1 / 46

Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia

Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia. COMPLEMENTARIEDAD DEL MECI Y EL SIGC PRODUCTOS RESULTADO DE LA IMPLEMENTACIÓN. BASES NORMATIVAS MECI - SGC. LEY 872 DE 2003. Constitución Política 1991, arts. 209 y 269. SGC. LEY 87 DE 1993. MECI.

rae
Download Presentation

Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia

  2. COMPLEMENTARIEDAD DEL MECI Y EL SIGC PRODUCTOS RESULTADO DE LA IMPLEMENTACIÓN

  3. BASES NORMATIVAS MECI - SGC LEY 872 DE 2003 Constitución Política 1991, arts. 209 y 269 SGC LEY 87 DE 1993 MECI Decreto 1599 de 2005 Decreto 4110 de 2004 Decreto 2913de 2007 2 Años 20 mayo 2007 4 Años 8 diciembre 2008 8 diciembre 2008 MECI 1000:2005 NTCGP 1000: 2004

  4. SISTEMA DE CONTROL INTERNO (L87/93) El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de losplanes,métodos,principios, normas,procedimientosy mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administraciónde la informacióny los recursosse realicen de acuerdo con las normas constitucionalesy legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

  5. SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTROL DE GESTIÓN CONTROL ESTRATÉGICO CONTROL ESTRATÉGICO MÉTODOS PROCEDIMIENTOS ACTUACIONES ACCIONES ADM. INFORMACIÓN ADM. RECURSOS ESQUEMA DE ORGANIZACIÓN PLANES PRINCIPIOS NORMAS Mecanismos de Evaluación y Verificación MECANISMOS DE EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN CONTROL DE EVALUACIÓN

  6. PHVA MECI - SGC • 4. Requisitos generales • 5. Responsabilidad de la Dirección • 6. Gestión de recursos SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO SUSBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN ACTUAR • 8. Medición, Análisis y • Mejora PLANEAR VERIFICAR HACER SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN • 7. Realización del producto o servicio

  7. PROPOSITO MECI 1000:2004 SGC – NTCGP 1000:2004 Proporciona una estructura para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades, con el fin de orientarlas hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado. Orientado a dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades

  8. Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo detectar desviaciones y efectuar correctivos. AUTOCONTROL FUNDAMENTOS Aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad que permitan el desarrollo e implementación del SCI. AUTORREGULACIÓN Capacidad para interpretar, coordinar y aplicar la función administrativa que le ha sido asignada AUTOGESTIÓN

  9. Cultura vs. Políticas • Las políticas oficiales especifican que es lo que quieren los directores que suceda. • La cultura de la organización determina lo que sucede en la realidad, y que reglas se obedecen o ignoran.

  10. Factores de Control Informales vs. Formales • Formales: • Manuales • Políticas • Procedimientos • Burocracia • Jerarquía • Regulaciones • Leyes • Normas Alto AB AA BB BA Bajo Bajo Alto Informales: Etica, Liderazgo, Competencia, Comunicación, Moral, Trabajo en equipo, Confianza.

  11. Confianza Resultado de tres clases de Juicios “Esperanza firme que se tiene de algo o de alguien” Juicio de veracidad: Coherencia entre lo que se dice y lo que se hace. Juicio de competencia: Se conoce la idoneidad del otro para el desempeño. Juicio de inclusión: Se hace parte de la planeación hacia el futuro. Se tienen en cuenta mutuamente, preocupación por el bienestar común.

  12. PRINCIPIOS MECI - SGC

  13. Responsabilidad Alta Dirección Comité de Coordinación Equipo MECI- Calidad Representante por la Dirección Principios Gestión por procesos Capacitación Equipos y servidores Administración del Riesgo Controles Información Comunicación Satisfacción usuarios clientes Necesidades grupos de interés ELEMENTOS COMUNES

  14. ROLES Y RESPONSABILIDADES Informa en tiempo real los inconvenientes detectados COMITÉ DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO Evaluador Independiente Establecer, Desarrollar y Mantener GOBERNANTE O GERENTE PUBLICO JEFE DE CONTROL INTERNO Diseñar Métodos y Procedimientos NIVEL DIRECTIVO Responsabilidad De Implementar El SCI SERVIDORES PUBLICOS Aplicarlos Mide el Grado de Avance y Desarrollo del SCI

  15. SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO AMBIENTE DE CONTROL PRODUCTO SGC MECI • Documento con principios y valores construido con participación. • Socialización de a todos los servidores P. Transparencia 6.2 Talento Humano Acuerdos, compromisos y protocolos éticos (Estandar de conducta) 6.2.2. Competencia, toma de conciencia y formación

  16. SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO AMBIENTE DE CONTROL PRODUCTO MECI SGC • Plan Institucional de Formación y Capacitación. • Manual de funciones • Programa Inducción • Programa Bienestar • Plan incentivos • Selección Meritocrática • Evaluación desempeño 6.2 Talento Humano Desarrollo del Talento Humano 6.2.2. Competencia, toma de conciencia Y formación

  17. SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO AMBIENTE DE CONTROL PRODUCTO SGC MECI 5. Responsabilidad de la Dirección • Acuerdos de Gestión suscritos y evaluados en las entidades. • Evidencias que soporte el compromiso de la alta dirección • Procesos de Comunicación 5.1 Compromiso de la Dirección Estilo de Dirección 5.2 Enfoque al cliente 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación

  18. 5.Responsabilidad de la Dirección • La misión y visión institucionales • Objetivos institucionales • Cronogramas, responsabilidades y metas • Definición de indicadores 5.3 Política de calidad Planes y Programas 5.4 Planificación 5.4.2 Planificación del sistema de calidad 7.1 Planificación del producto/servicio SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO DIR EC. ESTRATÉGICO SGC PRODUCTO MECI

  19. SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO DIR . ESTRATÉGICO PRODUCTO SGC MECI 4. Sistema de gestión de la calidad • Procesos caracterizados • Mapa de procesos • Divulgación del Modelo de Operación por Procesos • Gestión por procesos 4.1 Requisitos generales Modelo de operación por procesos 4.2 Gestión Documental 5.4.2 Planificación del sistema de calidad

  20. SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO DIR . ESTRATÉGICO PRODUCTO MECI SGC • Estructura organizacional flexible. • Estructura con planta de personas, funciones, competencias, niveles de responsabilidad y autoridad • Los perfiles de los cargo. 5. Responsabilidad de la Dirección 5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicación Estructura organizacional 6. Gestión de Recursos 6.1. Provisión de recursos 6.2. Talento Humano

  21. SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO ADMON. DEL RIESGO SGC MECI 4.1(g) Identificar puntos de control sobre riesgos • Contexto estratégico • Identificación de riesgos • Análisis de riesgos • Valoración de riesgos • Políticas de administración de riesgos PRODUCTOS 5.6.2 (h) Riesgos como entrada a revisión por la Dirección 7. Realización del producto o servicio 8. Medición, Análisis y Mejora

  22. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN ACT IVIDADES DE CONTROL SGC PRODUCTO MECI • 4.1. Requisitos generales • 4.2. Gestión documental 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseño y desarrollo producto / servicio 7.5 Producción y prestación • Políticas de Operación adoptadas por procesos y documentadas • Divulgación de las políticas de operación Políticas de operación 8.2.4. Seguimiento y medición del producto y/o servicio 8.3 Control de producto no conforme 8.4 Análisis de datos

  23. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN ACTIVIDADES DE CONTROL SGC PRODUCTO MECI 4.1. Requisitos generales 4.2. Gestión documental 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseño y desarrollo producto / servicio 7.5 Producción y prestación • Procedimientos adoptados y divulgados Procedimientos 8.3 Control de producto no conforme 8.4 Análisis de datos 8.5.3. Acción preventiva

  24. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN ACTIVIDADES DE CONTROL PRODUCTO SGC MECI 4.1. Requisitos generales 4.2. Gestión documental • Incorporar los controles preventivos riesgos. • Indicadores definidos por proceso 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseño y desarrollo producto / servicio 7.5 Producción y prestación Controles Indicadores 8.2.4. Seguimiento y medición del producto y/o servicio. 8.2 Seguimiento y medición 8.3 Control de producto no conforme 8.4 Análisis de datos

  25. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN ACTIVIDADES DE CONTROL PRODUCTO SGC MECI 4.1. Requisitos generales 4.2. Gestión documental 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseño y desarrollo producto / servicio 7.5 Producción y prestación 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseño y desarrollo producto / servicio 7.5 Producción y prestación • Manual de Operaciones adoptado y divulgado Manual de Procedimientos/ Operación 8.3 Control de producto no conforme 8.4 Análisis de datos 8.3 Control de producto no conforme 8.4 Análisis de datos

  26. Normas que establecen objetivos, estructura y funciones de la entidad. Acto Administrativo de adopción o modificación del Sistema de Control Interno. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos. Misión y Visión. Objetivos. Mapa de Procesos. Caracterización de Procesos incluyendo los indicadores y controles. Normograma de la entidad. Descripción de procesos. Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia MANUAL DE OPERACIÓN

  27. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN PRODUCTOS SGC MECI INFORMACION 4.2.3 ( f) Control de documentos de origen externo • Recepción y registro de la ciudadanía • Fuentes de información primaria • Mecanismos para la obtención información para la gestión Información Primaria 5.2. Enfoque al cliente

  28. SGC PRODUCTOS 4.1. b, Determinar secuencia e interacción de procesos • Recibir sugerencias o recomendaciones de servidores • Tablas de retención documental • Información primaria procesada (manuales informes, actos administrativos, registros) MECI INFORMACION 4.2. Gestión Documental Información Secundaria 4.2.4.Control de registros 8.2 Seguimiento y Medición 8.4.Análisis de datos SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN

  29. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN PRODUCTO SGC MECI INFORMACION • Sistematización de la correspondencia • Medios para la atención de quejas y reclamos. • Sistema documental institucional 4.1 (d) Recursos e información para apoyo a la operación Sistemas de Información 6.3. (b) Equipo para los procesos 4.1. (d) Recursos e información para apoyo a la operación

  30. COMUNICAC IÓN PÚBL I CA SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN PRODUCTO SGC MECI • POLÍTICA DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL • Comunicación entre la dirección y los servidores • Comunicación entre los responsables de los procesos 5.1 Compromiso de la Dirección 5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.5.3. Comunicación interna Comunicación Organizacional

  31. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN COMUNICACIÓN PÚBL ICA PRODUCTOS SGC MECI • Medios de Comunicación entre la entidad y cliente, organismos de control y los grupos de interés • Informe de resultados de gestión de la Entidad • Rendición anual de cuentas. • Publicación trámites y formularios oficiales 7.2. Procesos relacionados con el cliente Comunicación informativa 7.2.3. Comunicación con el cliente

  32. COMUNICACIÓN PÚBLICA PRODUCTO SGC 5.5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación MECI • Medios de comunicación entre la dirección de la entidad y los servidores • Area de atención al usuario. • Medios de acceso a la información con la que cuenta la Entidad 5.5.3. Comunicación Interna Medios de comunicación 6.3. (c) Servicios de apoyo comunicación 7.2. Procesos relacionados con el cliente 5.5.. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación 7.2.3. (a), Información sobre producto / servicio SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN

  33. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN AUTOEVALUACIÓN SGC PRODUCTO MECI 4.1. c, Requisitos generales • Actividades de sensibilización sobre la cultura de la autoevaluación. • Procedimientos de autoevaluación definidos Autoevaluación del control 8.2.3. Seguimiento y medición De los procesos 8.2.4. Seguimiento y medición del producto y/o servicio

  34. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN AUTOEVALUACIÓN PRODUCTO SGC MECI • Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación. • Procedimientos de autoevaluación de gestión definidos • Seguimiento a los indicadores 5.6. Revisión por la Dirección 8.4. Análisis de datos Autoevaluación de Gestión 8.5.1. Mejora continua

  35. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN EVALUACION INDEPENDIENTE PRODUCTO SGC MECI • Informe ejecutivo anual del sistema de control interno. • Procedimiento de auditoria interna 5.6. Revisión por la Dirección Evaluación del sistema de control interno Auditoría interna 8.2.2. Auditoría interna 8.4. Análisis de datos 8.5.3. Acción preventiva

  36. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO MECI SGC PRODUCTO 5.6. Revisión por la Dirección INSTITUCIONAL 8.4. Análisis de datos • PLANES DE • MEJORAMIENTO • Institucional • Procedimiento definido para la elaboración del plan de mejoramiento institucional 8.5.1 Mejora continua 8.5.2. Acciones Correctivas 8.5.3. Acciones Preventivas 6.2.2., d Competencia, Toma de conciencia y formación

  37. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO MECI SGC PRODUCTO 5.6. Revisión por la Dirección INSTITUCIONAL • Procedimiento definido para la elaboración del plan de mejoramiento por procesos e individual 8.4. Análisis de datos • PLANES DE • MEJORAMIENTO • Procesos • Individual 8.5.1 Mejora continua 8.5.2. Acciones Correctivas 8.5.3. Acciones Preventivas 6.2.2., d Competencia, Toma de conciencia y formación

  38. VENTAJAS Y RIESGOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DEL MECI

  39. VENTAJAS DE IMPLEMENTAR EL MECI Facilita que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de la política y objetivos de calidad Define y aplica medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones Mejora el servicio y atención al usuario, destinatario o beneficiario

  40. VENTAJAS DE IMPLEMENTAR EL MECI Mejora la rentabilidad de la entidad en cuanto a la administración de sus áreas Garantiza la estructura para el control a la estrategia, a la gestión y a la evaluación. Evita la duplicidad de acciones y desgaste administrativo Permite unificar criterios

  41. RIESGOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECI Falta de liderazgo y apoyo de la alta gerencia Deficiencia en las actividades previas a la implementación: Sobredimensionar o subestimar del alcance del proyecto No disponibilidad del equipo de trabajo humano adecuado Ausencia de compromiso del personal de la entidad

  42. RIESGOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECI • Entrega de información pobre, incompleta o tardía • No preparación adecuada en la capacitación • No asignación de recursos • Baja disposición al estudio y autocapacitación • Distribución inadecuada de responsabilidades

  43. “ TODO LO QUE USTED HAGA O SUEÑE QUE PUEDE HACER, COMIENCELO YA, LA OSADIA CONTIENE EN SI, PODER Y MAGIA” GOETHE

  44. Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia Direccción de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites WWW.dafp.gov.co Carrera 6 No. 12 – 62. Piso 5 PBX: 3344080 a 87 Extensión 165, 126,146 y 135. FAX: 3412120 Teléfono Directo: 3360686 E_mail: meci@dafp.gov.co

More Related