Sistema Nacional de Archivos - Sexta Reunión de Consejos Departamentales de Archivos.

1. Sistema Nacional de Archivos -Sexta Reunión de Consejos Departamentales de Archivos. LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y LA IMPORTANCIA DE SU NORMALIZACIÓN

2. Contenido. • MARCO JURÍDICO; • PROCESO; • PROCEDIMIENTO; • ¿QUÉ ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?; • EL PORQUÉ DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS; • VENTAJAS DE CONTAR CON ELLOS. • IMPORTANCIA DE SU NORMALIZACIÓN; • PARTES DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS; • FLUJOGRAMAS; • SIMBOLOGÍA; • BIBLIOGRAFÍA; • EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO PARA UN CDA;

3. MARCO JURÍDICO. • Constitución Política (Año de 1991): Se prescriben aspectos a tener en cuenta en la Gestión Administrativa y el funcionamiento de las entidades públicas: Obligación de definir funciones para cada empleo público (Arts. 122, 123, 124). Desarrollo de la Función Administrativa: Se debe dar bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad (Art. 209). La existencia del control interno y fiscal en la administración pública (Art. 209, 267, 268, 269, 270, 272).

4. Marco Jurídico (Continuación 1 / 3). • Estatuto Anticorrupción y Código Disciplinario. • Código Contencioso Administrativo (Decreto Reglamentario 01 de 1984). • Ley 42 de 1993 “Organización del Sistema de Control Fiscal Financiero y los organismos que lo ejercen”. • Ley 87 / 1993, “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.

5. Marco Jurídico (Continuación 2 / 3). • Directiva Presidencial # 02 / 1994, “Desarrollo de la función de Control Interno en las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional”. • Decreto 2150/1995, “Se suprimen y reforman regulaciones, proce- dimientos o trámites innecesarios, existentes en la Ad/món Pública”. • Directiva Presidencial # 01 / 1997, “Desarrollo del Sistema de Control Interno”. • Ley 489 / 1998, “Se dictan normas sobre la Organización y Funciona miento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposicio-nes, principios y reglas previstas en los numerales 15 y 16 del artí-culo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”. • Directiva Presidencial # 03 / 1999, “Supresión o reforma de regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública” F.E. – Artículo 120 de Ley 489 de 1998. • Directiva Presidencial 10 de 2002, Num. 1.1.3, 2.2.

6. Marco Jurídico (Continuación 3 / 3). • Ley 812 de junio 26 del 2003, Título II, Capítulo 2, Artículo 8 – Literal B – Viñeta 6: “Con el fin de mejorar la competitividad de las entidades públicas, estas adoptarán el sistema de calidad total y eficiencia administrativa, buscando en lo posible la certificación de calidad ISO”. • Ley 872 de diciembre 30 de 2003 “Por la cual se crea el sistema de gestión de calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”.

7. Proceso. • PROCESO: Se define como: “Curso de eventos que se van sucediendo a medida que las materias primas se transforman en productos elaborados” (A. A. García – Conceptos de Organización Industrial, 1996), • “Una serie de tareas de valor agregado que se vinculan entre sí para transformar un insumo en un producto” (R. Chang – Mejora Contínua de Procesos, 1996), • “La organización racional de personas, materiales, energía, equipos y procedimientos en actividades concebidas para producir un resultado final específico” (P. Lorino – El Control Interno de Gestión Estratégico, 1994), • “Una actividad que se lleva a cabo en una serie de etapas para producir un resultado específico o un grupo coherente de resultados específicos”, o “un grupo de acciones que tienen un propósito en común que hace avanzar el negocio en alguna forma” (Morris, Daniel, Brandon, Joel – Reingeniería, Cómo aplicarla con éxito en los negocios, 1994), • “... Consiste en un grupo de tareas lógicamente relacionadas que emplean los recursos de la organización para dar resultados definidos en apoyo de los objetivos de la organización” (J. Harrington – Mejoramiento Contínuo de los procesos de la empresa, 1992).

8. Proceso. • Etapas básicas del PROCESO: Preparatorias o de Iniciación, de Ejecución o Transformación, de Resultados (producto o servicio resultante) y de Control (presente en las etapas anteriores). • Clasificación de los PROCESOS: De tipo misional, De tipo gerencial (Planeación, Dirección, Talento Humano, Control), De tipo esencial (Financieros, Contratación, Sistemas), De apoyo (Mantenimiento, vigilancia, transportes).

9. Proceso. Entradas Transformación Bien o servicio - Proceso de Cambio o transformación de las entradas. - Valor agregado. Recursos Insumos Información Resultados Productos Retroalimentación (feed back).

10. Procedimiento. • Procedimiento: “... Es sinónimo de método, esto es, modo ordenado de proceder para llegar a un fin determinado” u “orden en que se realizan las actividades” (Mass, Jordi, Ramió, Carlos – La auditoría operativa en la Práctica,1998). • Es “Un método de ejecutar algunas cosas” (Diccionario de la Real Academia de la Lengua, 1994). • “Es un documento que describe clara e inconfundiblemente los pasos consecutivos para iniciar, desarrollar y concluir una actividad u operación relacionada con el proceso productivo o de servicios, los elementos técnicos a emplear, las condiciones requeridas, los alcances y limitaciones fijadas, el número y características del personal que interviene, etc.” (A. Senlle, G. Stoll – ISO 9000. Calidad Total y Normalización, 1994).

11. Procedimiento Procedimiento: Conjunto de pasos, vinculados y dispuestos de manera secuencial, realizados dentro de un proceso y dirigidos a desglosar de manera detallada la forma de hacer algo incluyendo el ¿Qué?, el ¿Cómo?, el ¿Cuándo? y ¿Quién debe ejecutar la tarea?.

12. ¿Qué son los Manuales de Procedimientos? • Son “la colección sistemática de los procedimientos que indican al personal de la entidad las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas, con elementos adicionales como los puntos de control y el tiempo de ejecución”. • Son instrumentos gerenciales que buscan coadyuvar a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Permiten el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones. Facilitan la supervisión y evaluación del trabajo. Facilitan el aprovechamiento de los recursos de la entidad. Propician el mejoramiento de la productividad en la empresa.

13. El porqué de los Manuales de Procedimientos. • Porque existen obligaciones legales, las cuales se encuentran en la Constitución Política de la República de Colombia, el Código Contencioso Administrativo, Leyes, Decretos y Directivas Presidenciales. El incumplimiento de lo allí estipulado conducirá a sanciones disciplinarias. • Porque, con ellos, se puede lograr la calidad y la efectividad en la organización. A través de esta herramienta se gerencia el día a día.

14. Ventajas de contar con Manuales de Procedimientos: • Contribuir al incremento de la productividad (eficiencia y eficacia) y la calidad en la organización. • Ser fuente importante de información y consulta sobre los procesos, procedimientos, tareas o actividades que desarrolla la entidad u organización. • Evitar la improvisación. • Ser elementos importantes de revisión y evaluación. • Permitir efectividad en la aplicación de las normas, procesos y funciones administrativas. • Se relacionan directamente con el levantamiento, implantación y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD).

15. Importancia de los Manuales de Procedimientos: • Son instrumentos útiles para orientar al cliente. • Apoyan el mejoramiento continuo en la entidad u organización. • Posibilitan un mejor uso del tiempo y la oportunidad de los trámites. • Ayudan a volver reales la misión y visión de la empresa. • Facilitan la concresión de deberes y responsabilidades. • Sirven de medio de prueba en lo penal, administrativo, penal y laboral. • Posibilitan la estandarización en la ejecución del trabajo. • Son una herramienta valiosa para alcanzar la calidad. • Se constituyen en una guía de entrenamiento en el puesto de trabajo. • Son una herramienta de control, contra la corrupción y la tramitomanía • Constituyen parte de la memoria institucional de la organización. • Favorecen la unificación de conceptos. • Permiten conocer la cadena de trabajo dada en la organización.

16. Características de los Manuales de Procedimientos • Redacción simple, corta, clara, concisa, precisa, fluida y comprensible. • Deben tener un proceso continuo de revisión y actualización, por el mismo funcionario que desarrolla procedimiento. • Tener un procedimiento continuo de revisión y actualización. • Facilitar, a través del diseño, su uso, conservación y actualización. • Estar debidamente formalizado por el representante legal de la entidad.

17. Partes de un Manual de Procedimientos. • Formalización Interna. • Tabla de contenido. • Misión de la Entidad. • Visión de la Entidad. • Objetivo. • Dependencias responsables. • Normas. • Siglas utilizadas. • Procedimientos (Incluyen formatos y flujogramas). • Glosario. • Anexos: Tablas, instrucciones, otros.

18. Los flujogramas o diagramas de bloque. • Son una representación gráfica de un procedimiento que busca mostrar en forma dinámica y lógica la secuencia del trabajo y permite conocer y comprender el proceso que se escribe a través de los pasos, documentos, dependencias y cargos que intervienen en el proceso o procedimiento graficado. • Los flujogramas complementan la parte redactada o literal de los procedimientos.

19. SÍMBOLO REPRESENTA Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. Actividad o Proceso. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento. Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas. Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente. Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. También representa un control, ejemplo: una firma, una revisión, un Vo. Bo. Simbología ANSI para flujogramas

20. PASO N° FLUJO-GRAMA DEPENDENCIA Y RES-PONSABLE ACTIVIDAD CON-TROL TIEMPO DE TRÁMITE DOCU-MENTO RELA- CIONADO 1. GLR. Jefe de Grupo. Elaborar y firmar Acta AGN-FTRD-133 y enviar ésta al Jefe de la DCD. Manual de proce dimien- tos GCA. Dos días. Acta AGN-FTRD-133. 2. DCD. Jefe de División y Funcionarios. Revisar Acta y firmarla. Devolver este documento al GLR. Acta firmada. Dos días. Acta AGN-FTRD-133. 3. GLR. Funcionario. Archivar el Acta en la carpeta de la serie documental correspondiente. Archivo de Docu-mento. Una vez reciba el Acta de la DCD. Ejemplo de procedimiento y de diagrama en bloque. INICIO Elaborar y firmar Acta y enviarla al Jefe de la DCD. Revisar y firmar el Acta. Archi-var. FIN

21. Fases para la gestión de un proyecto de Manuales de Procedimientos. • Examen situacional, estado actual. • Planeación del proyecto. • Definición del esquema organizativo para el proyecto. • Levantamiento de los procedimientos actuales. • Análisis. • Formulación de los procedimientos. • Pruebas y ajustes. • Aprobación de los manuales. • Difusión, implantación, y aplicación. • Control y Mejoramiento Continuo.

22. Ejemplo de formato: REPÚBLICA DE COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN SECRETARÍA GENERAL Y DE ASUNTOS JURÍDICOS – GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO REGISTRO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA VÍA FAX. GESTIÓN DOCUMENTAL: Original: GCA (Serie: Registro y control , Subserie: Registro de Correspondencia) Resolución N° 165 del 11 de octubre del 2002 Nombre del Archivo Sistematizado en GCA: AGN-FTRD-122Tamaño del Formato: Oficio.

23. Bibliografía. • Gestión Pública con Procedimientos, Rigoberto Martínez Bermúdez, Corporación Organización y Métodos. Bogotá D.C. 1999. • Guía para la racionalización de trámites, Procesos y Procedimientos, DAFP, BID, Cámara de Comercio Bogotá, 2002. • Organización y Métodos en la Administración Pública, Gustavo Quiroga Leos, Trillas, Méjico - 1994.