Corso di Sistemi Informativi Anno Accademico 1999-2000 Trasparenze MT03 La pianificazione dei S.I*

1. Corso di Sistemi Informativi Anno Accademico 1999-2000 Trasparenze MT03 La pianificazione dei S.I* C. Batini * Adattata e integrata a partire da una metodologia di pianificazione proposta dall’Autorità per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione predisposta da G. Lazzi

2. Approccio didattico alla pianificazione • Vedremo dapprima alcune linee metodologiche per la fase di pianificazione, che cercano di integrare il meglio delle metodologie esistenti • Esamineremo poi un piano di grandi dimensioni (il piano triennale 1997-1999 della Pubblica Amministrazione italiana) circa 8.000 miliardi • Vedremo infine poi uno studio di caso di dimensioni relativamente più’ contenute (il piano di realizzazione del sistema informativo delle Prefetture) - circa 100-150 miliardi

3. Linee metodologiche • Introduzione generale • Definizione degli obiettivi • Descrizione di una metodologia • Indice tipo di un piano

4. Introduzione generale:definizioni e criteri generali

5. La pianificazione dei sistemi informativiobiettivo generale • Individuare, a partire dalla situazione attuale del sistema informativo e informatico e del budget disponibile gli interventi e progetti in un arco temporale di 3/5 anni che massimizzano gli obiettivi della organizzazione rispetto all’ uso della risorsa informazione • Come conseguenza: • La pianificazione dei SI si intreccia con la pianificazione del sistema organizzativo (in generale avviene dopo) • Scopo fondamentale della pianificazione e’ scegliere e dare una priorità’ ai progetti e associare costi orientativi a tali progetti. • La pianificazione puo’ essere effettuata: • Ogni tre/cinque anni, ed alla fine del ciclo ripetuta • Ogni anno, con il cosiddetto piano a slittamento

6. Chi fa la pianificazione IT in una organizzazioneE piu’ in generale: dove e’ localizzata in una organizzazione la funzione informatica?

7. Pianificazione S.I.: struttura organizzativa di supporto Imposta ciclo di pianificazione e controllo degli investimenti informatici di una organizzazione • definisce finalità dell’utilizzo dei Sistemi Informativi automatizzati • coordina, attraverso la redazione di un piano triennale annualmente riveduto, i progetti e i principali interventi di sviluppo e gestione dei S.I. automatizzati • promuove progetti intersettoriali e di infrastruttura informatica e telematica • verifica periodicamente i risultati conseguiti nella organizzazione

8. Aspetti fondamentali osservati durante la pianificazione • Organizzazione • Processi • Informazioni • Stato attuale del sistema informativo • Mercato e scenari tecnologici • Budget disponibile

9. ACT PLAN CHECK DO Il principio base della pianificazione: il miglioramento continuo Pianificazione Rappresentazione ed esame dei processi Individuazione di problemi e cause Definizione obiettivi e direzioni di intervento Esercizio Erogazione servizi Attività operativa Gestione risorse Verifica Misurazioni di qualità Verifica dei risultati Realizzazione Predisposizione piani operativi Realizzazione progetti Gestione e completamento dei progetti

10. La pianificazione come prima fase del ciclo di pianificazione e controllo • Fase di pianificazione • Diagnosi processi, informazioni e sistemi • Individuazione progetti • Stesura Piano Triennale • Fase di attuazione • Studi di fattibilità • Pareri • Gare ed approvvigionamento • Attività realizzative • Gestione e manutenzione sistemi • Fase di monitoraggio • Monitoraggio e verifica progetti • Consuntivazione • Produzione indicatori

11. Definizione degli obiettivi

12. Pianificazione S.I. - Obiettivi • Gli obiettivi cambiano a seconda che l’ organizzazione sia pubblica o privata • Nel caso di una organizzazione pubblica l’ obiettivo fondamentale e’ sfruttare l’ I.C.T. per migliorare i servizi • Nel caso di una organizzazione privata l’ obiettivo fondamentale e’ massimizzare i profitti, rispetto alla concorrenza

13. Pianificazione S.I. - Obiettivi: dettaglio • Obiettivi generali per i S.I. della Pubblica Amministrazione (decreto istitutivo della Autorita’ per l’ Informatica nella P.A.) • miglioramento dei servizi • trasparenza dell’azione amministrativa • potenziamento dei supporti conoscitivi per le decisioni pubbliche • contenimento dei costi dell’azione amministrativa

14. Obiettivi della pianificazione S.I. nella P.A: conseguenze • Visione della P.A. come sistema di servizi • Forte connessione tra investimenti in I.T. e livello di servizio fornito • Attenzione centrale ai processi di servizio nel loro complesso piuttosto che alle tecnologie come elemento a sé stante • Focus su tutte le componenti del processo di servizio • Piano strategico annuale • Focus su elementi specifici che ogni anno assumono valenza centrale nelle scelte di piano

15. Pianificazione S.I. in una organizzazione privata: obiettivi • Ottimizzare il profitto partendo dalle risorse disponibili • Migliorare le modalita’ di vendita dei prodotti • Diversificare i prodotti • Avvicinare i prodotti ai clienti • Ottimizzare la struttura produttiva in modo da ridurre i costi • Utilizzare al meglio l’ evoluzione tecnologica

16. Descrizione della metodologia

17. Obiettivi generali e piano strategico • Gli obiettivi fanno parte essenziale del compito istituzionale della organizzazione • A volte, l’ organizzazione puo’ decidere di far precedere il piano da un piano strategico o linee strategiche di piano, che definiscono gli obiettivi specifici in quel particolare anno o in quella particolare congiuntura

18. Il piano strategico: esempio della P.A. italiana • 1994 (piano 1995-97) • Focus su processi servizio (obiettivo efficacia Amministrazioni) • Studio fattibilità e progettazione (obiettivo efficacia/efficienza progetti) • Progetti intersettoriali (unitarietà P.A.) • 1995 (piano 1996-98) • Focus su risparmi (obiettivo efficienza settore informatico) • Importanza fasi gestione, manutenzione e conduzione sistemi • 1996 (piano 1997-99) • Focus su collegamento Amministrazioni: la P.A: come rete di amministrazioni che forniscono servizi • Interconnessione, interoperabilità, cooperazione sulla base del progetto di Rete Unitaria • Reingegnerizzazione dei processi e dei sistemi • La Qualita’ e la misurazione della qualita’

19. Approcci alla fase di pianificazione • Approccio bottom-up • Vengono raccolte le esigenze delle diverse unita’ organizzative • La pianificazione ha lo scopo di integrarle, individuando le priorita’ • Approccio top-down • Si parte dagli obiettivi strategici • Un gruppo disegna lo schema generale del SI • Vengono generati i piani di sviluppo delle diverse unita’ organizzative

20. Caratteristiche dei due approcci • Bottom up • Conservativo • sacrifica innovazione • scarsi rischi realizzativi • punta al miglioramento dell ‘esistente • Top down • Innovativo • Crea discontinuita’ • Causa tensioni e rischi organizzativi • Sacrifica l’ esistente

21. Approccio proposto: misto • 1. Individuazione delle strategie generali di evoluzione • 2. Richiesta alle diverse unita’ della organizzazione di elaborazione di un piano della specifica unita’ che sia coerente con le linee generali • 3. Integrazione dei piani con verifica della coerenza globale rispetto agli obiettivi • 4. Definizione del piano finale

22. Stesura bozza di Piano Definizione criteri di Piano Dati di piano Gestione del Piano S.Informatico S.Informativo Approvazione Piano Attivita’ di pianificazione nell’ approccio misto Struttura organizzativa Direzione per la pianificazione Linee strategiche Bozza di Piano Validazione e verifica Piano Piano validato Piano approvato Funzioni Istituzionali

23. Metodologia di pianificazione(per le fasi 2, 3 e 4 precedenti) aree di coesione tra processi e informazioni (aree di business) Ricostruzione dello stato Elaborazione “visione” di servizio e tecnologica architettura tecnologica di riferimento Attuazione piani precedenti processi e macroprocessi situazione progetti in corso situazione patrimonio informatico Diagnosi dei processi Indicazioni generali sui servizi erogati Piano triennale obiettivi, esigenze “di servizio” Elaborazione piano triennale Diagnosi della risorsa informazione obiettivi, esigenze informative

24. Valutazione patrimonio informatico Pianificaz. S.I. - Dettaglio Elab. Piano Triennale architettura tecnologica di riferimento obiettivi/esigenze di servizio e informative situazione patrimonio informatico situazione progetti in corso Valutazione andamento progetti Individuazione progetti “orizzontali” (nuovi e di migrazione) Individuazione progetti “verticali” (nuovi e di ridisegno appl.) Ridefinizione progetti “in corso” ed attività evoluzione S.I. Definizione attività di gestione e manutenzione Progetti intersettoriali e di cooperazione Studi di fattibilità Formulazione bozza di piano

25. EVOLUZIONE VERSO obiettivi, esigenze “di servizio” (processi non reing.) Diagnosi dei processi obiettivi, esigenze “di servizio” Diagnosi dei processi processi “critici” processi reingegnerizzati esigenze informative Reingegnerizzazione dei processi Passo di “Diagnosi dei processi”

26. Passo di ricostruzione dello stato del sistema informativo esistente: fasi • Individuazione e descrizione dei processi • Correlazione dei processi con la organizzazione • Individuazione della architettura generale dele informazioni • Individuazione delle aree di business

27. Ricostruzione dello stato: le informazioni trattate Processi Aree organizzative Oggetti informatici (o Entita’) Sistemi applicativi (o sistemi informatici)

28. Ricostruzione dello stato • Le informazioni ottenute possono essere descritte per mezzo di un insieme di matrici: • Processi/ organizzazione • Processi/ oggetti informatici • Sistemi / organizzazione • Processi/ sistemi • Sistemi/ oggetti informatici

29. Faremo vedere le matrici per mezzo di esempi • L’ esempio tratta il S.I. di una agenzia di viaggi, che deve fornire servizi di varia natura ai clienti; tali servizi sono a loro volta venduti da tour operator. • Nella agenzia esiste una struttura di accoglienza del cliente, una struttura per reclami e contestazioni, ed una struttura di gestione deirapporti con i fornitori. • Esistono infine due strutture, una per il personale ed una che si occupa di amministrazione. • I processi principali sono: • Servizio clienti • Rapporto con i fornitori • Gestione personale • Il dettaglio si trova nella dispensa degli studenti

30. Esempio di matrice processi/ organizzazione

31. Esempio di matrice processi/oggetti informatici

32. Importanza della matrice processi/ oggetti • Usualmente le matrici vengono generate oltre che per avere una precisa descrizione delle relazioni tra processi, organizzazione, informazioni e sistemi esistenti, anche per capire quali siano le aree di coesione piu’ importanti tra processi e informazioni (le due risorse fondamentali del sistema informativo e informatico).

33. Importanza della matriceprocessi/ oggetti • A tale scopo possono essere generate le cosiddette aree di business aziendale, cioe’ i gruppi processi/ oggetti informativi caratterizzati dal massimo di coesione interna e dal massimo di disaccoppiamento con altre aree. • Lo strumento tipico per generare le aree di buiness e’ la analisi di affinita’.

34. Importanza della matrice processi/ oggetti • Le aree di business sono percio’ gli elementi invarianti rispetto alla organizzazione e sono dunque il punto di partenza classico delle metodologie top-down. • Vediamo ora un esempio (per i dettagli, dispensa studenti)

35. Esempio di analisi di affinita’

36. Esempio di individuazione di aree di business

37. Esempio di matrice sistemi organizzazione

38. Esempio di matrice processi/ sistemi

39. Esempio di matrice sistemi/entita’

40. Passo di Elaborazione della “Visione di servizio” • Strategie in merito ai servizi erogati, in termini di nuovi servizi e di miglioramenti dei servizi attuali • Strategie relative a nuove modalità di erogazione dei servizi • Strategie relative alle principali scelte organizzative (accentramento/decentramento, attribuzioni di responsabilità, revisione struttura unità organizzative..) • La visione di servizio deriva dal quadro legislativo, dagli indirizzi di governo, dall’esperienza e dalle indicazioni del top-management, dalla valutazione di esperienze analoghe

41. Passo di elaborazione della “Visione tecnologica” Definizione dell’architettura tecnologica di riferimento in termini di: • infrastrutture tecnologiche generali della struttura organizzativa • architettura di rete (architettura della rete interna e modalità di connessione con l’esterno) • architettura poli elaborativi (accentramento/distribuzione) • architettura dati (distribuzione dati sui poli elaborativi) • servizi informatici di base: posti di lavoro, regole interoperabilità, servizi di office automation di base.. • architettura applicativ: ambienti di esercizio e di sviluppo, grado di adesione agli standard..

42. Passi di diagnosi dei processi e della informazione • Saranno trattati piu’ diffusamente nella parte del corso relativa alla diagnosi dei sistemi informativi • Qui accenniamo a una metodologia per i processi ispirata ai cosiddetti metodi socio tecnici e basata sulla diagnosi della: • corenza interna • coerenza esterna

43. Coerenza interna • Rappresenta la coerenza tra le varie componenti del processo • Componenti: prodotto/servizio, organizzazione, personale, flusso, fruitori, informazioni, tecnologie • Classificazione delle componenti secondo griglia di valutazione • Definizione obiettivi per raggiungere coerenza tra componenti

44. Coerenza esterna • Rappresenta la soddisfazione dell’utenza • Si basa su un modello di qualità da applicare al processo • Il modello si esprime attraverso fattori qualità e pesi relativi • Prevede la misura dello scostamento dalla situazione attesa • Mette in relazione componenti e fattori di qualità, individuando gli obiettivi da raggiungere

45. Passo di Reingegnerizzazione dei processi • Insieme di metodi e tecniche attualmente in rapida espansione. Li vedremo piu’ avanti nel corso. • Impone la definizione correlata di obiettivi misurabili, modalità di verifica, iniziative di cambiamento • Prevede il “ridisegno” del processo agendo contemporaneamente su flussi operativi, personale addetto, informazioni disponibili, tecnologie • Può avere un approccio radicale o pragmatico • Radicale: intervento su tutti aspetti, basato su tecnologie innovative (es. riconoscimento vocale), utilizza esperienze e “best practices” • Pragmatico: intervento solo su alcuni aspetti • Utilizza tecniche specifiche quali l’analisi del ciclo cliente-fornitore, l’analisi dei costi basata sulle attività...

46. Visione strategica dell’amministrazione (di servizio e tecnologica) Stimoli esterni (governo e società civile) Indicazioni politiche e direzionali Progetti non informatici Progetti informatici applicativi Progetti informatici di infrastruttura Progetti informatici di reingegnerizzazione Progetti informatici di esternalizzazione o acquisizione servizi Business Process Reengineering Diagnosi dei processi e dell’organizzazione (Approcci orientati al TQM) Diagnosi della risorsa informazione e del patrimonio informatico (TQM) Modalità continue di controllo dei risultati e della spesa Misurazioni sistematiche Gestione del patrimonio informativo e informatico Diagnosi dei processi e individuazione dei progetti Programma di cambiamento

47. Passo di “Diagnosi della risorsa informazione” Analisi delle basi informative • secondo un modello di qualità semplificato • fattori qualità (ne vedremo poiu’ avanti le definizioni quando parleremo di diagnosi della qualita’ dei dati): • completezza, correttezza, disponibilità

48. Passo di “Valutazione patrimonio informatico” • Valutazione dello stato di applicazioni, basi di dati, tecnologie in termini di: • Rispondenza alle esigenze operative • Situazione tecnica • Qualità delle basi di dati • Necessità di manutenzione • Costi di gestione • Si avvale di indicatori generali e specifici • es. costi unitari di manutenzione, vetustà media del patrimonio, numero di errori... • Produce indicazioni per le scelte di manutenzione, reingegnerizzazione, migrazione, “incapsulamento”....

49. Passo di “Attuazione piani precedenti” • Attività corrente di gestione dei progetti e dell’attuazione del piano • Produce tramite le attività di consuntivazione la definizione della situazione attuale del patrimonio informativo e informatico

50. Passo di “Valutazione andamento progetti in corso” • Riesame dei progetti alla luce della nuova situazione • Evidenza delle necessità di revisione e ritaratura progetti • Necessità salvaguardia investimento (= fuoco su progetti ancora in fase iniziale) • Modifiche di minore entità = revisione progetto in corso • Modifiche di rilevante entità = definizione di un vero e proprio nuovo progetto