2003. 8

1. 기록물분류기준표 최종시안 검토 2003. 8 행정자치부 정부기록보존소

2. 목 차 Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념 Ⅲ. 전자문서시스템 운영용 분류기준표 1. 기록물분류기준표의 개념 1. 운영 개요 2. 처리과별 단위업무 체제 2. 운영용 분류기준표 요청 및 시스템 탑재 3. 기록물관리의 전환 3. 분류기준표 적용 이후의 변화 4. 기록물관리 전문요원과 분류기준표 4. 편철 방법의 변화 5. 운영요원 업무 개요도 Ⅳ. 기록물분류기준표 운영 1. 유기적 협조시스템 구축 2. 분류기준표 변경처리 절차 흐름도 Ⅱ. 기록물분류기준표 최종시안 3. 분류기준표 변경 사유 1. 최종시안 배포검토제출 절차 4. 기관 내 분류기준표 운영교육 2. 최종시안 검토 중점 5. 행정 사항 3. 최종시안 상세검토 요령

3. Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념 1. 기록물분류기준표의 개념 기록물분류기준표의 개념 기록물 분류 체계 처리과별(기관별)로 단위업무를 확정하여 관리 단위업무별로 보존분류항목의 기준제시 단위업무 보존 기간 보존 방법 보존 장소 기록물철2 기록물철1 수행 단위업무별로 기록물철을 등록ㆍ편철 직제개정/업무변경시 분류기준표 변경(신청) 기록물(건) 기록물(건) 기록물(건) 기록물(건)

4. 처리과 기관코드 기능분류번호 보존분류기준 검색어 지정기준 대기능 중기능 소기능 단위업무 보존기간 보존방법 보존장소 비치기록물여부 비치기록물이관시기 특수목록위치 제1특수목록 제2특수목록 제3특수목록 ○ 조사서 대상항목 아님 ○ 정부기록보존소 고유작업 Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념 2. 처리과별 단위업무 체제 「처리과별 단위업무」체제의 장점 문서 등록 시 사용하기 편리하며, 기록물의 정확한 분류 가능 열람의 효율성과 편리성 제고 행정환경의 변화를 신속히 반영하며, 업무환경과 기록관리를 일치 다수의 「보존분류항목」을 제시하며, 기록의 제반정보를 종합관리 기록물분류기준표 (항목)

5. Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념 3. 기록물관리의 전환 (1) 분류기준표제도 도입 배경 과 거 발전방향 보존 / 폐기 / 관리 개념 생산부터 보존/폐기까지 기록물의 일생을 관리 수동적인 열람 제공 정보화시대의 적극적인 정보 제공 비전문인력에 의한 사무관리의 일부분 전문인력에 의한 국가기록정보의 발굴ㆍ공유ㆍ활용 독립적 업무 영역

6. Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념 3. 기록물관리의 전환 (2) 기록물분류기준표제정 추진과정 분류기준표 1차 조사 (시범기관) : 1998년 11월 ~ 1999년 초 분류기준표 2차 조사 (확대실시) : 2000년 분류기준표 3차 조사 (전 기관 확대실시) : 2002년 최종 기관 의뢰 : 2003년 7월 ~ 9월 고시 : 2003년 4/4분기 적용 : 2004년 1월 1일

7. Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념 4. 기록물관리 전문요원과 분류기준표 기록물관리 전문요원의 업무 분류기준표 운영요원 (제도도입과 시행초기의 주역) • 분류기준표에 따른 기관 생산기록물 관리 • 기록물의 생산부터 보존, 이관/폐기까지 관리 분류기준표 최종시안 검토진행 및 결과제출 고시 전 수정ㆍ보완사항 변경처리 협의 • 기관 분류기준표 운영 • 각 처리과별 분류기준표 세부운영기준 제시 • 기관의 직제변동 등을 반영한 분류기준표 변경 및 변경신청 (신)전자문서시스템 2003년 운영용 분류기준표 운영 분류기준표 관련 기관 내 교육 기관내 분류기준표 운영교육

8. Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념 5. 운영요원 업무 개요도 (1) 교 육 내 용 절 차 기 관 세 부 내 용 분류기준표 최종시안 검토 최종시안 배포 정부기록보존소 • 분류기준표 운영요원 교육 • 홈페이지 개제 최종시안 검토ㆍ제출 각급 기관 • 중앙/교육청 : 2003년 7월 • 지방기관 : 2003년 9월 ※ 제출이후, 직제변동 등 수시 통보 제출의견 검토ㆍ확정 정부기록보존소 • 2003년 3/4 분기 고시 정부기록보존소 • 2003년 4/4 분기

9. Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념 5. 운영요원 업무 개요도 (2) 교 육 내 용 절 차 기 관 세 부 내 용 (신)전자문서시스템 2003년 운영용 분류기준표 전자파일 배포 정부기록보존소 • 각급기관은 공문으로 요청 (신)전자문서시스템 탑재 각급 기관 • 전산 담당자와 협의 필요 시스템 운영 각급 기관 • 전산 담당자와 협의 필요 변경 처리 정부기록보존소 • 2003년 전자문서시스템 도입기관도 변경처리는 일반공문 이용

10. Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념 5. 운영요원 업무 개요도 (3) 교 육 내 용 절 차 기 관 세 부 내 용 분류기준표 운영 대비 운영요령 교육 정부기록보존소 분류기준표 변경신청 각급 기관 • 최종시안 검토의견 제출 후, 변동사항 발생 시 수시 신청 분류기준표 변경처리 정부기록보존소 적용 (2004년) 각급기관 • 2004년 1월 1일 이후 (기관내) 분류기준표 운영교육 처리과/소속기관 기록물관리 책임자 등에 대한 교육 각급기관 • 교육시기 • (신)전자문서시스템 도입 시 • 2003년 4/4분기

11. 목 차 (중간) Ⅱ. 기록물분류기준표 최종시안 1. 최종시안 배포검토제출 절차 2. 최종시안 검토 중점 3. 최종시안 상세검토 요령

12. 최종시안 검토 최종시안 검토의견 제출 최종시안 배포 제출양식(엑셀) 작성 처리과 기록물관리책임자 처리과장 정부기록보존소 홈페이지 게제 http://www.archives.go.kr 처리과장 책임하에 업무담당자와 검토 (단위업무누락/보존분류항목등) • 현행직제에 맞춰서 • 누락 처리과 확인 • 현행 처리과 명 확인 각급 기관 분류기준표 운영요원 (분류기준표 다운로드) 분류기준표 운영요원 처리과 기록물관리책임자 (출력물 배포) 접수 처리과 업무담당자 정부기록보존소 처리과 업무담당자 주의사항 : 최종시안의 기관명은 2002년 3차 조사 당시의 기관명임, 제출시에는 반드시 현행 기관명으로 수정하여 제출할 것 Ⅱ. 분류기준표 최종시안 1. 최종시안 배포검토제출 절차

13. Ⅱ. 분류기준표 최종시안 2. 최종시안 검토 중점 현행의 모든 처리과 • 기관운영요원 필수 확인 • 분류기준표의 기본 운영단위 : 누락 시 업무진행 불가(전자문서시스템 연계 관리) • 3차 조사 이후 직제변동 : 현행 과 명칭으로 제출 모든 단위업무 • 처리과 기록물관리책임자 필수 확인 • 누락 단위업무가 없어야 함 정확한 보존분류항목 • 처리과 업무담당자 확인사항 • 최종시안의 단위업무별 보존분류사항 확인 • 개별법령 등에 적시된 보존분류사항과 상이할 때 수정 (보존기관 책정 원리가 종전과 다름. 법령사항이 아닌 경우 임의수정 금지)

14. Ⅱ. 분류기준표 최종시안 3. 최종시안 상세검토 요령 (신규단위업무 추가) 신규단위업무 추가 작성 • 순수 추가 • 수행중인 단위업무 누락 시  누락 단위업무 신규 추가작성 • 타 처리과 단위업무 추가 • 직제변경으로 타과에서 업무이관 경우, 이전 처리과의 단위업무를 이용하여 신규 추가 • ※ 2003년 (신)전자문서시스템 旣 사용기관 주의사항 • 현재 (신)전자문서시스템에 “임시단위업무”로 등록하여 사용 중인 단위업무 •  반드시 신규단위업무로 추가 작성 [신규단위업무 추가작성 예시]

15. Ⅱ. 분류기준표 최종시안 3. 최종시안 상세검토 요령 (신규단위업무 추가) T/F팀 등의 단위업무추가 • 기관의 직제에 반영되어 행정자치부로부터 정식조직으로 인정 받아, 정부전산관리소에서 부여한 기관코드가 있는 조직을 제외한 임의 조직을 말함 • 2004년 이후에도 기능을 계속 유지하는 T/F 팀 등은 반드시 수행 단위업무를 추가 작성해야 함 • 조직에 반영될 수 없으므로, 업무를 주관하는 부서에 해당 단위업무를 추가 작성함(업무주관부서, 팀장소속부서 등) ※ 작성 요령 : 신규단위업무 추가작성 요령과 동일

16. Ⅱ. 분류기준표 최종시안 3. 최종시안 상세검토 요령 (최종시안의 삭제) 단위업무를 삭제하는 경우

17. 일련번호 기관명(2003.6)(몇 개 부서는 3차 조사서 송부당시) 단위업무명 업무구분 단위업무설명 보존기간 보존기간책정사유 보존장소 행정자치부 의정관 의정담당관 행6 행정자치부 의정관 의정담당관 국새대통령직인국무총리직인및관인관리 고유 정부시상(훈·포장,대통령표창,국무총리표창등)및 정부의 명의로 문서를 시행하는 경우 등 관인날인 및 사용중인 관인을 대장에 등재 보관하는 업무 5년 국새, 대통령직인, 국무총리직인 및 관인 관리상황을 확인하기 위해 일정기간 동안 보존 필요 자료관 시안삭제 삭제사유 : 직제개정(2003.5.30)으로 감사담당관으로 업무가 이관됨 Ⅱ. 분류기준표 최종시안 3. 최종시안 상세검토 요령 (단위업무 이동) 단위업무를 옮기는 경우(1) 기존과(삭제)

18. 일련번호 기관명(2003.6)(몇 개 부서는 3차 조사서 송부당시) 단위업무명 업무구분 단위업무설명 보존기간 보존기간책정사유 보존장소 행정자치부 감사담당관 행6 행정자치부 의정관 의정담당관 국새대통령직인국무총리직인및관인관리 고유 정부시상(훈·포장,대통령표창,국무총리표창등)및 정부의 명의로 문서를 시행하는 경우 등 관인날인 및 사용중인 관인을 대장에 등재 보관하는 업무 5년 국새, 대통령직인, 국무총리직인 및 관인 관리상황을 확인하기 위해 일정기간 동안 보존 필요 자료관 신규축가 추가사유 : 직제개정(2003.5.30)으로 의정담당관에서 업무가 이관됨 Ⅱ. 분류기준표 최종시안 3. 최종시안 상세검토 요령 (단위업무 이동) 단위업무를 옮기는 경우(2) 신설과(신규추가)

19. 목 차 (중간) Ⅲ. [신]전자문서시스템 운영용 기록물분류기준표 1. 운영 개요 2. 운영용 분류기준표 요청 및 시스템 탑재 3. 분류기준표 적용 이후의 변화 4. 편철 방법의 변화

20. Ⅲ. 전자문서시스템 운영용 기록물분류기준표 1. 운영 개요 2003년 중 보존기간 책정 기준 기록물분류기준표 적용시기 공문서분류번호 및 보존기간표 2004년 1월 1일 (신)전자문서시스템 도입과 관계없음 2003년 중 (신)전자문서시스템 조기도입 운영기관 정부기록보존소에 「2003년 운영용 분류기준표」 제공 요청 (공문) [기록물 분류/편철] : 2003년 운영용 분류기준표 이용 분류/편철 [보존기간] : 공문서분류번호 및 보존기간표 적용

21. 정부기록보존소 기관별로 공문에 의해 직접제공 요 청 제 공 각급기관 각급기관 운영요원이 기관의 2003년 운영용 분류기준표를 다운로드 받아 (신)전자문서시스템 도입 2개월 전까지 공문으로 요청 기관의 전자문서시스템 운영자와 협의 탑재 Ⅲ. 전자문서시스템 운영용 기록물분류기준표 2. 운영용 분류기준표 요청 및 시스템 탑재

22. Ⅲ. 전자문서시스템 운영용 기록물분류기준표 3. 분류기준표 적용 이후의 변화 (1) 보존기간 책정방법의 변화 적용 이전 적용 이후 기록물 건(件)별 책정 기록물 철(綴)별 책정 등록방식의 변화 기록물철 등록 해당 단위업무 선택 기록물철 등록 기록물 등록 해당 단위업무 선택 해당 기록물철 선택 해당 기록물 건 편철 (기록물철 선택으로 편철 완료)

23. Ⅲ. 전자문서시스템 운영용 기록물분류기준표 3. 분류기준표 적용 이후의 변화 (2) eNALA에서의 기록물 등록 및 분류/편철 절차 기록물철 등록 • 기록물철등록부에 기록물철 등록 • - 최초 사안발생시, 분류기준표의 단위업무 선택 • - 기록물철 제목 입력 및 기록물형태 지정 • 단위업무선택으로 보존분류항목은 자동 지정됨 (보존기간은 조정가능) 기안/접수  건등록 • 기안문 「 문서정보」에서 기록물철을 지정 (분류/편철) 분류기준표 통과(분류/편철)해야 문서 결재/시행이 가능 문서 정리 • 언 제 : 이듬해 문서정리기간에 • 누 가 : 처리과 기록물관리책임자가 • 무엇을 : 기록물철을 확인하여 2년간 보존

24. Ⅲ. 전자문서시스템 운영용 기록물분류기준표 3. 분류기준표 적용 이후의 변화 (3) 기록물철등록부 (법령사항) (처리과기관코드:자동, 연도:자동) 기록물철 등록번호 = 처리과 + 단위업무 + 기록물철연번(1) 기록물철등록부 (eNALA화면구현)

25. Ⅲ. 전자문서시스템 운영용 기록물분류기준표 3. 분류기준표 적용 이후의 변화 (4) 기록물등록대장 (법령사항) (처리과기관코드:1310092, 연도:2003) 기록물건 등록번호 = 처리과(명) + 등록연번 기록물등록대장 (eNALA 화면구현) 변경사항 :분류번호와 보존기간이 기록물(건) 기록물철 단위로 변경

26. 사무관리규정 (대통령령 제13390호, 1991.6.19) 공공기관의기록물관리에관한법률시행령 (대통령령 제17901호, 2003.2.11) 문서철은 문서의 기능별/보존기간별로 만든다 (규정제26조) 공공기관은 사안별로 기록물철을 만들어 기록물을 발생순서에 따라 편철 한다 (시행령 제13조) 핵심 : “사안별 편철” 「 사안별 편철 」의 기준 “[누가], [ 어떤 업무]를 수행하면서 생산한 문서인가 ” Ⅲ. 전자문서시스템 운영용 기록물분류기준표 4. 편철 방법의 변화 나무를 보지말고, 숲을 보라

27. 목 차 (중간) Ⅳ. 기록물분류기준표 운영 1. 유기적 협조시스템 구축 2. 분류기준표 변경처리 절차 흐름도 3. 분류기준표 변경 사유 4. 기관 내 분류기준표 운영교육 5. 행정 사항

28. Ⅳ. 기록물분류기준표 운영 1. 유기적 협조시스템 구축 중앙기록물관리기관 (분류기준표 제정/운영) 각급기관 (분류기준표 운영요원) 각 처리과 (기록물관리책임자) 최종시안 배포 최종시안 검토사업 주관 (검토/제출) 최종시안 검토사업 진행 (처리과) (신)전자문서시스템 2003년 운영용 분류기준표 관리(요청/배포) (신)전자문서시스템 2003년 운영용 분류기준표 관리(작성/제공) (신)전자문서시스템 2003년 운영용 분류기준표 관리 (처리과) 직제변경 (변경처리) 분류기준표 운영 직제변동 시 기관 운영요원에 통보 운영 일반

29. Ⅳ. 기록물분류기준표 운영 2. 분류기준표 변경처리 절차 흐름도 변경사유별 신청파일작성 (단위업무신설 신청 시 임시단위업무 생성/우선사용) 변경신청 접수/취합, 검토 변경신청 접수/내용심사 전문관리기관용 분류기준표 변경 변경 신청 변경 신청 처리과 자료관 전문관리기관 변경 통보 변경 통보 변경결과 접수 기록물 생산 시 분류/편철 통보사항 접수 자료관시스템에 반영 전자문서시스템 반영 의뢰 해당기관 통보 홈페이지 게시

30. 기관 변경 후 통보사항 처리과 명칭 변경 변경처리 후, 1개월 내 통보 단위업무 소관부서 변경 변경처리 후, 1개월 내 통보 단위업무 폐지 변경처리 후, 1개월 내 통보 전문관리기관으로 변경 요청사항 단위업무 신설 전문관리기관 승인 후 반영 단위업무의 보존분류사항 수정 전문관리기관 승인 후 반영 Ⅳ. 기록물분류기준표 운영 3. 분류기준표 변경 사유 (시행규칙 제7조) 변경 사유 대처 요령

31. Ⅳ. 기록물분류기준표 운영 4. 기관 내 분류기준표 운영교육 교육의 필요성 • 분류기준표는 모든 기록물의 생산부터 이관/폐기까지 제어(2004년1월) • (신)전자문서시스템에서 전자적으로 기록물을 관리하는 기초가 됨 • 모든 직원에 (신)전자문서시스템 사용방법 교육 시, 필수로 등록/분류/편철에 대한 내용을 교육해야 함 교육계획수립 시 주의사항 • 기관의 (신)전자문서시스템 도입 시기 • 2003년 4/4분기 중 교육 준비 • 교재 : 4/4분기 중 정부기록보존소 홈페이지에 게시될 [기록물분류기준표 운영메뉴얼] 및 교육용 자료 활용 • 기타 사항은 정부기록보존소와 협의 가능

32. Ⅳ. 기록물분류기준표 운영 5. 행정사항 제출 경로 • 처리과 기록물관리담당자  분류기준표 운영요원  광역자치단체  정부기록보존소 제출 시한 • 2003년 9월 26일 (금요일) : 엄수 제출 장소 • 주소 : (302-701) 대전광역시 서구 둔산동 정부대전청사 2동 정부기록보존소 수집과 • FAX : 042-472-3908, 042-481-6367 • E-Mail : wisoon99@mogaha.go.kr 제출 내용 • 제출관련 공문, 기록물분류기준표 최종시안 검토의견(제출양식1.2) 기 타 • 교육 후, [운영요원현황] 수정/보완 , 주민등록번호 뒷자리(7)(분류기준표 배포 시 필요) • 연락사항 : 광역별 업무담당자에 연락

33. Ⅳ. 기록물분류기준표 운영 교육교재 별첨(1) 검토시 주의사항 1. 시안을 수정하지 않음 : 3차 조사서 내용 반영(일부 공통업무 제외)/ 고시일정상 반영 불가 - 필요없으면 삭제 / 누락 단위업무 추가 - 직제 변경에 의한 단위업무의 변동 사항만 정리 - 타과 업무 복사 사용시 : 일련번호/처리과명 바꾸지 말 것 2. 처리과 공통업무 : - 모든 처리과에 일괄적용(중복작성 금지) - 처리과공통업무 수정 금지 3. 읍면동/2차사업소(지소등)/소방서/소방파출소/구조대 등 주의사항 - 동일 유형 기관의 데이터가 서로 다르면 않됨 - 광역별 1개 유형만 제출(모든 단위업무를 동일유형의 모든 기관에 적용)

34. Ⅳ. 기록물분류기준표 운영 교육교재 별첨(2) 제출시 주의사항 1.제출단위 - 처리과별 제출(제출양식1) : 처리과 -”무관리및문서수발을 담당하는 과, 담당관 또는 계” - 음면동 등 : 1) 검토및제출 : 광역시도 1개 분류기준표만 제출 2) 행정표준코드 : 기초자치단체에서 제출양식2대로 작성 제출 - 소방서/소방파출소 : 광역별 소방본부에서 유형별 분류기준표 1부와 행정표준코드 제출 2. 제출처 - (302-701) 대전광역시 서구 둔산동 정부대전청사 2동 정부기록보존소 수집과 - 팩스 : (042)481-6371, (042)472-3908 - 이메일 주소 : wisoon99@mogaha.go.kr ※엘셀파일은 이메일로 송부(종이로 출력하지 말 것) 3. 제출일시 및 방법 - 2003년 9월 26일(금) - 광역자치단체에서 취합하여 정부기록보존소로 통보

35. Ⅳ. 기록물분류기준표 운영 교육교재 별첨(3) 행정표준코드 1. 행정표준코드 : 행정자치부 정부전산관리소(gcc)에서 관리하는 기관별/처리과별 표준전산코드 ※정부기록보존소 목록관리프로그램용 코드가 아님 2. 행정표준코드 부여 체계 지방자치단체 조직정책과(신청)⇒행정자치부 자치제도과(결정)⇒정부전산정보관리소(종합관리) 3. (신)전자문서시스템 상 [행정표준코드--단위업무코드]가 포함된 “분류기준표”가 없으면 - 기록물의 결재⇒유통⇒접수가 불가능 1. (신)전자문서유통시스템 2003년 동비기관 협조사항 - (신)전자문서시스템의 운영을 위해서는 분류기준표가 필수사항임 ※ 도입전 협조사항 - 본격운영 2개월 이전까지 정부기록보존소로 2003년 운영용 분류기준표 요청(공문) - 분류기준표 고시가 11월말 예정이니, 아직 계획이 없는 기관은 11월말 이후로 운영시기 결정

36. 질의 응답 지금까지 경청해 주신데 대하여 감사 드립니다. 행정자치부 정부기록보존소