HALK LA İLİŞKİ LER VE İLETİ ŞİM

1. HALKLA İLİŞKİLER VE İLETİŞİM

2. HALKLA İLİŞKİLERİN TANIMI ’’Halkla ilişkiler; genelde, bir kamu kuruluşunun kendi dışındaki kişilerle, her yönden iyi ilişkiler kurabilmesi ve kişilerin de kuruluşa karşı olan düşünce ve davranışlarının olumlu yönden geliştirilmesi için yapılacak her türlü faaliyettir.’’

3. Halkla ilişkiler kuruluş personeli arasındaki ilişkileri de kapsamaktadır. Bu nedenle, halkla ilişkiler irdelenirken aşağıda belirtilen üç unsuru mutlaka göz önünde bulundurmalıyız. Bunlar; 1-Personelin halkla ilişkileri 2-Halkın kuruluşa karşı olan düşünce ve davranışları 3-Kuruluş içindeki personel ilişkileri

4. Halkla ilişkiler konusuna eğilmek ve bunu iyi bir şekilde uygulamak isteyen her kişi ya da kuruluşun, önce kendi hareketine ve tutumuna çeki düzen vermesi gerekir. İlişkilerde açıklık ve dürüstlük vazgeçilmez bir unsur olarak görülmelidir. Halkla ilişkiler, kurumdaki sadece bir kişinin ya da şubenin değil, yardımcı hizmetli ve santral memurlarından en yüksek yöneticiye kadar tüm personelin, özellikle de yöneticinin görevidir. Bu anlayış içinde davranıldığı zaman, halkla ilişkiler yararlı olur ve amaca ulaşılır.

5. HALKLA İLİŞKİLERİN ÖNEMİ  Halkla ilişkilerin varoluş nedeni; halkı, başka bir deyimle kamu oyunu, herhangi bir konuda etkilemek, ele alınan konuda onun desteğini ve güvenini kazanabilmektir. Bireylere bir şey yaptırabilmek için genelde üç etkili yolun olduğu bilinmektedir. Bunlar; -Zor kullanmak, -Para ile satın almak, -İnandırmak.

6. Halkla ilişkilerde, halkın bir yeniliğe, bir toplumsal değişime uymasında, bir kuruluşu desteklemesinde, yeni bir hareket biçimine alışmasında, inandırma yolu kullanılır. Halkın inanmadığı, desteklemediği şeyleri gerçekleştirmek mümkün değildir. Halkın görüş ve inançlarındaki değişmeleri etkileyen faktörler yakından izlenmeli, kuruluşun davranış ve tutumları buna göre düzenlenmelidir.

7. HALKLA İLİŞKİLERİN YARARLARI Halkla ilişkileri başarı ile yürütemeyen, münakaşa ya da kavga eden bir memur, görevinde başarılı olamayacağı ve ceza ile karşılaşabileceği gibi, böyle bir durumdan sonra eğlence ve dinlenme saatlerinden de gereği gibi yararlanamaz, neşesiz, bezgin ve yorgun olur. Halkla ilişkileri iyi bilmek, memura iş hayatında başarı, özel hayatında da huzur sağlayacaktır.

9. HALKLA TEMASTA TARAFLAR Halkla ilişkilerde iki taraf vardır; Kurum (memur), Halk (Vatandaş) Taraflar arasındaki temas ve ilişkiler çok önemlidir. İlişkinin en uygun şekilde yürütülmesi için, bu iki tarafı anlamak ve halkla temasta uygulanacak kuralları, ilkeleri bilmek gerekir.

10. Memur: İşe kendimizi tanımakla başlayalım. Memurun görevi halkla temas olduğuna göre, bunu en iyi yapmak için konuyu öğrenmesi gerekir. Halkla yapılan temaslarda, taraflardan birisi olarak biz memurlar, önce kendimizi anlamalı gerekiyorsa değişmeliyiz. Kendimizi anlamak, kendimizi öğrenmek ve bilmek demektir. Bir memurun yapması gereken şey, daima kendi tepkilerini eleştirmek ve daha uygun davranmaya çalışmaktır.

11. Hangi Durumda Nasıl Davranmalıyız?

12. Vatandaş: Halkla temasta taraflardan ikincisini de vatandaş teşkil etmektedir. Vatandaşın davranışları her zaman arzulanan şekilde olmayabilir. Vatandaşı değiştirmek bizim elimizden gelmez. Bizim yapmamız gereken şey, onu tanımaya ve anlamaya çalışmaktır. Her şeyden önce şunu göz önünde bulundurmalıyız; vatandaş ya da iş takibine gelen kişi kendinizde olabilirdiniz. Kendinize yapılmasını istemediğiniz bir hareket ya da davranışı, başkalarına yapmamalısınız.

13. Davranışlarına göre insan tiplerinden bazılarını aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz. 1- Nazik – Bilgili: Mevzuat ve işlemlere aklı erer, terbiyeli ve kibardırlar.  2- Kavgacı: Her şeyi eleştirir, memura hakaret eder.  3- Mevzuatı karışık bulur. Anlayış kabiliyeti düşük ve kültürsüzdür.  4- Münakaşacı: Konuşmayı ve tartışmayı sever ancak hakaret etmez.  5- Şüpheci: İtimat etmez, kuşkuludur. Etrafı daima kollar, alçak sesle konuşur.  6- Telaşlı: Acelecidir,muamelesi yapılırken yerinde duramaz,çok soru sorar.  7- Çekingen: Sıkılgandır. Memurun yüzünün asık olması cesaretini kırar.  8- Akıl Hastaları: İlk bakışta hasta olduğu anlaşılanların dışında, sağlam bir insan gibi görününler de vardır.  9-Sarhoşlar: Alkol aldıktan sonra kendilerini kaybederler. Sarhoşluğu da kabul etmezler. 10-Dolandırıcılar: Memura mevzuat dışı işlem yapmaları için baskı ve tertipte bulunabilirler.

14. HALKA ETKİ ETME YOLLARI Düşündüklerimizi ifade ederken, ‘söylediklerimiz’, ‘söyleyiş tarzımız’ ve ‘yaptıklarımız’ önemlidir. Konuşurken aynı düşünceyi nezaketle ifade edebileceğimiz gibi, kaba bir şekilde de söyleyebiliriz. Bazen söylediklerimiz hareketlerimizden de daha etkileyici olabilir. Bunlara birkaç örnek verecek olursak;

16. Bunlara bağlı olarak söylediklerimiz kadar, söyleyiş tarzımız ve ses tonumuz da önemlidir. Şöyle ki; -  Yumuşak ve inandırıcı ses, vatandaşı teskin eder, sahibine itibar kazandırır. -  Kızgın ve sert ses, vatandaşı daha da kızdırır. Anlaşmaya varma imkanı azalır. -  Sıcak ve sempatik ses, yardım arzusunu gösterir, güven telkin eder işbirliğini teşvik eder. -  Soğuk ve kayıtsız ses, çok meşgulmüş izlenimi verir, kayıtsızlık ve ilgisizliği gösterir, düşmanlık uyandırır.

17. Halkın güvenini sağlamak için şu hususları göz önünde tutmamız gerekir. -    Vatandaşa, onu dikkate aldığımızı göstermeliyiz. -    Verdiğimiz sözleri tutmalıyız. -    Kayıtlarımız daima doğru olmalı. -    Tahmini değil,daima kesin bilgi vermeliyiz. -    Konuları iyi açıklamalıyız. -    Münakaşa etmekten, azarlamaktan kaçınmalıyız. -    Görünüşümüz de derli toplu olmalı. -    Güler yüzlü olmalıyız.

18. VATANDAŞI BAŞARILI BİR ŞEKİLDE KARŞILAMA YÖNTEMLERİ

19. I- Selamlama: Selamlama, vatandaş ile ilgilendiğimizi göstermek bakımından önemlidir. İhmal edilmemelidir. Selamlamada dikkat edilmesi gereken hususlar; Selamlamanın hoş bir şekilde olmasına dikkat edilmelidir. Vatandaşı azarlar gibi değil, dostumuzmuş gibi selamlamalıyız. Selamlama tebessümlü bir yüzle yapılmalıdır. Yerinde ve zamanında tebessümü eksik etmemeliyiz. Selamlama soğuk ve kızgın bir sesle değil, dostça bir sesle yapılmalıdır. Selam gecikmeden verilmelidir. Araştırmalar, halkın 10 saniyelik bir bekleyişten sonra sabırsızlanmaya başladığını göstermiştir. Belki bizim halkımız daha sabırlıdır, ancak biz, vatandaşlarımızı selamlamakta gecikmemeli, elimizde bırakamayacağımız bir iş varsa yine de selamımızı vermeli, ‘bir dakika’ demek suretiyle ilgimizi göstermeliyiz. Vatandaşa adı ile hitap etmek ona olumlu tesir yapar. Bu nedenle, Ahmet Bey, Fatma Hanım gibi hitap edilmesinde yarar vardır.

20. II- Vatandaşı Nasıl Dinlemeliyiz: Karşımızdakini dinlemeyi bilmek de bir meziyettir. İnsanlar konuşkan kimselerden çok, kendilerini dinleyenleri severler. Vatandaşı dikkatle ve sabırla dinlemeliyiz.  Dikkatle Dinlemek: Vatandaşı dinlerken, dikkatimizi ona verdiğimizi belirtmeliyiz. Bunun için yüzümüz vatandaşa dönük olmalı ve onun yüzüne bakmalıyız.  Ayrıca vatandaşı dinlerken,  - Başka bir işle meşgul olmak - Çay, kahve, sigara içmek - Sakız çiğnemek - Saygısız tavırlarda bulunmak - Arkadaşları ile işaretleşmek olumsuz etki yapar.  Sabırla Dinlemek:Vatandaşı dinlerken sabırsızlık göstermemek gerekir. Onu sabır ve nezaketle dinlemek görevimizdir. Vatandaşın işi bizde sonuçlanacaksa bunu derhal yapmalıyız. Başka bir yere gitmesi gerekiyorsa bu konuda nezaketle tam ve açık bilgi vermeliyiz. Vatandaşı bekletmek, eli ağır olmak, memur için önemli bir kusur olduğu gibi kuruluş için de olumsuz propaganda kaynağı teşkil eder.

21. III- Personelin görünüşü: Halk ile yüz yüze çalışan bir memur, çalıştığı kurumu en iyi şekilde temsil etmek zorundadır. Memur, halkın gözünde çalıştığı kurumla özdeşleşen kimsedir. Personelin görünüşünü iki yönden inceleyebiliriz. Bunlar;‘Giyim – Bakım’ ve ‘Duruş – Tavır’ dır.

22. Giyim – Bakım : Bir insan hakkında ilk izlenim gözler yoluyla edinilir. Vatandaş memur ile temas etmeden önce memuru görür. İntizamsızlık, pejmurde bir görünüş memur hakkında ve dolayısıyla da kurum hakkında ilk izlenimin kötü olmasına sebep olur. Bu nedenle giyim ve bakım konusunda şunlara dikkat etmeliyiz; -  Görünüş bakımından üzerinde durulacak ilk şey giyimdir. İyi bir memurun elbisesi lekesiz, temiz ve ütülü olmalıdır. -  Erkek memurların her gün sakal tıraşı olmaları gerekir. -  Dağınık saçlar iyi bir görünüşü engeller. Memurların saçları derli toplu olmalıdır. -  El ve tırnak temizliğine dikkat edilmelidir. -  Bayan memurlar aşırı makyaj yapmamalıdırlar. -  Yardımcı hizmetlilerin uygun bir şekilde giydirilmiş olup olmaması da kuruluşun prestijini etkiler. Bunların bir örnek giyinmeleri ve kıyafetlerinin düzgün olmasına dikkat edilmelidir.

23. Duruş – Tavır : Halka görünüş bakımından duruş ve tavırların büyük önemi vardır. Bu konuda şu hususlara dikkat etmeliyiz; -  Servisteki duruş ve oturuşa itina edilmesi gerekir. Sandalyelere yarı oturmak, masaların kenarlarına dayanmak ya da ilişmek, bankolara abanmak, memuru gayrı resmi gösterir. - Memurların birbirlerine karşı olan tavırları da önemlidir. Memurlar birbirlerine saygılı davranmazlarsa, dışarıdan gelen vatandaş da onları saygıya layık bulmaz. Memurlar birbirlerine nezaketle hitap etmeli, münakaşadan ve el şakalarından kaçınmalıdır. - Memur, çalıştığı kuruluşu temsil ettiğini hiçbir zaman unutmamalı, buna göre davranmalıdır. - Güven duygusu vermek için, örneğin, doğruluğundan emin olsa da parayı tek tek sayarak teslim etmelidir. - Vatandaş karşısında açık, anlaşılır ve düzgün bir şekilde konuşmalıdır.

24. IV- Teşkilatın Halka Görünüşü: Teşkilatımız açısından halka görünüş, merkez ve taşra örgüt binalarının dışı ve içerisinin, mobilya, makineler gibi her türlü araç ve gereçler ile personelin görünüşünü içermektedir. Personelin görünüşü ile ilgili hususlara önceki slaytta değinmiştik. Büro araç ve gereçlerinin görünüşünden, binalarımız ve diğer tüm işletme vasıtaları kastedilmektedir. Kötü bir binada faaliyet gösteren daire, yeteri kadar güven sağlayamaz. Temizlik ve tertip konusundaki kusur ve eksiklikler de Genel Müdürlüğümüz aleyhine olumsuz puan alır. Konuyu şu bakımlardan incelemeye çalışalım; a) Güven Verici Olma, b)Temizlik, c)Aydınlık ve Ferahlık, d) Düzen

25. a) Güven Verici Olma: Bir kuruluşumuzun her şeyden önce güven verici olması gerekir. Temizlik, aydınlık ve düzen konularında başarılı olmak, güven sağlamak için gereklidir.

26. b) Temizlik: Binayı ve eşyayı daha güzel gösterir. Temizlik yalnız başına bilinçli bir tercih sebebi olmasa da, temiz bir binanın vatandaş üzerinde olumlu etkisi olacaktır. Temizlik konusunda şunlara dikkat edilmelidir; -   Dış sıvanın ya da badananın temiz görünüşlü olması gerekir. Dış sıvadaki kabarma ve dökülmeler, badananın zamanla silinip altından kaba sıvanın çıkması, dış görünüşün güzelliğini engeller. -   Duvarlara ilgisiz afişler yapıştırılması, yazılar yazılması olumsuzluk yaratır. -   Binanın etrafının tozdan, çamurdan ve çöplerden temizlenmiş olması gerekir. -   Binanın dış temizliğinde camların yeri önemlidir. Camlar sık sık yıkanmalı, lekesiz ve temiz olmalıdır. Ayrıca, kapıların, kapı camları ve tokmaklarının da temiz olması gerekir. -   Duvarda asılı duran resimler ve tablolar temiz tutulmalıdır. -   Çelik dolapların, kasaların üzerlerinin toz bağlamamasına da dikkat edilmelidir.

27. c) Aydınlık ve Ferahlık: Bir binanın aydınlık ve ferah olması için şunlara dikkat edilmelidir. - Giriş, varsa merdivenler yeteri kadar geniş ve aydınlık olmalıdır. - Salonun iyi ışıklandırılmış ve açık bir renge boyanmış olması gerekir. - Salonda ve servislerde, lüzumsuz, fazla eşya bulundurulmamalıdır. Lüzumlu asgari eşya ile yetinilmelidir. Fazlası yeri daraltır, sıcaklığa ve sıkışıklığa neden olur. - Salonda servislere ayrılan kısım çok geniş tutulup, vatandaşlar için az yer bırakılması uygun olmaz. - Bankolar rahat yanaşılır şekilde ve kalabalık zamanlarda sıkışmayı önleyecek kadar uzun olmalıdır. Çok yüksek veya alçak olmamalıdır. (Yaklaşık 1.15 m. olabilir.) - Binanın içi iyi havalandırılmalı, ancak vatandaşlar hava cereyanına da maruz bırakılmamalıdır.

28. d) Düzen: İşyerinin düzenli ve tertipli olması, oraya gelen halkı ilk anda etkiler ve olumlu bir ilişkinin kurulmasında önemli bir rol oynar. Bunun için şu hususlara dikkat edilmelidir. - Salonda ve servisteki masalar, sandalye ve koltuklar, vatandaşın oturacağı kanepe ve banklar, en uygun şekilde tertiplenmiş olmalı, bir düzen içinde bulunmalıdır. - Masaların üzerleri, dolaplar dağınık olmamalı, dolapların üzerine dosya, evrak gibi şeyler konulmamalıdır. - Dosyalar, klasörler düzgün ve temiz olmalı, dolapların üzerine dosya, evrak gibi şeyler konulmamalıdır. - Her eşya, onu en çok kullanan memurun yanına konulmalı, gidip gelmeler için vatandaş bekletilmemelidir. - Her şeyin belli bir yeri olmalıdır. Vatandaşın karşısında bir şey aramak memuru şaşkın duruma düşürür, vatandaş da bekleyerek sabırsızlanır. - Değişik konulardaki afişlerin, estetiği bozmayacak şekilde ve bulundukları yere uygun olarak asılmaları gerekir.

29. ÇALIŞANLARIN İŞYERİNDEKİ DAVRANIŞLARI VE İHTİYAÇLAR

30. I- İNSAN TABİATI İnsanın davranışları hakkında dört temel varsayım vardır. Bunlar; - Kişisel ayrılıklar, - Bütün olarak insan, - Davranış nedeni ihtiyaçlar, - İnsanın saygıdeğer oluşu.

31. Kişisel Ayrılıklar: İnsanlarda; davranışlarının nedenlere dayanması, amaçlarının belli olması, fiziksel yapılarının aynı olması gibi pek çok ortak yön vardır. Fakat, her insan kişi olarak farklıdır. Kişisel ayrılıklar, farklı düşünceler, temel olarak insan psikolojisinden doğar. Her insanın, doğduğu günden itibaren kendine özgü bir özelliği vardır. Yaşamında karşılaştığı olaylar ve insanlar, kişileri birbirinden farklı yapar.

32. Bütün Olarak İnsan: Bazıları, insanı sadece beynini çalıştıran varlık olarak düşünseler de, kişiyi bütün heyecanları, istekleri, korkuları gibi özellikleriyle birlikte kabul etmek zorundadırlar. İnsanın aile hayatı iş hayatından, duygusal durumu da fiziki durumundan ayrı düşünülemez. İnsanı bir bütün olarak algılamalıyız.

33. Davranış Nedeni İhtiyaçlar: Bütün normal insan davranışları, kişinin ihtiyaçlarından ortaya çıkar. Bu davranışları etkilemek için, önce kişinin ihtiyaçlarının farkına varmasını sağlamak, sonra da bu ihtiyaçların karşılanması için onu motive etmek gerekir.

34. Kişinin Saygı Değer Oluşu: Bu varsayıma göre insan, diğer üretim faktörlerinden ayrı olarak düşünülmelidir. Bunun nedeni, insanın evrenin en üstün yaratığı olmasıdır. İnsanlar, sayılma ve itibar görmek ister ve bu onların hakkıdır. Ne kadar basit olursa olsun, işi yapan kendisine karşı saygı gösterilmesini ve kendine özgü umut ve yeteneklerinin takdir edilmesini ister ve bu da gereklidir.

35. II- DAVRANIŞ Davranış,insanların içindeki düşünce ve duyguların dışa vurulmuş şeklidir. Birey, düşündüklerini davranışlarıyla ortaya koyar. Daha açık bir deyimle davranışlar, bireyin fiziki, psikolojik durumlarının tümünün aktif bir şekilde ortaya çıkmasıdır. İşyerindeki anlaşmazlıkların bir çoğu, çalışma sırasında farklı düşünme ve farklı davranışlar sonucu ortaya çıkar. İnsanların bir arada ahenk içinde çalışmaları, kurumun yararına olacağı için, kurum daima uygun davranışlar içinde işlerin yürütülmesini ister. Çalışan kişiler arasında doğal olarak bireysel ayrılıklar bulunacağından, her zaman ahenkli çalışmak mümkün olmaz. Aslında, bireyler arasındaki farklı fikirlerin ortaya çıkarılması yararlıdır. Bu fikirlerin iyi şekilde değerlendirilmesi, iş hayatı için yapıcı sonuçlar verir. Bu farklılıklar, bireyleri yeniliğe doğru götürür. Bireyler arasındaki anlaşmazlıklar, iş yerinde huzuru kaçıracak duruma dönüşmeden çözüm yolları bulunmalıdır. Bireyler arasındaki farklı görüş ve davranışların hizmet içi eğitim yoluyla giderilmesi halinde, farklı görüş ve davranışlara kurum yararına yön vermek mümkün olur.

36. Bireyin iş yerindeki davranışlarının nedenlerini açıklayabilmek için, onu çalışmaya iten sebepler üzerinde duralım. Çalışmayı zorunlu kılan bu etkenler bireyin içindedir. Bu etkenler bireyin maddi ve psikolojik ihtiyaçlarının ürünüdür. Maddi Etkenler: Ücret, yiyecek, konut, eğlence, ulaşım gibi ihtiyaçlardır. Psikolojik Etkenler: Sosyal itibar sahibi olma, beğenilme, çalışma isteği gibi etkenlerdir. Kısacası, bireyi işe zorlayan etkenler, bireyin içindedir. İş ve iş isteği insanı dıştan etkilemektedir.

37. Maddi ve psikolojik istek ve ihtiyaçlar bireyi işe yöneltir. İşin maddi ve psikolojik imkanlarıyla birey denge kurmak için çaba gösterir. Bireyle işi arasında kurulması gereken bu denge önemlidir. İstek ve ihtiyaçlar dikkate alınıp, maddi ve psikolojik etkenlerle işten duyulan doyum dengeli ise, bireyin iş yerindeki davranışları olumlu olacaktır. Aksi halde, bireyde olumsuz davranışlar görülebilir.

38. III- İŞ YERİNDEKİ MUTSUZLUK NEDENLERİ Bireylerin iş yerlerindeki mutsuzluk nedenleri olarak şunları sayabiliriz;  - Yabancılaşma duygusu, -  Kişinin değerinin anlaşılamaması ve kişiye değer verilmemesi, -  Kişinin, kendi yeterliliğine güvenememesi, -  Sorumsuzluk, -  Düzen duygusu yokluğu, -  Elde edilecek bir şeyin olmaması, -  Adaletsizlik

39. IV- İŞ ARKADAŞLARIYLA ANLAŞMA Çalışan insan, gününün önemli bir kısmını işinde geçirmektedir. Çalışan insanın doyumu için sadece işini sevmesi yeterli değildir. İnsanlar daima topluluk içinde yaşama istek ve ihtiyacındadırlar. Eğer bu istek ve ihtiyaçlar iyi karşılanmamışsa, çalışanın iş arkadaşlarıyla ilişkileri karşılıklı anlayış çerçevesinde gelişmemişse, çalışanlarda rahatsızlık ve huzursuzluk ortaya çıkar. İş arkadaşları arasında geçimsizlik, verimsiz çalışma ve gergin ilişkiler, çalışanların moralini geniş ölçüde bozduğu gibi, memurun işine bağlanmasına ve işini sevmesine de engel teşkil eder. 

40. İLETİŞİM VE ETKİLEŞİM

41. I- İLETİŞİM (Haberleşme) Kurum içinde insan ilişkilerinin aracı iletişimdir. İletişim, kurum içindeki elemanın diğerine bilgi aktarması olayıdır. Aktarılan bilgi, kurumun işlemesi için diğer girdiler kadar önemli bir enerjidir. İletişim personelin etkileşimini sağlar. Etkileşim, örgütte gerekli görev ve davranışlarda personelin eğitimini ve benzer davranışların yaygınlaştırılmasının temel öğesidir. Personelin kurum içindeki ilişkilerinin, etkileşiminin ve hareketlerinin temel aracı kurum içindeki haberleşme sistemidir.

42. Genel olarak iletişimin iki ana amacı vardır. 1- Ekip çalışması için yöneticilerin gerekli bilgileri emrinde çalışan memurlara aktarması ve anlatması, 2- Personelin moralinin yükseltilmesi, toplu çalışma ve görevden zevk duymaları için onlara gerekli tutumları kazandırmak.

43. İletişim sürecinin aşamalarını şu şekilde sıralayabiliriz ; - Gönderilecek bir düşüncenin olması, - Düşüncenin bildirime dönüştürülmesi (Yöneticinin bu konuyu sözlü yada yazılı şekle sokup hazırlaması) - Bildirimin bir kanalla yollanması (Sözlü olarak yollanabildiği gibi yazılı da gönderilebilir). - Bildirimin alıcı (memur) tarafından alınması, - Alıcının bildirimi algılaması (Duyu organlarının etkilenmesi) - Alıcının harekete geçmesi

44. Kurumun iç haberleşmesinde kullandığı kanallar kitle haberleşmesinden farklılık gösterir. Kurumda elverişli kanallar kullanılarak (bilgisayar, faks gibi), yada özel simgeler ve kavramlar kullanılarak haberleşme hızı ve etkisi yükseltilebilir. Ancak, böyle bir iletişim, özel simgeleri algılayabilen, özel kanalları kullanabilen yetişmiş ve yeterli personele ihtiyaç gösterir.

45. Halkla ilişkilerde iletişim (genellikle kurum dışı etkinliklerde) kurum iç haberleşmesinden farklılık gösterir. Bu iletişimde, kullanılan dilin ortak kullanılan dil, kullanılan işaret ve simgelerin de halkın bildiği işaret ve simgeler olması gerekir.

46. Halkla ilişkilerde kullanılan kitle iletişim araçlarından, televizyon ve radyonun özel bir yeri vardır. Özellikle etkinliğini hiç kaybetmeden sürdüren televizyon, halkın en çok etkilendiği araçtır. Televizyon ve radyonun kısaca değindiği konular, yorum ve haber şeklinde basılarak okunan gazete, dergi, mecmua gibi araçların sağlayacağı yararlardan oldukça fazladır. Günümüzde, hedef kitlenin durumuna göre internet de kullanılmaya başlanmıştır.

47. Yönetimde bulunanlar; TV, radyo, gazete, bilgisayar ve halkla ilişkilerin diğer araçlarını sıkça kullanmakta ve halk, gerek bakanlık gerekse diğer kamu kuruluşları ve özel kuruluşların bir çok çalışmalarını bu yolla öğrenmektedir. Yönetimler yaptıklarını halka anlatmak ve beğendirmek zorundadır. Çünkü halkın yardım ve desteğini bulamayan yönetimlerin, uzun sürede başarılı olmaları mümkün değildir.

48. II- HALKIN BAŞVURMASINI KOLAYLAŞTIRMA YOLLARI Vatandaşların müracaat ettikleri yerlerden edindikleri izlenimlerin olumlu olması, şüphesiz idare için çok önemlidir. Bu izlenimlerin ilki, daireye ilk defa giren bir kimse için büroların yerleşim durumlarıyla ilgili olandır. Eğer bürolar birbirinden uzak olmayan bir bina yada binalar içinde toplanmışsa, şüphesiz vatandaşın ilk izlenimi olumlu olacak, işini kolaylıkla görebilecek, aradığı büroları bulabilecektir. Şayet büroların birbirine yakınlığı sağlanmamış ise, binaların giriş kısmına danışma bürosu konulması ve burada duracak memurun, iş sahiplerini gerekli büro yada daireye yöneltecek bilgi ve yeterli dokümana sahip olması gerekir.

49. Odanın durumu, temizliği, ilgili memurun kişiliği, giyinişi, genel davranışı gibi unsurlar iş sahiplerini etkiler. Memurun kişisel durumu, daire hakkında verilecek hükmün iyi yada kötü olmasında belirleyici rol oynar.

50. Halkla ilişkilerde çok önemli bir konu da yazışmalardır. Yazışma, idare - halk ilişkilerinin yazılı olarak ifade edilmesini sağlar. İdare ile halk arasındaki ilişkilerin düzenli ve yararlı olması için iyi bir yazışma sisteminin kurulması gerekir. Vatandaşlardan gelen yazılı taleplerin, en çabuk şekilde ilgililere ulaşması için, bunların kayıt ve dağıtımı ehliyetli kişiler tarafından yapılmalıdır. Gelen yazının gereği zamanında yapılmalı ve ilgilisine cevap verilmelidir. Cevaplar da anlaşılır bir dille, düzgün, hatasız olarak yazılmalıdır. Dil kurallarına ve noktalama işaretlerine uyulmayarak yazılan yazılar, yanlış anlamalara neden olabilir. Yazının kim tarafından yazıldığı ve imzalandığı açık olarak görülmelidir.