Lederforum Torsdag den 12. april 2007

1. Lederforum • Torsdag den 12. april 2007 Dagsorden: • Generel orientering • Årsplan for Lederforum • Trivelsesmåling • Koncernmål 2008 / Servicestrategi • Evt.

2. Generel orientering v. Benny Balsgaard • A… • B… • C…

3. Årsplan for Lederforumv. Benny Balsgaard Gennemgående temaer på Lederforum i 2007 • Fælles ledelsesgrundlag/værdier (ansvar: HR-staben) • Medarbejdertrivsel (ansvar: HR-staben) • Åben og proaktiv kommune (ansvar: F.sek.) • Indførelse af aftalestyring (ansvar: EPO-staben) • Budget 2008 (ansvar: Øk.-staben) • Koncernmål for 2008 (ansvar: EPO-staben) • ”Frirum” (3 gange i 2007) (ansvar: F.sek.) Her ud over skal der ”løbende” være plads til orientering om: • Udviklingsstrategien • Politisk målarbejde • Stabenes ydelser og opgaver • Ad hoc sager

5. Hvorfor årsplan for Lederforum! • Sikrer overordnet planlægning så tiden her i Lederforum bruges bedst mulig • Afstemmer forventninger om hvad der bliver behandlet – og hvornår • Afklarer forventninger til hvem der har ansvaret for en god behandling af de forskellige emner • Hvis – eller rettere når – vi laver om i planen, kan vi huske hvad det var vi så valgte at flytte eller udelade

6. Koncernmål: medarbejdertrivsel v. Lone Løvbo: Central sikkerhedsleder og projektansvarlig, HR-staben Peter Andersen: konsulent, EPO-staben

7. Trivselsundersøgelser 2007

8. 1. undersøgelse 10. maj - 30. maj 2. undersøgelse december Trivselsundersøgelser 2007

9. Hvem gør hvad? HR-Staben tovholder på tilrettelæggelse og gennemførelse af undersøgelserne EPO står for tilrettelæggelse og gennemførelse af selve spørgeskemaundersøgelsen Følgegruppe: Formand og Næstformand I Hovedudvalget Trivselsundersøgelser 2007

10. Aftaleholdernes rolle: Planlægge et eller flere personalemøder hvor medarbejderne informeres om undersøgelsens formål samt praktiske gennemførelse Trivselsundersøgelser 2007

11. Grundig gennemgang og drøftelse af undersøgelsens gennemførelse på lederforum 10. maj Afvikling af personalemøder: snarest efter 10. maj Fremlæggelse af resultater: lederforum 16. august Trivselsundersøgelser 2007

12. Trivelsesmåling – praktisk gennemførelse af spørgeskemaundersøgelsen Disposition: • Hvem deltager • Hvordan svarer man • Hvad sker der med besvarelserne • Hvad skal I gøre nu..

13. Hvem deltager: • Alle ansatte på månedsløn (< 8 timer pr. uge) • EPO får liste med antal pr. aftaleholder fra lønsystemet pr. 1/5 • Ingen mulighed for persongenkendelse • Små forskydninger i personaleantallet efter 1/5 er bare ærgeligt….. • Særlig undersøgelse for alle jer i Lederforum

14. Hvordan svarer man: • Helst digitalt via en hjemmeside – men ”papir” er muligt • ”Nøglen” er et følgebrev med unik kode til hver besvarelse i hver aftaleenhed • Alle kan svare elektronisk på www.defgo.... præcis www-adresse fremgår af følgebrevet • Det kræver blot en internetforbindelse – enten på arbejdspladsen eller hvis den enkelte foretrække at svare i ”rolige opgivelser” – derhjemme eller på biblioteket. • Følgebreve udleveres på lederforum d. 10/5 • Papirspørgeskemaer og svarkuverter udleveres også d. 10/5 i det ønskede antal • Ét spørgeskema og ét følgebrev i hver svarkuvert

15. Hvad sker der med besvarelserne? • Frist er d. 30/5 – når posten går…. • Papirspørgeskemaer sendes direkte til ekstern partner, som indtaster data. • D. 1/6 opgør EPO svarprocenter for hver aftaleenhed • Vi kommer efter dem, som ikke svarer…. og ”lukker” endeligt d. X/6 • EPO udformer data-rapport medio juni over besvarelser fra hver aftaleenhed • Afleveres til HR-staben d. 19/6

16. Hvad skal I gøre nu.. Så lidt som muligt….men dog trods alt: • Afklare hvor mange medarbejdere som ikke kan/vil svare elektronisk • I modtager fra mig et skema som dette skal skrives ind i (ekstra papir-skemaer kan fås i selve undersøgelsesperioden) • Planlægge personalemøder lige efter d. 10/5, så I kan: • videreformidle den information som I får d. 10/5 om trivselsmålingens formål og indhold • Uddele følgebreve og papirspørgeskemaer/ returkuverter til alle medarbejdere • Så vidt muligt sikre medarbejderne adgang til en PC med internet i perioden 10. til 30. maj.

17. Servicestrategi og koncernmål v. Peter Andersen Disp. for de næste 30 min. • Servicestrategi – formål og indhold • Direktionens koncernmål – sammenhæng med udviklingsstrategien og servicestrategien • Koncernmål 2008 – fokus og prioritering • Gruppedialog om mulige fokusområder • Kort plenumopsamling • Servicestrategi/koncernmål – proces for tilblivelse • Etablering af følgegruppe

18. Servicestrategi – mål og ramme • Fokus på udvikling i kvalitet og effektivitet i opgavevaretagelsen • Skal formuleres det første år i en valgperiode • Skal følges op af en redegørelse umiddelbart før næste valg • Fokus på udvikling af ”driften” og IKKE fokus på serviceniveau og politiske prioriteringer • Fokus på KB som ”koncernbestyrelse”

19. Servicestrategi – indhold Servicestrategien skal indeholde: • En oversigt over indsatsområder hvor der skal arbejdes med udvikling af kvalitet og effektivitet • En arbejdsplan for hvornår hvilke initiativer forventes iværksat for hvert indsatsområde • Angivelse af hvor udbud tænkes anvendt – herunder også overvejelser over evt. andre former for ”markedsafprøvning” • En udbudspolitik med et nærmere bestemt indhold

20. Direktionens koncernmål 2007 • Fokus på at etablere og udvikle en veldreven organisation der effektivt og kvalitetsbevidst kan understøtte: • Udviklingsstrategiens strategiske indsatsområder • Udviklingsmål på alle driftsområder • Effektiv ressourceudnyttelse generelt • Koncernmål 2007: • Formulere fælles ledelsesgrundlag • Fokus på medarbejdertrivsel • Sikre decentral ledelse og central styring via dialogbaseret aftalestyring • Arbejde med åbenhed og proaktivitet

21. Koncernmål 2008 – fokus og prioritering Direktionen ønsker fortsat: • Fokus på at udvikle en veldreven organisation der effektivt og kvalitetsbevidst kan understøtte • Udviklingsstrategien • Driftsudvikling generelt • Effektiv ressourceudnyttelse Hvilke koncernmål for 2008 (og frem) understøtter bedst dette? Hjælpespørgsmål til drøftelse: • Videreføre ét eller flere koncernmål fra 2007-aftalerne? • Fokus på få eller flere fælles koncernmål? • Hvilke nye mål og temaer bør sættes i fokus?

22. Servicestrategi/koncernmål – proces for tilblivelse • NU: indledende dialog med Lederforum • 9. maj: indledende præsentation/dialog med Kommunalbestyrelsen • 10. maj: fortsat dialog i Lederforum og mulige koncernmål for 2008 • Maj/juni: formulere første udkast til servicestrategi og koncernmål • Juni: Dialog ml. KB og Direktionen om servicesstrategi for 2007-09 • August/september: servicestrategi/koncernmål – justering i fht. rammer og prioriteringer i budget 2008 • Oktober: justering i udkast til servicestrategi – og konkretisering af koncernmål for 2008 (og 2009?) • 25. oktober: Lederforum dialog om konkrete forslag til koncernmål for 2008 • November: KB vedtagelse af servicestrategi for 2007-09 sammen med udviklingsstrategien og ”målkataloget” (del 2) • December: Koncernmål formuleres ind i aftalerne for 2008 • Januar 2008: KB tilslutter sig direktionens aftaler med alle aftaleholdere

23. Etablering af følgegruppe Følgegruppen: • Mødes 3-4 gange fra juni til oktober (ca. 2 timers møder) • Er ikke en arbejdsgruppe – EPO laver oplæg og udformer udkast • Er ikke en styregruppe – skal ikke godkende det arbejde som forelægges direktionen • Skal inspirere, yde konstruktiv kritik samt være ambassadører • Består af én direktør, én fagchef, 3-4 institutionsledere • Send en mail til pan@faaborgmidtfyn.dk, hvis du vil være en kritisk inspirerende ambassadør for udvikling af kvalitet og effektivitet i FMK  • EPO udpeger derefter følgegruppen og inviterer mv.

24. Evt….. • A… • B… • C…

25. Tak for i dag! Vi ses igen til fælles seminardag d. 25. april