Tiedonhallinta

1. Tietoteknologian käytön edistäminen sosiaalihuollossaAsiakirjahallinto - AHA 3.10.2007Maaret Botska, erityisasiantuntija, asiakirjahallinto ja arkistotoimi, Suomen Kuntaliitto projektipäällikkö, asiakirjahallinto Tietoteknologian käytön edistäminen sosiaalihuollossa, STM puh: 09-771 2664 tai 050 3413274, maaret.botska@kuntaliitto.fi Tekniikka Tiedonhallinta standardit Toiminta

2. Tausta • Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen käsittelystä ja säilyttämisestä ei ole olemassa erityissäännöksiä • Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytysaikoja koskevat kunnalliset arkistolaitoksen voimassa olevat ohjeet ovat vanhentuneet • Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyä ja säilytystä koskevan lainsäädännön ja ohjauksen kehittäminen on katsottu tarpeelliseksi osaksi dokumentaation ja asiakastietojärjestelmien kehittämistä

3. Tavoite ja tehtävät • luoda linjaukset asiakirjojen käsittelyä ja säilyttämistä koskevan sääntelyn pohjaksi (2008-2009) • valmistella ehdotus asiakirjojen säilytysajoiksi (2008-2009) • valmistella ehdotus asiakirjojen käsittelyä ja säilyttämistä koskeviksi tarvittaviksi ohjeiksi ja oppaiksi kunnille ja muille sosiaalipalvelun tuottajille (2008-2009) jatkotyönä tulee olemaan laadittujen ohjeiden ja oppaiden jalkauttaminen käytäntöön koulutuksen ja opastuksen avulla (2010-2011) (asettamispäätös 13.7.2006)

4. Säilytysajan määrittely palvelutehtävistä kertyvien asiakastietojen osalta =(asiakirjatiedot), eteneminen • ensimmäinen kokous pidettiin 28.8.2006 ( v. 2006/4, 2007/10) • laadittiin syksyn 2006 aikana tehtäväkohtaisten asiakirjallisten tietoaineistojen säilytysaikojen määritystyön pohjaksi käsittelyrunko (rakenne ja sisältö): • Toiminto/tehtävä/palvelu. Sisältävät toimintokokonaisuudet ja niihin liittyvät tehtävät. • Asiakirjatieto. Sisältää tehtävien hoidossa syntyvät asiakirjatiedot • Tietosisältö. Tietosisältö sarake sisältää tehtävien hoidossa syntyvien asiakirjatietojen tarkemman tietosisällön • Asiakirjatiedon laatimisperuste. Sisältää tiedon asiakirjan laatimisvelvoitteesta, mikäli se perustuu lakiin, asetukseen, määräykseen, ohjeeseen tai vastaavaan. • Käyttötarkoitus. Käyttötarkoitus sisältää tiedot siitä miksi tietoa kerätään, mihin tarkoitukseen kerätään, peruste on tällöin muu kuin lainsäädäntö. • Nykyinen säilytysaikasuositus/määräys. Sisältää suosituksen asiakirjatiedon vähimmäis-säilytysajasta tai arkistolaitoksen määräyksen pysyvästä säilyttämisestä. • Säilytysaikaehdotus. Sisältää ehdotuksen asiakirjatiedon säilytysajasta. • Säilytysaikaperuste tai muu huomautus . Sisältää perusteita annetulle säilytysaika-suositukselle ja mahdolliset viittaukset mm. sitä koskevaan lainsäädäntöön tai muuhun huomioon otettavaan seikkaan. Tämä sarake sisältää myös viittaukset muihin säilytysaika-ehdotuksessa oleviin kohtiin, mikäli samaa asiaa/asiakirjatietoa/tietosisältöä käsitellään muissa kohdissa.

5. Lisäksi hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että organisaatiolla on ajantasaiset pysyvät kuvaukset omista tehtävistään ja tehtävien yhteydessä kertyvistä asiakirjoista ja tiedoista. Kuvauksilla tarkoitetaan tehtävä- ja toimintaprosessien kartoittamista sekä prosesseihin liittyvien työnkulkujen ja asioiden käsittelyvaiheiden ja niissä kertyvien asiakirjallisten tietojen selvittämistä (säilytysmuodosta tai –tavasta riippumatta). • Sosiaalihuollon palvelutehtävien asiakirjallisten tietojen säilytysarvon määritystyössä käytetään seuraavaa palveluprosessikuvausta: Vireillepanovaihe Asiakkaan yhteydenotto, palvelupyyntö tai ajanvaraus asiantuntijalle sekä kaikki ne toimenpiteet, joilla asiakkaan tarve ja elämäntilanne tulee selvitetyksi ennen palvelutapahtuman alkamista. Tähän kuuluvat myös palvelun piiriin kuulumisen tarkistus, tarpeen selvittely, päätökset palvelun piiriin ottamisesta ja mahdollinen tiedottaminen tästä asiakkaalle sekä asiakkaan asiakkaaksi tulon rekisteröinti. Päätöksentekovaihe Päätöksen valmistelu ja päätös palvelun/hoidon toteuttamisesta sekä päätöksistä tiedottaminen jä näihin mahdollisesti liittyvät asiakkaan palvelun/hoidon järjestämiseksi tarvittavat asiakkaan ilmoitukset. Tähän osa-alueeseen kuuluvat myös päätöksistä tiedottaminen muille asianosaisille, esim. palveluntuottajille ja ao. viranomaisille Suunnitteluvaihe Palvelun suunnittelu, palvelun tavoitteiden asettaminen ja keinojen valinta sekä palveluvoimavarojen varaus. Suunnitteluvaiheessa tehdään palvelu-/hoitosuunnitelma ja sovitetaan asiakkaan tarpeet ja käytettävissä olevat resurssit (palveluntuottajan). Toteuttamisvaihe Palvelun/hoidon järjestämiseen liittyvät asiakaskohtaiset seurantatiedot, sekä palvelun/hoidon raportointiin ja tilastointiin liittyvät tiedot.

6. Arviointivaihe Asiakaskohtaisen palvelu/hoitosuunnitelmien toteutumisen arviointi. Asiakkaan palvelun arviointi osana palvelun tuottamista mm. asiakaskohtainen havainnointi (palvelun laadun arviointia) Palvelun lopettamisvaihe Palvelun/hoidon tai etuuden päättymiseen liittyvät asiat Sosiaalipalveluja koskevat yleiset toiminnan tuki- ja ylläpitotehtävät kuten - toiminnan järjestäminen ja organisointi - toiminnan kehittäminen, ohjaus ja valvonta, - toiminnan arviointi, raportointi ja tilastointi, - henkilöstön palvelussuhdeasiat kuten rekrytointi, työvuorot ja palkanmaksu - taloushallintoon liittyvät asiakkaiden laskutus-, perintä- ym. vastaavat asiat prosessit avataan ja käsitellään säilytysaikojen osalta erikseen omana kohtanaan (liitteenä). Kuntaliitto ja arkistolaitos ovat antaneet näihin asioihin sisältyvien asiakirjatietojen kunnallisia asiakirjoja koskevat säilytysaikasuositukset ja säilytysaikamääräykset, joihin sosiaalihuollon säilytysaikaesityksessä tullaan viittamaan silloin kun on kyse yleisten hallinto- talous- ja henkilöstöasioiden hoidosta.

7. Säilytysaikojen määritystyö käytännössä • sihteeri valmistelee dokumentaatiotyöryhmän raporttiluonnoksia apuna käyttäen käsittelyn pohjaksi palvelutehtäväkohtaiset säilytysaikaluonnokset • työryhmä käsittelee, tekee muutokset ja hyväksyy luonnoksen siirtämisen odottamaan ”lopullista käsittelyä ja ehdotuksen laatimista STM:lle asiakirjojen säilytysajoiksi” • kaikkien palvelutehtävien läpikäynnin jälkeen kootaan säilytysaikaluonnokset ja laaditaan asiakirjojen säilytysaikoja koskevan ehdotuksen asiakirjojen säilytysajoiksi luovutettavaksi STM:lle • Säilytysaikojen määrityksen ohella työryhmä listaa ja nostaa esille niitä asioita, joista tulisi asiakirjojen käsittelystä ja säilyttämisestä erikseen säätää ja/tai laatia asiakirjojen käsittelyä ja säilyttämistä koskevia ohjeita ja oppaita • Työryhmä kuulee kunkin palvelutehtävän osalta dokumentaatiotyöryhmän asiantuntijaa ao. tehtävää tarkastellessaan • Työryhmään kuuluu arkistolaitoksen edustaja (pysyvästi säilytettävät) • Työryhmä kuulee myös tutkimuksen näkökulmaa määritellessään pysyvästi säilytettävät aineistot

8. Vuoden 2007 aikana työryhmän käsitellyssä olleet palvelutehtävät:

11. Säilytysaikamääritysten tulevaisuus • Työryhmän hyväksymät ehdotukset annetaan STM:lle • Sidotaan osaksi STM:n asetusta ”sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen laatimisesta, käsittelystä ja säilyttämisestä” • Ennen asetuksen antamista Arkistolaitos tekee päätöksen pysyvästi säilytettävistä tiedoista/asiakirjoista STM:n esityksestä (ArkL 8.3 §) • Säilytysaikamääräyksiä sovelletaan kaikkiin sosiaalihuollon asiakkaan asiakastietoihin - pysyvästi säilytettävät - määräajan säilytettävät • Säilytysaikamääräykset tulevat sitoviksi sekä yksityisille että kunnallisille palveluntuottajille (STM:n asetus, ohjeet/määräykset) • Toteutetaan tulevaisuudessa käytännössä asiakastiedon säilytysmuodosta ja –tavasta riippumatta