G.Kaan Yener ÜSİAD 2006

KOBİ’LERDE KRİZ YÖNETİMİ G.Kaan Yener ÜSİAD 2006

KRİZ YÖNETİMİ • Kriz nedir? Ne değildir? Makro ve mikro açılardan kriz • cinsleri nelerdir? • Kriz;(Crisis); Beklenilmeyen,ve önceden sezilmeyen,çabuk ve acele cevap verilmesi gereken,örgüt mekanizmalarını yetersiz hale getirerek, mevcut durumunu tehdit eden gerilim durumu diye tarif etmek mümkündür. Lügat anlamında kriz;”buhran”,Tıbbi açıdan;birdenbire beliren tehlikeli hastalık nöbeti ,ruhsal dengesizlik,Mali açıdan;sonucu tehlikeli olabilecek durum. • Makro açıdan bazı önemli kriz cinsleri; a)Anormal ve devamlı siyasi istikrarsızlık, b)Döviz rezervlerinin istenilen düzeyinin çok altına düşmesi ve borçlanamama durumu,

KRİZ YÖNETİMİ (I.NCİ GÜN) • Yurt içi kargaşaların devamlılık arz etmesi,ayaklanma, • iç savaş,diğer ülkelerle savaş hali, • Hiper enflasyon durumu ve önüne geçilememiş olması, • Ülke genelinde aşırı gelir/ücret dengesizliğinin oluşması, • Ülke içinde işsizliğin had safhalara ulaşması, • Aşırı Resesyon (ekonomik ve ticari durgunluk), • Globalleşmenin doğurduğu olayların neticeleri, • Mikro açıdan bazı önemli kriz cinsleri; a)Satış politikalarından kaynaklanan krizler, b)Yüksek stokla çalışmanın doğurduğu krizler, c)İnovasyonun yapılmaması ve modası geçen üretime devam edilmesi sebebiyle meydana gelen krizler, d)İşletmenin finans yapısını kontrol edilmemesinden doğan krizler

KRİZ YÖNETİMİ e) Bilançonun aktif ve pasif arasındaki dengenin olması gerekenlerin dışına çıkılması nedeniyle meydana gelen krizler. 2.Krizin geleceği nasıl anlaşılabilir? Krizin gelebileceğini anlamak ülkemiz açısından artık zor olmasa gerek.Zira ülkemizde özellikle her 7-10 yılda bir ekonomik ve konjektürel krizler , 3-4 yılda bir siyasi krizlere rastladığımızı hepimiz bilmekteyiz.Tek milletvekili istifası ile kabinelerin dağıldığını, yine bir günde gecelik faizlerin %1000’lere ulaştığını da hatırlamaktayız.Piyasalar, gerek Siyasi gerek ülke dışından gelen nedenlerden ötürü,gerekse de Kamunun üst seviyelerinden ve komutanlardan gelen

KRİZ YÖNETİMİ demeçlerinden,ekonomik ağırlıklı basın ve diğer medya kuruluşlarından,EURO/US.$ parite makasının çok açılmasından,ülkenin döviz dar boğazına girdiğinin anlaşılmasından, işletme içinde ödemelerin sık sık ertelenmesin den ,tahsilatların gecikmesi veya ertelenmesinden,piyasada protestolu senet ve karşılıksız çek miktarlarının çok büyümesinden ve artmasından,bankaların kredi vermemesi veya ödeme güçlüğü içine girmesinden v.b.gibi bir çok olumsuzlukların doğurduğu kaoslar ve buhranlardan krizin geleceğini veya kapıda olduğunu anlamak artık mümkündür. 3.Ülkemiz açısından Makro çerçevede Krizlerin boyutları neler olabilir?Bu türlü krizler işletmelere /kobi’lere nasıl yansıyabilir? Eğer ülkemizde %15’lerinçok üzerinde bir devalüasyon yapılması ,resesyonun devam etmesi,yüksek faizli kredilerin Fonlanması ve devamının bu türde sağlanması,döviz rezervlerin çok düşük düzeylere inerek ayni düşüklüğü koruması hallerinde

KRİZ YÖNETİMİ bazı krizleri meydana gelmesini tabii karşılamak gerekmektedir. Ayrıca globalleşmenin getirdiği veya doğurduğu krizlerde oluşabilir. 2005 ‘te Çin ülkesinin dünya ticaretine katılması üzerindeki kota’ların sona ermiş olması bazı olumsuzlukları doğurabileceğini Ve bunların öncelikle reel sektöre/kobi’lere yansıyacağını da kabul etmemiz gerekmektedir. Yansımanın şiddetini azaltmak aslında hem kobi’lerin hem de kısmen de olsa siyasilerin elindedir. İşletmeyi dünya ticaretine göre yönetmek ve yönetişimin önemi burda ortaya çıkmaktadır. Eğer bir kobi bütün bunları önceden görmüş veya sezmiş ise

KRİZ YÖNETİMİ İlk önce teknolojik yenileme ve inovasyon sorununu gerek leasing gerek teşvik belgesi temin enstrümanları ile ve orta vadeli yatırım/tevsi-modernizasyon ucuz ve uzun vadeli krediler temini ile çözmeye çalışır.Diğer bir yandan da (CRM) Müşteri memnuniyeti ve toplam kalite çalışmalarına ve beraberinde marka tescil çalışmalarına girer.Girmişse tamamlanmasını sağlar.Kendi markasını uluslar arası tescilini de tamamlar. Bütün bunlar ve bunlara ek iş ve faaliyetleri tamamlamış bir firmanın veya kobi’nın globalleşmenin doğurduğu krizden etkilenmeyeceği etkilense bile etkinin çok zayıf kalacağını bilinmesi gerekmektedir. Yurt içi pazarda resesyon varsa derhal e-ticaret/iş kapılarını aramamız gerekmektedir.Ayrıca resesyon olmasa bile

KRİZ YÖNETİMİ Kobi’lerin ihracattaki paylarının%10’lardan %20-25’lere çıkarması hem ülke hem kobi menfaatidir.E-ticaret/iş hem verimli hem daha da rantabl’dır.Üstelik bu türlü yatırımlar için ülke teşviki dışında gerek KOSGEB gerekse kamu ve özel sektör kuruluşlarınca desteklenmektedir.Eğer sizin güvendiğiniz ve insanlık yararına olduğuna inandığınız bir ürünü üretiyorsanız ve bir projeniz de yazılı olarak varsa işiniz kolaylaşmış demektir İşletmenizde finansal bir krizin doğmasını önleyecek en önemli etkenlerden biri sattığınız malın enaz %15-20’sini ihraç edilmiş ve bedelinin tahsil edilmiş olmasıdır. Ayrıca yatırımlarda başta leasing,kısa vadeli finansman kaynakları açısından domestic faktoring ve ihracat finansmanı açısından ihracat factoring ve e-factoring’i ,ihracat hazırlık finansmanı açısından prefinansman ve eximbank kredilendirme

KRİZ YÖNETİMİ prosedürlerini bilmemiz gerekmektedir.Ayrıca düşünce ve sorunlarınızı Kosgeb ,İgeme,DTM ,TOSYÖV v.b. gibi kuruluş uzmanları veya danışmanlarına açarsanız problemlerinize çözümü daha kolay bulursunuz. • 4.Yönetim nedir?Yönetimin fonksiyonları nelerdir? • Yönetim; lügat anlamı ile(Management) başkalarına iş gördürme, • başkaları aracılığı ile iş başarma süreci olarak belirlenmiştir. • F.W.TAYLOR’a göre Yönetim ve yönetici; • Yönetim, insanların işbirliği sağlama ve onları bu amaca doğru • yürütme,iş ve çabaların tümüdür. • Yönetici; Kuruluş içinde yönetim işlevini gerçekleştiren kişiye denir. • Yöneticilik,kabul edilmiş ,açıkça tanımlanmış ve değişmez

KRİZ YÖNETİMİ ilkelere dayanan bir sanat olarak öğrenilir. Yönetim Fonksiyonunun Gerekliliği ve Kapsamı; Yönetim; a)Amaçlara yönelmiş bir süreçtir, b)Bir grup/takım sürecidir, c)Beşeri bir niteliğe sahiptir, d)İşbirliği sürecidir, e)Koordinasyon(uyumlaştırma) sürecidir, f)Rasyonellik sürecidir, g)İş bölümü ve uzmanlaşma sürecidir.

KRİZ YÖNETİMİ • Yönetimin Fonksiyonları(Management Functions) • Bu fonksiyonlar yönetim sürecini oluşturmaktadır. • a)Planlama(amaca ve hedeflere göre) • b)Örgütleme(teşkilatlanma) • c)Emir-Komuta( Yürütme-Yönetim) • d)Koordinasyon( tesadüf ettirme-uyum hamonie) • e)Kontrol ve düzeltme(Denetim ve tashih) • Yönetim Safhalarındaki Genel Konular; • a)Tedarik(Satın alma), • b)Üretim, • c)Ambalajlama, • d)Sürüm/Sevk etme, • e)Finanslama,sigortalama, • f)Personel, • g)Bilişim ve iletişim(İnternet teknolojileri)

KRİZ YÖNETİMİ 5.İşletmelerin Kendilerinin Yarattıkları Krizlerin Boyutları Ve Krizlere Sebep Olan Konular Ve Unsurları Nelerdir? Finansmanın Altın Kuralları; Kısa vadeli kaynaklar veya borçlanmalar ile sabit yatırımlar finanse edilemez.Bir başka deyişle bir yıl içinde geriye ödenmesi zorunlu kısa vadeli krediler ile fabrika, tesis kurulması düşünülemez ve finanse edilemez.Zira sabit kıymet yatırımlarının çoğu 3-5 yılda kendisini geri ödeyebilir.Halbuki alınan borç bir yıl içinde faizi ile birlikte geri ödenmesi gerekmektedir.Zorla finansmanın altın kuralını ihlal edersek ne olur?Firma 1 yıl içinde beyaz(teslim)bayrağını çekmeye aday bir kuruluş haline dönüşür.Böyle yanlış uygulamalar maalesef çok görülmektedir. Bu da girişimcilerimizin yeterli eğitilmediklerini ve danışmanlık hizmetlerinden yararlanmadan ticari hayata atıldıklarını gözlemlemekteyiz.

KRİZ YÖNETİMİ • Cari Oranın Sürekli Ters Bakiye vermesi; • Önce cari oran nedir?Bunu ortaya çıkaralım. • Cari oran;(Current Ratio) • Cari aktiflerin(Dönel değerlerin),işletmenin cari borçlara(kısa vadeli tüm borçlarını içerir) bölümünü(oranını) ifade eder. • Cari aktif veya dönel değerler hangi muhasebe kalemlerini içerir; • a)Kasa ve banka mevduat bakiyeleri(serbest kalan) • b)Menkul kıymetler(üzerinde bir kısıt olmayan) • c)Gerçek ve net alacaklar,(şüpheli olanlar düşülmüş) • d)Stoklar(yolda gümrük tesçili yapılmış mallar dahil)

KRİZ YÖNETİMİ • Cari oranın negatif vermesi ne demek ve neyi ifade eder? • Cari oran bir işletmenin kısa vadeli borç ödeme kabiliyetini gösterir.Dönel değerler(cari aktifler) diğer bir anlamı brüt işletme sermayesidir.Brüt işletme sermayesinden kısa vadeli borçları tenzil edildikte sonra brüt işletme sermayesi lehine bir bakiye kalırsa biz buna net işletme sermayesi demekteyiz. • Bir örnekle ifade etmek gerekirse cari aktifler toplamı 120 milyarTL • (120.000 YTL.) Bir yıl içinde ödenmesi zorunlu Kısa vadeli Borçlar toplamı 100 milyar TL(100.000 YTL) ise ; • Cari oran=120.000/100.000=1,2 dir.Net İşletme sermayesi ise = • 12.000 YTL-100.000 YTL=20.000 YTL’dir.

KRİZ YÖNETİMİ Cari oranın negatif vermesi için cari aktif toplamının kısa vadeli borç toplamından küçük olması gerekmektedir. Bir örnekle anlatmak istersek ,Cari aktif toplamı 100.000 YTL. Kısa vadeli borç toplamı ise 110.000 YTL ise; Cari oran:100.000-110.000=(10.000)=(1,1) Net işletme sermayesi ise =100.000-110.000 =(10.000 YTL) Devamlı negatiflik işletmenin kısa vadeli borç ödeme kabiliyetinin kalmadığını göstermektedir.Bir başka deyişle işletme negatif net işletme sermayesi ile yaşaması mümkün değildir.

KRİZ YÖNETİMİ • Resesyon Dönemlerinde Yüksek Stoklu Çalışma Alışkanlığı; • Resesyon ticari hayatın durgunluğunu ifade eden bir kelimedir. • Böyle dönemlerde imalatçı bir kuruluş ve ihracatta yapmıyor iseniz zaten stoklarda bir artışın oluştuğunu gözlemleyeceksiniz. • Enflasyonun yüksek olmadığı dönemlerde (örneğin bu yıl içinde) • Hammadde tedarik süresi/vadesi iki aydan fazla değil ise ve devamlı ihalelere katılan bir kuruluş değilseniz veya yıllık resmi olarak sözleşmeli bir sipariş programı tarafınıza verilmemişse • Mamul ve hammadde stoklarını asgari sınırlara indirmede yarar vardır.Stok seviyelerini iki kısıt altında tutmanızda yarar vardır. • Bunlardan birincisi sipariş veya üretmeye yönelik diğeri ise en düşük sınırlara indiğini gösterir kısıtlar olmasıdır.

KRİZ YÖNETİMİ Resesyon dönemlerinde en önemli yapılması gerekli şeylerin başında stokların envanterinin süratle çıkartılması,modası geçmiş bozuk ve özürlü malların ayıklanması ve süratle nakde çevrilmesi işlevidir.Stokların yüksek olması bir başka deyişle risk sigortaları poliçelerinin kabarmasına,belli bir yerde tutmanın gerektirdiği kira,bekçi,enerji( gerekmesi halinde) ısıtma/soğutma giderlerinin yüklenilmesine sebep olmaktadır. Bilinmesi gerekli şey stoklara yapılan yatırımın optimum olup olmadığının tespitidir. Sorgulanması gerekli sorular nelerdir? A)Yılda Kaç kez sipariş verilmelidir? (sipariş sayısı en ekonomik olarak kaç olmalıdır) B) En ekonomik olarak ne kadar sürede (gün)sipariş verimelidir?

KRİZ YÖNETİMİ EKONOMİK SİPARİŞ MİKTARI(ESM) ARACILIĞI İLE STOKLARA YAPILAN YATIRIMIN OPTİMUM OLUP OLMADIĞININ HESABI

KRİZ YÖNETİMİ (ESM)HESABI I-FORMÜLLE; V 2*R *O P*I R=Birim olarak –Gelecek için ihtiyaç duyulan (talep edilen) miktar P=Birim alış fiyatı(TL.)

KRİZ YÖNETİMİ O =Her siparişin gerektirdiği satın alma gideri (taşıma,yükleme,sigorta,boşaltma v.b.gibi) I =Stok tutma giderinin / stok değerine oranı……… %’de olarak. ___________________________________________________ Yılda Ekonomik sipariş sayısı =Talep edilen miktar / Ekonomik …………………………………….sipariş miktarı Ne kadar sürede(gün)sipariş verileceği = 360 gün/yılda verilecek ……………………………………………….sipariş sayısı

KRİZ YÖNETİMİ (ESM) İLE İLGİLİ WORK-SHOP

KRİZ YÖNETİMİ • Bilanço Yapısında Kısa Vadeli Borçlar Toplamının Pasif Toplamı İçindeki Oranının Ülke enflasyonunun Çok Düşük Olduğu Sürelerde %80’leri Geçmiş olması, • Bu oranın ehemmiyeti oldukça büyüktür.bu oran pasif dağılımını şöyle açıklar.Tüm kaynakların %80 ve üzeri borç (yabancı kaynak), %20 ‘si veya aşağısı öz kaynak olduğunu simgeler.Finansmanın altın kuralına göre sabit kıymetler kısa vadeli borçlarla karşılanamayacağına göre bu durumda firmanın mali yapısı oldukça risklidir.Bu türlü bilanço yapısı olan kuruluşlara bankalar kredi vermekten çekinirler hatta vermezler.Bu türlü yapıdaki firmalara da leasing şirketlerinin de sıcak bakmadıklarını söylemek isterim.Olması gereken ideal oran %40 (kısa+Uzun vadeli borç) +%60 Öz kaynak oranıdır.

KRİZ YÖNETİMİ • 6.Krizi Rahatlıkla ve Çok Sıkılmadan Geçiştirmek İçin İşletmeler Kriz Öncesi Neler Yapmalıdırlar? • Amaç ,Vizyon Misyon ve Hedefler İşletmede Belirlenmiş olmalıdır. Amaç,vizyon,misyon nedir? Amaç;Belirli bir süre içinde gerçekleştirimesi arzu edilen veya ulaşılmak istenen sonuçlar(Büyüme,kârlılık v.b.gibi) Vizyon;Şirketin geleceğe bakış açısı,gelecekte nerede ve ne konumda olmak istediği ve hedeflerini içerir. Misyon;Firmanın görev alanını,neyi,nasıl yapacağını,paydaşlarla ilişkilerini belirler.

KRİZ YÖNETİMİ • Planlı,Programlı Bütçeli Çalışılması; Planlı,programlı ve bütçeli çalışmayan bir kuruluş,sadece günlük yaşar,çoğu zaman ertesi günü bile göremez. Bir başka deyişle,karanlıkta göz kırpanları göremez.Bütçesiz bir kuruluş karanlıkta farları yanmayan ve seyir halinde olan bir oto’ya benzer.Her türlü süprize ve olumsuzluklara açıktır. Bir başka benzetme,bilgisayarda virüs koruyucular ne ise iyi yapılmış bir bütçelerden ve iş planlarından bu şekilde de yaralanılabilir. Planlı –programlı ve bütçeli çalışma alışkanlığını kazanan firmaların fırsatları daha iyi değerlendirdiklerini ve daha kolay kâr’a geçtiklerini ve hatta daha kolay büyüdüklerini görmekteyiz.

KRİZ YÖNETİMİ Holding’lerin geçmişlerine baktıklarımız zaman başta Alarko olmak Üzere birçok holding’in planlama-bütçe müdürlüğü veya daha üst düzey unvanlar da bütçe ve kontrol departmanlarını görmekteyiz. -Bütçe bir işletme için çok önemli bir yönetim ve denetim aracıdır. Usulüne uygun ve sağlıklı verilere göre, zamanında yapılmış ve zamanında revize edilmiş bütçeler işletmelere projektör vazifesini icra eder ve önceden tedbir alınmasına imkan sağlar. İşletmenin zamanında önlem almasına veya yatırım yapmasına olanak sağlar. -Bütçenin faydalarını saymakla burada bitiremeyiz.Ancak bölümler veya departmanlar arası iletişimi hızlandırır ,işletme içi şeffaflık sağlar.

KRİZ YÖNETİMİ • Plan,program,bütçe nedir? -Plân; Bugünden gelecekte nereye ulaşılmak istendiğini gösteren karar ve sonuçlar. Plânlama; Gelecekte ulaşılması istenen amaçların ve amaçlara ulaşmak için yol ve araçların belirlenmesi ve seçimi sürecidir. -Planlama,tüm karar alma sürecini kapsamına alır.İşletme için planlama amaçlar ve hedeflerin saptanması ile başlar ,geçerli seçenekleri analize tabi tutar ve içlerinden en optimum seçeneği saptayarak karara ulaşır.

KRİZ YÖNETİMİ -Planlama ve özellikle yönetim planları; a)Ya AMACA yönelik olarak yapılır(ki yapılması zorunludur) b)Ya da GELECEĞE yönelik olarak yapılır(ki yapılmasında fayda vardır.) -Planlama faaliyeti, işletme yöneticilerini işletme sorunları üzerinde önceden düşünmeye zorlar. -İşletmeler büyüdükçe veya büyümeye başladıkça planlama fonksiyonunun kapsam ve yoğunluğu özellikle üst kademe personelinde genişler ve artar.Bu genişleme ve artış büyüdükçe buna paralel olarak denetim alanı daralır.Bu alanlar başta bütçelerin kontrolü ve özel raporlama sistemleri ile doldurulmaya çalışılır.

KRİZ YÖNETİMİ -Program; -Bir işin yapılması ile ilgili olarak yer,zaman,şahıs ve usul gösteren kısa süreli uygulama planlarını içerir. -Programda planlamadan farklı ve ilave edilen şey fiziki alanın ve zamanın tam olarak belirlenmesidir. -Genelde mühendislik alanlarında ve bazı büyük yatırım alanlarında program değerlendirme ve gözden geçirme teknikleri (PERT=Program evalution and review technique) uygulanabilir. PERT,yöneticilere büyük ve karmaşık projeleri her bir faaliyet için iyimser,kötümser ve en muhtemel olmak üzere üç zaman tahmini kullanarak programlama ,izleme ve kontrol etme imkanı sağlayan bir tekniktir.

KRİZ YÖNETİMİ -Bütçe,Bütçeleme; Bütçe(Budget), yapılan planların ve programların ve beklenen sonuçların Rakamlarla ifade edilerek belirli bir zaman dilimine göre tablo halinde sunulmasıdır. İşletme Bütçesi, Bütçe dönemine ilişkin işletme yönetim politikalarının ve hedeflerinin sayısal ve resmi ifadesi olarak tanılanabilmektedir. İşletme bütçelerinde faaliyetler masomerler(sorumluluk merkezleri) mamuller,maliyetler,girdi ve çıktılar ,gelirler ve giderler ara dönemler itibariyle ayrıntılı olarak yer almaktadırlar. Bütçeleme(Budgeting), Belirli bir zaman içinde(periyot genelde ay olarak) yapılan planların Ve programların ,kantitatif(rakamsal,matematiksel) bir şekilde ifade Edilmesi olarak tarifi mümkündür.

KRİZ YÖNETİMİ • -”En kötü karar ,geç alınmış yanlış karardır”İfadesinin anlamı işletmeye etkileri; -İşletme yöneticileri hemen hemen her zaman bazen aralıklarla da olsa devamlı kararlar almaya çalışır ve bu kararlarını uygulamaya çalışır. -Kararın işletmeye az zarar vereni süratli ve yanlış karardır. -En kötüsü ise hem geç alınmış/vakti geçmiş hem de yanlış alınan karalardır.İşte bu türlü kararlar işletmeye çok zarar veren bazen de işletmenin batışına yardım eden kararlar olarak görmekteyiz. --Karar alma sırasında empatiyi (başkalarının yerine koyarak düşünme ve bakabilme kabiliyeti) öne alarak, ayrıntılara bakmalı,

KRİZ YÖNETİMİ • hatta doğuracağı sonuçlarının alternatiflerini bile analiz ettikten sonra düşünmeli ve uygulamaya sokmalıdır. • Alternatifli Bütçelerin İhdası Ve Bütçelerin Revizyonu; • Biz burada bütçelerin çeşitlerinin ayrıntılarına girmekten çok alternatifli bütçelerin ne olduğu ve ne zaman revizyona tabi tutmak gerektiğini saptamak adına bilgi vermeyi yeğliyoruz. • -İşletmenizde hem ana bütçeler(gider,gelir,maliyet,satın alma,stok,yatırım,nakit v.b.gibi) hem mali tablo bütçeleri (proforma gelir tablosu,proforma bilanço)mevcutsa sorun değil bu bütçelerden hangisinin revize edilmesini doğan olaya veya periyodun sonuna gelindi ise bütçenin yenilenmesi çalışmasına bakmak nispeten daha kolaydır.

KRİZ YÖNETİMİ Daha kolay revizyona tutmak mümkünse de bütçelerden netice almak güçleşebilecektir. -Esas problem işletmede hiç bütçenin bulunmayışı veya bütçe yapılmayışıdır.Bu alternatifte revize etme yoktur ve zaten yapılamaz.Zira olmayan bir şeyin mevcut bir şarta göre değişikliği de olamaz. -Önemli olan yeni bir ve ilk defa bütçe yapımında süre,periyot nasıl ayarlanmalı ve nasıl revize edilmelidir. İlk aşamada mali tablo niteliğindeki bütçeler daha sonraya bırakılarak gelir-gider,yatırım ve nakit bütçeleri yapılmalı maliyet ve Kâr/zarar bütçeleri ise sonraya ertelenmelidir.İlk bütçe yapan bir kuruluşta gelir-gider,yatırım bütçeleri aylık ve ay ayırımlı üç aylık olarak,nakit bütçeleri ise 15 günlük,aylık ve üç aylık olarak

KRİZ YÖNETİMİ hazırlanmalı nakit bütçeleri ise en kısa periyotta(15 günde bir) ve ileriye dönük kalan üç aylıktaki süre olarak) revize edilmeli diğer bütçeler ise olayın vukuunda veya en geç 3 ayda bir revize edilmelidir. Bütçeleme alışkanlığı ve sapma analizlerindeki küçülme arttıkça Bütçe periyotları önce 4 aya(nakit bütçeleri aylık ayırımlı 4 aya) Daha sonra yine ay ayırımlı olarak 6 aya ve en sonunda 6 şar aylık dönemler altında yıllığa götürülmesi mümkün olacaktır. -Tabi ki tüm bütçelerin başarısında en önemli rol, işverenin bütçeye verdiği önem ve katılımıdır. -Kriz ortamlarında özellikle bütçelerin nasıl yapılıp ve nasıl kullanılacağı ve de nasıl revize edileceği ileriki ders saatlerinde görülecektir.

KRİZ YÖNETİMİ • İşletmenin kanı ve canı nakit/para’dır.Kârla nakit özdeş değildir? -Kâr etmemiş veya az zara etmiş ancak tüm faturalarını tahsil etmiş bir firmanın çok uzun bir süre olmamakla beraber bazen 3 bazen 5 yıl bile yaşaması ülkemiz açısından mümkündür.Zira zara eden bir firma giderleri gelirlerinden daha fazla bir firmayı da gösterir.Bu türlü bir firmanın gelir,kurumlar vergisi ödemediği hatta bazen katma değer vergisinin bile ödeme durumun kalmadığı gözlemlenmektedir. -Gelelim çok kâr eden fakat faturalarını tahsil edememiş bir firmaya(gerek kanuni yoldan gerekse direkt alamamış firmaya), Bu firma fatura bedellerini tahsil etmemiş olmasına rağmen tıpkı tahsilatını yapmış gibi K.D.V’ni kurumlar ve gelir vergilerini ödemekle zorunludur.Böyle bir firmayı kaç yıl yaşatabilirsiniz.

KRİZ YÖNETİMİ • -Bu örneklerden verilmek istenen mesaj şudur. • İşletmeyi yaşatan Nakit/para’dır,büyüten ise tahsilatı yapılmış gelirden doğan kâr’dır. • Az zarar eden bir firma kısa zaman için yaşayabilir.Ancak çok kâr eden bir kuruluş bazen çok kısa zamanda batabilir nedeni nedir? -Eğer bir firma devamlı fatura kesip mal teslim ediyor ancak alacaklarını tahsil edemiyorsa nakitsizlik nedeniyle iflasa sürüklenebilir.Diğer bir firma bütün satışlarını yapıp tahsil etse bile giderleri gelirlerini aşıyorsa ve ödemelerini daha uzun vadeli yapsa bile nakit sıkışıklığı çekmez ve firmanın da kâr etmemesine rağmen yaşamını sürdürdüğünü görmekteyiz.

KRİZ YÖNETİMİ • Bütçelerden finansmana geçiş-cash-flow (nakit akışı) ters bakiye veren aylarda ne gibi tedbirler alınmalıdır? a)Önce giderlerin ve bu giderlerden oluşan nakit çıkışların hangilerinin ertelenebileceği ( bu erteleme ile meydana gelecek ve işletmenin üstlenmekle mecbur kalacak yükler hesaplanarak) hesaplanır ve incelenir, b)Bu arada varsa müşterilerden erken ödeme olasılığı araştırılır, (örneğin vadesine bir ay kalanlara ekstra %4 iki ay kalanlara Ekstradan %9-10 iskontoların yapılacağı v.b.gibi) c)Yukarıdakilerden yeterli neticeler alınmaz ise öncelikle çalışanın ikramiyesinden kısmen erteleme(ücretleri değil) Bu yetersiz kalırsa hangisinin cezası ve/veya faizi daha ucuz ise S.S.K.primi veya gelir/kurumlar vergisi veya emlak vergisi taksidi ödemesi ertelenebilir.

KRİZ YÖNETİMİ d)Yukarıda sayılan olasılıkların hiçbiri oluşamaz ise ve elde de müşteri çekleri mevcut ise domestic factoring, e)Yine tüm olasılıklar kapanmış ise ortaklardan sermaye artışına katılım veya banka-müşteri kredisi bulma olanakları araştırılır. Böylece kümüle ters bakiye düzeltilmiş olur veya negatiflik olasılığı ilerki ay veya dönemlere ertelenmesi sağlanmış olur. Bütçesiz ve programsız bir kuruluş karanlıkta göz kırpmaktadır ,bir başka deyişle karanlıkta farlaro yakmadan Sürmeye benzer kavramlarının izahı. -Yukarıdaki açıklamaların değişik bölümlerinde bu ifadenin açıkla ması yapılmış olup ayrıntıları eğitim sırasında tartışılacaktır.

KRİZ YÖNETİMİ 7.Kriz Öncesi Alınacak (7) Ana bölümler ve önlemler nelerdir? a)7Ana bölümün Adları ; -İnsan Kaynakları,( İSO9000:2000 KYS.+Eğitim planlaması dahil) -Durumsal analiz ve stratejik planlama, -Bütçeleme( sistemlerinin gözden geçirilmesi), -(CRM) Müşteri memnuniyeti,pazarlama stratejileri, -Maliyet yönetimi, iş süreçleri,verimlilik ve yönetim muhasebesi, -Finansman politikaları,re-finansman,cash-flow, -Küçülme ve birleşme stratejileri,

KRİZ YÖNETİMİ b)B b) Bu Bölümlerde Kriz Öncesi Alınacak Bazı Önlemler? -İnsan kaynakları ve kalite bölümlerinde; -Ayrıntılarını kritik hedeflerde detayını göreceğimiz gibi bazı önemli noktaları burada vurgulamak gerekir. a)Bu bölüm kriz öncesi bilgilerini güncel hale getirmesi gibi olmazsa olmaz bazı hazırlıkları tamamlamaları gerekmektedir. -İşletmede çalışanların hem tek tek hem de toplam olarak işletmeye getirdiği kıdem tazminatı ve ihbar tazminatı yükü, -Kişi başına (memur-işçi-toplam çalışan ayırımlı)verimlilik, -Performans hesapları geçmiş yılın ayni ayı ile mukayeseli olarak ay ve kümüle çıkarılmış tablolar(fiili çalışma saatlerine

KRİZ YÖNETİMİ ve kayıp saatlere göre) -Yine çıkarılması ve hazır edilmesi gerekli personel başına ve toplam olarak bakiye izin gün durumları,raporlu durumlar ve işbaşına kalan süre hesapları çıkartılarak hazır halde bulundurulur. b)Kalite çalışmalarında ise sistem ve yönetimin kalitesinin durumları istatistik ve diğer en son önleme ve şikayet raporları, müşteri memnuniyet durumları,fire hesapları ve fiili durumlarla ilgili neticelerin alınmasının sıklaştırılarak kontrolü,sevk ve yükleme,ambalajlama ve süresinde teslimi ile ilgili müşteri şikayetlerinin sıfıra indirilmesi çalışmalarının hızlandırılması, Her sevk edilen ürünün barkotlama –özel numaralandırılma

KRİZ YÖNETİMİ İşlemlerin bitirilmiş , kullanıma ve uygulamasına eksiksiz geçilmiş olması, -Kalite iç tetkikçilerin tetkik sürelerine daha çok süre var ise tekrar ara tetkikler koyarak mevcut hataların asgariye indirilmesi ve önlem alınmasına katkıda bulunmalarının sağlanması ve dolayısı ile yönetimi gözden geçirme toplantılarının sayısının artırılmasına olanak verilmesi, -İnsan kaynakları ve kalite bölümü de kendi içinde eğitimlerle ilgili plan ve programların fili durumları ile mukayeselerini yapmalı ve kendi içinde minik bir kriz komitesi de oluşturmalıdır.

KRİZ YÖNETİMİ -Tüm bu faaliyetler ve tasarruflar kriz geliyor öncesi ajur hale getirilmesi ile firma muhtemelen gelecek veya gelmekte olan krizlere karşı insan kaynakları ve kalite açısından kalkanlarını hazır etmiş olurlar. -Durumsal analiz,stratejik planlama ve yönetimi, a)Durumsal analizde en önemli olan şey mevcut durumun analizi için veri ambarının sağlıklı datalar ile dolu ve donanmış olmasıdır.Bir başka deyişle hastalığın ve/veya iyi durumun teşhisi için ona kaynak yaratan verilerin doğru ve süresinde güncel olarak hazır olmasıdır. -İşletme yönetimi kalite çalışmalarında bu çalışmaları yılda enaz bir veya iki kez zorunlu olarak yapmaktadır.

KRİZ YÖNETİMİ -Kriz evrelerinde ise; İşletmenin neredeyiz?Nereye varmak istiyoruz?Hedeflere varmak için kullanılan araçlar,kaynaklar,Stratejiler,politikalar ve prensipler Nelerdir ve bu materyallerde ne gibi değişiklikler olmuştur? İşletmenin,kurumsallaşma durumu,toplam kaliteye geçiş evresi hazırlıkların vaziyeti,verimlilik,performans ve rantabilite durumları nın geçmiş ve mevcut durumları ile gelecekte beklenen durumların analizleri yapılmasına çalışılmalıdır. b)Stratejik Planlama ve yönetimine gelince; -Günlük yönetimin yanında sürekli geleceği kontrol ve analiz edip yorumlayan, -Tüketici,rakipler,ve çevrenin tercihlerini,inovasyon ve rekabetteki muhtemel değişimleri istihbar ederek değişimlere göre işletmeyi yönlendirme politikalarını saptayan,

KRİZ YÖNETİMİ -Şirketin mevcut ve gelecek konumuna ve amaçlarına ne düzeyde yaklaştığı veya uzaklaştığını ve nedenlerini(5n 1k metodu ile) İrdelenmesinin, -İşletmenin swot analizini yaparak en zayıf 3 maddesinin rakiplerinin ise en kuvvetli 3 maddesini saptayarak gerekli izale ve önlem tedbirlerinin alınmasının, -Firmanın geçmiş dönemler ve mevcut dönemin ve bütçe ışığındaki gelecek durumuna esas (0)Kâr noktası(B.B.N.) analizinin , -Çevreden gelen veya gelebilecek fırsat ve risklerinin analizlerinin, -Pazara yeni giren rakiplerin tehdit güçleri ile ilgili kontrollerin, -Tedarik yapısı ve tedarikçilerin ikame ürünleri,fiyat politikaların İrdelenmesi ve kontrolü, -Kaynak planlaması ve kaynak verimliliğinin denetimi, Yapılması ve irdelenmesi stratejik planlama çalışmaları için zorunludur.

KRİZ YÖNETİMİ Yukarıda belirtilen çalışmalar yapıldığında işletmenin kriz öncesi durumsal analizi ve stratejik planlaması hazır hale gelmiş olduğundan alınması gerekli acil tedbirler azalır ve kolaylaşır. -Bütçeleme sistemlerinde; İlerideki ders bölümünde ayrıntılarını ve alternatiflerini göreceğimiz nedeniyle burada kısaca kriz gelme aşamasında ana bütçelerin bazılarında revizasyon yapılmalı ve daha sık denetim sürelerine esas olmak üzere daha kısa dönemli bütçeler hazırlanmalıdır.(Nakit bütçelerinde 15gün ve 5 er haftalık gibi)

KRİZ YÖNETİMİ -CRM(Müşteri Memnuniyeti)pazarlama stratejileri; -Kriz öncesi ve ve kriz başlangıcında müşteri memnuniyeti daha da önem kazanır.Buradaki müşteri hem dış hem de iç müşteridir.İç müşteriden kasıt ise çalışandır.İşletmeyi tekrar canlandıracak,şaha kaldırabilecek bireyler işletme çalışanlarıdır. Onları memnun edin ki onlarda sizin dış müşterilerinizi memnun etsinler. -Ülkemizde CRM, -Teknoloji uygulaması, -Müşterilerine konsantre olma süreci, -Müşteriye veri bankasını kullanarak belirli bir ürün için ulaşmanın en kolay yolu olarak algılanmaktadır.

KRİZ YÖNETİMİ -Çok basit anlamda CRM ; Sahip olduğun müşterilerinle iç içe ol onları çok daha yakından tanı ve ne beklediklerini ve ne anladıklarını belirle ve bu istek ve düşündükleri çerçevesinde hizmet ve/veya ürünlerini ona göre hazırlayarak sun anlamına gelmektedir. -Ülkemizde CRM için öncelikle yapılması gerekenler yerine sonradan yapılması gerekenler öncelikle yapılarak %70 civarındaki CRM projeleri başarısızlığa uğruyor.Hep düştüğümüz hata öncelikle “CALL CENTER”.gibi teknolojik yatırımlara öncelik tanımamızdan yazılım ve donanım v.b. Bilişim yatırımlarına öncelik vermemizden hatalar ve başarısızlıklar ortaya çıkmaktadır.Zira telefonda ilk sizi karşılayan insan ve insan sesidir.

KRİZ YÖNETİMİ -CRM bana göre empati olarak onun yerine geçerek onun gibi düşünmek ve onun açısından meydana gelecek fayda ve imkanlarını ona sunabilmek beceri ve sanatıdır. Bunun için önce tüm çalışanları (iç müşterileri)bu konularda eğiterek ve bordrolarının üzerine “bu ayki ücretini gerekli özeni gösterip, katkı sağlayıp ve memnun ettiğin müşterin ödemiştir.”sloganının yazılması yanında inandırılması gerektiğidir.Örneğin;Santral memurunun telefonunuzu açtığında “………..firması iyi günler diler size nasıl yardımcı olabilirim” demesi kadar güzel bir şey olamaz.Eğer call center olsa idi. Önce Türkçe sonra İngilizce firmayı tanıttıktan sonra sırayla hangi tuşu basarsan nereye yönlendirileceğini ve daha sonra dahili numarayı girmesini bilmiyorsan santral a bağlanabilmen

KRİZ YÖNETİMİ İçin şu no.lu tuşa basmalısın dedikten sonra beklemeniz ve aradığınız şahıs şu anda meşgul tekrar daha sonra arayın demesi bazen insanı sinir ve stres ortamına sokmaz mı? İşte dış müşteri memnuniyetini sağlamak için önce iç müşterilerin eğitimini sağlamak daha sonra müşteri gruplarını seçerek onları kendi firmasına aidiyet kazandırmak adına neler yapabileceğini analiz etmek ve belirli aralıklarla müşteri ziyaretleri yaparak,şikayet ve isteklerini dinlemek gerektiğini belirtmek isterim.Hiç bir sorununuz olmadığı halde ürünü tarafınıza satan kuruluşunuzun tarafınızın yaş gününü arayıp kutlaması ve küçük bir ürün hediye etmesi veya kendi markası ürünlerinden tekrar bir ürün seçmesi halinde belirli bir iskontonun size özel olarak yapılacağının belgelenmesi sizi ne kadar memnun eder bir düşünün.

KRİZ YÖNETİMİ -Yine belirli zamanlarda ayni ürünü talep eden müşterilerini birlikte toplamak adına ,markasını güçlendirmek ve/veya tanıtmak adına veya müşterilerine doğrudan mesajlar vermek adına katkının ne kadar yüksek olabileceğini hiç düşündünüz mü? -Hiç müşteriniz yerine geçerek ayni ürünün reçetesinin içinde bazı değişiklikler sağlayarak sonucu değiştirmeden maliyeti ve satış fiyatını azaltmanın yolunu düşündünüz mü?Böyle bir öneriyle sizden mal alana gitseniz sizi nasıl karşılayacağınızı da bir düşünün bana göre işte CRM bu ve bunun benzerleridir. Ara samanlı fluting 90 gr kağıdın oluklu mukavva içinde CRM adına uygulamasının neticeleri UYGULAMA

G.Kaan Yener ÜSİAD 2006