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Archivos de trabajo

Archivos de trabajo. Taller de lectura y redacción II Actividad 9 JORGE NOE RENDIS CRIOLLO. Archivos de Trabajo.

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  1. Archivos de trabajo Taller de lectura y redacción II Actividad 9 JORGE NOE RENDIS CRIOLLO

  2. Archivos de Trabajo • En virtud de que el archivo constituye la memoria de una organización, ya que es además de una fuente de información una concentración de documentos para ayudar a: la toma de decisiones efectivas, analizar las trayectoria de una empresa, comprobar decisiones ya tomadas y llevar en forma ordenada una red de comunicaciones; es necesario reflexionar sobre la forma en que actualmente se está operando el mismo, con el objeto de establecer un compromiso personal para lograr tener un archivo de calidad, acorde a los objetivos de una empresa.

  3. Clasificación de los archivos • Es importante mencionar que existen diferentes métodos para elaborar un archivo, dentro de los cuales encontramos los que pueden ser elaborados por medios. • Un sistema de archivo debe cumplir tres funciones básicas: • 1. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en negocio. • 2. Guardar de manera ordenada el material reunido. • 3. Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.

  4. Elementos utilizados en el archivo: Existen varios elementos de clasificación y son los siguientes: • CARPETAS: Las carpetas pueden tener pestañas numéricas o un nombre directo. Hay carpetas con un sistema interior de sujeción y otras con departamentos que se utiliza como carpetas varios (carpetas de suspensión). • GUÍA: Es una cartulina gruesa o cartón prensado de forma rectangular con una pestaña que sirve para separar. • PESTAÑAS Y SU POSICIÓN: Las pestañas son una parte salientes que llevan las carpetas, guías y fichas y sirven para poder identificarlas. Hay pestañas de diferentes tamaños ocupando posiciones distintas. También se pueden utilizar pestañas postizas. • GUÍAS FALTAS: Es un sistema práctico cuyas pestañas llevan anotada la palabra FALTA de forma destacada, de manera que en ella se puedan hacer las anotaciones pendientes.

  5. INDICADORES: Son pestañas de tamaño reducido y de colores diversos. También reciben el nombre de señalizadores y se utilizan para colocarlas en las fichas o carpetas para llamar la atención y servir de recordatorio sobre algún asunto pendiente (pagos, visitas, pedidos, etc.) utilizando un color para cada asunto. • COMPRESORES: Sirven para conseguir una buena colocación de las fichas y carpetas en la parte delantera del cajón. Pueden ser: compresores sencillos o compresores para cajones metálicos. • PINZAS: Cuando las carpetas de varios no tienen departamentos, se utilizarán las pinzas para separar los documentos. • FICHAS: Son unas cartulinas de forma rectangular y de tamaño más o menos grande según el uso a que se destine. Las fichas pueden ser VISIBLES (con pestañas) o CIEGAS (sin pestañas).

  6. Métodos para clasificar archivos • SISTEMA ALFABÉTICO: Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y espués colocar las carpetas en orden alfabético. • SISTEMA NUMÉRICO: Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado.

  7. Métodos para clasificar archivos • SISTEMA GEOGRÁFICO. Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. • SISTEMA POR ASUNTO O TEMAS: Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos es un método muy útil.

  8. Métodos para clasificar archivos • SISTEMA DE DÍGITOS TERMINALES: Consiste en ordenar las carpetas según el último par de dígitos en lugar del estricto orden numérico. • SISTEMA DECIMAL: Se basa en la división de 10 grupos, a cada uno de los cuales se le asigna un número del 0 al 9 o bien del 1 al 0. • SISTEMA ALFANUMÉRICO: Es una combinación de las clasificaciones alfabética y numérica. A cada letra del alfabeto se le da un número, por ejemplo, A es 1, B es • ARCHIVADORES: Existen diversas y distintas formas de archivar carpetas y el método que elijamos dependerá de factores como: el tipo de negocio de la compañía en la que estemos, el tipo y tamaño de papeles que archivemos, la cantidad de material a archivar, la frecuencia con que se necesite el material y por último, el método de clasificación utilizado. 2, C es 3, etc

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