Chương 4: Sử dụng Microsoft Word

Chương 4: Sử dụng Microsoft Word

Nội dung chương 4 4.1 Giới thiệu và các thao tác cơ bản 4.2 Định dạng và trang trí 4.3 Bảng biểu 4.4 Trộn thư 4.5 In ấn

4.1 Giới thiệu và các thao tác cơ bản 4.1.1 Giới thiệu Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản trong môi trường Windows thông dụng nhất hiện nay. Microsoft Word có các tính năng : • Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng • Giao diện đồ họa thông qua hệ thống thực đơn và các hộp hội thoại • Có khả năng giao tiếp dữ liệu với các ứng dụng khác.

4.1.1 Giới thiệu (tt) • Có các bộ chương trình tiện ích và phụ trợ giúp tạo các văn bản đặc biệt. • Có các chương trình kiểm tra, sửa lỗi chính tả, gõ tắt, marcro, tìm kiếm, thay thế... và một số thao tác tự động khác. • Có chức năng tạo bảng biểu mạnh như cho phép sắp xếp các dữ liệu, tính toán tiện lợi cho công tác thống kê, báo cáo...

4.1.2 Khởi động, giao diện và thoát Microsoft Word 4.1.2.1 Khởi động MS Word 2003 • C1: Start -> Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Word 2003 • C2: Kích vào biểu tượng MS Word trên màn hình Desktop • C3: Start -> Programs ->Run, nhập Winword -> OK

4.1.2 Khởi động, giao diện và thoát Microsoft Word 4.1.2.2 Giao diện cửa sổ MS Word 2003 • Thanh tiêu đề(Title Bar) • Thanh menu(Menu Bar) • Thanh Standard • Thanh Formatting • Thước(Ruler) • Vùng soạn thảo(Text Area) • Thanh cuốn(Scroll bar) • Thanh Drawing • Thanh trạng thái(Status bar)

4.1.2 Khởi động, giao diện và thoát Microsoft Word 4.1.2.3 Thoát khỏi MS Word • C1: File-> Exit • C2: Kích chuột vào biểu tượng ở góc trên bên phải của cửa sổ làm việc • C3: Nhấn Alt + F4 • C4: Nhắp chuột phải vào biểu tượng trên thanh Taskbar, chọn close

4.1.2 Khởi động, giao diện và thoát Microsoft Word 4.1.2.3 Thoát khỏi MS Word Chú ý: Nếu chưa lưu tập tin vào ổ đĩa thì xuất hiện Message Box, chọn: Hủy bỏ lệnh thoát và trở về lại màn hình soạn thảo. Lưu tài liệu và thoát Thoát và không lưu

4.1.3 Sử dụng tiếng Việt trong MS Word 4.1.3.1 Sử dụng bảng mã, Font chữ và kiểu gõ • Bảng mã TCVN3(ABC):có 2 loại: • Font soạn thảo chữ thường có dạng: .Vn... Ví dụ: Các Font chữ như: .VnTime, .VnArial, ...... • Font soạn thảo chữ hoa có dạng: .Vn...H Ví dụ: Các Font chữ như: .VnTimeH, .VnArialH,… • Bảng mã VNI:Font chữ soạn thảo cho bảng mã VNI có dạng: VNI-...

4.1.3 Sử dụng tiếng Việt trong MS Word 4.1.3.1 Sử dụng bảng mã, Font chữ và kiểu gõ • Bảng mã Unicode: • Bộ Font Unicode đã cho phép tích hợp tất cả các ký tự của các ngôn ngữ trong 1 Font chữ duy nhất. Hiện tại, đây là Font chữ chuẩn của nước ta cũng như nhiều nước khác trên thế giới. • Ví dụ: Times New Roman, Arial,…

4.1.3 Sử dụng tiếng Việt trong MS Word 4.1.3.1 Sử dụng bảng mã, Font chữ và kiểu gõ • Kiểu gõ: • Có rất nhiều kiểu gõ tiếng Việt trong Windows. Hai kiểu gõ thông dụng nhất là kiểu gõ Telex và VNI. • Qui tắc gõ cho kiểu gõ Telex và VNI:

4.1.3 Sử dụng tiếng Việt trong MS Word 4.1.3.2 Giới thiệu bộ gõ Vietkey và Unikey • Bộ gõ Vietkey: • Bộ gõ Vietkey của tác giả Đặng Minh Tuấn

4.1.3 Sử dụng tiếng Việt trong MS Word 4.1.3.2 Giới thiệu bộ gõ Vietkey và Unikey • Bộ gõ Unikey: • Là bộ phần mềm miễn phí của tác giả Phạm Kim Long, hiện nay đã có phiên bản 4.0.

4.1.4 Thao tác với các văn bản MS Word 4.1.4.1 Tạo mới một tài liệu • C1: Vào menu File  New. Trong Task paners chọn Blank Document. • C2: Chọn biểu tượng New trên Toolbars • C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.

4.1.4 Thao tác với các văn bản MS Word 4.1.4.2 Lưu tài liệu: • Lưu tài liệu với lệnh Save: • Gọi lệnh Save bằng 1 trong các cách: • C1: File ->Save • C2: Nhấn Ctrl+S • C3: Kích nút Save • Xuất hiện hộp thoại Save As

Chọn thư mục chứa tập tin Nhập tên tập tin 4.1.4 Thao tác với các văn bản MS Word 4.1.4.2 Lưu tài liệu: Chú ý: - Thường xuyên Cập nhật thay đổi (nếu cần) cũng bằng 1 trong 3 cách ở trên. - Trường hợp lưu với tài liệu đã được đặt tên, MS Word sẽ thực hiện ghi đè nội dung tài liệu hiện hành lên chính tập tin đó.

4.1.4 Thao tác với các văn bản MS Word 4.1.4.2 Lưu tài liệu: • Lưu tài liệu với lệnh Save as: Lệnh Save As... cho phép người sử dụng có thể lưu tài liệu đang soạn thảo thành 1 tập tin tài liệu mới với nội dung mà người sử dụng đang soạn thảo, đồng thời vẫn giữ lại tên và nội dung của tập tin tài liệu cũ. • Gọi lệnh Save as: File ->Save as hoặc ấn phím F12, • Xuất hiện hộp thoại Save as và thực hiện các thao tác tương tự như hộp thoại Save as của lệnh Save. • Chú ý: Ta có thể đặt thời gian lưu tự động trong Tools/ Options

4.1.4 Thao tác với các văn bản MS Word 4.1.4.3 Mở tài liệu đã có: • Gọi lệnh Open: • C1: File ->Open • C2: Nhấn Ctrl+O • C3: Kích nút Open • Xuất hiện hộp thoại Open:

4.1.4 Thao tác với các văn bản MS Word 4.1.4.3 Mở tài liệu đã có: 1. Chọn nơi chứa tệp 2. Chọn tệp cần mở Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp 3. Bấm nút Open để mở tệp

4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản 4.1.5.1 Nhập nội dung vào tài liệu 4.1.5.2 Di chuyển con trỏ văn bản • Trong cửa sổ soạn thảo văn bản, các phím sau được sử dụng để di chuyển con trỏ: • , : Di chuyển con trỏ lên/xuống một dòng. • , : Di chuyển con trỏ sang trái/phải một ký tự. • Ctrl +  hoặc : Di chuyển con trỏ sang trái / phải một từ. • Home, End: Di chuyển con trỏ về đầu/cuối một dòng hiện hành

4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản 4.1.5.2 Di chuyển con trỏ văn bản (tt) • Page Up, Page Down: Di chuyển con trỏ lên / xuống một trang màn hình. • Ctrl + Page Up, Ctrl + Page Down: Di chuyển con trỏ lên / xuống một trang văn bản. • Ctrl + Home, Ctrl + End: Di chuyển con trỏ về đầu / cuối văn bản.

4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản 4.1.5.3 Thao tác trên khối văn bản • Chọn khối: • Sử dụng chuột: Di chuyển chuột về phía biên trái của văn bản cho đến khi hình ảnh chuột có dạng , khi đó: • Chọn từng dòng: Nhắp 1 lần chuột tại dòng muốn chọn • Chọn nhiều dòng: Nhắp và kéo chuột từ dòng muốn chọn đến dòng kế tiếp • Chọn một đoạn: Nhắp đúp chuột tại đoạn muốn chọn • Chọn cả văn bản: Nhắp 3 lần chuột liên tiếp hoặc giữ phím Ctrl và nhắp chuột (hoặc vào Menu Edit/ Select All)

4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản 4.1.5.3 Thao tác trên khối văn bản • Chọn khối: • Sử dụng chuột: Di chuyển con trỏ chuột vào vùng soạn thảo, khi hình ảnh chuột có dạng thì có các cách chọn chọn sau: • Chọn một từ: Nhắp đúp chuột tại từ muốn chọn • Chọn một phần: Nhắp và giữ chuột tại ký tự đầu tiên của phần muốn chọn, sau đó kéo chuột đến ký tự cuối cùng của phần đó • Chọn một đoạn: Giữ phím Ctrl và nhắp chuột tại đoạn muốn chọn.

4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản 4.1.5.3 Thao tác trên khối văn bản • Chọn khối: • Sử dụng bàn phím: Tại vị trí của dấu chèn có thể đánh dấu văn bản bằng các tổ hợp phím sau: • Shift+ hoặc Shift+: Chọn một dòng • Shift+ hoặc Shift+: Chọn một ký tự bên trái hoặc bên phải • Shift+Home hoặc Shift+End: Chọn đến đầu hoặc cuối dòng • Shift+PgUp hoặc Shift+PgDn: Chọn một trang màn hình trên hoặc dưới • Ctrl+Shift +  hoặc Ctrl+Shift+: Chọn một từ bên trái hoặc phải • Ctrl+Shift+Home hoặc Ctrl+Shift+End: Chọn đến đầu hoặc cuối văn bản. • Ctrl+A: Chọn toàn bộ vùng văn bản.

4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản 4.1.5.3 Thao tác trên khối văn bản • Sao chép khối: • Chọn khối văn bản cần sao chép và thực hiện các bước: • B1: Gọi lệnh Copy bằng 1 trong các cách: • C1: Edit/ Copy • C2: Kích nút Copy • C3: Kích chuột phải chọn Copy • C4: Ctrl+C • B2: Di chuyển con trỏ đến vùng đích

4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản 4.1.5.3 Thao tác trên khối văn bản • B3: Gọi lệnh Paste bằng 1 trong các cách: • C1: Edit/ Paste • C2: Kích nút Paste • C3: Kích chuột phải chọn Paste • C4: Ctrl+V • Ngoài ta, ta có thể sao chép trực tiếp bằng cách: • Chọn khối văn bản và nhấn Ctrl, đồng thời kéo thả (Drop and Drap) chuột đến vùng đích.

4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản 4.1.5.3 Thao tác trên khối văn bản • Di chuyển 1 khối văn bản: • Chọn khối văn bản cần di chuyển và thực hiện các bước: • B1: Gọi lệnh Cut bằng 1 trong các cách: • C1: Edit/ Cut • C2: Kích nút Cut • C3: Kích chuột phải chọn Cut • C4: Ctrl+X • B2: Di chuyển con trỏ đến vùng đích

4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản 4.1.5.3 Thao tác trên khối văn bản • B3: Gọi lệnh Paste bằng một trong các cách: • C1: Edit/ Paste • C2: Kích nút Paste • C3: Kích chuột phải chọn Paste • C4: Ctrl+V • Ngoài ta, ta có thể di chuyển trực tiếp bằng cách: • Chọn khối văn bản và đồng thời kéo thả (Drop and Drap) chuột đến vùng đích

4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản 4.1.5.3 Thao tác trên khối văn bản • Xóa khối văn bản: • Chọn khối văn bản cần xoá, ấn phím Delete • Hoặc có thể dùng phím hoặc tổ hợp phím: • BackSpace: Xoá một ký tự bên trái con trỏ văn bản. • Delete: Xoá một ký tự bên phải con trỏ văn bản. • Ctrl + BackSpace: Xoá một từ bên trái con trỏ văn bản • Ctrl + Delete: Xoá một từ bên phải con trỏ văn bản.

4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản 4.1.5.4Tìm kiếm và thay thế • Tìm kiếm: Edit/ Find hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+ F • Thay thế: Edit/Replace hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+H

4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản 4.1.5.5 Chức năng gõ tắt AutoCorrect • Tools/ AutoCorrect Options Nhập từ được thay thế (từ viết tắt) Kích nút Add để thêm Nhập từ thay thế (từ viết đúng)

4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản 4.1.5.6 Sử dụng chức năng Undo và Redo • Undo: Quay lại thao tác trước đó: • C1: Menu Edit  Undo.... • C2: Chọn biểu tượng Undo trên Toolbars • C3: Ctrl+Z • Redo: Dùng để hủy lệnh Undo: • C1: Menu Edit  Redo/Repeat.... • C2: Chọn biểu tượng Redo trên Toolbars • C3: Ctrl+Y

4.2 Định dạng và trang trí 4.2.1 Định dạng trang • File -> Page Setup, xuất hiện cửa sổ Page Setup: • Căn lề giấy: trong vùng Margins • Top : Lề đầu trang • Bottom : Lề cuối trang • Right : Lề bên trái • Left : Lề bên phải • Gutter:phần gáy để đóng tập • Gutter Position:Vị trí của gáy bên trái (Left) hay bên trên (Top)

4.2.1 Định dạng trang • Chọn kiểu in của trang giấy: trong vùng Orientation : • In đứng theo chiều giấy: Portrait • In xoay ngang trang giấy: Landscape • Chọn khổ giấy: Trong vùng Paper Size chọn khổ giấy muốn in (A4, A5,…)

4.2.2 Định dạng ký tự 4.2.2.1 Định dạng bằng hộp thoại Font: • Chọn đoạn văn bản cần định dạng • Format -> Font hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + D, hộp thoại Font xuất hiện

Kích thước chữ Thẻ Font Chọn Font chữ (nhập những ký tự đầu tiên để tìm nhanh Font cần chọn) Chọn kiểu chữ Regular: thông thường Italic: In nghiêng Bold: In đậm Bold Italic: vừa nghiêng vừa đậm Màu chữ Màu đường gạch chân Kiểu đường gạch chân Xác định các lựa chọn và đóng hộp thoại Xác định các lựa chọn và đóng hộp thoại Các hiệu ứng

Thẻ Character Spacing Tỷ lệ giữa chiều ngang và chiều đứng của các ký tự Khoảng cách giữa các ký tự + Normal: bình thường + Condensed : nén + Expand: nới rộng

Thẻ Character Spacing Chọn vị trí của ký tự + Normal: bình thường. + Raised: nâng cao lên. + Lowered : hạ thấp xuống

Thẻ Text Effect Chọn hiệu ứng

4.2.2 Định dạng ký tự 4.2.2.2 Định dạng bằng thanh công cụ • Chọn đoạn văn bản cần định dạng • Kích chuột vào các nút trên thanh công cụ Fomatting Canh lề Style Font In đậm In nghiêng Cỡ chữ Gạch chân Khoảng cách giữa các dòng

Bulleted Giảm Indent Tô nền Màu chữ Numbering Tăng Indent Đóng khung Cước số 4.2.2 Định dạng ký tự 4.2.2.2 Định dạng bằng thanh công cụ • Chổi định dạng (Format Painter ): Dùng để sao chép định dạng

4.2.2 Định dạng ký tự 4.2.2.3 Định dạng bằng tổ hợp phím • Tăng kích thước (Size) : Ctrl + ] hoặc Ctrl + Shift + > • Giảm kích thước (Size) : Ctrl + [ hoặc Ctrl + Shift + < • Chữ đậm : Ctrl + B • Chữ nghiêng : Ctrl + I • Gạch dưới 1 nét : Ctrl + U • Gạch dưới 2 nét : Ctrl + Shift + D • Gạch dưới từng từ : Ctrl + Shift + W • Chỉ số dưới : Ctrl + = • Chỉ số trên : Ctrl + Shift + = • Chữ hoa lớn/thường : Ctrl + Shift + A • Đổi chữ hoa/thường/hoa : Shift + F3

4.2.2 Định dạng ký tự 4.2.2.4 Xóa định dạng • Chọn đoạn văn bản cần xóa định dạng • Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + Space bar

4.2.3 Định dạng đoạn • Đoạn văn bản (Paragraph) là tập hợp các từ được kết thúc bằng dấu ngắt đoạn do bấm Enter. • Chú ý: Để xuống nhưng không bắt đầu một đoạn mới ta nhấn tổ hợp phím Shift+Enter • Để định dạng, thực hiện các bước sau: • Chọn đoạn văn bản cần định dạng • Vào menu Format  Paragraph. • Hộp thoại Paragraph xuất hiện

Thẻ Indent and Spacing Alignment: dùng để canh chỉnh lề + Left : canh thẳng lề trái + Right: canh thẳng lề phải + Center: canh giữa trang + Justify: canh đều cả hai lề trái phải Indentation: dùng để thay đổi vị trí canh lề + Left : vị trí thụt lề bên trái + Right: vị trí thụt lề bênphải Special: + None: bình thường + First line: vị trí thụt lề của hàng đầu tiên + Hanging: vị trí thụt lề của cả đoạn trừ hàng đầu tiên + Before: khoảng cách đến đoạn văn trước đoạn đang chọn + After: khoảng cách đến đoạn văn sau đoạn đang chọn Line Spacing: khoảng cách giữa các dòng

4.2.4 Thiết lập Tab Stop • Thiết lập Tab là đặt một điểm dừng (Tab Stop) mà con trỏ sẽ dịch chuyển đến điểm này khi người dùng nhấn phím Tab. • Nếu không đặt Tab Stop, khi nhấn Tab thì con trỏ sẽ nhảy đến vị trí cố định được quy định trong mục Default Tab Stop (mặc định là 0,5 inch=1.27cm).

4.2.4 Thiết lập Tab Stop 4.2.4.1Các loại Tab: (Left Tab): Là Tab canh trái (Right Tab): Là Tab canh phải (Center Tab): Là Tab canh giữa (Decimal Tab): Là Tab canh lấy chuẩn là dấu phân cách phần thập phân. (Bar Tab): Là Tab chèn thêm một gạch thẳng đứng “|” tại vị trí Tab dừng.

4.2.4 Thiết lập Tab Stop 4.2.4.2 Cách đặt Tab: • Sử dụng thước định vị • Chọn vị trí muốn đặt Tab. • Kích vào nút Tab Align bên trái thước đo để chọn một loại Tab dừng cần đặt. • Kích chuột tại vị trí cần đặt Tab trên thanh thước, lúc đó sẽ xuất hiện dấu Tab trên thước.

4.2.4 Thiết lập Tab Stop 4.2.4.2 Cách đặt Tab: Sử dụng menu: • Chọn vị trí muốn đặt Tab • Format  Tabs: Hộp thoại Tab xuất hiện

Chương 4: Sử dụng Microsoft Word