ARUM

1. Databázový systém pro evidenci sociální práce a správu týmu organizace binBoat s.r.o. ARUM

2. MODULY • Klientské spisy (individuální práce s klientem): identifikace, anamnéza, individuální plán, zakázky a jejich vyhodnocení, úkony, archiv elektronických dokumentů ↔ Záznam práce uživatele • „Linka“, „anonym“ apod.:zaznamenávání jednorázových dotazů, hovorů na lince, e-mailových dotazů; jednoduchý záznam, jednoduché statistiky • Klientské aktivity (skupinová práce s klienty): kroužky, kurzy, workshopy, atd. Kompletní záznam o trvání, účastnících, obsahu • Databáze pracovníků a správa týmu: pracovní čas, aktivity (vzdělávání, porady apod.), dovolené, absence, automatické výkazy práce, vykazování podle projektů • Statistické výstupy: klienti a jejich data – např. věková a vzdělanostní struktura, konzultace, řešené problémy, kvantitativní evaluace, skupinové aktivity atd. → Snadné reportování donátorům

3. VÝVOJ • Vytvořen sociálními pracovníkyprosociální pracovníky • Používá se od dubna 2006 • Používá ho přibližně 600 pracovníků ve třech desítkách organizací, například: La Strada ČR, Člověk v tísni, Poradna pro občanství, občanská a lidská práva, Amalthea Pardubice, Oblastní charity, Diakonie ČBCE v Praze, Tady a Teď Plzeň, SIMI, Integrační centrum Praha, Poradna pro integraci, Inbáze, Bona o.p.s., Vzájemné soužití, Romea, SNN Vysočina, Rosa, Dobrá rodina • Průběžně rozvíjen ve spolupráci s uživateli – sociálními pracovníky a jejich manažery

4. PŘÍSTUP K DATŮM • ARUM je serverová databáze, data se nacházejí na jediném zabezpečeném serveru • Databáze je přístupná odkudkoliv přes internet • Data jsou přenášena přes zabezpečený protokol (https://) • Po odhlášení nezůstávají v paměti uživatelova počítače žádná data • Hierarchie přístupů, práv a sdílení dat je flexibilně nastavitelná podle organizační struktury organizace

5. VSTUPNÍ STRANA

6. Klientské spisy - struktura Struktura spisu se odvíjí od struktury práce s klientem KLIENT ↓ ZAKÁZKA 1 ZAKÁZKA 2 ZAKÁZKA 3 … (práce na jednom konkrétním problému klienta) ↓ KONZULTACE (kontakty a další úkony)

7. KLIENTSKÝ SPIS (KS) • Identifikační údaje – podle zadání organizace • Anamnéza • Individuální plán • Zakázky - popis, úkony a vyhodnocení • Archiv dokumentů (smluv, dopisů, podání…) • Záznamy o účasti na skupinových aktivitách • Snadno nastavitelné sdílení dat mezi uživateli

8. KS – karta klienta

9. KS – seznam klientů

10. KS - anamnéza

11. KS – karta ZAKÁZKY

12. KS – karta úkon (konzultace)

13. KS – rychlé zadávání úkonů (konzultací)

14. KS - dokumenty

15. KS – sdílení dat o klientech mezi uživateli

16. Skupinové AKTIVITY s klienty

17. VÝSTUP Údaje o klientech, zakázkách, konzultacích, úspěšnosti zakázek, trvání aktivit a účasti na nich, pracovním čase týmu STATISTIKY VSTUP Data v klientských spisech, aktivitách a správě týmu

18. STATISTIKY • Veškeré informace vložené v předem definovaných typech mohou být vyjádřeny statisticky • Tabulky nejčastějších a nejpotřebnějších údajů (klienti, zakázky, úkony, účastníci aktivit) jsou součástí základní instalace • Speciální namátkové dotazy zodpoví administrátor systému • Flexibilní nastavení podle měnících se přání donátorů (MPSV, ESF…) • Data lze exportovat do statistických aplikací (Statistica, SPSS, MS Excel) a zpracovat v nich • Data pro reporting a hodnocení v reálném čase

19. STAT – předdefinované výstupy • „Kolika klientům bylo úspěšně asistováno mezi 1.1. a 30.4. 2010?“ • „S kolika ženami došlo alespoň k jedné konzultaci?“ • „Kolikrát pracovník Železný asistoval s bydlením v rámci projektu OPLZZ „Bydlení za snahu“?“ • „Jaký podíl konzultací se odehrál telefonicky?“ • „Kolik dětí se účastnilo kroužků v dubnu 2010? • „Kolik hodin byl pracovník XY mimo práci? Kolik hodin strávil jinou než přímou klientskou prací?“

20. STAT – specifické výstupy • „Kolik mužů z Prahy 7 se základním vzděláním bylo do služby doporučeno obecním úřadem?“ • Kolik právních konzultací z prostředků dotace MPSV bylo telefonicky poskytnuto ženám do 25 let věku se středoškolským vzděláním?

21. STAT – klienti – základní údaje

22. STAT – zakázky - základní údaje

23. STAT – úkony – podle typu

24. STAT – specifické údaje pro donátory

25. STATISTIKY – typy zakázek-úspěšnost

26. Použití STATISTIK pro evaluaci

27. Použití STATISTIK pro evaluaci

28. Použití STATISTIK pro evaluaci

29. SPRÁVA TÝMU – porady, školení, docházka atd.

30. SPRÁVA TÝMU – zadání nové události

31. SPRÁVA TÝMU – výkaz práce

32. NASTAVENÍ UŽIVATELSKÝCH ÚČTŮ Každému uživateli je přidělena série charakteristik, které přesně určují práva a přístup k datům i ve složité organizační struktuře. • ORGANIZAČNÍ JEDNOTKA (pobočka, služba, dílčí tým) • POZICEv rámci organizační jednotky (zpřístupňuje data podřízených a další práva; jeden pracovník může mít různé pozice v různých organizačních jednotkách - např. soc. pracovník v jednom týmu, metodik v jiném) • TYPY ZAKÁZEK a KONZULTACÍpro jednotlivé pozice • PROJEKT ze kterého je činnost pracovníka placena (jeden pracovník může být spojen s více projekty, zanáší pak označení projektu k jednotlivým úkonům → přesné výkazy práce pro projekt bez pracného sčítání!) • ÚVAZEKv rámci každého projektu (např. 0,5 úvazek v jednom projektu, 0,2 úvazek v jiném) → výkazy práce respektují úvazky Každý záznam tak může být přiřazen organizační jednotce a projektu, a tak také vyhledán a reportován

33. ARUM – další rozvoj ARUM je otevřen dalšímu vývoji a změnám podle potřeb uživatelů • Relevantní data o klientech a týmu • Metoda evaluace • Potřeby donátorů a reportování • Nové moduly • atd.

34. Vyzkoušejte si to! Vyzkoušejte si práci s databází v demo verzi! Adresa: http://demo.arum.cz login: navsteva heslo: navsteva Po přihlášení si v levém sloupci vyberte uživatele a klikněte na symbol šipky. Systém pak můžete procházet a používat jako vybraný uživatel.

35. Obraťte se na nás Rádi Vám ARUM předvedeme a domluvíme případné změny, vhodné pro Vaši organizaci. Kontaktujte nás: Štěpán Moravec, zákaznická podpora, binBoat s.r.o. E-mail: stepan.moravec@binboat.cz Tel.: 777 787 921 www.binboat.cz