Správa digitálního obsahu v organizacích (Y36SDO)

1. Správa digitálního obsahu v organizacích (Y36SDO) Přednáška č. 6 Metody tvorby a získávání obsahu & Úvod do DMS Jiří Štěpán, 2009

2. Shrnutí z minula s rošířením mimo web Akvizice obsahu Správa digitálního obsahu v organizacích

3. Co je to „digitální obsah“ • Co je to obsah v případě webu („digitální obsah“)? • Textový obsah stránek (např. články, informační stránky, apod.) • Obrázky, videa, hudební skladby a další multimediální data • Výstupy aplikací (např. výsledek hlasování v anketě, detaily zboží v katalogu e-shopu, statistika návštěvnosti, apod.) • Odkazy na související obsah • Metadata (informace o obsahu) • Uživatelská data • V případě DMS: • Vložené soubory jakéhokoliv typu • Scan reálnáho dokumentu • Metadata • Stavová data worklow Správa digitálního obsahu v organizacích

4. Typy získání obsahu CMS • Pořízení obsahu v rámci systému • Řešíme vhodné nástroje • Import a adaptace obsahu • MS Office , Quark • Vložení hotového • Extrakce metadat • Online propojení s jiným zdrojem Správa digitálního obsahu v organizacích

5. Druhy získávání obsahu DMS • Data jsou již v elektronické podobě • Vložení přes aplikaci DMS • Připojení z filesystému • Automatická extrakce metadat • Doplnění klasifikace • Data nejsou elektronicky dostupná • Digitalizace (scanování) • Propojení originálu s digitální kopií • Unikátní identifikátor, čárový kód, atd. • Pokročilé zpracování (OCR) a extrakcemetadat • Doplněnímetadat, klasifikace Správa digitálního obsahu v organizacích

6. Pořízení obsahu Správa digitálního obsahu v organizacích

7. Pořízení • Data vytváří uživatel v CMS systému • CMS je tak jejich primární zdroj • Způsob získání se liší dle typu obsahu: • Strukturovaná data: formuláře nebo in-kontext editace • HTML fragmenty: WYSIWYG • Metadata: formuláře nebo specializované editory • Jiný obsah: specializované ovládací prvky Správa digitálního obsahu v organizacích

8. WYSIWYG - požadavky • Bez instalace • Funkce ala kancelářské balíky • Formátování textu • Práce se strukturálními elementy • (práce se styly) • Komfortní správa tabulek a obrázků • Propojení s jinými objekty CMS (vložení souboru) • Náhled v kontextu • Kontrola gramatiky • Copy paste z MS Office či jiných nástrojů • Možnost čištění kódu Správa digitálního obsahu v organizacích

9. WYSIWYG - technologie • Javascript – 100% bez instalace, nejméně funkcí • Java Applets – nutnost JRE, pomalý start • ActiveX – omezeno pouze na IE, problém bezpečnostní politiky (nutno • XULExtensions – omezeno pouze na FF • Tlustý klient– nejvíce funkcí, nutnost instalace Správa digitálního obsahu v organizacích

10. Ukázka - ektron Správa digitálního obsahu v organizacích

11. Strukturovaná data • Editace pomocí formulářů • Kontrola vstupů a reakce na chyby • Podpora klávesových zkratek pro rychlý pohyb uživatele • Možnost měnit datové strukury > formuláře jsou zpravidla generovány • Dynamicky • Konfigurací • Pragramově Správa digitálního obsahu v organizacích

12. Formulář - UI Správa digitálního obsahu v organizacích

13. Formulář definice - konfigurací Správa digitálního obsahu v organizacích

14. Formulář definice - dynamická Správa digitálního obsahu v organizacích

15. Uložení strukturovaných dat Liší se dle možnosti zpracování jinými nástroji • Propritárně(data nejsou přístupná jinak než přes CMS) • Relační databáze • Standardní přístup přes DB (read only recommended) • XML • Možnost pracovat s assetem jako s XML dokumentem • Hromadné akce pomocí XSLT Správa digitálního obsahu v organizacích

16. Ukázka XML Správa digitálního obsahu v organizacích

17. In-kontext (insite, inline, …) • Obohacení náhledu prezentace o: • Editace atributů • Editace seznamů • Nový/smazat • Změny pořadí + Maximálně intuitivní a vhodné pro drobné změny - Neumožňuje garantovat úplnost vyplněných dat Správa digitálního obsahu v organizacích

18. Jiné způsoby Konkrétní aplikace mohou mít specifické editory • Zadání pozice na mapě • Zadání pozice v obrázku • Externí zařízení • Čtečky čárových kódů • GPS souřasnice • … Správa digitálního obsahu v organizacích

19. Adaptace obsahu Správa digitálního obsahu v organizacích

20. Adaptace obsahu • Obsah primárně vzniká v jiném nástroji, typicky desktop aplikaci • Chceme jej ale importovat do vnitřní reprezentace • Neumíme si na něj „strojově šáhnout“ • Pro použití v CMS je nutné jej upravit za asistence uživatele • Příklady: • Copy Paste MS Office • Quark • Ořez obrázku • … Správa digitálního obsahu v organizacích

21. Adaptace obsahu - způsoby • Copy & Paste (… WYSIWYG) • Plugin do konkrétní desktop aplikace • File explorer + konverze • WebDav • Virtuální FS Správa digitálního obsahu v organizacích

22. Fileexplorer(Zope) Správa digitálního obsahu v organizacích

23. WebDav • (Web-based Distributed Authoring and Versioning) • “FTP přes HTTP protokol“ Správa digitálního obsahu v organizacích

24. API pro tvorbu obsahu v CMS • Meta WebLog API (Blogger API) • Podporuje editaci “bloglike“ struktur • Jednoduchý článek s title a body • Obrázky • Kategorie, tagy • Lze aplikovat i na řadu případů z podnikové praxe • Existuje řada kvalitních desktop editorů (Windows Live Writer) • XMLRPC • JSR 179 (Content Repository for JavaTM technology API) • Level 1 – read only • Level 2 – plný přístup • Neexistují klienti Správa digitálního obsahu v organizacích

25. ZOBRazení externího obsahu Správa digitálního obsahu v organizacích

26. Externí obsah • Tento obsah nevstupuje do životního cyklu obsahu • Nelze editovat, atd. Správa digitálního obsahu v organizacích

27. Způsoby integrace – databázová vrstva • Syntetické assety - asset je výsledkem SQL dotazu Správa digitálního obsahu v organizacích

28. Způsoby integrace – aplikační vrstva • Vyhodnocuje se při sestavovaání stránek • Typicky web services, CORBA nebo jiné remote API • Šablony obdrží data pro formátování • Nutné cachování – závislost requestů Správa digitálního obsahu v organizacích

29. Způsoby integrace – prezentační • URL scraper • Element stránky si sahá na jinou HTML stránku • Získaný fragment je převeden pomocí XSLT a zobrazen • Problematika post requestu, cookies a javascriptů • Iframe • Primitivní, leč účinná technika • Zažívá renesanci s google gadgets apod. Správa digitálního obsahu v organizacích

30. Document management systeM Správa digitálního obsahu v organizacích

31. Ještě jiný pohled na rozdělení CMS Správa digitálního obsahu v organizacích

32. Co nahrazují jednotlivé skupiny Správa digitálního obsahu v organizacích

33. Rozdíl DMS oproti CMS • Snahou je uřídit jinde vznikající obsah • Neřešíme obsah jako takový – klíčová jsou metadata • Snaží o co nejlepší dohledatelnost a kontrolu dokumentů • Není zajímavá publikace, výkon, … Správa digitálního obsahu v organizacích

34. Fukce DMS a řešené problémy • Pořízení obsahu • Primárně metadat, případně konverze do el. formy • Správa verzí • Dostupnost a centralizace dokumentů • Zálohování, fail-over, řízená distribuce • Dohledatelnost • Tvorba různých pohledů nad daty, fulltext • Přístupová práva • Archivace • Workflow Správa digitálního obsahu v organizacích

35. Motivace – kde filestem nestačí • Verzování • Garance vyplnění metadat • Vyhledávání dle metadat • Funkční zamykání dokumentů • Zamknutí finální verze • Workflow + práva • … • … Správa digitálního obsahu v organizacích

36. Příklady • Lotus notes • Spisové služby (Gordic, Exprit, Aplis)+ datové schránky • MS Sharepoint • Specializovaným případem jsou systémy pro správu fotografií Správa digitálního obsahu v organizacích

37. Intranet SIEMENS (DMS)

38. Mazda Autopalace – Servisní informace

39. Eurotel - distribuce dealerských informací

40. Delší příklad – oběh faktur Správa digitálního obsahu v organizacích

41. Problém: digitalizace a schvalování dodavatelských faktur jedné větší organizace • Původní stav: • Faktura dorazí na podatelnu • Je odhadnut její vlastník (tedy kdo objednal) • Je mu doručena • Vlastník poté shání fyzické podpisy • Podepsaná všemi předá do účtárny k proplacení Správa digitálního obsahu v organizacích

42. Problémy původního stavu • Nemožnost kontrolu Správa digitálního obsahu v organizacích

43. Princip řešení – pochopení procesu vzniku dokumentů Správa digitálního obsahu v organizacích

44. Struktura dokumentů Správa digitálního obsahu v organizacích

45. Metadataobecného dokumentu - 1 Správa digitálního obsahu v organizacích

46. Metadata obecného dokumentu - 2 Správa digitálního obsahu v organizacích

47. Metdata typu Faktura Správa digitálního obsahu v organizacích

48. Otázky k dalšímu řešení • Jak data efektivně do systému zadat • Jak rozpoznat uživatele? • Autorizace a přístupová práce • Jak posouvat fakturu organizací? • Workflow Správa digitálního obsahu v organizacích

49. Vložení faktury • Každá došlá faktura jde na podatelnu • Na podatelně je faktura opatřena samolepkou s čárovým kódem s rostoucí posloupností • Faktura s kódem je naskenována • Pracovnice podatelny založí nový dokument v DMS • Dodavatel • Datum přijetí • Připojení souboru ze scaneru (DMS nabízí automaticky nově naskenované) • Systém nalezene čárový kód a zkonstruuje ID dokumentu Správa digitálního obsahu v organizacích

50. Vyplnění metadat - účtárna • Pracuje s účetním systémem a papírovou fakturou • Zadá ID přejetím čtečkou nad kódem • Vyplní informace v účetním systému • Otevře DMS • Vyhledá pomocí čísla čárového kódu nebo vybere nespárovanou • DMS vytáhne z účetního systému metadata a nastartuje workflow Správa digitálního obsahu v organizacích