Stiftelse av vannlag for Vestre Grimsøya 20. september 2009

1. Stiftelse av vannlag for Vestre Grimsøya 20. september 2009

2. Agenda • Bakgrunn for møtet • Hva er gjort så langt • Veien videre • Stiftlesesmøte • Avslutning

3. Interrimstyre • Valgt på velets årsmøte 2007 • Bredo Swanberg • Johann Bernhard Stenrød • Leif Bergersen

4. Bakgrunn • Sarpsborg kommune - vedtak om opprydding i avløpsforholdene i Skjebergkilen i 2006 • Mange har lagt inn vann uten godkjennelse • Utslipp rett ut i naturen • Eiendommer som har innlagt vann uten utslippstillatelse må søke om dette hvis ikke tilknyttet et VA-selskap. • Eget renseanlegg • Endelig vedtak i mars 2008 om utbygging • Underkant av 900 hytteeiere/fastboende har "meldt seg på" til kommunen

5. Hva er gjort så langt? • Interrimstyret har avholdt fire arbeidsmøter • Organisasjonsform • Vedtekter • Kontakt med andre VA-selskaper • MVA problematikk • Deltatt på to av velets styremøter for å informere • Befaring med to rådgivende ingeniørfirmaer • Kontakt med advokat, revisor og regnskapsbyrå • Forberedt dokumenter til stiftelsesmøtet

6. Rådgivende Ingeniørfirmaer • Envinor -> nå Cowi • Lindbæk & Svendsen • Forprosjekt • Utarbeide detaljerte anbudspapirer • Prosjektledelse under utbyggingen • Innhente tilbud på videre drift

7. MVA problematikk • Riktig regnskapsførsel fra dag 1 - unngå etterkrav • Trekke fra MVA på anleggskostnadene • Ikke betale MVA på anleggstilskudd for medlemmene • Betale MVA på årlig serviceavgift (tjeneste) • Fortsatt noen "gråsoner" – avklares under daglig drift sammen med regnskap/revisor • Forutsetning: lik kostnad for alle frem til veggen!

8. Veien videre 1 • Stiftelse – Brønnøysund registeret • Få så mange medlemmer av laget som mulig! • Vurdere tilbud fra rådgivende ingeniøfirmaer • Forprosjekt • Detaljerte anbudspapirer • Prosjektledelse • Tett dialog med Sarpsborg kommune • Møte for VA-styrer 25. sept. • Søknadsprosesser – kommune -> fylkesmann

9. Veien videre 2 • Godt samarbeid med grunneiere • Avtale om fremføring av infrastruktur på vegne av laget (og dermed medlemmene) • Trasèvalg til minst mulig ulempe og som tar henyn til naturen • Anbudsprosess – valg av entreprenør • Gjennomføring av utbyggingsprosjekt • Annlegg i drift • Driftsavtale med godkjent selskap

10. Tidsperspektiver • Forprosjekt – ca 1 mnd • Detaljerte anbudspapirer 1-1,5 mnd? • Sende ut anbudsinnbydelse – før jul? • Valg av entreprenør februar? • Søknadsprosess kommune • normalt ca 3 mnd • Kommunen har bedt om to ekstra stillinger for å behandle søknader -> kan gå raskere • Byggestart før sommeren 2009 • Annleggstid: 8-12 mnd -> drift sommer 2010

11. Prinsipper for styrearbeid • Ivareta medlemmenes interesser og investeringer • Etikk • Solidaritet • Kvalitet • Langsiktighet • Høyt tempo • Samarbeide med Sarpsborg kommune • Samarbeide med grunneiere • Informasjon/kontroll/revisjon av alle ledd i prosessen • Høy kundetilfredshet over lang tid (generasjoner)

12. Hvorfor være med i et vannlag? • Så mye RENT vann du vil! • Vaskemaskin? • Oppvaskmaskin • Boblebad på terassen? • Ingen utslipp til naturen • Vintervann • Høyner verdien på hytta • Investering for fremtiden

13. Stiftelsesmøte • Godkjenning av innkalling • Valg av møteleder og referent(er) • Godkjenning av saksliste • Gjennomgang av organisasjonsform, formål og vedtekter • Drøfting av økonomiske forhold, herunder størrelsen av andelskapital, antatte etablerings- og driftskostnader m.v. • Tegning av andelshavere • Vedtak om stifting av andelslaget • Vedtak av navn • Fastsettelse av andelskapital • Fastsettelse av vedtekter for laget • Fastsettelse av styrets honorar • Valg av leder • Valg av styremedlemmer og valgkomitè • Valg av revisor • Godkjenning av stiftelsesprotokoll

14. Formål • Selskapet har som formål å anlegge, drifte og administrere vann og avløpsanlegg for selskapets medlemmer. Anlegget omfatter pumpestasjon(er) med buffertank(er), tilknytningsledning til kommunalt avløpsanlegg og felles vann- og avløpsledninger med kummer, samt stikkledninger til hyttevegg til hvert medlems festetomt/eiendom. • Selskapet har ikke økonomisk gevinst som formål. Selskapet skal ikke utdele utbytte.

15. Økonomiske forhold • Forlsag til andelskapital: NOK 1.000 • Antatte etableringskostnader: • Forporsjekt – ca 50.000 • Detaljprosjekttering, komplette anbudsdokument 220 – 270 tusen • Prosjekt/byggeledelse: 8-12 t pr uke (+ byggemøter), ca 720 kr pr t • Annleggstid 8 – 12 mnd • Kost pr hytte til vegg: 90.000 – 200.000

16. Valg av selskapsform • Selskap med begrenset ansvar (BA): • Det anbefales å danne et selskap med Begrenset Ansvar, ofte kalt et samvirkeforetak • Forskjellen ift et aksjeselskap er at et BA må ha som sitt formål at "ved økonomisk virksomhet ivareta medlemmenes økonomiske interesser som tilbydere eller etterspørrere av varer og tjenester" • I vårt tilfelle å forsyne medlemmene med helårs vann og avløp • Deltakerne i et BA er ikke ansvarlig for selskapets forpliktelser utover den kapital den enkelte har skutt inn

17. Forslag til navn • Vestre Grimsøya vann- og avløpslag BA • VGVA BA

18. Forslag til første innbetaling • Andelsinnskudd: 1.000 • + 1.000 – 3.000 til dekning av kostnader • Etableringskostnader (Brønnøysund, etc) • Forprosjekt • Dekning av andre løpende utgifter

19. Fastsettelse av styrets honorar • Vannlaget er et juridsik foretak på linje med andre selskaper • Vanlig med økonomisk kompensasjon for styremedlemmer • Skal ikke "bli rike" men bør ha kompensasjon for det arbeidet de legger ned • Mye arbeid! • Forslag: • NOK 1.250 pr styremøte • Arbeidende styremedlemmer NOK 400 pr t • Kjøregodtgjørelse etter statens satser

20. Valg av revisor • Ikke revisorpliktig ved omsetning < 5 mill. • Anbefaler å bruke revisor • Store investeringer (25 – 40 mill) • Noen gråsoner mht mva • Forslag til revisor: • Center Revisjon – Jon Andersen

21. Regnskapsfører - styresak • Skjeberg regnskapskontor • Jørn Weel