai Unió és a magyar állam támogatására; • az elkészülő kiadványok (pl. füzetek, prospektusok, hírlevelek), honlapok címlapjának tartalmaznia kell az európai uniós és a hazai emblémát és utalást az Európai Unió és a magyar állam támogatására.

47. 3. Szerződéskötés, szerződés-menedzsment

48. Támogatási szerződések megkötése, mellékletek • Alapelvek • A támogatási szerződések általános tartalma • A szerződéskötéshez szükséges igazolások

49. Alapelvek 2. • Általános szerződési feltételek érvényesülnek: a különböző programok tipikus szerződésmintákat használnak, az attól való eltérésre nincs lehetőség. (a pályázati csomag melléklete) • Speciális helyzetek kezelésére, problémák megoldására nincs mód.

50. Alapelvek 3. • A szerződéskötésnek behatárolt időponton belül meg kell történnie, ellenkező esetben a támogatási döntés hatályát veszti. • A fejlesztéshez és a szerződés aláírásához minden feltételnek rendelkezésre kell állnia. (pl. cégek esetén eredeti vagy közjegyző által hitelesített aláírási címpéldány, cégkivonat, igazolások köztartozás mentességről, stb.)