Stjórnunarkerfi Mannvits

1. Stjórnunarkerfi Mannvits Kynningfyrirstarfsstöðvar

2. Skipulag og virkni stjórnunarkerfa

3. Almennt • EÁ og LK hafa umsjón með öllum stjórnunarkerfum fyrirtækisins. • Framkvæmdastjórn ber yfirábyrgð. • Lotus Notes grunnar verða áfram notaðir fyrir skráningar. • BSI verður vottunaraðili kerfisins. • Forrútekt var gerð 10. nóvember. • Fram að þessu hefur verið vinna við endurskipulagningu kerfis, einstakra ferla og skjölun þeirra. • Ferlar og skjöl eru að verða tilbúnir til útgáfu.

4. Forsendur nýs kerfis • Ferlisnálgun • Þekking • Árangur og stöðugar umbætur • Viðskiptavinir • Einfaldleiki • Geta uppfyllt aðra stjórnunarstaðla

5. Er Virkni stjórnunarkerfis

6. Lykilatriði • Hverju er stjórnunarkerfið að lýsa? • Hvernig hafið þið áhrif á að það virki? • Hver er viðskiptavinur (gæða)skjala?

7. Er

8. Skjalastrúktur

9. Aðeins um skjöl kerfisins • Algengur misskilningur að ISO 9001 staðallinn krefjist að allt verklag og allar reglur séu skrifaðar og skjalfestar. • Staðallinn krefst 6 skjalfestra verklagsreglna fyrir utan gæðastefnu og “gæðahandbók”. • Okkar að ákveða meiri og ítarlegri skjölun á verklagi. • Öll svo kölluð gæðaskjöl hafa verið endurgerð. • Framsetning þeirra verður einfölduð í formi flæðirita. • Verða gefin út í Focal Rekstrarhandbók með aðgengi frá Innra vef Mannvits. • Eldri leiðbeiningar s.s. vegna faglegrar úrvinnslu verkefna verður ekki hent. Þau skjöl verða væntanlega aðgengileg á innri vef eftir þörfum.

10. VERKEFNAFERLI MANNVITS

11. Endurskoðun ferlisins • Verkefnaferlið var unnið af vinnuhóp sem í voru fulltrúar frá öllum Kjörnum í fyrirtækinu. • Markmiðið var að sammælast um staðlaðan ramma sem gæti nýst öllum Kjörnum og verkefnum við stjórnun og úrvinnslu verkefna. • Eldri verkefnaferli- og skjöl Rafhönnunar og VGK-Hönnunar voru yfirfarin og metin, og eru grunnur að nýju ferli. • Vinna vinnuhópsins gekk vel og eftirfarandi verkefnaferli er afrakstur af þeirri vinnu.

12. Almennt • Verkefnaferli Mannvits er staðlaður rammi utan um vinnslu verkefna frá stofnun til afhendingar verkgagna. • Gildir fyrir öll verkefni sem fá stofnuð verknúmer. • Tilgangur verkefnaferlisins er að tryggja að verkgögn og þjónusta sé að lágmarki í samræmi við ósk verkkaupans, með það að markmiði að verkkaupi sé ánægður með að eiga viðskipti við fyrirtækið og að allar gildandi kröfur og reglur séu uppfylltar. Að auki að verkefni séu unnin á hagkvæman hátt. • Verkefnaferli lýsir hvað á að gera er en ekki nákvæmlega hvernig verkefni eru unnin faglega fyrir einstaka verkkaupa.

13. Skipulag og framsetning Verkefnaferlis • Undanfari Verkefnaferlisins er ferli Verkefnaöflunar. • Verklagsregla í formi flæðirits sem yfirlit og skiptist í sex meginaðgerðir. Þremur þeirra er lýst ítarlegar í formi vinnulýsinga. • Vinnulýsingar eru einnig í formi flæðirita. Flæðirit vinnulýsinga sýna; • Flæði aðgerða (verklagsins) • Flæði gagna, upplýsinga og skráninga • Knappar textalýsingar sem minnisatriði um hvað þurfi að gera. • Ítarlegri leiðbeiningar eða stoðgögn getur þurft að nota en tilheyra almennri skjalastýringu fyrirtækisins og stefnt að hafa aðgengileg á Innri vef fyrirtækisins.

14. VR-Verkefnaferli Mannvits

15. VL-Stofnun verks

16. VL-Skipulag, stjórnun og stöðumat

17. VL-Gerð, útgáfa og rýni verkgagna

18. Hlutverk starfsmanna • Framkvæmdastjóri / Sviðsstjóri • Verkefnisstjóri • Verkmaður • Rýnir • Ath. Sami starfsmaðurinn getur verið í fleiri en einu hlutverki!

19. Geta verk verið undanskilin kerfinu? • Almennt svar er NEI. • Fylgja á öllum aðgerðum og reglum Verkefnaferlisins ef verkkaupi gerir ekki aðrar kröfur. • Verkkaupi getur óskað að unnið sé eftir öðrum reglum um t.d. skjalavistun/stjórnun, rýni og útgáfu verkgagna, notuð séu önnur snið fyrir teikningar o.s.frv. • Við stofnun verks í Verkefnishandbók á að tilgreina sérstakar kröfur verkkaupa. • Fylgja á stjórnunarkerfinu að öllu öðru leyti þ.m.t. að skrá útgefnar teikningar og önnur verkgögn.

20. INNRI ÚTTEKTIR

21. Framkvæmd fyrir vottun • Innri úttekt er kerfisbundin mæling á hvort ferlum og reglum sé fylgt eins og þeir eru skráðir, og kerfisbundin leit að tækifærum í að bæta verklag og annað skipulag. • Fyrir vottunarúttekt nú í vor verða gerðar úrtaksskoðanir á völdum verkefnum til að kanna samræmi við nýtt verkefnaferli. • Meginmarkmiðið með úttektunum núna er að undirbúa okkur fyrir væntanlega vottunarúttekt. • Síðar verða úttektir áætlaðar fyrir eitt ár í senn. • EÁ og LK munu sjá um allar innri úttektir að þessu sinni. • Eftirúttektir verða ekki eins formlegar og venjulega.

22. ISO 9001:2008 VOTTUN

23. Vottunarúttektin • Vottunarúttekt verður framkvæmd dagana 27.-29. apríl n.k. • Framkvæmd af þremur vottunaraðilum þessa 3 daga. • Staða okkar miðað við kröfur ISO 9001:2008 verður metin og þ.a.l. allir skilgreindir og skjalfestir ferlar. • Vottunarferli BSI er miðað við 3 ára plan sem hefst núna. Á næstu 3 árum verða gerðar viðhaldsúttektir á 6 mánaða fresti og einstakir hlutar staðalsins teknir út, en ekki allir í einu. • Þetta eru almennt vinalegar úttektir og engar 3. gráðu yfirheyrslur! Bretarnir eru venjulega í “jolly good feeling”. • Þeir munu taka úrtök af verkefnum og fylgja þeim eftir ásamt því að skoða einhverjar af starfsstöðum okkar.

24. INNLEIÐINGARAÐSTOÐ

25. Aðstoð vegna innleiðingar • 10 manna hópur fær sérstaka fræðslu og þjálfun í ferlum, reglum og skráningarkerfum tengdum kerfinu. • Tilgangur og hlutverk hópsins er að veita stjórnendum og starfsfólki daglega aðstoð eftir þörfum. • Tryggt verður að a.m.k. einn aðili verði til þjónustu fyrir hvern Kjarna, fleiri fyrir mannmarga Kjarna. • EÁ og LK munu hafa yfirumsjón með innleiðingaraðstoðinni og verða að sjálfsögðu öllum til aðstoðar. • Sviðsstjórar og verkefnisstjórar geta kallað viðkomandi til aðstoðar við skráningar og annarrar fræðslu eftir þörfum.