Indholdsfortegnelse

1. Indholdsfortegnelse • Del 3: Model for tværkommunal innovativ indkøbsproces • Indledning og projekt design hjulet • Faseoversigt • Arbejdsopgaver og kompetencer • Ressourcer • Den innovative indkøbsproces: • Fase 1: Afgrænsning • Formål • Leverancer • Arbejdsopgaver • Særlige opmærksomheder • Fase 2: Forståelse • Formål • Leverancer • Arbejdsopgaver • Særlige opmærksomheder • Fase 3: Dialog • Formål • Leverancer • Arbejdsopgaver • Særlige opmærksomheder • Fase 4: Udbud • Formål • Leverancer • Arbejdsopgaver • Særlige opmærksomheder • Bilag • Skabeloner, der faciliterer tværkommunal innovativ indkøbsproces Forord Indledning Del 1: Nopii DNA • Nopii DNA modellen • Nopii DNA - den innovative tilgang Del 2: Model for tværkommunalt strategisk partnerskab • Indledning • Målsætning og værdigrundlag • Spilleregler • Identificering og prioritering af tværkommunalt fokus • Det strategiske årshjul • Kvalificering og beskrivelse • Prioriteringsmodellen: PRØV

2. Forord Beskrivelse af målgruppen for modelbeskrivelse. • Strategiske ledere (kommunaldirektører, vice kommunaldirektører)? • Operationelle medarbejdere i kommunen • Politikkere? • Baggrund: • Nopii modellen er udviklet i et projekt støttet at Den Europæiske Fond for regional udvikling osv..

3. Indledning Her skal stå en indledning til hele modellen Bla.: Nopii står for Nordjysk Platform for Innovative Indkøb. Nopii er et strategisk samarbejde mellem nordjyske kommuner omkring prioriteringen af tværkommunale fokusområder og et samarbejde omkring gennemførelse af innovative indkøbsprojekter. Overordnede anbefalinger/kritiske faktorer: Mod og vilje, risikovillighed nødvendighed – ellers kan de udgøre blokeringer. Modellen er et bidrag til alt komme noget af vejen. Hvorfor Nopii? Den demografiske udvikling udgør en udfordring for de offentlige velfærdsydelser. Der bliver flere, der har behov for hjælp og færre til at betale for det. Samtidig er der et voksende krav om mere individuelt tilpassede løsninger til den enkelte borger. Kommuner befinder sig derfor i en situation, der udfordrer muligheden for at kunne blive ved med at levere en høj kvalitet af velfærdsydelser. Derfor er der behov for at tænke i nye retninger, for at sikre vores velfærdskvalitet. Nopii repræsenterer en ny retning. En retning, som gør det muligt for kommunerne at anvende indkøbsprocesser til at sikre, at der i alle ydelser skabes den største effekt for borgerne – forbundet med færrest mulige omkostninger. Nopii repræsenterer på den måde en strategisk anvendelse kommunale indkøbsbudgetter, således at disse understøtter udviklingen af den kommunale ”forretning” og sikrer at borgernes behov imødekommes. Nopii repræsenterer samtidig en omkostningseffektiv struktur for eksekveringen af denne nye retning, i form af et tværkommunalt samarbejde mellem Nordjyske kommuner. Desuden bidrager Nopii til en stimulering af erhvervslivets innovationsevne indenfor det velfærdsteknologiske område. Nopii er en retning, hvor kommuner i Nordjylland kan stå sammen om at løse en fælles samfundsmæssig udfordring, således der sikres en bæredygtig velfærd af høj kvalitet i Nordjylland – også i fremtiden.

4. Del 1: Nopii DNA Nopii DNA modellen INDKØB Tværkommunal udbudsstrategi Tværkommunal dialoggrundlag Tværkommunal specifik problemstilling Tværkommunalt fokusområde Tværkommunal målsætning og vision UDBUD EFFEKT DIALOG EFFEKT FORSTÅELSE EFFEKT AFGRÆNSNING PROBLEM EFFEKT PRIORITERING EFFEKT MULIGHEDER PROBLEM MULIGHEDER PROBLEM MULIGHEDER: PROBLEM MULIGHEDER: PROBLEM MULIGHEDER

5. Del 1: Nopii DNA Nopii DNA – den innovative tilgang Nopii DNA’et er den metode, der er grundlaget og sikringen af den innovative tilgang i Nopii. Nopii DNA’et er en effektdrevet tilgang, der drives igennem en iterativ bearbejdning af EFFEKT, PROBLEMER og MULIGHEDER. En tilgang, der leder fra en overordnet abstrakt målsætning til en specifik løsning. Tilgangen sikrer, at fremdrift hele tiden baseres på en ønsket effekt og lader løsningsrummet definere af en udfoldning af problemer og muligheder. På den måde sikres en løbende helhedsforståelse i takt med en dybere konkretisering af alle elementer og det sikres dermed at den innovative proces hele tiden korrigeres i den mest optimale retning. Arbejdet med prioritering af fokusområder og indkøbsprocessen er begge baseret på denne tilgang. Tværkommunalt strategisk fokus Tværkommunalt innovativ indkøbsproces

6. Del 2: Model for tværkommunalt strategisk partnerskab

7. Del 2: Model for tværkommunalt strategisk partnerskab Indledning • Her skal der stå noget om, hvad det tværkommunale partnerskab er, hvilke formål det har og hvilke forudsætninger/kritiske faktorer, der kræver opmærksomhed for dette.

8. Del 2: Model for tværkommunalt strategisk partnerskab Målsætninger og værdigrundlag Her skal der stå noget om, hvilke fælles målsætning og værdigrundlag Nopii samarbejdet arbejder under.

9. Del 2: Model for tværkommunalt strategisk partnerskab Spilleregler • Her skal der stå noget om, hvilke spilleregler, der danner grundlag for Nopii samarbejdet. • Stik ord: • Hvordan den tværkommunale projektlederrolle honoreres og hvordan denne kan skifte mellem kommunerne. • Betingelser for, hvordan en kommune kan vælge at træde ud af et tværkommunalt indkøbsprojekt (men ikke samarbejdet) • Sikringen af kosteffektivitet i processerne og håndteringen af den tværkommunale ressourcefordeling.

10. Del 2: Model for tværkommunalt strategisk partnerskab Identificering og prioritering af tværkommunalt fokus • Her skal der stå en beskrivelse af modellen for det strategiske arbejde mellem kommunerne. Dette visualiseres i ”Det strategiske årshjul”. • Hvordan input opsamles bredt fra organisationerne, hvordan de bearbejdes og hvordan der prioriteres. • Der skal stå noget om hvilke kompetencer, der skal deltage i netværket – og hvornår.

11. Strategisk årshjul Skal færdigbearbejdes – men tanken er et årshjul, der beskriver det strategiske arbejde mellem kommunerne. Løbende input om relevante fokusområder Løbende input om relevante fokusområder Løbende input om relevante fokusområder STRATEGIMØDE: Valg af tværkommunal fokusområde som gøres til genstand for innovativt indkøbsprojekt. Oplæg til ledelsesbeslutning Løbende input og viden om relevante fokusområder Netværksmøde: Opsamling og kvalificering af fokusområder Netværksmøde: Opsamling og kvalificering af fokusområder Politikkere Beskrivelse af kvalificerede fokusområder 1 år Beskrivelse af kvalificerede fokusområder Embedsmænd Kommunale projektledere Eksperter - driftsnære Netværksmøde: Opsamling og kvalificering af fokusområder Netværksmøde: Opsamling og kvalificering af fokusområder Beskrivelse af kvalificerede fokusområder

12. Del 2: Model for tværkommunalt strategisk partnerskab Strategiske arbejdsopgaver Beskrivelse og oplæg til prioritering Opsamling og kvalificering af fokusområder Her skal der stå noget om, hvordan problemstillinger/fokusområder opsamles og kvalificeres af netværksgruppen til at indgå i bruttolisten af fokusområder til yderligere beskrivelse. Her skal der stå noget om, hvordan problemstillinger/fokusområder beskrives. En beskrivelse af den efterfølgende PRØV model, som danner grundlag for et oplæg til tværkommunal prioritering.

13. Del 2: Model for tværkommunalt strategisk partnerskab Skal færdigbearbejdes – men tanken er nogle definerede spørgsmål, der kan danne grundlag for vurdering af de fire kriterier POTENTIALET VED AT LØSE PROBLEMET Prioriteringsmodel: PRØV Fokusområde A Omk. 30 mio. Økonomisk omfang: Størrelse på cirkel Vigtighed: Farve på cirkel (fra grøn til rød) Potentiale: Placering y-akse Realiserbarhed: Placering x-akse • PRØV modellen, danner grundlag for vurdering og prioritering af fokusområder: • Potentiale: • Hvad er målet med at adressere problemet (livskvalitet og økonomi)? • Realiserbarhed: • Hvordan er mulighederne for at der udvikles nye løsninger blandt leverandører? • Hvordan kan et potentiale realiseres? • Vigtighed: • Hvad handler problemet om? • Hvem er primær og sekundær målgruppe? • Hvad er særligt for dem, hvordan oplever de problemet? • Hvor mange borgere berører problemet? • Hvorfor er det relevant? • Hvordan vil problemet udvikle sig? • Økonomi • Hvor store omkostninger knytter sig til problemet? • På hvilken måde influerer problemet borgernes livskvalitet? • På hvilken måde influerer problemet offentlige ressourcer? 100% Hjælpemidler: 30,5 mio. Plejeressourcer 28 mio. Fokusområde B 300 mio. 50% Fokus områdeC 70 mio. 0% 0% 100 % 50% REALISERBARHED

14. Del 3: Model for tværkommunal innovativ indkøbsproces

15. Del 3: Model for tværkommunal innovativ indkøbsproces Indledning Her skal stå en indledende beskrivelse af det tværkommunale arbejde omkring den innovative indkøbsprojekt er designet. Hvad der er særlig kritisk for samarbejdet og hvilke forudsætninger, der må være. Dette visualiseres i et efterfølgende projektdesignhjul

16. Projekt design hjul Beslutningstagere Kommunale projektledere Netværksmøde: Koordinering af indledende undersøgelser Eksperter i arbejdsgrupper Strategiudvalgsmøde: Valg af leverance Fokusområder fra strategiarbejdet Skal færdigbearbejdes – men tanken er et projekthjul, der beskriver arbejdet med den innovative indkøbsproces mellem kommunerne. Netværksmøde: Fælles afgrænsningsbearbejdning Netværksmøde: Koordinering af udbudsforberedelse Netværksmøde: Afstemme oplæg til godkendelse AFGRÆNSNING UDBUD Ledelsesbeslutning: Godkendelse af afgrænsning projekt periode Strategiudvalgsmøde: Valg af udbudsstrategi Netværksmøde: Forberedelse af undersøgelsesaktiviteter Netværksmøde: Oplæg til udbudsstrategi DIALOG FORSTÅELSE Arbejdsgruppemøde: Vurdering af muligheder Arbejdsgruppemøder: Tværkommunal koordinering af undersøgelsesresultater Arbejdsgruppemøder: Leverandør dialoger Netværksmøde: Koordinering af formidling af undersøgelsesresultater Dialogmøde: Ekstern præsentation af dialogmateriale Strategiudvalgsmøde: Godkendelse af dialogmateriale

17. Del 3: Model for tværkommunal innovativ indkøbsproces Faseoversigt Her skal stå en indledende beskrivelse af de faser den innovative indkøbsproces indebærer og en overordnet beskrivelse af hvornår hvilke ressourcer/kompetencer skal i spil. Afgrænsning Forståelse Dialog Udbud

18. Del 3: Model for tværkommunal innovativ indkøbsproces Arbejdsopgaver og kompetencer Her skal stå en beskrivelse af hvilke overordnede arbejdsopgaver, der ligger i den innovative indkøbsproces og hvilke kompetencer det kræver. STRATEGISKE BESLUTNINGER PROJEKTLEDELSE Skal færdigbearbejdes JURA BEHOVSFORSTÅELSE MARKEDSAFDÆKNING ØKONOMI INDKØB/BEVILLING KOMMUNIKATIONS7MARKEDSFØRING

19. Del 3: Model for tværkommunal innovativ indkøbsproces Ressourcer Her skal stå en beskrivelse af, hvornår hvilke ressourcer/kompetencer skal i spil. Afgrænsning Forståelse Dialog Udbud Strategiske Beslutninger Strategiske Beslutninger Strategiske Beslutninger Strategiske Beslutninger PROJEKTLEDELSE/ UDVIKLING Behov forståelse Behov forståelse Behov forståelse Økonomi Økonomi Økonomi Jura Jura Indkøb og bevilling Skal færdigbearbejdes – men tanken er en oversigt, hvor man kan se hvornår, hvilke ressourcer særligt skal i spil Indkøb og bevilling Markedsafdækning Kommunikation og markedsføring

20. Fase 1: Afgrænsning

21. Del 3: Model for tværkommunal innovativ indkøbsproces Fase 1: Afgrænsning Leverancer Formål Afgrænsningsfasen har til formål, gennem fremskaffelse af viden og indsigt i problemets karakter, at indkredse sig på en skarpere definition af problemet, undersøgelsens målgruppe, innovationshøjden og de forventede effekter. Fasen skal skabe enighed om en tværkommunal afgrænsning af både problemfeltet og løsningsrummet/mulighedsrummet. Hvad er det for en målgruppe, situationer, område – som definerer vores problem? Hvem er det, vi gerne vil opnå en effekt for? Hvor meget sætter vi i spil som løsningsrum – kan vi forestille os en ny praksis, eller skal en løsning passe ind i eksisterende praksis? Hvad er rammen/innovationshøjde? En tværkommunal godkendt beskrivelse af udfordringens præcise afgrænsning i forhold til problemfelt og mulighedsrum. En øget forståelse for problemet og målgruppen.

22. Del 3: Model for tværkommunal innovativ indkøbsproces AFGRÆNSNING Fase 1: Afgrænsning Godkendelse af tværkommunal afgrænsning STRATEGISKE BESLUTNINGER Arbejdsopgaver Identificering af eksperter og områder, hvor relevant viden kan indhentes Beskrivelse af afgrænsning (scope) for problemfelt og mulighedsrum PROJEKTLEDELSE/ UDVIKLING Screening af problemfelt BEHOV OG PRAKSISFORSTÅELSE:

23. Del 3: Model for tværkommunal innovativ indkøbsproces Fase 1: Afgrænsning Arbejdsopgaver Projektledelsesgruppen Der skal tages et første spadestik ned i at forstå udfordringen nærmere, for at kunne tage kvalificeret beslutninger. Der tages udgangspunkt i de ønskede effekter defineret i STRATEGISK FOKUS fasen. Således indledes med en udfoldning af, hvad der ønskes undersøgt nærmere for at kunne svare på, hvordan disse effekter bedst opnås: • Hvilken specifik målgruppe er mest relevant at se på , for at skabe den ønskede effekt? Hvilke kommunale områder vedrører dette? • Hvilke specifikke situationer er relevante, for at skabe den ønskede effekt? • Hvilke specifikke områder/steder er relevante for at skabe den ønskede effekt? • Hvilke muligheder kan sættes i spil – hvilken innovationshøjde er relevant for at skabe den ønskede effekt? Det planlægges hvordan vidensafdækningen skal udføres, således der opnås tilstrækkelig indsigt til at kunne foretage valg af afgrænsning. Der identificeres eksperter og områder, hvor relevant viden kan indhentes samt fastlægges metoder til udførelse.

24. Del 3: Model for tværkommunal innovativ indkøbsproces Fase 1: Afgrænsning Arbejdsopgaver Behovsforståelse Tilvejebringer en dybere viden om problemfeltets karakter. Det er vigtigt at der tages højde for at rumme tværfaglige forskelligheder. Udfører eksempelvis fokusgruppeinterview/vidensvandhul med eksperter. Der udarbejdes en indledende beskrivelse af problemfeltets karakter, som formidles videre til projektledergruppen. Metode 1.1: Fokusgruppe interview Metode 1.2: Vidensvandhul Projektledergruppen Foretager valg om afgrænsning på baggrund af ny viden. Afgrænsning, samt årsager til valg og fravalg beskrives og udarbejdes som oplæg til det beslutningstagere. Der kan eventuelt udarbejdes forskellige muligheder, som beslutningstagere skal tage endelig beslutning omkring. Beslutningstagere Foretager endeligt valg og godkendelse af tværkommunal afgrænsning.

25. Del 3: Model for tværkommunal innovativ indkøbsproces Fase 1: Afgrænsning Særlige opmærksomheder Tilvejebringe dokumentation der berettiger valg og fravalg taget ifbm. afgrænsningen, der letter kommunikationen og forankringen i egen organisation. I denne fase kan det være problematisk at samarbejde på tværs, grundet forskellige forvaltningsstrukturer. F.eks. at psykiatri i nogle forvaltninger ligger under handicap og i andre forvaltninger ikke. Det er vigtigt i beskrivelse af afgrænsningen at frigøre sig fra at beskrive i strukturer og organiseringer mm. som ikke er ensartet for alle kommuner.

26. BILAG: Skabeloner, der faciliterer tværkommunal innovativ indkøbsproces

27. BILAG Nopii er en række skabeloner der gør kommunerne i stand til at beskrive kommunale forhold på en ensartet måde. Kommunerne i Nordjylland har forskellige organisationer og praksis. Denne forskellighed kan håndteres ved hjælp af Nopii skabelonerne. Samtidig gør det fælles format det bliver muligt for kommunerne at kommunikere til leverandører som en samlet enhed, med respekt for forskelighederne. Skabelonerne understøtter et format for beskrivelse af: • Fokusområder og overordnede problemstillinger • Afgrænsning af problem og mulighedsrum • Økonomi relateret til problemstilling • Juridiske forhold for en problemstilling • Tværkommunale ligheder og forskelligheder i praksis • Interessenter, kommunikationskanaler og kommunikationsplaner • Tværkommunale krav til brugsmæssig effekt • Identificering af potentialer for tværkommunal udbudsstrategi • Tværkommunalt funktionsudbud