Information på nätet

1. Datacentralens information för nyanställdaJan WennströmInformationssäkerhetschefUppdaterad 25.9.2014(www.abo.fi > Stödenheter > Datacentralen > Gäster och användaravtal > Information för nyanställda) Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

2. Information på nätet • Datacentralens information i webbportalen, välj Stödenheter > Datacentralen • Under Gäster och användaravtal > Information för nyanställda finns även länk till denna presentation Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

3. Personal? • Större kvot för e-postlådan än vad studerande har • Begränsningar i den automatiska vidarestyrningen av e-post • Om du bedriver forskningsverksamhet vid akademin utan att vara anställd är det bra att meddela Datacentralen i synnerhet om du slutar studera i samma veva. Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

4. Agenda • Datacentralen – varochvad • Användarnamnochlösenord • E-postochspamfiltrering • Arbetsstationerochallmännadatorer • Hemområdenochsäkerhetskopiering • Privatadatorer: Internet hemifrån, trådlöstnätoch VPN • Varhittamera info? Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

5. Vad gör DC? • Serviceenhet, erbjuder akademins enheter IT-resurser, -kunskap och -handledning • Koordinerar och utvecklar akademins IT och datakommunikation • Ansvarar för akademins datanät och datasäkerhet • Underhåller IT-utrustning och basprogramvara • Samordnar IT-anskaffningar och sammanställer rekommendationslistor Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

6. Var finns Datacentralen? • ASA-huset i Åbo • Academill i Vasa • Allegro i J:stad • Webben: www.abo.fi/dc Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

7. IT-helpdesk, Oraklet • IT-hjälp för personal och studenter • ”Oraklet” finns i Asa B, vån 1, Åbo8:15 – 16:00 tfn 02-215 4777 • Datacentralens Helpdesk i Academill, Vasa8:15 – 11:00 och 13:00 – 16:00 tfn 06-324 7000 • E-post: oraklet@abo.fi • Webben: https://web.abo.fi/dc/error/ • Ärendehanteringssystem(RequestTracker, RT) Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

8. Användarstödför personal • Närstödet erbjuder lokal sakkunskap Se: Stödenheter > Datacentralen > IT-stöd > Närstöd • Egen it-kontaktperson bland personalenpåvarjeenhet Se: Stödenheter> Datacentralen >IT-stöd > IT-kontaktpersoner • E-postlistandc-info (prenumerera via Mailman) Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

9. Agenda • Datacentralen – varochvad • Användarnamnochlösenord • E-postochspamfiltrering • Arbetsstationerochallmännadatorer • Hemområdenochsäkerhetskopiering • Privatadatorer: Internet hemifrån, trådlöstnätoch VPN • Varhittamera info? Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

10. Datoranvändning vi ÅA • Du gör ett användaravtal med DC • Du får personligt användarnamn, lösenord samt en e-postadress • De flesta akademianställda har en egen arbetsstation till sitt förfogande • Stöd för standardprogram så som MS-Office, Libre Office, Thunderbirdmf. Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

11. Personal/studerande • Personalen har större kvoter för e-post samt tillgång till vissa nätskivor • Personalens utskrifter är gratis (kontrollera färgskrivaren) • Du kan kontrollera din information via https://selfservice.abo.fi (användarkonton, kvoter, giltighetstid) • Meddela ev. fel samt ändringar i DC:s information till useraccounts@abo.fi Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

12. Användarnamnet • Unikt, personligt, ändras inte. Får inte lånas! • Gälle för hela it-miljön och identifierar dig vid kontakt till akademins system, bl.a. • e-postsystemet, webbportalen • nätkurser i Moodle, MinPlan • allmänna PC:s, datanätet, skrivare • Är i kraft så länge du är anställd (eller studerar) Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

13. Ditt användarnamn är också giltigt för de tjänster som är anslutna till de finska högskolornas ”ID federation” HAKA • Välj först Åbo Akademi i listan över högskolor och logga sedan in med ditt vanliga akademianvändarnamn/lösenord • Exempel på tjänster: biblioteksportalen Nelli, lärplattformer (Moodle), Rondo Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

14. Lösenordet är viktigt! • Välj ett bra lösenord och se till att ingen annan får tag i det • Ge aldrig ut ditt lösenord åt någon annan, inte ens åt Datacentralen • Vi frågar aldrig efter ditt lösenord, svara aldrig på e-post eller telefonsamtal från sk. nätfiskare • Akta dej för falska webbsidor som kan användas för att samla in lösenord, kontrollera sidans riktiga adress • Använd inte ditt akademianvändarnamn/lösenord i andra sammanhang, t.ex. Facebook Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

15. Lösenord • DC kontrollerar kvaliteten av användarnas lösenord med jämna mellanrum • Ett lösenord som kommit i orätta händer kan ställa till med stor skada för hela akademin Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

16. Akta dig för nätfiske! • Kontrolleraalltidadressfältetiwebbläsarenliksomocksåvartenlänkpekarinnan du klickar! • Nätfiskeutförsavskurkarbl.a. via: • E-post • Uppdateringavwebbpostsystemet • Ocksåpåsvenskaochpågottspråk • Ochsnygga • Webbsidor/-blanketter • Påfinska • Telefonsamtal Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

17. Byta lösenord • Lösenordet byts via www.abo.fi påStudier-portalen > Verktyg > Selfservice • Lösenordet (”password”/”passphrase”) bör vara minst 8 tecken långt men välj gärna minst 16 • Använd både bokstäver, siffror och specialtecken. Vissa tecken godkänns inte, t.ex. åäö • Stora och små bokstäver får gärna blandas • Lösenordet ska inte vara ett ord/namn eller ens delar av ett sådant Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

18. Regler och informationssäkerhet • Alla användare bör beakta datasäkerheten! • Bekanta dig med villkoren i användaravtalet. Avtalet finns på www.abo.fi Stödenheter > Datacentralen > Gäster och användaravtal > Användaravtal och blanketter • Tips för datasäkerhet, både på ÅA och hemma samt regler och lagar rörande datoranvändningen: Datacentralen > Informationssäkerhet • Uppdaterade1.8.2014 Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

19. https://selfservice.abo.fi • Via tjänsten Selfservice kan du bl.a: • Ställa in frånvaromeddelande för e-posten • Byta lösenord • Kontrollera information om dina konton • Om du har glömt lösenordet kan du logga in till Selfservice med dina nätbankskoder och själv sätta ett nytt lösenord! Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

20. Agenda • Datacentralen – varochvad • Användarnamnochlösenord • E-postochspamfiltrering • Arbetsstationerochallmännadatorer • Hemområdenochsäkerhetskopiering • Privatadatorer: Internet hemifrån, trådlöstnätoch VPN • Varhittamera info? Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

21. E-post • Din adress är vanligen fornamn.efternamn@abo.fi • username@abo.fi duger också som adress • Enklast läser du e-post med ”Hordewebmail”, som finns på adressen https://www.abo.fi/mail • Du kan också använda Thunderbird, Outlook, e-post på telefonen eller annat e-postprogram som stöder krypterad IMAP, d.v.s. IMAPS • Akademins e-postadresser finns i en allmän adressbok, nås t.ex. från ”Adressbok” i webmail samt via webbportalens sökfunktion Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

22. E-post till telefonen/mobila enheter • Var uppmärksam så att du inte sparar användarnamnet och lösenordet på någon tjänsteleverantörs servrar. • Följ guiden under: Datacentralen > Datanät och telefoni Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

23. Kvoter för e-post • Kvoten för din e-postlåda är 1 GB • Webbposten visar hur mycket du har använt och varnar om kvoten håller på att överskridas. Också Thunderbird visar hur mycket av e-postkvoten som använts • Ifall kvoten överskrids kan du inte ta emot ny e-post! • Städa bort stora bilagor, kontrollera speciellt mappen Sent Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

24. Funet FileSender för stora filer • Observera storleksbegränsningen för e-postmeddelanden och -listor! • Om du skickar större (eller mindre) filer, använd Funets FileSender-tjänst! • Också mottagning av filer via ”voucher” • Kvittering • Nås via Studier-portalen > Verktyg > FileSender eller direkt på https://filesender.funet.fi Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

25. Spam och filtrering • Centralt system som identifierar (en del av) skräp-posten och ger breven ”spam-poäng” • Första gången någon skickar ett e-postmeddelande utifrån kan det fördröjas (Grålistning/Greylisting) • Nya användare får ett spamfilter som markerar sannolik skräp-post • Frågor och rapporter om problem med spamfiltrering kan rapporteras till Oraklet Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

26. Säkerhetsaspekter, e-post • Öppna inte bifogade filer (attachments) om du inte vet vad de innehåller – virusrisk! • Vi levererar inte alls exekverbara bilagor p.g.a. risken för sabotageprogram • Akta dig för nätfiske, ge aldrig ut lösenord, svara inte ens. • Automatisk vidarestyrning (forward) är inte tillåten för personal. Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

27. Tjänste e-post • Rekommenderas att en organisationsadress används då det är möjligt • T.ex. registrator@abo.fi • Kanläsas av flera personer vid behov, bra t.ex. i semestertider • Belastar ej den personliga e-postkvoten • Bättre arkiv än en personlig e-postlåda Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

28. Mailman för e-postlistor • Mailman är ett verktyg för att administrera e-post listor • Om du behöver skapa en e-postlista, kontakta listmaster@abo.fi • SeDatacentralen > Tjänster och verktyg > E-post och kalender > E-postlistor • Finns möjligheter att begränsa användningen av listan på olika sätt Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

29. Ledig? • Ge inteutdittlösenord! • Personalenfårintestyra e-post till adresserutanförakademin • E-post: • Använddelade e-postlådorochorganisationsadresser • ”Vacation” (Automatsvar) via SelfService • Filer och data • Använd (enhetens) allmännaskivområden Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

30. Agenda • Datacentralen – varochvad • Användarnamnochlösenord • E-postochspamfiltrering • Arbetsstationerochallmännadatorer • Hemområdenochsäkerhetskopiering • Privatadatorer: Internet hemifrån, trådlöstnätoch VPN • Varhittamera info? Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

31. Akademins arbetsstationer • De flesta kör Windows • Kopplade till akademins datanät • Integrerade i datormiljön och Akademi-domänen, d.v.s. användarnamnen är akademiallmänna • Med i akademins antivirus-domän • Utrustade med akademiallmän programvara • Alternativ: Mac och Linux Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

32. Allmänna datorer • I ÅA:s utrymmen finns datorklasser och -rum, samt enskilda datorer avsedda för allmänt bruk. Bokning via webben, välj Resursbokning. • Oberoende av placering är maskinerna avsedda för alla fakulteter • Datorerna i klassernafåranvändasfrittdå de inteärbokade för undervisning • Se Datacentralen > IT i undervisningsutrymmen • Vid problem med klassmaskinerna, meddelapcklasser@abo.fiellerOraklet Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

33. Agenda • Datacentralen – varochvad • Användarnamnochlösenord • E-postochspamfiltrering • Arbetsstationerochallmännadatorer • Hemområdenochsäkerhetskopiering • Privatadatorer: Internet hemifrån, trådlöstnätoch VPN • Varhittamera info? Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

34. Windows hemområde (1/2) • Personlig skivplats på akademins server • Säkerhetskopieras regelbundet • Möjlighet att få tillbaka filer som förstörts eller du raderat av misstag • Tidigare versioner av en fil kan återtas: • Högerklicka och välj Properties–Previous versions • På hemområdet lagras också bl.a. programinställningar Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

35. Windows hemområde (2/2) • Direkt nåbart som H:\ från akademins windowsdatorer • Som \\pchome1.abo.fi\pchome1\username alt. \\pchome2.abo.fi\pchome2\username från en dator kopplad till akademins nät via VPN. • Kvoten är 1 GB Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

36. Unix hemområde • För de som använder Linuxdatorerna • säkerhetskopieras • tillgängligt från alla datorer i akademins nät • Unix: /home/atonX/username • Win: \\unixhome\unixhome\atonX\username • också via sftp till login.abo.fi • Alla har inte detta hemområde, men det fås på begäran (kontakta Oraklet) • Kvoten är 1 GB Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

37. Personligt webbområde • För personlig webbsida på adressen http://www.users.abo.fi/fornamn.efternamn alt. http://www.users.abo.fi/username • Kvoten är 600 MB • Åtkomst från en Windows-dator i ÅAs nät som \\web.abo.fi\username • Från en Linux-dator i ÅAs nät eller sftp som /wwwusers/username • För ibruktagning, se Datacentralen > Datalagring och skivutrymme > Webbområde Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

38. Institutionsområden • Mångaämnenharävenämnesgemensammaskivområdenförlagringavgemensamt data • Ämnesområdetfinnspå DC:s (windows)server pcinst Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

39. Scratch • En sk. scratchskiva finns tillgänglig som \\scratch.abo.fi\scratch\username (windows) resp. /scratch/username (linux) • Endast för temporär lagring av filer, ingen säkerhetskopiering, inga kvoter. • Vid behov raderar DC filer utan pardon. Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

40. Agenda • Datacentralen – varochvad • Användarnamnochlösenord • E-postochspamfiltrering • Arbetsstationerochallmännadatorer • Hemområdenochsäkerhetskopiering • Privatadatorer: Internet hemifrån, trådlöstnätoch VPN • Varhittamera info? Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

41. Privata datorer i akademins nät • Datorn berörs av akademins regler för nätkopplade datorer • Virusskydda din dator (också Mac). Se till att den har aktuella säkerhetsuppdateringar • Datorn får inte agera (tex. webb-/fil-)server i akademins nät • Observera upphovsmannarätten för musik/film etc. Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

42. Trådlöst datanät (WLAN) • Trådlöst nät finns i de flesta av akademins byggnader i Åbo, Vasa och J:stad • Det primära nätet är eduroam • Separata gästnät • Info med täckningskarta finns på portalen, välj Datacentralen > Datanät och telefoni > Trådlösa nätverk • GästerkanfåtillfälligaSparkNet-konton Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

43. eduroam • Uppkoppling kräver ÅA användarnamn • SSID: eduroam • Logga in medusername@abo.fi • Finns också vid andra universitet i Finland och övriga länder • Använd VPN för tillgång till ÅA-resurser • printning • nätskivor Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

44. SparkNet • Uppkoppling kräver ÅA eller en annan SparkNet samarbetspartners användarnamn • SSID:Spark eller Spark-abo • Öppna vilken webbsida som helst • Logga in medusername@abo.fieller öppna en VPN förbindelse. • Använd VPN för tillgång till ÅA-resurser • Finns i exempelvis Åbo stadsbibliotek Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

45. Virtual Private Network (VPN) • VPN erbjuder en säker krypterad förbindelse till akademins nät då du nätkopplar din dator/tablet/telefon/... • VPN krävs för att vissa tjänster såsom utskrifter, hemområden, åtkomst till en del databaser m.m. ska fungera ifall datorn inte är i akademins fasta datanät • VPN guider finns i portalen, välj Datacentralen > Datanät och telefoni > Fjärranvändning Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

46. Ladda ner och köpa program • För vissa program har akademin licenser som täcker också personalens privata datorer. • T.ex. antivirus från F-Secure. • Se aktuell information och listor över program på portalen, välj Datacentralen > Anskaffningar och licenser > Program och licenser • OBS! Inloggning till webbportalen krävs! Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo

47. Agenda • Datacentralen – varochvad • Användarnamnochlösenord • E-postochspamfiltrering • Arbetsstationerochallmännadatorer • Hemområdenochsäkerhetskopiering • Privatadatorer: Internet hemifrån, trådlöstnätoch VPN • Varhittamera info? Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

48. Information på nätet • Datacentralens information i webbportalen för Åbo Akademi finns på www.abo.fivälj Stödenheter > Datacentralen • Den här presentationen finns på Datacentralen > Gäster och användaravtal > Information för nyanställda • Personalutbildning arrangeras av Lärcentret Stödenheter > Lärcentret > Personalutbildning Åbo Akademi - Domkyrkotorget 3 - 20500 Åbo

49. Information på nätet • Datacentralens information i webbportalen för Åbo Akademi finns på www.abo.fivälj Stödenheter > Datacentralen • Den här presentationen finns på Datacentralen > Gäster och användaravtal > Information för nyanställda • Personalutbildning arrangeras av Lärcentret Stödenheter > Lärcentret > Personalutbildning Åbo Akademi | Domkyrkotorget 3 | 20500 Åbo