Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy

1. Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy Trefniadau Rheoli Ariannol Archwiliad 2007/08 – 14 Hydref 2008 ARCHWILIO

2. Cynnwys

3. Cyflwyniad Rydym wedi adolygu’r prosesau rheoli ariannol ar lefelau strategol a gweithredol yn yr Awdurdod fel rhan o’n gwaith archwilio trefniadau’r Awdurdod, i sicrhau arbedion effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd adnoddau. Roedd ein gwaith yn seiliedig ar y ddogfen dadansoddi problemau y cytunwyd arni gyda’r swyddogion. Mae’r ddogfen yn dangos y cwestiynau allweddol roedd angen atebion arnynt, a’r trywydd gwaith unigol a gynlluniwyd gennym i ateb y cwestiynau hynny, ac sydd wedi eu cynnwys yn Atodiad 1. Hoffem ddiolch i swyddogion y Cyngor a gymerodd ran yn yr adolygiad, am eu cydweithrediad agored a chymwynasgar. (Mae rhestr y cyfranwyr yn Atodiad 1). Crynodeb Bydd CBSC yn wynebu pwysau ariannol cynyddol oherwydd y setliad is na’r cyfartaledd oddi wrth Lywodraeth Cynulliad Cymru, ac a achoswyd hefyd gan boblogaeth sy’n heneiddio a llai o ddisgyblion yn yr ysgolion, oherwydd ar hyn o bryd rhoddir blaenoriaeth genedlaethol i addysg. Mae’r Awdurdod wedi dangos ymwybyddiaeth dda o’r risg sy’n gysylltiedig â’r pwysau yma ac mae wedi bod yn rhagweithiol mewn ymateb iddynt. Mae’r Awdurdod wedi llunio cyfres o brosesau rheoli ariannol sydd yn addas i’w pwrpas ac sy’n cyflawni prif amcanion y timau rheoli strategol a gweithredol. Dylai’r fframwaith hwn helpu’r Awdurdod i barhau i fonitro ac i ymateb i bwysau ariannol parhaus. Mae tystiolaeth o gyfathrebu da a dealltwriaeth trwy’r Awdurdod yn y gwaith monitro ariannol o ddydd i ddydd. Rydym wedi canfod a thrafod gyda rheolwyr rhai ffyrdd y byddai’r Awdurdod yn gallu ychwanegu dimensiwn arall i’r broses, gan gynnwys defnyddio cyllidebau fesul cam, cyfrifo mwy trylwyr a defnyddio gwybodaeth nad yw’n ariannol. Rydym yn cydnabod y byddai angen i’r rheolwyr adolygu’r budd potensial o newidiadau fel hyn, yn sgil y costau cysylltiedig. Mae CBSC wedi sefydlu fframwaith i fonitro ei amcanion ariannol a’i berfformiad a ddylai helpu’r Awdurdod i ymdrin â’r pwysau ariannol cynyddol y mae’n ei wynebu. Mae cyfle hefyd i wella ar broses fonitro yn ystod y flwyddyn

4. Argymhellion a Chynllun Gweithredu Statws yr adroddiad Cyflwynwyd yr adroddiad i’r Awdurdod ac mae wedi ei baratoi at ddefnydd yr Awdurdod yn unig. Nid ydym yn gyfrifol am unrhyw aelod o’r staff sy’n gweithredu ar ei ben ei hun, nac am drydydd partïon. Mae Archwiliwr Cyffredinol Cymru wedi cyhoeddi dogfen o’r enw Datganiad o Gyfrifoldeb Archwilwyr ac Arolygwyr a benodwyd, a Chyrff Archwilio ac Arolygu (2005). Mae’n cynnwys crynodeb o hyd a lled cyfrifoldeb archwilwyr, a’r hyn sy’n ddisgwyliedig oddi wrth y corff a archwilir. Rydym yn tynnu eich sylw at y ddogfen hon. Nid yw archwilwyr allanol yn disodli cyfrifoldeb y corff sy’n cael ei archwilio ei hun, i weithredu trefniadau priodol i sicrhau bod busnes y cyhoedd yn cael ei weithredu’n unol â’r gyfraith a safonau cywir, a bod arian cyhoeddus yn cael ei ddiogelu a rhoi cyfri amdano a’i ddefnyddio’n ddarbodus, yn effeithlon ac yn effeithiol. Os oes gennych unrhyw bryderon, neu os nad ydych yn fodlon gydag unrhyw ran o waith KPMG, dylech gysylltu i ddechrau ag Ian Pennington, sy’n gyfarwyddwr ymgysylltu i’r Cyngor, rhif ffôn 02920 46 8087, e-bost Ian.Pennington@kpmg.co.uk, a fydd yn ceisio datrys eich cwyn. Os nad ydych yn fodlon gyda’r ymateb, cysylltwch â Gilbert Lloyd ar 029 2046 8000, e-bost gilbert.lloyd@kpmg.co.uk, sef y partner cyswllt cenedlaethol ar gyfer holl waith KPMG gyda Swyddfa Archwilio Cymru. Yn dilyn hynny, os ydych yn parhau i fod yn anfodlon gyda’r ffordd y deliwyd â’ch cwyn, gallwch ddefnyddio trefn cwynion Swyddfa Archwilio Cymru. Anfonwch eich cwyn yn ysgrifenedig at y Swyddog Archwilio Cwynion, Swyddfa Archwilio Cymru, 24 Heol y Gadeirlan, Caerdydd, CF11 9LG neu anfonwch e-bost at: complaints@wao.gov.uk. Eu rhif ffôn yw 029 2032 0500. Mae CBSC wedi sefydlu fframwaith i fonitro ei amcanion ariannol a’i berfformiad a ddylai helpu’r Awdurdod i ymdrin â’r pwysau ariannol cynyddol y mae’n ei wynebu. Mae’n gyfle hefyd i wella’r broses fonitro yn ystod y flwyddyn Bydd yr Awdurdod yn llunio Cynllun Gweithredu ac yn ymateb i’r argymhellion hyn.

5. Mae’r arweinwyr a’r tîm rheoli wedi dangos eu bod yn deall y pwysau ariannol y mae’r Awdurdod yn ei wynebu, ac maent wedi ymateb yn rhagweithiol i reoli’r pwysau hyn. Mae’r arweinwyr a’r tîm uwch reolwyr CBSC wedi dangos eu bod yn deall y pwysau ariannol a grëwyd gan y setliadau amodol a ddarparwyd gan Lywodraeth Cynulliad Cymru (“LlCC”) a’r cyfraddau Treth y Cyngor cymharol isel. Er enghraifft: Roedd yr Awdurdod yn gallu dangos effaith newidiadau demograffig a’r swm ei setliad. Mae swm y setliad yn dibynnu ar nifer o ddangosyddion, ond ar hyn o bryd mae’r pwyslais ar gefnogi pobl ifanc sydd yn derbyn addysg. Oherwydd bod poblogaeth Conwy yn heneiddio a bod nifer y disgyblion ysgol yn gostwng, bydd Conwy yn derbyn cyfradd gymharol lai o gyllid. O ganlyniad i’r uchod, roedd yr Awdurdod yn rhan allweddol o drafodaethau, gyda Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ac awdurdodau eraill, i sicrhau sylfaen i setliad 2008/09 gyda chynnydd o 2% gan LlCC. Roedd yr Awdurdod yn gallu cefnogi achos ar gyfer yr uchafswm cynnydd mewn Treth y Cyngor o 5% gan ddefnyddio dadansoddiad ariannol cadarn. Mae pob adroddiad yn cael ei gymeradwyo cyn ei gyflwyno i aelodau. Mae hyn yn arwain at gysondeb yn null cyflwyno gwybodaeth. Mae’r wybodaeth ariannol a ddarparwyd gyda’r adroddiadau i’w gweld yn ddigonol ac mae wedi ei chyflwyno’n dda ar gyfer anghenion yr aelodau ac uwch-reolwyr. Yn ogystal, mae tystiolaeth bod lefel dda o gefnogaeth wrth ddarparu gwybodaeth ychwanegol i’r cwestiynau a ofynnwyd gan aelodau a swyddogion. Ceir cronfa wrth gefn o £3miliwn, sydd oddeutu 3.8 diwrnod o wariant gros blynyddol. Prif bwrpas y gronfa wrth gefn gyffredinol yw amddiffyn y Cyngor rhag unrhyw risg ariannol annisgwyl. I’w roi mewn cyd-destun, mae hyn yn cynrychioli’r nifer isaf o ddyddiau ledled Cymru ddiwedd 2006/07 (sef y wybodaeth ddiweddaraf sydd ar gael) – gweler tabl 1. Mae’r rheolwyr a’r arweinwyr gwleidyddol yn deall y pwysau ariannol cynyddol ar yr Awdurdod yn dda • Mae lefel y cronfeydd wrth gefn refeniw arian yn sylweddol uwch, sef £18.1 miliwn. Oherwydd y pwysau ar y cyllideb, nid yw’r Awdurdod yn credu y byddai’n briodol cadw symiau uwch yn y gronfa wrth gefn gyffredinol ar draul cynlluniau gwariant presennol neu gynlluniau’r dyfodol. • Mae’r Awdurdod yn adolygu balansau’n flynyddol, ac yn ymgynghori â’r aelodau i sicrhau eu bod yn parhau i fod yn briodol ar gyfer y pwrpas y cawsant eu creu. • Mae arian wrth gefn ysgolion yr Awdurdod ymysg yr uchaf yng Nghymru fesul disgybl. Ar 31 Mawrth 2008, roedd ysgolion yn cadw £325 o arian wrth gefn y disgybl o’i gymharu â chyfartaledd Cymru gyfan o £165. Mae hyn yn cynrychioli 29.2 diwrnod o wariant blynyddol. • Dim ond un awdurdod arall yng Nghymru sydd ag ysgolion heb gronfeydd wrth gefn negyddol ar 31 Mawrth 2008. Tabl 1: Nifer diwrnodau gwariant gros mewn cronfeydd wrth gefn y Cyngor, o’i gymharu ag awdurdodau eraill 31 Mawrth 2007

6. Mae dangosyddion cadarnhaol o ddiffuantrwydd a chyfathrebu da rhwng adrannau a rhwng swyddogion ac aelodau hefyd. Mae gallu’r arweinyddion a’r tîm rheoli i ddangos eu bod yn deall y pwysau a gweithredu wedi creu amgylchfyd cadarnhaol yn yr Awdurdod. Cefnogir hyn gan berthynas dda rhwng yr arweinwyr, rheolwyr, timau ariannol corfforaethol a staff. Rhoddwyd gwybod am y pwysau i’r sefydliad i gyd, a derbyniwyd yr effaith yn gyffredinol. Mae eglurder a chysondeb yn y camau sydd angen eu gweithredu i gyflawni’r effeithiolrwydd angenrheidiol a chyflawni’r targedau arbedion, ond gan barhau i ddarparu’r lefelau gwasanaeth angenrheidiol. Mae tystiolaeth o ddiffuantrwydd wrth osod cyllidebau a rhoi gwybod rhwng adrannau gwahanol, yn enwedig o ran canfod yr arbedion angenrheidiol i sicrhau cyllideb refeniw cytbwys. Ategir hyn gan gyfathrebu da rhwng y tîm corfforaethol a’r cyfarwyddiaethau amrywiol. Mae hyn yn hwyluso’r broses gosod a monitro’r gyllideb yn y dyfodol. Mae’r rheolwyr a’r arweinwyr gwleidyddol yn deall y pwysau ariannol cynyddol ar yr Awdurdod yn dda

7. mae proses glir ar gyfer gosod a monitro’r cyllidebau blynyddol Mae’r Awdurdod yn defnyddio dull o’r top i lawr ar gyfer gosod cyllidebau, lle mae’r gyllideb refeniw yn cael ei lunio’n ganolog ac mae meysydd gwasanaeth yn derbyn dyraniad cyllideb. Mae hyn yn galluogi’r dalwyr cyllideb unigol i gael rhywfaint o annibyniaeth, ond o fewn cyfyngiadau cyllideb gyffredinol y sefydliad. Mae’r swyddogion yn deall y broses o osod a monitro o fewn yr Awdurdod yn dda ac yn rhoi gwybod am hynny ledled y sefydliad. Mae’n ymddangos fod y dolenni cyfrifoldeb wedi’u diffinio’n dda. Cefnogir Uwch Reolwyr y cyfarwyddiaethau gan reolwyr busnes a chyfrifwyr gwasanaeth. Mae lefel a dull gwybodaeth sydd yn cael ei ddarparu gan y tîm ariannol canolog i ddefnyddwyr yn cael ei lunio i gwrdd â’u hanghenion unigol. Mae’r broses hon wedi ei datblygu dros y blynyddoedd gan ganfod anghenion defnyddwyr. Er bod hyn yn darparu lefel manylion perthnasol i bob defnyddiwr gwybodaeth ariannol, efallai byddai budd o ddarparu dull mwy safonol, oherwydd byddai hyn yn: Cyflymu’r broses o lunio'r wybodaeth, yn enwedig ar gyfer y tîm ariannol canolog Sicrhau fod arfer da yn cael ei rannu rhwng meysydd gwasanaeth Mae gan staff yr adran ariannol gymwysterau da ac maent yn brofiadol Mae gan staff yr adran ariannol gymwysterau da ac maent yn gyfforddus gyda’i swyddogaethau. Mae rhan fwyaf o’r staff wedi bod gyda’r Awdurdod am nifer o flynyddoedd ac maent yn gwybod beth yw gofynion eu swyddi i’r dim. Nid yw proses llunio rhai cysoniadau wedi’u cofnodi’n ffurfiol. Er bod y sawl sydd wedi’u llunio’n deall y broses yn dda, mae perygl y gellir colli’r broses adolygu a’r wybodaeth i’r Awdurdod petaent yn absennol neu’n gadael. Efallai bod budd o newid swyddogaethau staff yn yr adrannau ariannol i’w galluogi i rannu arfer da. Bydd hyn hefyd yn lleihau effaith absenoldeb staff neu staff yn gadael ar yr Awdurdod Mae holl aelodau’r tîm ariannol canolog naill ai’n gyfrifwyr achrededig neu’n gweithio tuag at ennill cymhwyster perthnasol. Argymhelliad A1 – Dylai’r Awdurdod ystyried: Ffurfioli rhai cysoniadau i hwyluso adolygu; a Cyfnewid swyddogaethau staff ariannol yn ganolog ac ar draws meysydd y gwasanaeth i leihau risg absenoldeb a / neu staff yn gadael, yn enwedig yn yr Adran Ariannol. Mae CBSC wedi sefydlu trefniadau rheoli ariannol sy’n cyflawni amcanion strategol a gweithredol yr Awdurdod

8. Mae staff ariannol yn rhannu hyfforddiant perthnasol drwy’r sefydliad Mae hyfforddiant yn cael ei gydlynu’n ganolog gan y tîm ariannol drwy gyfuniad o: Hyfforddiant allanol Gweithdai mewnol Penderfynir ar ofynion hyfforddiant allanol gan newidiadau technegol y maent yn gwybod amdanynt, ac sy’n cael eu nodi’n bennaf trwy CIPFA. Aelodau’r tîm ariannol canolog sy’n mynychu’r cyrsiau hyn. Ond mae’r gweithdai mewnol yr un mor bwysig, ac maent yn cael eu cynnal ar gyfer pobl nad ydynt yn aelodau o’r Tîm Ariannol Canolog. Mae hyn yn bwysig i wella dealltwriaeth ariannol ledled y sefydliad. Mae’r rheoliadau ariannol ar gael yng nghyfansoddiad yr Awdurdod, ac mae aelodau staff yr Uned Ariannol Ganolog a’r unedau ariannol wedi’u datganoli yn cadarnhau’r neges a rheoliadau. Diweddarwyd y rheolau sefydlog contractau a rheoliadau ariannol eraill yn ystod 2007, i adlewyrchu arferion gwaith yr Awdurdod yn well. Mae’r rheoliadau ariannol ar gael i’r staff i gyd yng nghyfansoddiad yr Awdurdod. Mae’r Uned Ariannol Datganoledig (“DFU”) yn cynnwys sawl aelod y Tîm Ariannol Canolog yn ogystal â staff ariannol y meysydd gwasanaeth. Maent yn cyfarfod yn ffurfiol bob deufis ac maent yn cynnal deialog agored trwy gydol y flwyddyn. Mae aelodau’r DFU yn rhoi gwybod o ddydd i ddydd i’w penaethiaid gwasanaeth, ond mae hefyd gyfrifoldeb rhoi gwybod eilaidd (llinell doredig) i Bennaeth y Gwasanaeth Ariannol, fel rhan o swyddogaeth y DFU. Mae hyn yn galluogi’r aelodau i ganolbwyntio ar eu meysydd gwasanaeth perthnasol ac mae hefyd yn sicrhau eu bod yn cwrdd â gofynion rhoi gwybod. Mae cylch gorchwyl y DFU yn nodi cyfrifoldebau perthnasol yr aelodau o ran y rheoliadau ariannol, sydd yng nghyfansoddiad yr Awdurdod. Mae lefel dda o gefnogaeth rhwng yr DFU, rheolwyr busnes a’r tîm ariannol canolog. Mae’r systemau TG sy’n weithredol yn gallu darparu gwybodaeth ddibynadwy, ond mae’n gallu bod yn drwsgl wrth lunio adroddiadau newydd neu un swydd yn unig, i ddelio ag anghenion newidiol. Mae’n ymddangos fod gennym systemau llunio gwybodaeth ddibynadwy ac mae’r staff fel petaent yn gallu eu defnyddio’n dda. Mae’n ymddangos fod staff yn gallu holi’r systemau i lunio’r wybodaeth angenrheidiol i ateb gofynion ac i ddarparu’r wybodaeth angenrheidiol (h.y. monitro ddydd i ddydd). Mae’n ymddangos fod y systemau’n drwsgl a’u bod yn anodd cael adroddiadau newydd ohonynt. Mae barn gyffredinol y byddai defnyddwyr yn hoffi cael gwybodaeth well ohonynt. Argymhelliad A2 – Bod yr Awdurdod yn ystyried, fel rhan o adolygu strategaeth TG gyffredinol, bod anghenion ariannol y staff yn newid yn ogystal â gallu’r systemau gwybodaeth i ateb yr anghenion hynny. Mae CBSC wedi sefydlu trefniadau rheoli ariannol sy’n cyflawni amcanion strategol a gweithredol yr Awdurdod

9. Mae CBSC wedi cyflwyno templedi prosiectau ac achosion busnes a luniwyd i fod yn sail ariannol cadarn ar gyfer gwneud penderfyniadau Mae’n ymddangos fod y templedi prosiect ac achosion busnes o safon dda ac maent yn gofyn am yr holl wybodaeth ariannol gefndir angenrheidiol i fod yn sail i wneud penderfyniadau. Mae’r prif nodweddion yn cynnwys: Dadansoddiad sensitifrwydd (h.y. fod cyfrifon canlyniadau yn cael eu heffeithio ond ni chyflawnir prif ragdybiaethau) Dadansoddiad risg ariannol allweddol Dolen i’r blaenoriaethau corfforaethol Defnyddir y templedi hyn i gefnogi: Gwariant refeniw newydd Prosiectau cyfalaf Cynlluniau gwario i arbed Cynhyrchu incwm newydd Rheoli newid Ceisiadau grant Defnyddir y templedi’n helaeth drwy’r sefydliad i gyd. Bydd manylder y dadansoddi’n dibynnu ar raddfa a phwysigrwydd y prosiect ond bydd sefydlu defnyddio templedi’n arwain at wneud penderfyniadau ariannol cyson, a gefnogir gan ddadansoddiadau priodol. Defnyddir y byrddau prosiect, sydd newydd eu sefydlu, i ganolbwyntio’n fanylach ar fonitro ariannol y prosiectau a rhaglenni cyfalaf gan swyddogion ac aelodau Mae byrddau’r prosiect yn cyfarfod yn rheolaidd (yn dibynnu ar gamau’r prosiect) ac maent yn derbyn adroddiadau monitro. Mae’r rhain yn cynnwys cerrig milltir y prosiect, i sicrhau bod y proffil gwario o fewn y goddefiadau a nodwyd wrth osod y gyllideb, a bod canlyniadau’r prosiect ar y trywydd cywir. Mae adroddiadau monitro cyfalaf yn cael eu llunio gan y tîm ariannol canolog, yn seiliedig ar wir wariant, er bod timau prosiectau unigol yn gyfrifol am ddiweddaru’r rhagolygon canlyniad a diweddaru’r gyllideb. Yn yr un modd, mae’r Awdurdod yn monitro gwariant cyfalaf yn chwarterol ac mae nifer o’r disgyblaethau sy’n seiliedig ar brosiectau hefyd yn amlwg yn y broses monitro cyfalaf. Mae’r byrddau gwella yn derbyn adroddiadau ar ddull goleuadau traffig ariannol. Mae hyn yn eu galluogi i ganolbwyntio’n well ar weithgareddau monitro a sicrhau bod sylw yn cael ei roi i’r prosiectau cywir i ganfod problemau mewn pryd ac i alluogi cymryd camau i’w cywiro. Nodir eitemau yn “Goch” (h.y. Eu bod angen y sylw pennaf) petai: Gwariant yn uwch na'r gyllideb Y proffil gwario wedi newid Cerrig milltir y prosiect heb eu cyflawni Problemau’n hysbys Y bwrdd prosiect sydd yn bennaf gyfrifol am fonitro statws y prosiectau, er bod eitemau a nodwyd yn “Goch” yn cael eu cynnwys mewn adroddiadau cryno a’u cyflwyno i’r aelodau. Mae CBSC wedi llunio trefnau rheoli prosiectau a monitro gwell ar gyfer prosiectau a nodwyd

10. Mae’r trefniadau rheoli ariannol sydd yn weithredol yn addas i’w pwrpas, ac mae’r Awdurdod wedi gwella ei brosesau mewnol, er enghraifft trwy, gyflwyno byrddau gwella. Rydym wedi canfod y cyfleoedd a ganlyn i wella’r prosesau presennol y tu hwnt i’w lefelau presennol. Bydd pob cyfle’n cynnig budd posibl ond efallai bydd angen adnoddau ychwanegol neu byddant yn arwain at gostau uwch. Rydym yn cydnabod y byddai angen adolygu budd posibl newidiadau fel hyn gan y rheolwyr, yn sgil y costau cysylltiedig â'r gofynion am adnoddau. Mae modd i CBSC symud oddi wrth ganolbwyntio ar y cyfnod ariannol blwyddyn lawn presennol a mabwysiadu cyllidebau fesul cam, crynodiadau rheoli misol a rhagolygon treigl. Mae’r Awdurdod ar hyn o bryd yn canolbwyntio ar gyfnod blwyddyn ariannol lawn. Mae hyn yn edrych at y gwariant hyd yn hyn, y costau maent yn gwybod amdanynt, ac amcangyfrifon o’r costau at ddiwedd y flwyddyn. Mae’r broses hon yn dibynnu ar wybodaeth busnes fanwl sawl unigolyn, i sicrhau eu bod yn gwybod faint maent yn bwriadu ei wario ar gyfer y flwyddyn lawn. Er bod y system hon i’w gweld fel petai’n cael ei gweithredu’n effeithiol, mae risg oherwydd: Colli staff allweddol; pa mor gyflym byddai’n bosibl ailsefydlu rhoi gwybod yn fisol ac yn ddibynnol, ac a fyddai unrhyw wybodaeth yn cael ei cholli i’r Awdurdod? Gorwario posibl, na chafwyd gwybod amdano, oherwydd bod y system bresennol yn canolbwyntio ar dybiaethau ynglŷn â chostau’r dyfodol. Argymhelliad A3 – Bod yr Awdurdod yn ystyried symud oddi wrth ganolbwyntio ar y cyfnod ariannol flwyddyn lawn presennol ac yn mabwysiadu camau cyllideb, croniadau rheoli misol a rhagolygon treigl. Bod CBSC yn darparu cyllidebau tymor canolig lefel uchel, gan ddefnyddio’r symiau setliad dangosol a ddarparwyd gan LlCC. Ond nid yw hyn yn cael ei gysoni â chynlluniau gwasanaeth na gyda cynlluniau busnes. Argymhelliad A4 – Bod yr Awdurdod yn adolygu amcanion ariannol gweithredol tymor canolig i sicrhau eu bod yn cyd-fynd a’r strategaeth ariannol gyffredinol. Mae modd i CBSC ehangu trefnau diwedd y mis i gasglu ac i roi gwybod am ddata ariannol yn fwy prydlon Mae llai o graffu ar wariant misol oherwydd bod y Cyngor yn parhau i ganolbwyntio ar amcangyfrifon canlyniadau diwedd y flwyddyn. Er enghraifft, maes gwasanaeth sydd wedi tanwario yn erbyn y gyllideb yn ystod hanner cyntaf y flwyddyn yn gallu rhoi gwybod am ganlyniad cytbwys diwedd y flwyddyn, fel maent yn cynllunio i gynyddu gwariant yn ail hanner y flwyddyn. Ni fyddai hyn o angenrheidrwydd yn rhoi’r canlyniad gorau i’r Awdurdod o ran darparu gwasanaeth na chanlyniadau ariannol. Mae budd o gasglu data ariannol yn fisol gan gynnwys: Darparu data mwy manwl gywir a rhoi cyfle pellach i graffu trwy gydol y flwyddyn Bod y problemau yn cael eu hadolygu bob mis a bod penderfyniadau’n cael eu gwneud yn brydlon, gan ddefnyddio gwybodaeth fanwl gywir. Mae gan hyn oblygiadau ar gyfer monitro ariannol a defnyddio adnoddau. Bod y gyllideb yn cael ei chysoni bob mis a phetai angen ymchwilio i fater, gellir ei ganfod yn gyflym a’i ddatrys cyn i’r broblem gynyddu. Bod y timau cyfrifon yn ymgyfarwyddo a’r broses diwedd y mis yn ystod y flwyddyn, gan arwain at broses gyflymach. Argymhelliad A5 – Bod yr Awdurdod yn ystyried ehangu’r broses diwedd y mis i gasglu data ariannol manylach, e.e. trwy amcangyfrif croniadau, i sicrhau rhagor o ddiogelwch trwy gydol y flwyddyn. Mae cyfle i ehangu a gwella’r prosesau ariannol y tu hwnt i’w lefel presennol

11. Mae modd i CBSC ddefnyddio rhagor o wybodaeth arall (fel dangosyddion nad ydynt yn rhai ariannol neu feincnodau) i roi dimensiwn ychwanegol i fonitro ariannol Mae’n ymddangos bod rhywfaint o wybodaeth nad yw’n wybodaeth ariannol yn cael ei ddefnyddio yn y broses monitro ariannol. Mae gwybodaeth nad yw’n ariannol fel arfer yn ffactorau sy’n rheoli costau. Felly bydd gan broblemau ariannol (e.e. gorwariant) achos sylfaenol sy’n seiliedig ar berfformiad. Bydd adolygu’r ffactorau sylfaenol sy’n rheoli costau’n helpu’r Awdurdod i ganfod problemau posibl ynghynt. Cawsom dystiolaeth lle dilynwyd y disgyblaethau perthnasol, yn bennaf mewn gwasanaethau sy’n cael eu harwain gan y galw, lle roedd pobl yn edrych ar nifer yr achosion ac yna’n llunio rhagamcanion. Ond nid yw hyn wedi’i sefydlu trwy’r sefydliad i gyd. Mae’r Awdurdod wedi dechrau defnyddio data meincnodi i ganfod arbedion costau posibl. Mae’n bosibl ehangu’r broses hon. Argymhelliad A6 – Dylai’r Awdurdod ystyried defnyddio rhagor o wybodaeth nad yw’n ariannol (fel dangosyddion perfformiad neu feincnodi) i ychwanegu dimensiwn arall i roi gwybod a monitro ariannol. Mae cyfle i ehangu a gwella’r prosesau ariannol y tu hwnt i’w lefel presennol

12. Atodiad 1 – Dadansoddi Problemau a Chyfranwyr Oes gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy y prosesau priodol i reoli ei adnoddau ariannol a llunio’r gwadn fel y bo’r droed ac ydi’r trefniadau ar gyfer monitro perfformiad ariannol yn ystod y flwyddyn yn ddigonol? Oes gan CBSC y Reolaeth Ariannol ac Arweinyddiaeth Effeithiol? Oes gan CBSC drefnau cynllunio ariannol effeithiol? Ydi perfformiad ariannol yn cael ei gynnwys yn y broses gwneud penderfyniadau? Ydi’r broses ariannol yn cael ei monitro’n briodol? Ydi CBSC yn gallu llunio gwybodaeth ariannol a gwybodaeth nad yw’n ariannol yn gadarn ac mewn pryd? Prif Gwestiynau Oes sianelau cyfathrebu priodol yn y swyddogaeth ariannol penodol, ac y tu allan iddo? Oes polisi ariannol ffurfiol wedi ei sefydlu drwy’r sefydliad? Oes gan CBSC y sgiliau priodol i herio gwybodaeth ariannol? Ydi’r dadansoddiad sensitifrwydd a risg yn cael ei gynnwys? Oes cysylltiad rhwng y gyllideb flynyddol a chynlluniau tymor hirach Oes gan yr Awdurdod bolisi cronfeydd wrth gefn priodol? Ydi arbedion effeithlonrwydd yn cael eu cynnwys fel rhan o’r broses adolygu rheolaidd? Ydi amrywiadau yn cael eu cynnwys yn gyson? Ydi’r wybodaeth ariannol yn cael ei ddarparu ar yr adeg cywir ac i’r bobl cywir? Ydi’r gwybodaeth ariannol a ddarperir yn cael ei addasu I’r gynulleidfa? I’w asesu fel rhan o’r archwiliad diwedd y flwyddyn, ac felly y tu allan i bwrpas yr adroddiad yma Oes proses gosod cyllideb cadarn yn ar waith? • Cael siart sefydliadol ac adolygu • Trafod sut mae gwybodaeth yn cael ei rhannu gan y sefydliad • Cael cylch gorchwyl yr Uned Ariannol a’i adolygu. • Trafod y rhaglen hyfforddiant ac adolygu’r hyfforddiant a ddarparwyd yn ystod y flwyddyn • Adolygu cymwysterau staff ariannol allweddol • Adolygu’r polisi recriwtio a threfnau • Adolygu’r broses gosod cyllideb flynyddol ar lefelau gwahanol y sefydliad trwy drafod gyda dalwyr cyllideb perthnasol • Adolygu cynllun ariannol canolig tymor hir a thrafod y cysylltiad â’r broses gosod cyllideb • Cael polisi cronfeydd wrth gefn a’i adolygu • Trafod pwrpas a natur cronfeydd wrth gefn ar 31 Mawrth 2008 • Cael adroddiadau effeithlon-rwydd â luniwyd a’u hadolygu • Trafod perfformiad ariannol 07/08 i ganfod unrhyw effaith o hynny • Adolygu 5 penderfyniad a gymerwyd yn ystod y flwyddyn i sicrhau bod y lefel briodol o ddadansoddi ariannol yn cael ei ddarparu • Derbyn • adroddiadau rheoli â luniwyd yn ystod y flwyddyn a’u hadolygu • Cael yr amserlen monitro a’i hadolygu Gwaith Bwriedig Cyfwelwyd Andrew Kirkham, Phil Brooks, Liz Roberts, Ken Finch, Sam Mcllvogue, Alan Smith, Geraint James, Joanna Griffiths, Meirion Hughes, Dilwyn Roberts Adolygiad bwrdd o ddogfennau Rheolaeth Ariannol CBSC ac adolygu adroddiadau Archwilio Mewnol