Ny økonomistyringsmodel - i etaper

1. Ny økonomistyringsmodel- i etaper Morten Vils Sørensen

2. Ny økonomistyringsmodel Fra Forskellige udgangspunkter og virkeligheder Til Én fællesaktivitetsbaseretprojektøkonomistyringsmodel • Det er jo hele tre ting! Medfører forskellige udfordringer, men der er noget, der er nyt for alle!

3. Fælles aktivitetsbaseret projektøkonomistyringsmodel • Praktisk: Fra 4 til 1 bogføringskreds • Skal understøtte styringen af universitetets nye organisation • Et vist minimum af fælles • Procedurer (fra transaktioner over lønfordeling til budgettering og budgetopfølgning) • Organisering • Registreringspraksis • Forståelse • Skal give gennemsigtighed • Sikre mod økonomiske siloer, give rammer for tværgående samarbejde • Men også plads til forskellige betoninger

4. Fælles aktivitetsbaseret projektøkonomistyringsmodel • Målet er at binde faglige aktiviteter (uddannelse, forskning, talentudvikling, vidensudveksling og intern støtte) synligt sammen med økonomien • Giver gennemsigtighed i • anvendelsen af ressourcer • økonomien bag de overordnede opgaver og de enkelte projekter • prioriteringerne, også fremadrettet • Synliggørelse og dokumentation eksternt • Udgangspunktet for vores styring skal ikke kun være sammenhængen mellem omkostninger og finansiering, men også hvilke aktiviteter, vi sætter i gang • Udfordringen er, at aktivitetsbaseret økonomistyring også indebærer ressource- og kapacitetsstyring

5. Fælles aktivitetsbaseret projektøkonomistyringsmodel • Økonomien organiseres i projekter • Gør vi allerede ved ekstern finansiering og myndighedskontrakter • Hvor langt vil vi gå i forhold til finanslovsbevillingen? • Hvor store ”projektklumper”? • Hvor meget styring? • Sammenhænge til planer og mål • Sammenhænge til andre planlægningssystemer

6. Hvordan og hvor langt/hvorhen? Faseopdeling – første fase: • Først fælles registreringsramme (sept. 2012) • Dernæst fælles budgettering (sept.-okt./nov.) med institutterne som den basale økonomiske enhed • Fælles principper for overheadafløftning og periodisering af indtægter (1. januar 2013) • Fælles overordnede principper for oprettelse af nye projekter (fra september 2012) • Ingen fælles krav om opdeling af ordinær drift og dermed ordinært ansattes løn i projekter pr. kerneaktivitet - i 2013 • Kun fælles aktivitetsafrapportering via nøgler, dvs. ingen fælles aktivitetsbudgettering • Krav om synliggørelse af ph.d. og post.doc.’stidsanvendelse på forskning, forskeruddannelse, uddannelse og evt. formidling

7. Næste fase(r) Efter en vis konsolidering – næste fase(r): • Indførelse af aktivitets- og ressourcestyring for ordinær drift for alle • Tekniske sammenhæng til andre systemer (studier, ph.d., evt. bygninger) for at undgå parallelle eller usammenhængende processer • Sammenhængen til planer og mål • Sammenhængen til rammefordeling m.v. • Men hvor detaljeret? • Kurser, forskningsprojekter eller mere overordnet? • Kultur • Opbygning af model • Budgetterings- og scenarieværktøj

8. ”Vi bygger, mens vi sejler” Overordnet er vi på økonomiområdet i gang med at indføre fælles principper og systemer for • Organisering • Registreringsramme og procedurer • Styring Det nye er, at vi underopdeler og forsøger at adskille de to sidste punkter fra hinanden aht. sikker drift – så vidt muligt Der er ikke en masterplan: Vores økonomistyring skal understøtte styringen af universitetet – ikke omvendt! AU’s nye organisation er så ny, at styringen af organisationen også er i ”proces”. Det skal der tages højde for i faserne.

9. Budget 2013 • Ikke aktivitetsbaseret hele vejen rundt – indførslen af synlig aktivitets- og ressourcestyring er en stor opgave, som skal have sammenhæng med den faglige styringsopgave for at give værdi • Manglende teknisk og procesmæssig sammenhæng til faglig planlægning • I kombination med mange nye procedurer og ny teknik • Organisationsudviklingsprojekt • Dvs. stadig ”institut-projekter” i 2013 i dele af organisationen • Men de skal nyoprettes for at afspejle den nye organisation, og ikke den gamle, som konverteres • Mere herom under ”intern ressourceallokering” • Paradigmeskift – Ibrugtagning af sagsmodulet medfører, at nogle skal forholde sig til eksternt vs. internt regnskab • Skal ikke kvartalsopdeles, men kvartalsvist skal vi komme med et nyt forecast