Evaluation des performances en entreprise Amélioration des activités de production

1. Evaluation des performances en entreprise Amélioration des activités de production Partie 7 – Bilan de l’exercice, généralités sur les projets Vincent ROBIN Master 1, Spécialité Production et transformations agro-industrielles 2012 – 2013

2. Synthèse du projet « les courses »

3. Synthèse de vos propositions sur le projet « les courses » • Points positifs : • Vous avez suivi une démarche d’analyse (même partielle), • Vous avez globalement assez bien « décortiqué » le problème, • Vous avez bien émis des hypothèses et identifier des risques, • Vous avez été imaginatifs et assez méthodique, • Vos présentations sont claires et dans l’ensemble pédagogiques. • Points négatifs : • Votre démarche d’analyse n’est pas assez clairement définie, • Vos hypothèses ne sont pas assez argumentées, • Vous n’exploitez pas assez les risques identifiés, • Quid des impacts de vos choix ? • Vos supports de représentation d’éléments temporels sont à revoir.

4. Synthèse de vos propositions sur le projet « les courses » • Synthèse des démarches des groupes : • Lecture et analyse du problème, il ressort : • Un objectif : faire une longue sieste, • Des contraintes (coiffeur, emplacement, courses,…), • Des données/hypothèses (durées fournies, etc.). • Définition des activités qui devront être réalisées dans l’AM : • Identification et spécification des activités, • Objectifs, contraintes, hypothèses, risques liés aux activités, • Evaluation de leur faisabilité, • Planification. • Optimisation des activités et de leur planification : • Amélioration des tâches dans chaque activité, • Amélioration de la coordination des activités, • Limitation des risques, anticipation. • Représentation graphique du déroulement de l’AM.

5. Synthèse de vos propositions sur le projet « les courses » • Eléments de synthèse des démarches des groupes : • Lecture et analyse du problème, il ressort : • Un objectif : faire une longue sieste, • Des contraintes (coiffeur, emplacement, courses,…) • Des hypothèses (durées fournies, etc.). • Définition des activités qui devront être réalisées dans l’AM : • Spécification des activités, • Objectifs, contraintes, hypothèses, risques liés aux activités, • Evaluation de leur faisabilité, • Planification. • Optimisation des activités et de leur planification : • Amélioration des tâches dans chaque activité, • Amélioration de la coordination des activités, • Limitation des risques, anticipation. • Représentation graphique du déroulement de l’AM. ANALYSE DEFINITION - CONCEPTION OPTIMISATION – REALISATION COMMUNICATION - SUIVI

6. Généralités sur les projets

7. Vos missions, votre stage : un projet • Définition : • « Démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement et progressivement une réalité à venir » et « un projet est défini et mis en œuvre pour répondre aux besoins d’un client (…) et implique un objectif et des besoins à atteindre avec des ressources données » (AFITEP – AFNOR). • Le projet est un processus spécifique qui débouche sur un résultat unique et qui se caractérise à la fois par un ensemble de spécifications techniques, par un délai de réalisation et par un budget. • Triple objectif : • Spécifications techniques, • Coût, • Délai.

8. Vos missions, votre stage : un projet • De façon général, vous allez faire quoi ? • Un projet est une résolution de problème complexe qui nécessite : • un enjeu → votre sujet • des instances → l’entreprise, le service de rattachement et vos responsables • un pilotage pour respecter les objectifs → vous et votre encadrant • un travail collectif → vous , votre encadrant et l’équipe autour de vous • des formations préalables → présentation de votre mission à vos collègues • des méthodes adaptées → normalement vues et assimilées au DUSA • un management adapté à chaque niveau → vous et votre encadrant • La réalisation du but final ne suffit pas, la manière d’atteindre ce but doit être également jugée → vos livrables en entreprise et votre rapport DUSA • Un projet doit fournir plus de richesses qu’il en a reçu (effet surgénérateur), tant au niveau humain, financier et technique, que pour tous les acteurs, internes ou externes, à l’entreprise (satisfaction du client par rapport au résultat du projet, satisfaction de l’équipe et effet positif sur l’organisation en termes d’apprentissage et de capitalisation, etc.).

9. Stratégique Stratégique Optimiser le réseau F F F F logistique O O O O U U U U Planifier C C C C R R R R la distribution L L L L N N N N Tactique Tactique I I I I I I I I Planifier E E E E S S S S la production Planifier N N N N S S S S et les la demande T T T T approvisionnements E E E E S S S S critiques U U U U R R R R S S S S Entreposer/ Opérationnel Opérationnel Approvisionner Fabriquer distribuer Transporter Mesure de la performance Les principaux processus sur lesquels vous agirez

10. Les différentes phases d’un projet

11. Les grandes phases du déroulement d’un projet • Le déroulement d’un projet peut se décomposer en 5 phases : • Phase de démarrage, • Phase de définition, • Phase de conception, • Phase de réalisation, • Phase de clôture.

12. Phase de démarrage du projet • Objectifs de cette phase : • Pour un besoin identifié, explorer les grands choix d’orientation, étudier la faisabilité du projet, • Etablir le premier planning. • Activités à mener au cours de cette phase : • Identifier les intervenants du projet, • Identifier les ressources, • Ebaucher le plan de communication, • Evaluer les risques liés au projet, • Estimer les coûts en ordre de grandeur. C’est votre analyse du sujet et la construction de vos premières activités et voshypothèses : méthode et imagination !

13. Phase de définition du projet • Objectifs de cette phase : • Fixer les choix d’orientation, définir les objectifs et le cahier des charges, • Définir le planning. • Activités à mener au cours de cette phase : • Définir l’organisation d’ensemble, • Définir les besoins en ressources, • Définir le système de communication, • Scénariser les risques liés au projet, • Estimer les coûts en vue de l’établissement du budget. C’est « l’affinage » de vos hypothèses et vos premières propositions d’organisation (activités / tâches) : capacité d’évaluation des risques et de mise en place de scénarios

14. Phase de conception du projet • Objectifs de cette phase : • Concevoir les activités et les produits livrables du projet, • Contrôler le déroulement du planning. • Activités à mener au cours de cette phase : • Concevoir l’organisation, • Planifier l’utilisation des ressources, • Planifier les activités de communication, • Modéliser la mesure des risques liés au projet, • Construire le budget. C’est la finalisation de votre organisation et de vos propositions (scénarios, risques, ressources, etc.) : conviction et responsabilités

15. Phase de réalisation du projet • Objectifs de cette phase : • Construire les systèmes techniques et piloter les activités, • Contrôler le déroulement du planning. • Activités à mener au cours de cette phase : • Coordonner l’organisation, • Utiliser les ressources, • Réguler la communication, • Analyser les dérives et les écarts, évaluer les risques, • Contrôler les dépenses. Mise en œuvre de votre organisation etsuivi des activités : être méthodique, communicant et motivant→ impossible dans l’exercice

16. Phase de clôture du projet • Objectifs de cette phase : • Accuser réception des livrables. • Activités à mener au cours de cette phase : • Déconstruire l’organisation, • Restituer les ressources non utilisées, • Présenter le rapport de management, • Améliorer la maîtrise des risques, • Présenter le bilan des coûts. Vous avez présenté le livrable/rapport et pour le reste c’est un peu dur si le projet n’a pas réellement eu lieu.

17. Gérer le projet pour mener toutes les phases à bien

18. Pourquoi la gestion de projet • Pourquoi gérer un projet ? • Les projets n’atteignent pas souvent leurs objectifs : • Dépassement des délais, • Surcoûts importants, • Qualité technique du produit insuffisante. • Les projets se déroulent dans un milieu complexe : • Acteurs divers dans une entreprise : étude, production, marketing qui n’ont pas les mêmes objectives et les mêmes unités de valeur, • Environnement extérieur non maîtrisable : marché, social, politique, concurrence.

19. Principes de base de la gestion de projet • La gestion de projet a plusieurs principes : • La gestion se fait par objectifs et la gestion des éléments critiques est primordiale, • Les besoins doivent être clairement exprimés : il est plus important d’être clair que parfait, • Un seul point de responsabilité mais délégation d’autorité (confiance et décentralisation), • La communication entre fonctions et niveaux est une clé du succès, • Tout le monde à le droit à l’erreur, mais pas trop souvent !

20. Votre travail en gestion de projet • Vos activités de management « stratégique » : • Fixer les objectifs du projet (en accord avec la direction), • La direction (le client) est appelée « Maître d’ouvrage », • Vous (celui qui exécute le projet) êtes appelé « maître d’œuvre », • Vous (le maître d’œuvre) êtres donc responsable de la bonne exécution du projet. • Préciser les moyens mis en œuvre et s’assurer de leur disponibilité et de leur pertinence au regard des objectifs, • Apprécier les risques sur le projet et mettre en place les procédures de surveillance, • Réaliser un travail d’animation et de coordination des acteurs du projet, • Réviser les objectifs et les moyens en cas de dérives importantes sur le projet.

21. Votre travail en gestion de projet • Vos activités de management « opérationnel » : • Apporter à la direction les informations relatives à la préparation et à l’avancement du projet : • Estimation de la durée de certaines tâches/activités, des moyens à mobiliser et des coûts induits, • Préparation de l’ordonnancement du projet, • Contrôle et suivi des ressources mobilisées, • Suivi de l’état d’avancement physique et financier du projet (tableaux de bord).

22. Votre travail en gestion de projet • Vos activités de management des « hommes » : la motivation • Un projet interne modifie l’organisation de l’entreprise : • Rechercher une réelle adéquation au besoin, • Promouvoir, expliquer, rassurer, • Motiver autour de la plus-value apportée. • L’intérêt pour une projet s’émousse avec le temps : • Re motiver si nécessaire, • Suivre l'évolution du besoin, • Assurer une veille technologique. • Alternant ou stagiaire, vous aurez aussi à faire quasiment toutes les activités de management et vous serez chef de votre projet !