會報高手 SMART 簡報法

會報高手SMART簡報法 書泉(2001) 黃麗惠著鄭建立書摘

口才雕塑靠自己 • 檢視自己的表達能力─愛說話與會說話 • 好口才的最大剋星─內容虛有其表 • 善用同理心，真誠的表現自己 • 口才由小處練起

克服會報情結 • 為什麼要開會？ • 你是個稱職的會議主持人嗎？ • 克服上臺的恐懼 • 揮卻會報─早會沉悶的規劃 • 活動型會報的規劃

用音樂High起來 用真情故事打動人心用笑話營造氣氛用Game創造參與用影片分享心情用名嘴提升票房用資訊豐富內涵用個案引導分享用問題製造答案用競賽、表揚炒作激勵用訓練激發成長讓自己說得好，說得有魅力

題材的蒐集與運用 • 無遠弗屆的網路資訊 • 從報章雜誌汲取 • 演講、訓練資訊的採集 • 掌握流行情報 • 改變心情的會報場地 • 名人名語、勵志故事的收納

口才雕塑靠自己 「大多數的人想改造這個世界，但罕有人想改造自己。」~托爾斯泰對業務人員而言，好口才與推銷能力是息息相關的，說得清楚明確、說的打動人心、說的聽者心有戚戚焉之感，這樣的口才是令人稱羨的。對於這樣的口才術，如何培養呢？與生俱來嗎？大部分的你我都不是這麼幸運。練習與學習！你對「口才雕塑」的企圖心決定你的成功與否！安於現狀是你最大的敵人，想要讓表達能力更加出色，面對台上者的角色不再畏懼，就從這一刻起，開使循序漸進雕塑自己的口才吧！

檢視自己的表達能力─愛說話與會說話 你是愛說話？還是會說話？所謂上台一條蟲，下台一條龍，這是許多愛說話者上台的表現，會說話不在話的多寡，即使短小精簡也能令人拍案教絕；反之，如不會說話，洋洋灑灑只會讓人覺得囉嗦，摸不著邊。

口齒清晰 語調的自然表現：聲音的力量，大於其所含的普通意義理性與感性兼具幽默感的流露傾聽的能力聽而不聞虛應故事選擇性的聽專注的聽設身處地的聽肢體語言的運用表達能力檢核

思考 • 你認為你的口才好嗎？在不同的場合上是否都能清晰表達自己的想法？記得衡量「不同場合」時你所表現的差異。 • 會說話更要會聽話，你習慣專注聆聽他人的話語？還是習慣打斷別人的話語？

好口才的最大剋星─內容虛有其表 以前常聽到有人批評壽險行銷人員是「保險嘴胡累累，死的可以說成活的，活的可以說成死的」，雖是不客觀的評斷，但也一語道中其「內涵缺缺、只靠張嘴巴」的弊端，但隨著消費者意識抬頭與專業知識的建立，業務人員賣的不只是自己的口才，商品的內容、服務的良良莠、公司的形象等都是顧客選擇的標準，只有口才沒有內涵再也無法贏得客戶青睞。同樣的，對每個主講者而言，如果內容乏善可陳、老生常談、了無新意，很容易就成了「打屁」。

造成內容虛有其表的主因 • 寒暄時間過長 • 自我介紹過於冗長 • 暖場的時間過長 • 文不對題、不契合聽眾的需求 • 實務經驗保留一手 • 老生常談

口才與內容之間 • 事先掌握聽眾的背景 • 積極拓展功力 • 提列大綱、分配時間

思考 • 檢視自我介紹的時間或是開場的問候，是不是常占了太多會報的時間比率？ • 檢視你曾講的「主題」，有多久，你不曾用過新的案例來舉例？

會報主題：邁向高峰 主講人：黃麗惠時間：九十分鐘

善用同理心，真誠的表現自己 「圓滿人生不僅限於個人獨立，還須追求人際觀係的成功。維繫人與人之間的情誼，最重要的不是技巧，而在育誠信。」~柯維《與成功有約》為什麼和小朋友溝通時，我們要蹲下來和他們一般高？為什麼去拜訪在工廠上班的客戶時，穿夾克比穿西裝來得適合？這無非是利用「同理心」的原理來表現自我真誠。「因為我了解……」、「是的，我也曾和你一樣……」，誠懇的態度與相似的經驗讓台上、台下更能打成一片。

真誠與表達之間 • 真誠可以讓緊張得到諒解 • 真誠可以彌補口才的不佳 • 真誠可以讓你的話語更具說服力

培養真誠的心態 • 是分享個人的經驗而不是炫耀自己現有的成就 • 不可能讓每個人都喜歡你 • 面對問題，不捏造事實 • 去除自以為是的心態 • 價值判斷：對旁人的意見只有接受與不接受 • 追根究柢：依自我的價值觀探查別人的隱私 • 好為人師：以自己的經驗提供忠告 • 想當然爾：根據自己的行為與動機衡量別人的行為與動機 • 真誠由平日工作中做起

思考 • 言行一致，才能表達真誠，你的言行一致嗎？ • 誇大不實的謊言是真誠最大的敵人。 • 試著從別人眼中看自己，想像你是自幾的上司、同事、部屬，在溝通的過程中，這些角色對你的感覺與印象如何？

口才由小處練起 口才的優劣與天賦有極大關係，這是不容抹滅的事實，但練習卻可以讓你口才變的更好確是例證連連。國內著名的溝通專家在許多的著名演講當中，都一再重述這個重要觀點。而從坊間企管機構如卡內基或是各種溝通課程，都無疑的證明口才是可以訓練。

影響口才訓練績效的因子─態度 • 一個人的成功與否百分之九十五決定在他的態度。 • 把握每個可以訓練自己的機會，諸如演講比賽、詩歌朗誦、辯論比賽等。

口才由小地方練起─多聽、多記、多學、多演練口才由小地方練起─多聽、多記、多學、多演練 • 自我介紹：豬會搖→姚蕙珠 • 讚美：說好話、講優點、首要在真誠 • 從主持人或司儀練起

學習如何語帶幽默感 學習機智反應力對於人們的個性特點，他們的恐懼、弱點、希望、傾向等，除了廣泛的認識外，還要有顆諒解的心。要有易地而處、設身處地為他人著想的能力。要有克制自己、不會傷人情感的涵養。要有敏捷觀察出事情之利所在能力，並肯定必要之讓步的涵義。要明明白白自己的主張，只是眾多主張中渺小的一個。要有無私、無為的精神，具有能化仇敵為朋友的精神。要有遷就環境、適應環境的能力。禮貌、精神愉快、態度誠懇。練習、練習、再練習口才學習術

思考 • 你是否對每次的上台機會都抱持著準備充分、全心投入的心態？ • 幽默感的培養非一蹴可幾，請先檢視自我胸襟的開放程度是否可以接受自嘲？ • 對於別人的讚美，你都如何應對？你是不是經常讚美他人？ • 面對第一次的授課主題時，你都如何預演未來，以確保上台時的完美表現呢？

克服會報情節 「環境不會改變，解決之道便是改變自己。」~梭羅(Henry David Thoreau) 眾所皆知，業務同仁的戰場在市場而非會議當中，但為什麼會報工作儼然成為其工作的一環呢？為什麼要開會呢？會議中，你是否能成為稱職主持人？你要怎麼去克服上台時的緊張情緒，以確保主講的內容品質？面對經常召開的例行早會，有沒有奇想，讓它更具吸引力？

為什麼要開會？ 對於一般朝九晚五的上班族而言，開會也許習以為常，因為即使一整天都開會也不致影想其收入，但對業務人員而言，可就大大不同！

為什麼要開會？ • 會議是三個人以上集合在一起進行交流的場合，交流的目的當然是希望產生交集，讓整體的經營管理能順利運作，其作用有： • 避免落入主觀與片面性的結論 • 可以凝聚共識、整合力量 • 修補工作上的裂痕 • 可以相互傳遞訊息 • 培養工作責任感 • 看似不具生產性的會報在妥善的運作下產生效能，進而提升生產力。

營業會報 釐清開會的意義─為什麼要開營業會議？聽取與會者的報告達成整體判斷以為裁決基準發掘、分析與解決問題使與會者接受既定方案或決定達成訓練目標協調衝突的意見提供市場情報與資訊以利工作之推動或解除恐慌促進與會者的互動了解因應緊急事故並取得迅速對策解決相關問題促進工作之推動會議前的準備動作擬定開會計畫準備開會所需的資料通知與聯絡與會人員會場的安排與布置營業會議的內容依據公司的總方針市場情報之提供與啟發指導與訓練釐清會報的功能與目的

早會以激勵為目的安排專題演講運作「團隊活動」表揚戰績激勵小品或故事的賞析分享以訓練教育為目的推銷演練專業知識的補強即席演講專業訓練課程的導入政令與行政宣導其他會報同仁的聯誼會客戶的聯誼會創業說明會配合年節的活動會報釐清會報的功能與目的1

釐清會報的功能與目的2 • 設計考量之要點 • 各項活動的舉辦須先擬訂細密而周詳的計畫 • 根據對象的不同、時間的考慮、預算的考量，選擇適當的活動方式 • 場地的安排與活動的進行，須以能造成愉悅的氣氛為原則。 • 各種活動的舉辦一定要真確抓住原本辦活動的目的，勿流於興趣本位，能達到「寓教於樂」則是最好的效果。

思考 • 營業單位的會議是否有過多的現象，而讓組員喘不過氣來？ • 營業單位的早會規劃是否滿足業務同仁的需求？ • 營業單位所舉辦的聯誼活動是否能吸引成員參加？為什麼？

你是個稱職的會議主持人嗎？ 綜觀電視節目之所以受歡迎的原因，主持人的表現占了絕大的因子，主持人的機智、臨場反應、氣氛的掌握等，在在影響其節目的評價。同樣的在會議進行中，主持人對於會議的長控技巧，也影響著會議的成功與否，不管是營業處所的會議，還是區組的小型會議，主持人的功力培養不可輕忽！

主持人應有的心態 • 彙整與調節各方意見 • 發揚民主，公平對待 • 要有信心與耐心

主持人的準備工作 • 會議的目的 • 出席者狀況 • 會場的情況 • 提早入會場

會議中須注意的事項 • 創造踴躍發言的機會 • 向全體與會者直接詢問 • 個別提問 • 反問法 • 意見奔歧的處理模式 • 避免情緒對立 • 運用第三方的意見 • 休息一下 • 列出問題焦點

克服會報控制的弱點 • 控制會議開始與結束的時間 • 講師臨時缺席 • 抓住會議的主軸，以免脫離主題 • 會議中決議的事項要明確清楚 • 維持會場秩序 • 會議記錄結果一定要執行

思考 • 回憶自己當會議主持人的情景，與上述所列的做比較，為自己打分數。 • 面對會議時的意見爭執，你是試著去解決？還是就把它丟給營業處的領導者？ • 主持人的功力培養也是領導能力的一種，你認為呢？

克服上台的恐懼 接到當綱講師任務時，會有壓力嗎？請你主持一場百人的大型會報時，有沒有信心接任？每每站在台上時，是不是都能保持平穩的情緒？

所在的環境改變：授課的地方不事自己熟悉的地方。所在的環境改變：授課的地方不事自己熟悉的地方。所面對的聽眾不同：對聽眾的陌生感造成內心的不安。所講的主題不同：課題不是自己熟悉的主題。太久沒有上台：熟能生巧，太久沒上台也是影響情緒的原因之一。準備不夠充分：對於授課內容準備不足而造成情緒緊張，也是主講者常發生的經驗。本身就屬於緊張人物：四怕怕錯怕丟面子怕不被接受怕無法控制場面造成緊張的主客觀因素

難纏學員(會報殺手)的處理技巧： 類型引起注意展示個人影響力報復性質：真正難纏者水平不夠處理視而不見運用肢體語言開口叫停私下溝通運用其他成員的力量(群眾壓力) 請君走路處理「問題」的技巧查證(Checking) 反問(Return) 轉移(Reply) 調整自我心態與情緒─「開心金庫」的運用拉開自己與成員的距離回頭低頭(用行為改變思想、避開當下的情緒反應)。深呼吸─讓自己穩住情緒。做個讓自己愉悅的笑容─笑一笑(或作開心金庫)。再回頭，面對其他成員。解決四怕的方法

解除緊張警報 • 改變讓人有壓力，聽眾的反應操控著緊張的情緒 • 前者可以「充分的準備」來應戰 • 後者靠平日不斷的練習與觀察 • 加上無畏無懼的勇氣

思考 • 建立自我的「開心金庫」，找尋讓自己快樂的事物。 • 思考你害怕上台的真正理由為何？是對「表現的水準」期望值過高？還是上台的頻率次數太少？抑或有其他原因？ • 「難纏學員的處理技巧」影響著會報進行的流暢度。

揮卻會報─早會沉悶的規劃 舉辦一場成功的會報不難，難的是要長期的規劃！ • 早會的規劃方式 • 訂定專屬性質的主題(主題週、主題月) • 將例行會議的日期安排在同一循環中 • 將早會的功能分別劃分為幾個系統 • 安排組織成員認養「主持人」的角色 • 安排營業單位的各小型組織體(如區、組)規劃早會內容 • 定期檢討早會的運作模式 • 搭配特殊的獎勵或競賽：本月營業處最佳講師 • 主管的積極參與

思考 • 營業處的早會規劃是往往假一人之手，還是群策群力？評估這二者的良莠？ • 營業處對早會的經營態度為何？組織成員的看法又如何？ • 腦力激盪一下！是否有更好創意讓早會的台上、台下者都能全心投入？

活動型會報的規劃 日本溫泉之旅、加拿大賞楓之旅，還是國內的溪頭米堤之旅、花東縱谷之旅？要選擇一天的郊遊考肉，還是兩天一夜的休閒之旅？在你裡聚餐表揚才能讓組織的成員心砰砰然而有所期待？

活動型會報的規劃要務 • 訂定會報名稱，並確立其欲達成的目的、目標。 • 敲定會報的舉辦日期。 • 確定活動的形式(郊遊烤肉、登山健行、卡拉OK聯誼、旅遊等)。 • 參加或受邀的對象為何？ • 主辦單位可支付的預算或決定費用的籌措方式(全額自費或是補助)。 • 推選會報的總召集人或執行長。 • 任務分組，排定各組應負責之事項。 • 排定各階段任務之行事曆。 • 彙整與追蹤工作進度。 • 行前會的落實。 • 執行會報。 • 檢討會報成效並提出改進方案。

場地組 地點的勘察選定會場的布置硬體設備，如音響、麥克風、投影機的準備等。其他。文宣接待組事前的宣導事宜。邀請函、邀請卡的製作及發送事宜。參加對象的確定與統計。當天活動的接待事宜。配合其他各組相關事宜。活動組當天所有活動流程的安排與規劃。主持人的選訂。庶務組所有相關的帳務處理。採購各組回報所需的物品。交通事宜。緊急處理中心(如簡易醫療藥品的準備) 其他行政支援。任務分組的模式

如何勝任活動型會報的主持人 • 強烈的親和力 • 不怕犧牲形象的心理 • 高度的幽默感與自我解嘲 • 帶「活動」與擅表演的能力

思考 • 營業處所舉辦的活動型會報，你是扮演何種角色？參與事前的規劃還是只是當天成果的享受者？ • 壽險業界的某一總經理在每年的年終會報上，總會帶著高級主管扮演時下最流行的藝人，以載歌載舞模式激勵其他的夥伴，「身段」與「形象」不是台上、台下的焦點，那份與部屬打成一片的真誠，才是真正動人之處。同樣的，不管什麼職級，在活動過程中，你是不是也能真心放下身段，盡情同歡？

讓自己說得好，說得有魅力 會報功夫要談的不是如何把會議開好，也不是要談會議中進行的細節，會報功夫談的是業務同仁或是領導者如何在業務會報中，讓自己說得好，說得有魅力，而且帶動與會同仁的熱情參與，強調的是培養自我擔任主持或主講的能力。試想‧‧ 不管是營業單位的早會、月會、夕會或是區、組的會議，當主持人或主講者的棒子交到你手上時，心情是如何？如果把單位下一個月，下一週的早會時間交由你來規劃，你又該如何是好？如何讓會報精采萬分，而不是索然無味？如何讓與會者受益匪淺，而非浪費時間？如何讓自己成為最受歡迎與好評的主講者或主持人？

用音樂High起來 「綿綿的青山百里長呀！巍巍聳起像屏障呀喂‧‧」這首張惠妹輕快愉悅帶有高亢的樂曲，在此律動的節拍下，不管會不會唱，只要專心聽著音樂，身體所有的神精彷彿都跳躍起來。「感恩的心，感謝有你，花開花落我一樣會珍惜‧‧」在歐陽菲菲低沉美妙的嗓音中，這首溫馨感性的「感恩的心」配合著主持人的引導，正勾勒與會者進入另一個充滿「感謝」的情境。不同的音樂有著不同的故事、不同的感受，可以是喜悅歡愉，可以是動感十足，可以是婉約感性，更可以是哀傷悲戚。

會報高手 SMART 簡報法