Herramientas de las Relaciones Públicas :

1. Herramientas de las Relaciones Públicas : Las acciones de relaciones públicas y difusión periodística son herramientas fundamentales en la construcción de la imagen de la empresa y en su posicionamiento institucional.Las relaciones con los medios son una forma válida de hacer conocer una labor. Para realizar esta tarea, es necesario conocer las necesidades de la empresa y brindarle un asesoramiento general que implique el consejo técnico sobre qué comunicar, a quién comunicárselo y cómo dirigir la información a los medios. La estrategia de Relaciones Públicas con los medios debe tener como objetivo transformar lo que la empresa comunique en noticia y, de esta manera, aumentar la credibilidad del material difundido, tener una mejor aceptación en la opinión pública y diferenciarse claramente de la publicidad.

2. Las Relaciones Públicas y los medios de comunicación Las herramientas de las que se valen las relaciones públicas para cumplir con sus objetivos y funciones son muchas y diversas: • La organización de eventos • Planes de responsabilidad social • Relaciones con los medios de comunicación: • Envío de boletines de prensa: herramienta muy común para hacer conocer una noticia a los medios masivos de comunicación. Se usa para crear recordación y posicionamiento. • Diarios: permite a la organización acceder al público general. • Revistas: permite acceder a públicos más y mejor segmentados. • Radio: permite transmitir información instantáneamente las 24 horas del día. • Televisión: Otorga gran notoriedad a la institución. • Internet: Se puede trabajar sobre el sitio web institucional o con la versión en línea de diversos medios. • Visitas a medios: programar visitas a diferentes cadenas, emisoras o programas, con el fin de difundir una información. • Encuentros con periodistas: reunión con uno o varios periodistas, de manera individual o paralela. • Rendición de cuentas: es una herramienta que permite entregar a la comunidad los resultados de una gestión.

3. El boletín de prensa como herramienta de las Relaciones Públicas • Es una de las herramientas más comunes y permanentes en el trabajo del relacionista público y de los periodistas en los medios informativos. • Los primeros son los responsables de su diseño, construcción y distribución; los segundos, en su labor diaria, deben recurrir a ellos como fuentes de información y procesarlos en la búsqueda de noticias útiles para difundirle a su público.

4. Definición boletín de prensa : Es una noticia redactada de manera completa y coherente, emanada de una organización empresarial como fuente, dirigida a los medios masivos como públicos externos de la organización, y que pretende dar a conocer una o varias informaciones sobre la empresa, buscando una opinión pública favorable de ella entre la comunidad, al tiempo que refuerza la imagen de marca y la identidad corporativa. Permite además a la organización mostrarse ante el público, recordarle a la comunidad la existencia de esa marca específica, contarle a los públicos acerca de los productos y servicios que ofrece, y de la gestión que adelanta. La organización alcanzará así una posición por lo que es y el público la reconocerá como tal.

5. El boletín de prensa como herramienta de las Relaciones Públicas Para un profesional con experiencia en la utilización de este texto, su producción llega a convertirse en un ejercicio cotidiano de redacción simple. Sin embargo, reflexionar sobre su razón de ser como parte de una estrategia de comunicación es un proceso de pensamiento que resulta complejo, teniendo en cuenta los elementos contextuales que rodean su elaboración.

6. Recomendaciones para la escritura de boletines de prensa • Defina el formato que va a utilizar para los boletines de prensa de su institución o del sector salud. Seleccione el tamaño del papel, el tipo de letra, la distribución interna de la información (secciones o apartados) y los medios de transmisión normales y alternativos (fax, internet, correo ordinario). Puede utilizar papelería con membretes institucionales o bien diseñar una plantilla sobre la cual trabajar, esto dependerá de las posibilidades de cada institución. En cualquier caso, mantenga el archivo (o el papel institucional) disponibles para enviar boletines en cualquier momento. • Elabore un directorio de medios de comunicación y otros destinatarios de sus boletines de prensa (base de datos) y actualícela permanentemente. Incluya a los responsables de cada uno, teléfono, fax, dirección, web, e-mail y otros datos de contacto. • Incluya la información suficiente, clara y concisa para que los periodistas tengan una idea completa de lo que ocurre. Evite poner todos los detalles y presente datos de contacto (teléfono, oficina, e-mail) donde los periodistas puedan remitirse para ampliar la información. • Los boletines de prensa nunca deben ser más extensos que una cuartilla (página) y media de papel, siendo el ideal una sola cuartilla. • La frecuencia con la cual se transmiten los boletines de prensa depende del ritmo de los hechos. Por ejemplo, cuando no hay peligro inminente de erupción volcánica, los boletines del sector salud pueden enviarse cada dos semanas, cada mes o esporádicamente, (por ejemplo, presentando las acciones de prevención y preparación del sector salud o las recomendaciones para la población potencialmente afectada). Cuando se ha dado la alerta, los boletines deben ser más frecuentes y dar cuenta del desarrollo de la emergencia desde el punto de vista del sector salud (¿Qué están haciendo? ¿con quiénes lo están haciendo?, censos, estadísticas, etc.); en este caso es posible que el sector salud y las instituciones requieran enviar boletines cada hora, o incluso con mayor frecuencia, a los medios de comunicación. • Cuando se trate de información inmediata y de vital importancia para el público (por ejemplo, comunicar a la población que permanezca en sus casas porque aumentó la caída de cenizas), resalte el encabezado del boletín para que los responsables de los medios de comunicación puedan darle prioridad. En estos casos, es recomendable reforzar el envío del boletín con llamadas telefónicas a los medios de comunicación. • Además de los medios de comunicación, transmita los boletines de prensa al personal de su institución, al sector salud y a otras instituciones con las cuales haya generado alianzas, a las oficinas de gobierno, a organizaciones sociales interesadas en el tema.

7. Otras ideas • El titular tiene que ser breve y atraer la atención de inmediato. En él debe expresarse la substancia del mensaje. • El comunicado no deberá exceder de dos páginas a lo sumo. Los párrafos serán breves. • Deberán exponerse de manera diáfana las cuestiones fundamentales del escrito y las circunstancias que se comuniquen serán precisas. • La jerga jurídica y técnica se empleará con suma moderación y otro tanto deberá hacerse con las siglas. En caso de emplearlas, la primera vez se escribirá el nombre completo y entre paréntesis, la sigla. Luego bastará con escribir solo ésta. • Hay que dar un toque de realidad al mensaje empleando ejemplos verídicos. • Los hechos y cifras que se citen deberán atraer la atención del lector. • Cuando se decida citar a un portavoz de la institución, se elegirá uno que sea bien conocido y que suministre datos fidedignos. • Conviene suministrar datos de contacto de un portavoz que pueda brindar información adicional. • Los elementos gráficos del comunicado deberán ser animados e interesantes, pues de lo contrario no llamarán la atención. Hay que emplear fotografías, gráficos e ilustraciones de buena calidad. • Junto con el comunicado se remitirá una hoja informativa sobre la institución, además de un escrito en el que se expliquen los conceptos fundamentales del campo de la propiedad intelectual sobre el que verse el comunicado. La hoja informativa permitirá ampliar la información si el periodista lo desea.

8. OTRAS HERRAMIENTAS DE RELACIONES CON LA PRENSA • El resumen de noticias brinda un sintético adelanto sobre el acto o la rueda de prensa previstos: la cuestión que se tratará, la fecha, el lugar y el orador. Hay que incluir el nombre y número de teléfono de la persona encargada del acto. El fin del resumen de noticias es suscitar el interés de la prensa y conseguir que acudan los periodistas, en vez de que se limiten a escribir un artículo inspirado en lo que lean en el resumen. Por lo tanto, no conviene dar una extensa explicación del asunto, bastando con exponer sus elementos esenciales. • La rueda de prensa se convocará para dar a conocer exclusivamente aquellos asuntos de verdadera importancia para los cuales no baste el simple comunicado de prensa, que sin duda es útil para las cuestiones de todos los días. Hay que disponer algún elemento gráfico que permita atraer a los cámaras y fotógrafos. A modo de ejemplo, merecen convocar rueda de prensa hechos como el lanzamiento de un ambicioso plan sobre una cuestión de notoriedad, la difusión de noticias trascendentales, una ceremonia de entrega de premios, así como hechos que tengan gran repercusión. • Es imprescindible confeccionar la habitual carpeta con documentación para la prensa: el comunicado de prensa sobre el acto, que se redactará en pasado; hechos y cifras importantes; elementos esenciales de la materia referidos al acto; y la tarjeta de visita. Se entregará la carpeta a los periodistas presentes antes de que se dé comienzo a la rueda y, además, se remitirá a aquellos otros que no hayan podido acudir. Al comienzo de la rueda de prensa, el moderador hará una presentación del acto, tras lo cual cederá la palabra a los oradores o, en su caso, dará comienzo al acto especial. Concluidas las exposiciones o el acto en sí, tocará el turno de preguntas de la prensa. Es imperioso que el moderador y los oradores puedan responder con seguridad y precisión a las preguntas que se les formulen. Para conseguir una amplia asistencia de periodistas y el consiguiente eco en la prensa, se procurará que la fecha de la rueda no coincida con la de otras actividades resonantes.

9. Otras herramientas de relaciones con la prensa • Las reuniones informativas para la prensa son encuentros informales con periodistas elegidos o con un reducido número de éstos. Permiten tratar asuntos complicados, informar sobre los antecedentes de determinadas cuestiones y mejorar la relación con aquellos periodistas que no hayan informado correctamente sobre cuestiones de propiedad intelectual. La persona que dirija el encuentro deberá estar en condiciones de exponer hechos tangibles, cifras y noticias debidamente comprobadas. Se adecuará la exposición y el carácter de la información según el tiempo y el espacio de que dispongan los diversos medios para informar sobre el asunto y atendiendo asimismo a los intereses de los periodistas convocados. Por ejemplo, quien escriba un artículo de fondo para una revista deberá conocer mucho más de la materia que el periodista de radio, quien, en apenas unos segundos, deberá transmitir los hechos y cifras más destacados del asunto. • Las entrevistas difundidas por radio y televisión poseen la ventaja de que permiten transmitir directamente el mensaje. Para concertar la entrevista, primero hay que averiguar las emisoras a las que pueda interesar la campaña y se brindará al productor un panorama de ésta. La entrevista resulta más animada e interesante si acuden dos personas, por ejemplo, alguien que pueda explicar las ventajas que apareja la propiedad intelectual. Hay que indicar al productor la posibilidad de realizar la entrevista por teléfono, solución más conveniente para determinadas emisoras. A la entrevista se acudirá habiendo preparado debidamente las ideas que se piense exponer, los antecedentes sobre la materia, y hechos y cifras de interés, sin olvidar muy particularmente, respuestas a las preguntas que puedan surgir. • Las cartas a la Redacción resultan útiles para aclarar determinadas cuestiones o para realzar una nueva dimensión del asunto, sobre temas que hayan aparecido en la prensa escrita. Hay que atenerse estrictamente al tema del asunto y exponer los nuevos datos con claridad y precisión. Se firmará la carta indicando el nombre y cargo, además de las señas para que el Jefe de Redacción pueda comunicarse con el remitente. Por último, puesto que las cartas al director responden a un artículo determinado de un periódico, revista o publicación en particular deberán remitirse solamente a ese órgano de prensa.