Version III

1. Version III

2. MISE A JOUR VERSION III • Module Paramétrage • Module Clients Polices • Modification Contrat • Module Sinistre • Module Compta • Les Courriers • Les Requêtes

3. Module Paramétrage • Paramétrage général • Gestion des tables • Ecran Divers • Outils d’administration • Gestions Utilisateurs

4. Paramétrage de l’application • Barre de Tâche • Général • Sinistre • Compta

5. Barres de tâche Haute • Recherche : Voir module clients polices • Jeu de flèches : permet de se positionner en début ou fin de fichier (1ère et dernière) ou à l’enregistrement précédent  ou à celui suivant  • Nouveau : utilisé dans l’écran d’affichage de la base de données clients ou à partir de la consultation d’une fiche client, implique la création d’un nouveau client, à partir de le la fiche client du module sinistre un nouveau sinistre pour la police sélectée • Modifier : obligatoirement actionné pour réaliser la modification d’une fiche client, d’une police, d’un sinistre • Imprimer : Basse

6. Général • Référence du cabinet - C’est l’entête du cabinet, que l’on avait dans la table CAB dans les versions précédentes, cela s’imprime en bas des éditions de Nov’Assur. • Paramétrages généraux - Gestion du multi portefeuilles. Gestion de plusieurs Entité comptable - Activation du Module Flottes - Activation des prospects. Possibilité de saisir des prospects (clients sans police). - Activation des avenants. Gestion des Avenants sur police - Suivi des codes Fiscaux. Fiscalité différentes selon les polices - Ne pas Tenir compte du Zonier, le zonier étant la liste des codes postaux et ville de France - Liaison Novaxel. Noter le chemin d’accès de Novaxel - Liaison Novascan. Noter le chemin d’accès de Novascan

7. Sinistres • Options de Fonctionnement - Activation des cas IDA, sur les sinistres Automobile - Non suppression ou clôture d’un sinistre si Evaluation <> Coût. Pour ne pas que Nov’Assur clôture automatiquement le sinistre lorsque le montant des Evaluations et égal au montant des règlements.

8. Exercice Comptable - Gestion des dates de début d’exercice et de fin d’exercice, pour vérifier les dates de saisie d’écriture comptable - Non suppression ou clôture d’un sinistre si Evaluation <> Coût. Pour ne pas que Nov’Assur clôture automatiquement le sinistre lorsque le montant des Evaluations et égal au montant des règlements. • Option de Fonctionnement - Non Suppression des lignes marquées à ‘S’ - Gestion des remises de chèque ‘place’ et ‘hors place’ • Bordereaux de règlement Compagnie - Paramétrage de l’Ecriture comptable passé automatiquement par le Bordereaux de règlement compagnie • Export Comptables - Paramétrage du logiciel Comptable pour l’exportation des données du Journal de Nova vers votre logiciel comptable (CIEL,EBP,SAARI…) Comptabilité

9. Gestion des Tables • Créer une Table • Modifier la Structure • Supprimer une Table • Outils de Gestion

10. Création d’une table

11. Modification de Structure de Table

12. Outils de Gestion • Imprimer la Structure • Dupliquer une table • Copier/coller pour création d’une nouvelle table • Importer une table - Récupération d’une table au format Nov’assur • Exporter une table - Envoie d’une table au format Nov’assur

13. Ecran divers • Ecrans Divers Clients • Nouveau • Ouvrir un Ecran • Ecrans Risque Divers • Nouveau • Ouvrir un Ecran

14. Ecran Risques Divers • Nouveau • Code Ecran • Libellé de l’Ecran • Modification • Titre de l’Ecran • Ajout ou Suppression de Zone Type de Zone Nom de la Zone Déplacement de la zone (souris ou Position)

15. Ecran Divers Clients • Nouveau • Code Type • Libellé de l’Ecran • Modification • Titre Ecran • Libellé des critères de sélection • Ajout ou Suppression de Zone Type de Zone Nom de la Zone Déplacement de la zone (souris ou Position)

16. Outils d’Administration • Dictionnaire Nov’assur (Impression des tables et structures) • Ordre Dbase (Ouverture des fichiers par programmation) • Gestion des files d’attente • Gestion des Connexions • Sauvegarde des fichiers (Fichiers de données copiés dans le sous répertoire Sauve du répertoire de Nova) • Equilibre comptable (Visualisation des soldes Comptables) • Réorg des n° ordre (n° de ligne des comptes clients) • Réorg Ecran Risque (Vérification des fichiers risques) • Re indexation Complète • Re calcul sinistre (Nbr de sinistre clos et non clos) • Importations • Vérification des fichiers • Qualité client • Courriers Spéciaux • Recherche de déséquilibre ( Pb Comptable ) • Changement de type de police • Recherche des doublons

17. Gestions des files d’attente Code File d’attente Liste des Courriers Récupération des courriers supprimés ou Imprimés Courriers non encore Imprimés Courriers non encore Imprimés et courriers Imprimes cochés en noir Supprimer un ou tous les Courriers

18. Gestion des connexions Liste des utilisateurs Actualiser l’écran Date de connexion Possibilité d’envoyer un message à un utilisateur ou a tous les utilisateurs Heure de connexion Nom de l’utilsateur

19. Importations • Format Nov’assur - Indiquer le Chemin des fichiers nov’assur - Les données à Importer - Sélectionner les Options voulues • Autres Format - Indiquer le nom du fichier - Le format du fichier - Les modules à Importer

20. Qualité Client Pour chaque Critère sélectionner, Un nombre de point pourra être attribué, En fonction de tranche. On peut donc Ajouter, Modifier, Supprimer. Calcul permet de lancer le calcul pour tous les clients, mais attention cela et long car tous les clients et tous les modules sont concernés NB : La qualité pourra aussi se recalculer pour un client sur la fiche client pour actualiser son nombre de point.

21. Courriers Spéciaux On peut remplacer un courrier par un autre selon des critères, - N° client - Apporteur - Compagnie - Risque Automatiquement les courriers préparé pour les critères demandés seront remplacé par un autre code courrier directement dans la file d’attente

22. Changement de Type de police Chaque police a un Type Automobile, Habitation, Santé, Multi risque professionnel ou Divers On peut modifier le type d’une police après l’avoir saisie On saisie alors le numéro de police, le type actuel est coché et on peut le remplacer par le type désiré.

23. Gestion des utilisateurs Après sélection de l’utilisateur, Information générales sur le paramétrage de la connexion au logiciel. Information Divers pour le plafond de règlement sinistre. Option de Sécurité, gestion des accès par utilisateur et par mot de passe. Mot de passe 12345

24. Modules Clients Polices Création d’un client Vérifier que le client n’existe pas Icône « Recherche » Fiche client La raison Sociale Critère de Sélection Compléments Coordonnées Bancaire Connexités Notes Informations Automatiques

25. Cliquez sur l’icône Clients en barre de tâche haute pour afficher la base de données clients

26. Vérifiez que le client n’existe pas déjà • Dans le champ recherche de la base vous pouvez indiquer tout ou partie du nom, un n° de police, un n° de client, une clé police ( cf. fiche police)

27. L’icône Recherche de la barre de tâche basse permet une recherche complémentaire • Composez dans le champ Valeur à rechercher les caractères (alpha et/ou numériques) • Choisissez l’option Égale ( la recherche n’affiche que le résultat égal aux caractères composés) ou Contient ( sont affichés tous les résultats comportant les caractères composés) • Cliquez sur le champ dans lequel la recherche doit être effectuée. • En cliquant sur un client affiché en résultat vous atteignez sa fiche

28. Fiche client Date de Création de la fiche

29. La raison Sociale Un double clic dans un champ rattaché dans une table affiche le contenu de la table • Numéro : N° automatique défini dans la table COMPTE compteur CLI • Type : Particulier, Entreprise, etc. défini dans la table STATUS • Titre : code défini dans la table Titre • Nom2 : critère de recherche – nom prénom du Concubin, du responsable d’entreprise, de l’enseigne d’un commerce etc. • Ville : la saisie du champ implique le champ suivant Code Postal • Géré par : code du gestionnaire du client géré dans la Gestion des Utilisateurs

30. Critères de sélection - Compléments • Associés au type de Client ( Particulier, Entreprise, Prospect Particulier, etc.) et paramétrés dans Paramétrage – Écrans divers – écrans divers clients

31. Coordonnées Bancaires • La saisie de la clé entraîne contrôle du RIB. • Les champs prélèvements mensuels et Dernier Effectué permettent de prélever mensuellement une somme forfaitaire pour couvrir le budget annuel assurances de votre client. Cela suppose d’avoir réparti harmonieusement ses échéances afin d’avoir toujours les fonds nécessaires pour régler les compagnies dans les délais impartis.

32. Connexités • Cette fonction n’est active que si le nom de l’étiquette est souligné. • Cette fonction permet de relier un client à un autre , un groupe et ses filiales, les cadres dirigeants à leur Entreprise ou les enfants à leurs parents par exemple. • Principe : partir du client de base pour établir la connexité, la filiale vers la Société mère, le PDG vers sa Société, le fils vers la fiche du père etc. • Vous pourrez ensuite par simple lecture déterminé l’origine du client que vous consultez et les clients qui lui sont rattachés et basculer vers les uns et les autres.

33. Notes • Cette fonction n’est active que si le nom de l’étiquette est souligné • Ce champ, sans limite de taille, permet de stocker les informations complémentaires relatives au client ou prospect que vous n’avez pu enregistrer dans un champ pré déterminé.

34. Informations Automatiques • Sinistres : l’ouverture d’un nouveau sinistre alimente en automatique les compteurs Non Clos et Total, la clôture d’un sinistre modifie les compteurs Sinistres clos et Non clos. • Solde : Débiteur ( Dt) ou Créditeur (Ct) du compte client • Qualité : selon le barème que vous avez activé dans la fonction ‘Qualité Clients’ (Paramétrage – Outils d’administration ) vous indique la cotation de votre client complétée par un onglet vert ou rouge selon que celle ci est positive ou négative. Un double clic sur la zone vous affiche la justification de la cotation.

35. Création Mise a jour contrat • Ecran Générique • Ecran risque Automobile • Ecran risque Habitation • Ecran risque Santé • Ecran risque Multirisque Professionnelle • Ecran risque Divers • Ecran Garanties • Gestion des Avenants • Coassurances

36. Écran Générique Cet écran est commun à tous les contrats quelque soit la branche et le risque 1ére Partie 2ème Partie 3ème Partie

37. Écran Générique 1ère partie • Entité : ne remplir que si vous gérez plusieurs entités, au sens fiscal – la ou les entités sont déclarés dans la table entité • Police : saisir ce N° à l’identique de celui de la compagnie sans point ni espace « pour faire jolie » • Ancien n° : n° de la police remplacée • Clé police : critère de recherche direct – cette donnée figure sur l’avis de prime destiné au client, elle doit lui permettre d’identifier son contrat – exemple en auto indiquez marque et immatriculation du véhicule • Risque : associé à la table risque – identifie le risque dans la branche déterminée par le code écran • Compagnie : code cie associé à la table COMPA • Suivi : code gestionnaire du contrat associé à la gestion des utilisateurs • Quérable : permet de faire adresser l’avis de prime à une personne ou un organisme autre que le client. Ce champ est associé à la table QUERAB. • Apport1 et 2 : champs associés à la table APPORT contiennent le code de l’apporteur rétribué sur une affaire. • % Retro. Taux de rétrocession de commission durant la période où est en cours le contrat • % Retro.1an : si seul ce champ est rempli la rétrocession ne sera appliquée que la 1ère année (calculée par rapport à la date d’effet) si le champ précédant est complété la 1ère année il y aura cumul des 2 taux. • Souscripteur : par défaut les coordonnées du client

38. Écran Générique 2ème partie • Date d’effet : 1ère prise d’effet du contrat • Code Mouvement : associé à la table MVT – permet de gérer un état du contrat ( en cours, suspendu SU ou résilié RE) et d’effectuer son suivi administratif par l’utilisation de codes mouvements intermédiaires tels AC (attente de pièce cie) AS ( attente de pièce signé client) etc. • Date mouvement : date de la suspension ou résiliation ou date d’envoi à la cie ou au client. • Nb. Avenants : N° du dernier avt - géré automatiquement par la fonction Avenant • Date du dernier avenant : • Échéance principale : JJ MM • Pollicitation A et B : associés à la table POLLIC – code de pollicitation • Indice : sans point ni virgule • Fractionnement : A, S, T, M , X (échéance unique) • Encaissement : associé à la table ENCAIS – rien quittance confié – N ou S non confié sans ou avec quittancement. • Code frais : associé à la table FRAIS1 et indirectement à celle FRTR si une automatisation du montant des frais par rapport à la prime a été opérée. • Code honoraires : associé à la table HONO • Tarif – réduction commerciale – Délai Rés. Champs informatifs • Code millésime – tarif figéNb années : champs non utilisés • Lien Excel : association d’une feuille Excel prédéfinie à une police voir table MODXL

39. Écran Générique 3ème partie • Prime annuelle TTC, Prime annuelle nette, commission, prime comptant ttc, prime comptant nette, ancienne prime. An. Ttc ancienne prime.an nette Honoraires TTC Honoraires nets : ces champs, selon le paramétrage de la table PAC, sont mis à jour, automatiquement au terme ou au comptant.

40. Écran risque Automobile L’écran Auto permet d’enregistrer les données du conducteur principal, des conducteurs occasionnels, de saisir les paramètres du véhicule ainsi que les informations relatives à son usage.

41. Écran risque habitation • Propriétaire Locataire : P ou L Résidence Secondaire principale : S ou P Maison ou Appartement : A ou P

42. Écran Risque Santé

43. Écran risque Professionnel

44. Écrans Divers • Ils sont créés en paramétrage – Écrans divers – Écrans risques divers. Après avoir composé le code écran et le libellé il vous suffit de positionner l’ensemble des variables alphabétiques, alpha-numériques, numériques et dates dont vous avez besoin pour définir votre risque.

45. Écran Garanties • Capitaux : si vous souhaitez utiliser la fonction Indexation automatique au terme saisir une valeur numérique sans espace ni décimale – il en est de même pour les franchises par garantie • Indice : champ associé à la table INDEX – contient la valeur de l’indice applicable aux capitaux et franchises

46. Gestion des Avenants • Création : allez dans l’onglet Avenant – cliquez sur l’icône Nouvel Avenant - saisir le motif de l’avenant. La validation crée un nouvel écran générique copie de la situation en cours, hormis pour le n° d’avenant qui augmente de 1 par rapport à la valeur précédente et la date d’avenant qui devient par défaut la date du jour. Il suffit ensuite de saisir les modifications à apporter aux écrans générique, risque et garanties puis de valider. • Visualisation de l’historique des avenants : allez dans l’onglet Avenant – choisir la période à consulter puis cliquez sur l’icône Visualiser. Vous pouvez consulter les données figées pour chacun des écrans ( générique – risque et garanties)

47. Coassurance • Création de la coassurance • Allez dans l’onglet Coassurance – cliquez sur Nouvelle Coassurance – saisir pour chacun des coassureurs les éléments identifiant leur participation ainsi que les informations nécessaires pour débiter le compte coassureur en cas de quittancement comptant • Les icônes Modifier et Supprimer permettent de gérer la mise à jour de la coassurance au fur et à mesure des avenants

48. Gestion des Sinistres • Base de données clients • Ecran d’accueil • Création Sinistre • 1ére partie • Etiquette Information générale • Tiers Témoin Réparateur • Règlement de Sinistre

49. Cliquez sur l’icône Sinistres en barre de tâche haute pour afficher la base de données clients • L’accès direct à un client est possible en composant dans la zone recherche tout ou partie de son nom, un numéro de police, ou un n° de sinistre cabinet précédé du signe * • Vous pouvez également utiliser, comme pour le module client, la fonction recherche

50. SinistresÉcran d’Accueil Raison Sociale et liste des contrats du client Choix d’afficher les seules polices en cours ou toutes quelque soit leur état Liste de ses sinistres Nombre de sinistres du client et nombre affichés Filtre d’affichage des sinistres en fonction du contrat Filtre d’affichage des sinistres en fonction de leur état