Financial Management of projects Projekti finantsjuhtimine

1. Financial Management of projectsProjekti finantsjuhtimine Applicant Seminar Seminar toetuse taotlejatele Joint Technical Secretariat

2. Project partner financing At least 10% of the total eligible project budget has to be contributed by the Applicant and project partners (atleast 10% foreach partner) 2

3. Projekti partneriterahastamine Vähemalt10% projekti kogu eelarvest tuleb panna taotleja ja projekti partnerite poolt (vähemalt 10% igapartner) 3

4. Project partner SMEsfinancing Private partners -max co-financing from the Programme ≤ 50% of the total eligible costs for respective project partner 4

5. VKE projekti partnerite rahastamine Erasektori partnerid -max kaasrahastus programmist ≤ 50% kõigist abikõlblikest kuludest vastavale projekti partnerile 5

6. Project co-financing • There are three types of partner’s co-financing possible – contribution in kind, ownfunds (cash) and state budget contribution (ifrelevant) • In kind = unpaid voluntary work and use of the Applicant’s and/or the project partner’s own premises for implementation of project activities (max 10% andnotexceedownfunds) 6

7. Projekti kaasrahastus • Võimalik on kolme tüüpi partnerite kaasrahastus – mitterahaline panus, omavahendid (raha)jatoetus riigieelarvest(kui on asjakohane) • Mitterahaline panus= tasustamata vabatahtlik töö ja taotleja ja/või projekti partneri omaruumide kasutamine projekti tegevuste elluviimiseks (max 10% ja ei tohi ületada oma vahendeid) 7

8. Project financing 8

9. Projekti rahastamine 9

10. Project budget • Budget should be realistic and cost-effective • Project and implementingpartnerscannot make a profit • Budget should include all project costs, not onlyprogramme’s contribution • Budget should be developed with input from all partners • Only costs necessary for project implementation are eligible(no preparatory costs) 10

11. Projekti eelarve • Eelarve peab olema realistlikjakulu-efektiivne • Partnerid ei tohi projektist ja projekti rakendamisest kasumit teenida • Eelarve peab sisaldama kõiki projekti kulusid, mitte ainult programmi poolset panust • Eelarvet tuleb koostada koostööskõigi partneritega • Ainult projekti elluviimiseks vajalikud kulud on abikõlblikud (projekti ettevalmistus ei ole abikõlblik) 11

12. Payment amount • Initial pre-financing • duration of the project does not exceed 18 months and if the grant does not exceed 300,000 EUR - maximum 40% of the grant • duration of the project exceeds 18 months or if the grant exceeds 300,000 EUR -40% of the grantforecast budgetfor the first 12 months of the project • Further pre-financing instalment– togetherwithinitialpre-financingnotexceed80% of the project grant • Balance payment – notexceed20% of the project grant 12

13. Makse summa • Esialgne ettemakse • Projekti kestvus ei ületa 18 kuudja kui toetus ei ületa 300,000 EUR – maksimaalselt40% toetusest • Projekti kestvus ületab 18 kuudvõikui toetus ületab 300,000 EUR -40% projekti esimese 12 kuu toetuse eelarveprognoosist • Järgmised ettemaksed– ei ületa koos esimese ettemaksega 80% projekti toetusest • Lõppmakse– eiületa 20% projekti toetusest 13

14. Payment procedure Payments will be transferred to the account of the Beneficiary (alsoforfuthertransfers to theprojectpartners): 14

15. Maksete protseduur Maksed kantakse toetusesaaja kontole (ka edasisteks ülekanneteks projekti partneritele): 15

16. Eligible periods • Only costs made during the project implementation period(after contract will be signed and started form project starting date) are eligible • The only exception are costs relating to final reports, expenditure verification and evaluation of the project, which can be incurred not later than the date of submission of the final report • Preparatory costs (expenditures before project starting date) are ineligible 16

17. Abikõlblik periood • Vaid kulutused, mis on tehtud projekti elluviimise perioodil (pärast lepingu allkirjastamist ja alates projekti alguse kuupäevast) on abikõlblikud • Ainsaks erandiks on kulud, mis on seotud projekti lõpparuande, kulude kontrollimise ja hindamisega ning mis võivad tekkida mitte hiljem kui lõpparuande esitamise kuupäeval. • Ettevalmistavad kulud (kulud enne projekti alguse kuupäeva) ei ole abikõlblikud 17

18. Main eligibility rules In order to be eligible, costs have to be: • Shown in the approved AF • Comply with the visibility requirements • Necessary for the implementation of the project • Identifiable and verifiable, in particular being recorded in the accounting records • Incurred in compliance with the relevant procurement procedures • Reasonable, justified and comply with the requirements of sound financial management 18

19. Peamised abikõlblikkuse reeglid Selleks, et kulud oleksid abikõlblikud peavad nad vastama järgnevatele reeglitele: • Esitatud heakskiidetud taotlusvormil • Vastavad nähtavuse nõuetele • Vajalikud projekti elluviimiseks • Tuvastatavad ja kontrollitavad, kirjendatud raamatupidamise dokumentides • Tehtud kooskõlas asjakohase hankeprotseduuriga • Mõistlikud, põhjendatud ja vastavad usaldusväärse finantsjuhtimise nõuetele 19

20. Main budgetary principles The project budget has to be in line with the principles of economy, efficiencyand effectiveness • The principle of economyrequires that the resources used by the institution for the pursuit of its activities shall be made in due time, in appropriate quantity and quality and at the best price • The principle of efficiency is concerned with the best relationship between resources employed and results achieved • The principle of effectiveness is concerned with attaining the specific objectives set and achieving the intended results 20

21. Peamised eelarve põhimõtted Projekti eelarve peab olema kooskõlassäästlikkuse, tõhususe ja tulemuslikkusega • Säästlikuse põhimõtenõuab, et ressursid, mida asutus oma tegevuseks hangib, oleks sooritatud õigel ajal, sobivas koguses ja kvaliteedis ning parima hinnaga • Tõhususe põhimõtekäsitleb parimat võimalikku suhet kasutatud ressurside ja saavutatud tulemuste vahel • Tulemuslikkuse põhimõtekäsitleb konkreetsete seatud eesmärkide saavutamist ja kavandatud tulemusteni jõudmist 21

22. 10% rule Up to 10% of the project's total budget can be spent forimplementation of the project soft activities outside the Programme area: • Costshave to beclearlyindicated, specifiedandjustifiedintheApplicationapprovedbythe JMC • ThesecostsareindicatedintheWorksheet XIV oftheApplicationFormunderBudgetHeading 2 “Travelcosts” andBudgetHeading 5 “Othercostsandexternalservices 22

23. 10% reegel Kuni 10% projekti kogueelarvest võib kulutada pehmete tegevuste elluviimiseks väljaspool programmi piirkonda: • Kulud peavad olema ühise seirekomitee poolt heakskiidetud taotluses selgelt näidatud, täpsustatud ja põhjendatud • Need kulud on näidatud töölehel XIV taotlusvormi eelarverubriigi 2 “Reisikulud” ja eelarverubriigi 5 “Muud kulud ja sisseostetavad teenused” all. 23

24. Budget lines (cost categories) • Human resources • Travel costs • Equipment and supplies • Direct local office costs • Other costs and external services • Infrastructure • In kind • Administrative costs • Contingency reserve 24

25. Eelarverubriigid (kululiigid) • Inimressursid • Reisikulud • Seadmed ja tarvikud • Otsesed kohaliku kontori kulud • Muud kulud ja sisseostetavad teenused • Infrastruktuur • Mitterahalised kulud • Halduskulud • Ettenägematute kulude reserv 25

26. Taxes, VAT • Taxes are ineligible costs (except employment taxes, social security charges) • VAT is ineligible (except if Beneficiary and/or the project partner(s) cannot reclaim it) • VAT that is recoverable by whatever means cannot be considered as eligible, even if it is not actually recovered by the Beneficiary or the project partner(s) (Beneficiary or the partner who could officially recover the VAT has decided not to do it) 26

27. Maksud, käibemaks • Maksud on mitteabikõlblik kulu(väljaarvatud töötasuga seotud maksud, sotsiaalkindlustuse kulud) • Käibemaks on mitteabikõlblik (välja arvatud kui toetusesaaja ja/või projekti partnerei saa seda tagasi nõuda) • Käibemaks, mis on hüvitatav mis tahes viisil ei loeta abikõlblikuks, isegi kui seda tegelikult toetusesaajale või projekti partneritele tagasi ei maksta (toetusesaaja või partner, kellel on ametlikult õigus käibemaks tagasi saada otsustab seda mitte teha) 27

28. Procurement Beneficiaries and project partnersmustfollowAnnex 8.3. to the Guidelines (availableatProgramme’shomepage) + • Russian Federation – NGOs & SMEshave to followChapters 2, 3, 4 and 5 of PRAG, otherorganisationsshall use the national publicprocurementregulationofRussia • Republic of Estonia and the Republic of Latvia – in accordance with national publicprocurement legislation, irrespective of their legal status, as compliant with Communitydirectivesapplicable to procurementprocedures 28

29. Hange Toetusesaaja ja projekti partnerid peavad järgima lisa 8.3. juhiseid (avaldatud programmi kodulehel) + • Venemaa – MTÜd & VKE-d peavad järgima peatükke 2, 3, 4 ja 5 PRAG, teistel organisatsioonidel tuleb kasutada Venemaa riikliku riigihangete regulatsiooni • Eesti ja Läti – kooskõlas riikliiku riigihankeseadusega, sõltumata nende juriidilisest seisundist, kooskõlas ühenduse kohaldatavate riigihanke direktiividega 29

30. Revenue • Any such interest or benefits accruing from the pre-financing shall be assigned to the project and deducted from the final payment • Grants may not have the purpose or effect of producing a profit for the Beneficiary or the project partner(s) 30

31. Tulu • Igasugused intressid või tulu, mis saadud projektile tehtavast ettemaksust antakse projektile ning arvatakse maha projekti lõppmaksest • Toetuse kasutamise eesmärk ei tohi olla tulu teenimine taotlejale või projekti partneritele 31

32. Double financing • No single project and activity may be financed by more than one European Community grant • The project activities duplicated those already financed from any EU fund, international, national, regional and/or local funds are not eligible as this is considered double-financing 32

33. Topeltrahastamine • Ükski projekt või tegevus ei tohi olla rahastatud rohkem kui üks kord Euroop Ühenduse toetusest • Projekti tegevuste dubleerimine, mis on juba rahastatud EL fondidest, rahvusvahelistest, riiklikest, piirkondlikest ja/või kohalikest fondidest, ei ole abikõlblik, kuna seda loetakse topeltrahastusesk 33

34. Useofeuro • Payments to the project will be made onlyin Euro • The expenditure in national currency (other than Euro) must be converted into Euroat the rate made up by the average of the rates published in InforEuro for the months covered by the relevant reporthttp://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=en • Any exchange losses are not eligible costs 34

35. Eurokasutus • Maksed projektile tehakse ainult eurodes • Kulutused riigi valuutas (va Euro) tuleb konventeeridaeurodesse kursi keskmise määraga, mis on avaldatud InforEuro kodulehel kuud käsitlevas vastavas aruandes http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=en • Vahetuskursi kahjud ei ole abikõlblikud 35

36. Project accounts • Beneficiary and all partners must maintaina separate accounting system oran adequate accounting code for all transactions related to the project without prejudice to national accounting rules • Accounts and expenditures must be easily identifiable and verifiable 36

37. Projekti raamatupidamine • Toetusesaaja ja kõik partnerid peavad pidama eraldi raamatupidamissüsteemi või kasutama vastavaid raamatupidamiskoode kõikide projekti tehingute puhul ilma, et see oleks vastuolus riiklike raamatupidamiseeskirjadega • Kontod ja kulutused peavad olema kergesti kindlakstehtavad ja kontrollitavad 37

38. Financialmanager In order to assure professionalfinancial management, an experienced financial manager is to be appointed or subcontracted. The project implementation system should guarantee clearly identifiable costs andoutputs of the project, proper and orderly payments and handling of the grant 38

39. Finantsjuht Selleks, et tagada professionaalne finantsjuhtimine tulebmäärata ametisse või võtta tööle alltöövõtu korras kogenud finantsjuht Projekti rakendamise süsteem peab tagama selgelt äratuntavad kulud ja projekti väljundid, nõuetekohased ja korrektsed maksed ja toetuse kasutamise 39

40. JTS contacts/ÜTS kontaktid www.estlatrus.eu Email/e-post: info@estlatrus.eu Phone/tel: +371 6750 9524 40