Vårmøte HSIL Langrenn Klubbhuset, 7/6-2011

1. Vårmøte HSIL Langrenn Klubbhuset, 7/6-2011

2. Agenda • Åpning • Godkjenning av innkalling • Dagsorden • Valg av ordstyrer • Valg av referent • Valg av to personer til underskriving av protokoll • Årsberetninger for sesongen 2010/2011 Sportslig leder • Orientering om sesongopplegg 2011/2012 Sportslig leder • Endring av ”årshjulet” for langrennsgruppa Styret • Økonomi Styret • Årsregnskap 2010 • Sesongregnskap 2010/2011 • Budsjett 2011 • Innkomne forslag • Valg av representanter til styret Leder valgkomite • Eventuelt

3. Agenda • Åpning • Godkjenning av innkalling • Dagsorden • Valg av ordstyrer • Valg av referent • Valg av to personer til underskriving av protokoll • Årsberetninger for sesongen 2010/2011 Sportslig leder • Orientering om sesongopplegg 2011/2012 Sportslig leder • Endring av ”årshjulet” for langrennsgruppa Styret • Økonomi Styret • Årsregnskap 2010 • Sesongregnskap 2010/2011 • Budsjett 2011 • Innkomne forslag • Valg av representanter til styret Leder valgkomite • Eventuelt

4. Agenda • Åpning • Godkjenning av innkalling • Dagsorden • Valg av ordstyrer • Valg av referent • Valg av to personer til underskriving av protokoll • Årsberetninger for sesongen 2010/2011 Sportslig leder • Orientering om sesongopplegg 2011/2012 Sportslig leder • Endring av ”årshjulet” for langrennsgruppa Styret • Økonomi Styret • Årsregnskap 2010 • Sesongregnskap 2010/2011 • Budsjett 2011 • Innkomne forslag • Valg av representanter til styret Leder valgkomite • Eventuelt

5. Agenda • Åpning • Godkjenning av innkalling • Dagsorden • Valg av ordstyrer • Valg av referent • Valg av to personer til underskriving av protokoll • Årsberetninger for sesongen 2010/2011 Sportslig leder • Orientering om sesongopplegg 2011/2012 Sportslig leder • Endring av ”årshjulet” for langrennsgruppa Styret • Økonomi Styret • Årsregnskap 2010 • Sesongregnskap 2010/2011 • Budsjett 2011 • Innkomne forslag • Valg av representanter til styret Leder valgkomite • Eventuelt

6. Agenda • Åpning • Godkjenning av innkalling • Dagsorden • Valg av ordstyrer • Valg av referent • Valg av to personer til underskriving av protokoll • Årsberetninger for sesongen 2010/2011 Sportslig leder • Orientering om sesongopplegg 2011/2012 Sportslig leder • Endring av ”årshjulet” for langrennsgruppa Styret • Økonomi Styret • Årsregnskap 2010 • Sesongregnskap 2010/2011 • Budsjett 2011 • Innkomne forslag • Valg av representanter til styret Leder valgkomite • Eventuelt

7. Endring av ”årshjulet” • Nåværende ordning • Regnskapet føres og rapporteres på kalenderår – halvårsregnskap leveres juni • Budsjett gjøres på sesong – juni til mai • Styrerepresentanter velges og innsettes basert på syklus for Vårmøter, som følger ”sesong-hjulet • Ny ordning – gjeldende fra og med vårmøtet 2011. • Regnskapet føres og rapporteres på kalenderår – halvårsregnskap leveres i juni • Budsjett vil fremover følge regnskapsåret • ”Vårmøtet” legges til februar • Et eventuelt trenerskifte skjer ved sesongslutt 31/4

8. Agenda • Åpning • Godkjenning av innkalling • Dagsorden • Valg av ordstyrer • Valg av referent • Valg av to personer til underskriving av protokoll • Årsberetninger for sesongen 2010/2011 Sportslig leder • Orientering om sesongopplegg 2011/2012 Sportslig leder • Endring av ”årshjulet” for langrennsgruppa Styret • Økonomi Styret • Årsregnskap 2010 • Sesongregnskap 2010/2011 • Budsjett 2011 • Innkomne forslag • Valg av representanter til styret Leder valgkomite • Eventuelt

9. Årsregnskap for 2010 • Årsresultat for avlagt regnskap i 2010 ble på minus 32 KNOK • Overforbruk skyldes i all hovedsak smøre boder samt trener lønninger • Kommenteres kun kort da vi operer med sesongbudsjett som vil bli godt i gjennom i større detalj.

10. Agenda • Åpning • Godkjenning av innkalling • Dagsorden • Valg av ordstyrer • Valg av referent • Valg av to personer til underskriving av protokoll • Årsberetninger for sesongen 2010/2011 Sportslig leder • Orientering om sesongopplegg 2011/2012 Sportslig leder • Endring av ”årshjulet” for langrennsgruppa Styret • Økonomi Styret • Årsregnskap 2010 • Sesongregnskap 2010/2011 • Budsjett 2011 • Innkomne forslag • Valg av representanter til styret Leder valgkomite • Eventuelt

11. Sesongregnskap 2010/2011

12. Sesongregnskap 2010/2011 Inntekter for Sesongen • Det har vært jobbet godt på inntektssiden for sesongen 2010/11 • 110KNOK høyere inntekter enn budsjettert • Spesielt godt jobbet på sponsorsiden og dugnadssiden • Negativt kan vi merke oss at egenandeler er lavere enn budsjettert

13. Sesongregnskap 2010/2011 Inntekter for Sesongen Forts. • Sponsorinntekter, her må det rettes en stor takk til alle bidragsytere Spesielt S-bygg ved Håkon Elvevoll og OBOS ved Åge Pettersen • Dugnader, her er det jobbet godt av mange kan nevne Mulitsport uka, Reverock, Smart Club, ski lodd, Idrettens dag, Liastua • Skifestivalen stort å krevende arrangement kommer tilbake til denne under kostnader • Gruppeavgift, Se på kostnader ved deltagelse ski renn • Egenandeler, Samlinger, renn, team kollen, diverse her var det en stor diskusjon i fjor. • Tilskudd er hodestøtte og tippemidler • Treningstøy utgangspunktet et null sum spill hvor kost er lik inntekt

14. Sesongregnskap 2010/2011 Kostnader • På kostnadssiden har vi en sprekk på litt over 15% • Det er spesielt innkjøpssiden vi har opplevd en sprekk på, i tillegg til feilbudsjettering • På lønnsiden har vi også hatt en sprekk, skyldes husleie Hassler og at trener i år faktisk har tatt ut lønn. • Når det gjelder Reisekostnader, Samlinger og nasjonale stevner/mesterskap må disse sees under ett og disse er noe lavere enn budsjett, skyldes færre reisende enn planlagt

15. Sesongregnskap 2010/2011 Kostnader Forts Hoved avvik • Det er spesielt innkjøpssiden vi har opplevd en sprekk på, i tillegg til feilbudsjettering • På lønnsiden har vi også hatt en sprekk, skyldes husleie Hassler og at trener i år faktisk har tatt ut lønn. • Smøreboder var uteglemt i budsjettet

16. Sesongregnskap 2010/2011 Kostnader Forts • Det er kostbart å drive ski i Norge. Utøverne og støttepersonell har belastet regnskapet med 500KNOK i kost til reiser, samlinger og renn. • Det kan se ut som kostnader er som budsjettert Men • Antall reisende har vært lavere ergo har kostnad vært høyere • Samlede egenandeler er på snaue 70 KNOK, hvilket innebærer at klubben har bidratt med 85% dekning. • Kan legges til at det er kostnader som den enkelte dekker direkte

17. Agenda • Åpning • Godkjenning av innkalling • Dagsorden • Valg av ordstyrer • Valg av referent • Valg av to personer til underskriving av protokoll • Årsberetninger for sesongen 2010/2011 Sportslig leder • Orientering om sesongopplegg 2011/2012 Sportslig leder • Endring av ”årshjulet” for langrennsgruppa Styret • Økonomi Styret • Resultatregnskap 2010 • Sesongregnskap 2010/2011 • Budsjett 2011 • Innkomne forslag • Valg av representanter til styret Leder valgkomite • Eventuelt

18. Budsjett 2011/2012

19. Budsjett 2011/2012 Lagt inn tall fra TO budsjett

20. Budsjett 2011/2012 Hva kan vi gjøre på inntektsiden • Sponsorinntekter kan ikke forvente like høye sponsor inntekter fremover, legger oss på linje med budsjett for forrige sesong. • Dugnader, vi har lagt opp til 5 dugnader for neste sesong, ønskes det flere, stort sett de samme som stiller hver gang, krav om at jr/sr dekker inn Reverock

21. Budsjett 2011/2012 Hva kan vi gjøre på kostnadssiden • Kostnadsnivået er tatt ned betraktelig • Økning på fremmed tjenester som i all hovedsak er regnskap • Regnskap øker også adm kostnader gjennom program vare, etc.

22. Budsjett 2011/2012 Hva kan vi gjøre forslag fra styre • Øke treningsavgift med 10% for alle rundet opp til nærmeste 50 lapp • Akonto egenandeler på forhånd • + • + • + • +

23. Agenda • Åpning • Godkjenning av innkalling • Dagsorden • Valg av ordstyrer • Valg av referent • Valg av to personer til underskriving av protokoll • Årsberetninger for sesongen 2010/2011 Sportslig leder • Orientering om sesongopplegg 2011/2012 Sportslig leder • Endring av ”årshjulet” for langrennsgruppa Styret • Økonomi Styret • Resultatregnskap 2010 • Sesongregnskap 2010/2011 • Budsjett 2011 • Innkomne forslag • Valg av representanter til styret Leder valgkomite • Eventuelt

24. Agenda • Åpning • Godkjenning av innkalling • Dagsorden • Valg av ordstyrer • Valg av referent • Valg av to personer til underskriving av protokoll • Årsberetninger for sesongen 2010/2011 Sportslig leder • Orientering om sesongopplegg 2011/2012 Sportslig leder • Endring av ”årshjulet” for langrennsgruppa Styret • Økonomi Styret • Resultatregnskap 2010 • Sesongregnskap 2010/2011 • Budsjett 2011 • Innkomne forslag • Valg av representanter til styret Leder valgkomite • Eventuelt

25. Innstilling fra valgkomiteen til nytt styre i langrennsgruppa Valgkomiteen for 2011 har bestått av Øystein Strand , Kristian Fjellhaug og Sissel Vollan. Følgende styremedlemmer ble valgt for 2 år på vårmøtet i 2010, og har dermed et år igjen av sin periode. • Styremedlem Erica Bratlie Perioden Juni 2010 – Februar 2012 • Styremedlem Andreas Hildeng Perioden Juni 2010 – Februar 2012 • Styremedlem Ola Horten Perioden Juni 2010 – Februar 2012 • Økonomiansvarlig Mari-Ann Haugland Perioden Juni 2010 – Februar 2012 Valgkomiteens innstilling på ny styreleder: • Kåre Martin Granerud - velges for 1 år, Perioden Juni 2011 – Februar 2012 Valgkomiteens innstilling til ny sportlig leder: • Jan Erik Moe – velges for 2 år, Perioden June 2011 – 1/5 2013 Aktives representant Velges av de aktive for 1 år av gangen Innstilling på ny valgkomitè for 2012 • Kristian Fjellhaug (leder) • Sissel Vollan • Christiane Bjørnstad Berg • Oslo 03.05.2010 • Valgkomiteen

26. Agenda • Åpning • Godkjenning av innkalling • Dagsorden • Valg av ordstyrer • Valg av referent • Valg av to personer til underskriving av protokoll • Årsberetninger for sesongen 2010/2011 Sportslig leder • Orientering om sesongopplegg 2011/2012 Sportslig leder • Endring av ”årshjulet” for langrennsgruppa Styret • Økonomi Styret • Sesongregnskap 2010/2011 • Budsjett 2011 • Innkomne forslag • Valg av representanter til styret Leder valgkomite • Eventuelt